Cum să scrieți un e-mail de solicitare de vacanță (+ sfaturi și exemple)

Înainte de a-ți rezerva următoarea vacanță, nu uita să-l întrebi pe șeful tău!

Duh – ai putea spune.

Dar unii angajați se confruntă cu dificultăți în a le cere în mod oficial superiorilor zile de concediu.

Deci, acest articol prezintă exemple, exemple și sfaturi despre cum să:

• Scrieți un e-mail de solicitare de vacanță,
• Treci direct la obiect în corespondența ta și
• Păstrați un ton profesional în scrisoarea de concediu.

Să intrăm în asta.

• Un e-mail de cerere de concediu este o cerere scrisă de concediu pe care angajații o adresează șefului sau managerului lor.
• Elementele cheie ale unei solicitări de vacanță profesională includ un subiect concis, salut, menționarea zilelor de vacanță, CCing HR, menționarea cine vă va prelua volumul de muncă în timp ce sunteți plecat și o semnare.
• Pentru ca e-mailul cu cererea de vacanță să fie mai probabil să fie aprobat, mențineți un ton profesionist, treceți direct la obiect și utilizați cel mai potrivit exemplu de e-mail cu cererea de vacanță.
• O cerere de concediu nu se limitează la o zi sau o săptămână. În funcție de politicile companiei dvs., puteți solicita o jumătate de zi liberă sau o vacanță mai lungă de câteva luni.

Ce este un e-mail de cerere de concediu?

Un e-mail de cerere de concediu este o cerere formală, scrisă de concediu trimisă șefului, supervizorului sau managerului prin e-mailul de serviciu. În funcție de politica companiei dvs., trebuie să trimiteți e-mailul cu cererea de concediu cu zile sau săptămâni înainte de ora la care doriți să plecați.

În mod similar, politica companiei dictează dacă angajatorul îi va cere angajatului să menționeze motivul vacanței, cum ar fi vizitarea prietenilor sau rudelor - sau alt motiv.

În secțiunile următoare, vă vom oferi toate exemplele, exemplele, pașii și sfaturile pentru a fi convingător în următoarea e-mail de solicitare de concediu.

Pentru că, amintiți-vă că șeful dvs. are mai multe șanse să vă accepte cererea de concediu dacă ați scris-o într-un mod care face ușor să spuneți da și dificil să spuneți nu.

Care sunt elementele cheie ale unui e-mail de cerere de vacanță?

Elementele cheie ale unui e-mail de cerere de vacanță includ:

1. Subiect concis ,
2. Salutări adresate șefului tău,
3. Scurtă mențiune despre zilele de vacanță,
4. Explicația de cum va fi gestionat volumul de muncă în absența dvs.,
5. Înregistrare și informații de contact cu titlul, departamentul, funcția, numele, prenumele sau alte detalii relevante și
6. CC care conține e-mailuri de serviciu ale resurselor umane și ale colegilor relevanți.

Atâta timp cât acoperiți aceste aspecte, e-mailul cu cererea de vacanță va fi la punct.

Cum se scrie un e-mail de cerere de concediu

A scrie pentru a solicita concediu este o abilitate pe care trebuie să o stăpânim mai devreme sau mai târziu.

Dar nu toate companiile au aceeași abordare pentru a scrie o cerere de concediu.

Secțiunile următoare oferă un ghid pas cu pas despre compilarea următorului e-mail de solicitare de vacanță.

Pasul #1: Scrieți un subiect concis

Vrei ca e-mailul tău să iasă în evidență în căsuța de e-mail a șefului tău. Deci, faceți subiectul cât mai concis posibil.

Pentru ilustrare, puteți încerca câteva dintre următoarele mostre:

• Solicitare de concediu — [Date cereri de vacanță + numele dvs.],
• Solicitare de concediu anual — [Datele cererii de vacanță + numele dvs.] sau
• Solicitare vacanță — [Date cereri de vacanță + numele dvs.].

Dacă aveți o relație mai formală cu șeful dvs., vă sfătuim să introduceți numele și prenumele dvs. în subiect.

În orice caz, o cerere de concediu pronunțată sau vagă poate duce la șeful tău să o sari peste, așa că fii atent!

Pasul 2: Salutați-vă șeful în mod corespunzător

De îndată ce termini subiectul concis, ar trebui să-ți saluti șeful cu respect.

În acest caz, fiți fie formal, fie informal - dar simplificați, ca în următoarele exemple:

• „Dragă [numele managerului]” — pentru o salutare mai profesionistă sau
• „Hei [numele managerului]” — pentru un salut mai informal.

Oricum, nu zăbovi prea mult în această parte. Atâta timp cât știi numele managerului tău, ai un început excelent!

După aceea, puteți exprima politețea comună în câteva cuvinte, cum ar fi:

• „Sper că te descurci grozav”
• "Sper ca acest e-mail vă găsește bine,"
• "Ce mai faci?",
• „Bună ziua” sau expresii similare.

Cu toate acestea, formularea acestei părți a modului în care procedați depinde de tipul dvs. de e-mail (mai multe despre asta într-un pic).

Pasul 3: Menționați zilele de vacanță

Pentru a vă menține angajatorul la curent, menționați zilele dvs. de concediu în următoarea propoziție a e-mailului de solicitare a concediului, după partea de salut.

Iată câteva exemple încercate și testate:

• „Aș dori să elimin [datele cererii de vacanță].”
• „Vreau să am vacanța mea anuală la [date cererii de vacanță].”
• „Aș dori să solicit concediu pentru următoarele date: [date cererii de vacanță].”

Atâta timp cât e-mailul dvs. profesional conține datele reale pe care doriți să le decolare, vă apropiați de sfârșitul e-mailului de solicitare a vacanței.

Pasul #4: Spuneți cine vă va ocupa volumul de muncă în timp ce sunteți plecat

Pentru e-mailurile de solicitare de vacanță mai lungă sau cele urgente, ar trebui să explicați într-o propoziție sau două cum va fi gestionat volumul de muncă în absența dumneavoastră. Acest lucru arată că ești angajat în munca ta și vrei să faci lucrurile să funcționeze fără probleme.

Iată câteva exemple despre cum să faci exact asta:

• „Aș dori să vă anunț că [numele și prenumele colegului de muncă] îmi va ocupa o parte din volumul de muncă cât sunt plecat, astfel încât clienții noștri să nu simtă o scădere a serviciilor.”
• „Vă rugăm să fiți informat că toate sarcinile mele curente au fost reprogramate până la încheierea concediului meu și voi continua să lucrez la ele odată ce mă întorc la muncă.”
• „[Numele și prenumele colegului de muncă] se va ocupa de câteva dintre sarcinile mele cât timp sunt în concediu.”

De obicei, nu vi se va cere să explicați motivul pentru care vă petreceți concediul. Cu toate acestea, dacă solicitați concediul doar cu o zi sau două în avans, vă recomandăm să spuneți managerului dvs. de ce, deoarece ar putea influența dacă solicitarea dvs. este aprobată.

Pasul 5: Închideți-vă profesional

Ca și în toate lucrurile care lucrează, fiți respectuos față de șeful dvs. atunci când trimiteți e-mailul cu cererea de vacanță.

Iată câteva moduri prin care vă puteți încheia e-mailul:

• „Mulțumesc că ai luat în considerare cererea mea. [Numele, prenumele și numărul dvs. de telefon]” — pentru un e-mail mai formal sau
• „Vorbesc cu tine în curând [Numele și numărul tău de telefon]” – pentru un e-mail mai puțin formal.

Ar trebui să lăsați întotdeauna numărul de telefon în cazul în care managerul dvs. dorește să vă contacteze direct în legătură cu e-mailul de solicitare a vacanței.

Pasul #6: Puneți HR (și alți colegi relevanți) în CC

Nu în ultimul rând, faceți lucrurile cât mai transparente posibil, informând departamentul de resurse umane despre solicitarea dvs. În acest fel, chiar dacă șeful tău dorește e-mailul sau altceva nu merge bine, tot ai e-mailul pentru a arăta că ai cerut concediul la timp .

Vă recomandăm să vă consultați cel mai înalt specialist în resurse umane sau alt personal relevant pe care ar trebui să-l țineți la curent în concediul dvs. de vacanță.

Dar nu uitați să includeți e-mailurile lor de serviciu, nu pe cele personale. S-ar putea să-i cunoașteți pe unii dintre ei personal, așa că le puteți combina cu ușurință adresa de e-mail personală și de serviciu.

În cele din urmă, CCing este cea mai bună practică atunci când e-mailul dvs. se referă la alții.

Exemple și exemple de e-mail pentru cerere de vacanță

Pentru a lipi toate aceste informații, vom analiza 9 exemple și mostre de solicitări profesionale de vacanță, împreună cu sfaturi proaspete ale experților.

Exemplul #1: E-mail simplu de solicitare de vacanță

Un simplu e-mail de cerere de vacanță este exact ceea ce sună. Vă transmite cererea rapid și simplu, în cel mult 4 propoziții.

Iată un exemplu de acest tip de e-mail:

Directorul de Resurse Umane la The TemPositions Group of Companies, Sally Ahmed, descrie piatra de temelie a unui simplu e-mail de cerere de vacanță, inclusiv titlul, salutul și raționamentul:

„Salutează-ți managerul așa cum ai face de obicei și indica datele pe care le solicitați. De asemenea, este important să rețineți ce pregătiri profesionale ați făcut înainte de călătorie și cine mai este disponibil pentru a vă ajuta în absența dumneavoastră.”

Exemplul #2: e-mail de solicitare de vacanță informală

Dacă tu și șeful tău sunteți apropiați pentru că ați lucrat împreună de ani de zile, un e-mail informal de cerere de vacanță ar putea funcționa cel mai bine.

Iată un exemplu de e-mail informal de acest tip:

CEO-ul Z Branding, Kraig Kleeman, spune că ar trebui să ai un ton relaxat la e-mailurile tale de solicitare de vacanță:

„Injectează ceva personalitate în cererea ta. Împărtășește-ți pe scurt planurile, făcându-le ca o conversație obișnuită cu un prieten. Nu uitați să aruncați curmalele, păstrând un ton relaxat și prietenos.”

Exemplul #3: e-mailul formal al cererii de concediu

Dacă nu vă cunoașteți bine șeful sau compania dvs. încurajează e-mailurile formale, scrieți un e-mail oficial de solicitare a vacanței.

Iată un exemplu de acest tip de e-mail:

Sally Ahmed consideră că un e-mail formal de solicitare a vacanței ar trebui să fie mai oficial decât alte tipuri:

„Păstrează un ton profesional care este direct la obiect în timp ce descrii zilele solicitate. Includeți o semnare respectuoasă și invitați-vă managerul să-și spună întrebări suplimentare.”

Exemplul #4: e-mail de solicitare a concediului de odihnă

E-mailul de solicitare a concediului de vacanță combină cele două tipuri anterioare de solicitări – informale și formale.

Iată cum ați putea proceda:

Subiect: Cerere de concediu de odihnă — [Datele cererii de concediu și numele dvs.]

Bună, [numele managerului],

Plănuiesc să rezerv o vacanță în afara orașului, așa că m-am întrebat dacă ați putea să aprobați [Date cereri de vacanță] ca zile libere pentru mine?

Sper că veți aproba cererea mea, astfel încât să îmi pot rezerva vacanța în curând.

Vorbim curand,

[Numele și numărul dvs. de telefon]

Regula generală: tonul din scrisoarea de solicitare a concediului depinde de accesibilitatea șefului și de cât de bine vă înțelegeți, așa că nu uitați să luați în considerare acest lucru atunci când vă creați e-mailul.

Exemplul #5: e-mail de solicitare PTO

PTO și vacanța nu sunt aceleași, așa că poate doriți să scrieți un e-mail de solicitare PTO în loc de un e-mail de solicitare de vacanță la un moment dat. Pe scurt, PTO înseamnă timp liber plătit - un concediu plătit de angajator. În schimb, o vacanță poate fi uneori neplătită.

Iată cum arată acest e-mail de solicitare de timp liber în acțiune:

Kraig Kleeman vorbește despre importanța respectării politicilor organizaționale atunci când vine vorba de e-mailurile de solicitare a PTO:

„Navigați fără probleme politicile PTO ale companiei. Exprimați-vă în mod clar solicitarea PTO, inclusiv datele și orice detalii pertinente. Conformitatea este crucială aici, asigurându-vă că timpul liber este aliniat cu liniile directoare organizaționale.”

Exemplul #6: e-mail de solicitare a zilei libere

Uneori, aveți nevoie doar de o zi pentru a vă relaxa, a vă ocupa de unele comisioane sau pentru a aborda o urgență. Cu alte cuvinte, unele companii permit zile personale , dar consultați-vă cu HR sau managerul pentru orice eventualitate.

În multe cazuri, totuși, o solicitare prin e-mail pentru o zi liberă este cel mai bun pariu.

Iată o mostră de e-mail de solicitare a unei zile libere:

În orice caz, verificați politica companiei dvs. pentru a vedea cu câte zile înainte trebuie să solicitați concediu. De exemplu, unele organizații nu permit solicitări de ultim moment.

Exemplul #7: e-mail pentru cerere de vacanță mai lungă

Alteori, o zi sau o săptămână liberă nu o reduce. Acesta este locul în care un e-mail de cerere de vacanță mai lung poate ajuta.

Când solicitați o vacanță prelungită, este util să furnizați motivele din spatele solicitării dvs. pentru a crește șansele ca timpul de vacanță să fie aprobat.

Iată cum să procedezi:

E-mailurile cu cereri de vacanță mai lungi sunt rare, dar uneori necesare. Kraig Kleeman spune că ar trebui să discutați dacă zilele de vacanță vă pot afecta munca și cum să ușurați lucrurile pentru toți cei implicați:

„Măriți-vă comunicarea pentru o pauză prelungită. Împărtășiți entuziasmul cu un itinerar detaliat, evidențiați datele prelungite și discutați în mod transparent orice impact potențial asupra muncii. Asigurați-vă echipa de o tranziție ușoară, favorizând înțelegerea și colaborarea.”

Exemplul #8: e-mail de memento pentru vacanță

E-mailul de reamintire a vacanței servește pentru a reaminti supervizorului dvs. despre vacanța pe care a aprobat-o deja.

Iată un exemplu de e-mail de memento de vacanță:

În funcție de cât de ocupați sunt, managerul tău poate uita că ți-a aprobat timpul liber. Pentru a fi sigur, trimiteți un memento de vacanță cu câteva zile înainte de începerea vacanței dvs. aprobate.

Exemplul #9: Solicitare de zile de concediu reportate

Unii angajatori le permit angajaților să-și reporteze zilele de concediu neutilizate din anul curent în anul următor.

În acest caz, va trebui să scrieți o solicitare de report de zile de vacanță - și iată un exemplu simplu pe care îl puteți folosi:

E-mailuri prin care se solicită reprogramarea unei vacanțe aprobate

Planurile nu merg întotdeauna așa cum ne-am dori.

Deci, uneori va trebui să vă reprogramați vacanța - iar acest segment vă va învăța cum să faceți asta cu mostre pe care le puteți folosi acum.

Solicitarea unei reprogramari din cauza modificării planurilor personale

Dacă planurile dvs. s-au schimbat din motive personale, puteți utiliza acest exemplu de e-mail pentru solicitarea de timp liber pentru a reprograma concediul:

Solicitarea unei reprogramari din cauza unui angajament urgent de lucru

Dacă apare o problemă urgentă de lucru în timp ce rezervați acel zbor de vacanță, este o idee bună să comunicați acest lucru cu supervizorul dvs.

Iată un exemplu de astfel de solicitare de reprogramare:

Solicitarea unei reprogramări din cauza unei urgențe

Apartamentul tău este inundat din cauza unei conducte ruginite, care curge sau copilul tău se îmbolnăvește - există nenumărate situații de urgență care te-ar putea face să reprogramezi concediul de vacanță aprobat.

Pentru ca acest lucru să funcționeze fără probleme, utilizați următorul exemplu de e-mail de reprogramare:

Sfaturi pentru solicitarea timpului de concediu

Unii oameni preferă să vorbească cu șeful lor față în față atunci când solicită o vacanță. Cu toate acestea, managerul tău poate uita de cererea ta verbală de concediu, creându-ți neapărat probleme.

O opțiune mai sigură este să scrieți un e-mail de cerere de vacanță. Iată câteva sfaturi testate, inspirate de experți, pentru a vă crea cererea prin e-mail:

• Menține un ton profesional indiferent de ce,
• Evitați să folosiți un limbaj informal (cu excepția cazului în care vă cunoașteți șeful de mult timp),
• Folosiți e-mailul de solicitare a concediului cel mai potrivit pentru situația dvs. particulară (de exemplu, cerere de zi liberă, solicitare PTO, cerere de concediu reportat),
• Treci direct la obiect - nu face o introducere prea lungă,
• Scrieți un subiect concis care să indice despre ce este vorba în e-mail și
• Folosiți adresa de e-mail de serviciu atunci când trimiteți cererea de concediu în locul e-mailului personal.

Directorul de resurse umane, Sally Ahmed, spune că aranjamentul nu este atât de critic atâta timp cât ești atent cu ceilalți în timp ce îl scrii:

„Indiferent de format, principalele concluzii sunt să fii clar, concis și atent în ceea ce privește volumul de muncă în timp ce ești plecat, făcându-i foarte ușor pentru managerul tău să-ți ureze bine în timp ce ești afară.”

Întrebări frecvente despre solicitarea unei vacanțe

Această secțiune acoperă unele dintre cele mai frecvente întrebări despre solicitarea de concediu.

De ce este important să scrieți un e-mail de solicitare de vacanță?

Scrierea unui e-mail de cerere de vacanță este esențială, deoarece lasă o urmă. Pur și simplu, tu, șeful tău și echipa de resurse umane veți ști despre concediul dvs. scris de vacanță, fără a lăsa loc pentru interpretări greșite dacă ați cerut concediu.

Cu cât timp înainte ar trebui să trimit e-mailul meu de solicitare de vacanță?

O regulă generală bună este să verificați politica companiei dvs. pentru a determina cu câte zile înainte trebuie să solicitați concediu. Dar să presupunem că plănuiești să iei o săptămână liberă. În acest caz, este o idee bună să trimiteți cererea de vacanță cu 2-3 săptămâni înainte de vacanța planificată.

Pot trimite un e-mail de cerere de concediu pentru o jumătate de zi liberă?

Depinde de politicile companiei dumneavoastră privind timpul liber. Unele firme permit să vă luați o jumătate de zi liberă, în timp ce altele nu. Deci, o idee bună este să verificați cu HR sau cu șeful dvs.

Ce se întâmplă dacă e-mailul meu de solicitare de vacanță este refuzat?

Șeful tău îți poate refuza zilele de vacanță din cauza perioadelor aglomerate. Dacă simțiți că șeful dvs. v-a greșit, puteți escalada problema către HR. Dar dacă nu ați primit la timp e-mailul cu cererea de vacanță, poate că este vina dvs. că managerul dvs. nu v-a acceptat cererea. În cazul celui din urmă, pur și simplu așteptați o altă oportunitate de concediu și expediați-l la timp.

Cum să faci o cerere de vacanță cu Clockify

Pentru a vă ridica spiritul de vacanță și pentru a vă asigura că timpul liber decurge conform planului, puteți utiliza un PTO și un instrument de urmărire a vacanțelor precum Clockify.

Pentru a solicita concediu în Clockify, trebuie doar să:

• Marcați dacă vă luați concediu medical, concediu, concediu sau concediu câștigat,
• Selectați perioada pe care intenționați să decolați,
• Adăugați o notă managerului dvs. (opțional) și
• Apăsați Trimiteți.

Supraveghetorul dvs. va primi instantaneu un e-mail pentru a vă aproba cererea de concediu.

Veți primi o notificare cu detalii de îndată ce managerul dvs. decide dacă vă aprobă cererea de concediu.

În acest fel, tu și compania ta economisești o mulțime de bani cheltuiți pentru trimiterea de e-mailuri. În plus, funcția Time off din Clockify vă permite să aveți toate zilele de vacanță folosite și nefolosite într-un singur loc.

Începeți să vă urmăriți timpul liber plătit și alte solicitări de concediu cu un instrument de gestionare a timpului - înscrieți-vă la Clockify astăzi!