Rata de utilizare: ce este și cum se calculează (+ sfaturi pentru îmbunătățirea acesteia)

Gestionați o companie de servicii profesionale, cum ar fi o firmă de dezvoltare de software, un studio de design sau o altă întreprindere bazată pe proiecte?

Dacă este cazul, pentru a funcționa cu succes, trebuie să gestionezi timpul și să aloci resursele eficient.

Gestionarea ineficientă a timpului și a resurselor ar putea duce la pierderi financiare grave pentru afacere.

Acesta este momentul în care intră în joc rata de utilizare .

Examinarea ratei de utilizare este o modalitate excelentă de a urmări performanța companiei dvs.

Dacă rata de utilizare este nouă pentru dvs. și doriți să aflați mai multe despre aceasta, rămâneți, deoarece, în această postare de blog, veți obține răspunsurile la următoarele întrebări:

• Care este rata de utilizare?
• Cum o calculezi?
• Care sunt beneficiile monitorizării ratei de utilizare?
• Ce este un raport lunar de utilizare?
• Cum poate un raport lunar de utilizare să ajute la determinarea ratei de utilizare?
• Ce se poate face pentru a îmbunătăți rata de utilizare?

Care este rata de utilizare?

Rata de utilizare reprezintă procentul din totalul orelor de lucru facturabile ale unui angajat, ceea ce îl face unul dintre indicatorii cheie de performanță pentru o afacere. Indicatorii cheie de performanță (KPI) sunt un tip de măsurare a performanței care evaluează succesul afacerii tale. Ele îi ajută pe membrii echipei dvs. să se concentreze pe sarcini importante și vă sprijină strategia. Prin urmare, monitorizarea ratei de utilizare vă ajută să atingeți obiectivul de îmbunătățire a afacerii dvs. prin măsurarea precisă a orelor facturabile și urmărirea maximizării acestora.

Orele facturabile includ sarcini legate direct de un proiect, pe care le puteți include în factura clientului dvs. Unele dintre aceste sarcini sunt:

• Planificarea proiectului,
• Cercetare,
• Executarea proiectului,
• Comunicarea cu un client și
• Revizuirea lucrării dvs.

În afară de facturabile, există și ore nefacturabile, care includ sarcini care nu pot fi facturate unui client. Orele nefacturabile includ sarcini precum întâlnirile interne ale echipei și apelurile.

Există puține probabilități ca un angajat obișnuit să finalizeze 40 de ore de muncă facturabilă într-o săptămână, din cauza sarcinilor sale nefacturabile. Pentru o rată de utilizare ideală, este esențial să se realizeze echilibrul corect de ore facturabile și nefacturabile.

Dacă rata de utilizare este:

• Prea scăzut — De obicei înseamnă că echipa ta trebuie să lucreze mai mult sau
• Prea mare — Indică faptul că compania dumneavoastră se zgâriește cu sarcinile interne cruciale și este posibil să aveți nevoie de angajați mai dedicați.

Rata de utilizare este utilizată cel mai frecvent în serviciile profesionale – deși alte companii o pot folosi pentru a evalua productivitatea actuală a forței de muncă.

La urma urmei, a te asigura că angajații tăi își petrec timpul eficient este esențial pentru productivitate.

Cum calculezi rata de utilizare?

Ce metodă de calcul al ratei de utilizare este cea mai eficientă?

Formula standard a ratei de utilizare este relativ simplă:

Total ore facturabile / Total ore disponibile = Rata de utilizare

De exemplu, să presupunem că un membru al echipei are 30 de ore facturabile într-o săptămână de lucru de 40 de ore. Iată calculul:

30/40 = 0,75

Astfel, rata de utilizare a acestora ar fi de 0,75, sau 75%.

Pentru a obține o imagine mai precisă asupra succesului afacerii și pentru a determina profitabilitatea generală a afacerii dvs., asigurați-vă că măsurați ratele de utilizare pentru toți membrii echipei.

Rata de utilizare a angajaților dvs. afectează marja totală de profit. O marjă de profit determină profitabilitatea unei companii, a unui produs sau a unui serviciu. Cu cât marja de profit este mai mare, cu atât o companie are mai mult succes. Aceasta înseamnă că rata de utilizare și marja de profit sunt indisolubil legate.

Care sunt rata de utilizare ideală și rata de realizare?

Rata ideală de utilizare este rata de utilizare la care ar trebui să fie o afacere pentru a atinge marja de profit dorită.

Rata ideală de utilizare poate fi calculată împărțind costurile (adică cheltuielile cu resursele și cheltuielile generale) și profitul net la suma totală de ore (adică capacitatea potențială) și rata facturabilă.

Iată formula pentru calcularea ratei de utilizare ideală:

(Costuri + Profit) / (Capacitate potențială x Rată facturabilă) x 100 = Rată ideală de utilizare

Acum, să fim simpli în acest sens - nu este neapărat adevărat că cu cât rata de utilizare este mai mare, cu atât mai bine.

O rată de utilizare apropiată de 100% poate indica o forță de muncă suprasolicitată în pragul epuizării.

Dacă o afacere are o rată de utilizare mai mare de 100%, este de obicei un semn de pregătire insuficientă sau prea multă muncă în afara domeniului de aplicare al proiectului.

Un alt concept important pe care trebuie să îl menționăm este rata de realizare . Reprezintă raportul dintre orele facturabile și suma totală percepută de clienți.

Iată cum se calculează rata de realizare:

(Total ore facturate) / (Total ore facturabile) = Rata de realizare

O variație semnificativă între ratele de utilizare și de realizare indică fie că echipa dvs. petrece prea mult timp activităților nefacturabile, fie că trebuie să fie mai multă muncă în curs.

Care sunt beneficiile monitorizării ratei de utilizare?

Monitorizarea ratei de utilizare vă permite să urmăriți un proiect în timp real.

Ca urmare, este mult mai puțin probabil să pierdeți informații esențiale despre proiectele dvs. și deveniți mai proactiv în a vedea greșelile înainte ca acestea să se transforme în probleme serioase.

Următoarele sunt câteva dintre cele mai importante beneficii ale urmăririi ratei de utilizare :

• Ține cont de costurile resurselor,
• Ajustează marja de profit,
• Sprijină creșterea afacerii și
• Îmbunătățește planificarea proiectelor.

Beneficiul #1: Ține cont de costurile resurselor

Calcularea ratei de utilizare vă ajută să vă asigurați că nu utilizați nici sub sau suprautilizați resursele în timp ce rămâneți în limitele bugetului – deoarece urmăriți când și unde a fost cheltuită o anumită sumă de fonduri.

Pentru a urmări mai bine costurile resurselor, vă puteți adresa următoarele întrebări:

• Sunt folosite resurse suplimentare, de exemplu, pentru sarcini nefacturabile?
• Sunt urmărite și înregistrate în mod regulat toate orele facturabile?

Beneficiul #2: Ajustează marja de profit

Pentru a vă crește marja de profit și a câștiga mai mulți bani, calculele corecte ale ratei de utilizare asigură că compania dvs. facturează clienții pentru numărul corespunzător de ore facturabile.

Se poate întâmpla ca rata de utilizare să fie mare, dar marja de profit să fie slabă. Dacă acesta este cazul, analizați productivitatea angajaților pentru a afla cum își petrec timpul angajații și la ce lucrează în acest moment. Mai mult, ar trebui să analizați operațiunile operaționale, adică cheltuielile de operare necesare pentru a conduce afacerea.

Beneficiul #3: Îmbunătățește creșterea afacerii

Ratele de utilizare pot arăta, de asemenea, ce produse sau servicii sunt cele mai profitabile. Acest lucru ar putea ajuta conducerea să determine zonele potențiale de creștere și locurile în care ar putea adăuga personal.

Ratele ridicate de utilizare demonstrează frecvent care servicii sunt mai contributive și corelate cu profitabilitatea.

Experții în dezvoltarea afacerilor și a vânzărilor pot găsi aceste informații benefice. I-ar putea ajuta să petreacă timp pe clienți potențiali care se referă la proiecte care se anticipează a fi mai profitabile.

Beneficiul #4: Îmbunătățește planificarea proiectului

Monitorizarea ratelor de utilizare vă poate ajuta să optimizați planificarea proiectelor și distribuția resurselor.

De exemplu, un proiect de dezvoltare software cu șase persoane ar avea o rată de utilizare slabă dacă ar folosi doar 50% din timpul de lucru alocat. O astfel de situație poate indica faptul că prea mulți angajați lucrează la același proiect sau că alte lucruri le atrag atenția.

Ce este un raport de utilizare?

Când monitorizați rata de utilizare, există un lucru care va fi cu siguranță util - raportul de utilizare.

Un raport de utilizare ajută la determinarea exactă a timpului alocat unei echipe:

• programat,
• Disponibil, și
• Utilizat eficient.

Un raport de utilizare este format din mai multe criterii diferite care demonstrează ratele de utilizare:

• Utilizare facturabilă — Proporția capacității unei persoane utilizată pentru orele de lucru facturabile și
• Utilizare nefacturabilă — Proporția capacității unei persoane în munca nefacturabilă (întâlniri de echipă, dezvoltare/instruire a personalului, crearea de rețele și participarea la conferințe etc.).

Abilitățile de prognoză sunt utile atunci când se creează rapoarte de utilizare. Pentru a-și îmbunătăți abilitățile de prognoză – care vă ajută să luați în considerare atât sarcinile de lucru prezente, cât și viitoare atunci când distribuiți proiecte către angajații dvs. – un manager ar putea compara volumul de muncă al membrilor echipei pentru o anumită perioadă de timp în zile, săptămâni sau luni pentru a evalua cât de multă muncă. a fost programat.

În loc să facă astfel de programe manual, managerii pot opta pentru o aplicație de programare a echipei, cum ar fi Clockify, pentru a distribui mai eficient volumul de lucru al echipei.

Acesta este tot ce trebuie să știți când vine vorba de elementele de bază ale unui raport de utilizare.

Acum, vom menționa beneficiile de a avea un raport lunar de utilizare.

Ce poate face un raport lunar de utilizare pentru o afacere?

Un raport lunar de utilizare afișează ratele de utilizare în timp real a resurselor din întreaga afacere. Acestea fiind spuse, un raport lunar de utilizare este benefic pentru a lua decizii la fața locului, cum ar fi în timpul unui eșec sau blocaj neprevăzut.

Planificarea proiectelor viitoare și a altor lucrări este ușoară știind câtă capacitate au membrii echipei din timp.

Având o idee clară despre cât de multă capacitate au membrii echipei, îi ajută pe manageri să distribuie sarcinile de lucru în cadrul echipei. În acest fel, angajații vor fi mai productivi și nu vor fi copleșiți de muncă.

După interpretarea rezultatelor din rapoartele de utilizare, este timpul să îmbunătățim rata de utilizare a angajaților.

Sfaturi pentru a îmbunătăți rata de utilizare a angajaților

Managerii ar trebui să găsească modalități de a spori productivitatea angajaților și, în consecință, de a îmbunătăți rata de utilizare a angajaților.

Dacă nu ești sigur cum să faci exact asta, următoarele sfaturi te pot ajuta.

Sfat #1: comparați în mod regulat timpul facturabil cu timpul nefacturabil

Trebuie să realizezi cum este distribuit timpul echipei tale pentru a putea face distincția între timpul facturabil și cel nefacturabil.

Pentru a ști dacă angajații dvs. petrec suficient timp făcând lucrări care pot fi facturate unui client și vă pot aduce profit, este esențial să stabiliți echilibrul corect între munca facturabilă și cea nefacturabilă. Acest lucru este important pentru calculul inițial al ratei de utilizare a angajaților.

În general, chiar dacă numai orele facturabile aduc profit, orele nefacturabile sunt la fel de importante. De exemplu, nu vă puteți taxa clienții pentru sarcini de administrare sau de formare a angajaților, dar aceste sarcini nefacturabile sunt cruciale, deoarece îmbunătățesc calitatea afacerii dvs.

Raportul dintre timpul facturabil și cel nefacturabil poate varia semnificativ în funcție de proiecte și pe măsură ce compania și echipa dvs. se extind.

Pentru a avea o imagine de ansamblu mai bună asupra orelor facturabile și nefacturabile în cadrul echipei, ar trebui să creați rapoarte regulate de utilizare și să examinați fiecare perioadă de timp.

Sfat #2: Monitorizați timpul real și estimat

Este simplu să presupunem că știi de cât timp va avea nevoie cineva pentru a finaliza o sarcină. Dar, odată ce începi să compari în timp real și așteptat pentru tot ceea ce face echipa ta, probabil că te vei răzgândi.

Puteți supraestima sau subestima timpul efectiv petrecut de echipa dvs. pe sarcini, iar ambele sunt dăunătoare:

• Subestimarea poate duce la probleme de proiect nedetectate și facturare inexactă și
• Supraestimarea poate duce la o productivitate scăzută și o extindere lentă a companiei.

Urmărirea estimată versus în timp real poate evidenția pierderea inutilă de câteva minute ici și colo, care se adaugă la ore cruciale la fiecare pas al muncii clientului și la fiecare nivel de responsabilitate a echipei.

Estimările sarcinilor pot fi utile atunci când încercați să determinați dacă taxați suficient pentru sarcini. De asemenea, estimările vă pot ajuta să vă îmbunătățiți abilitățile de estimare pentru proiectele viitoare.

Puteți utiliza un instrument precum Clockify, pentru estimări de proiect. În Clockify, puteți măsura cât de bine se descurcă echipa dvs.:

• Estimarea timpului necesar pentru finalizarea unui proiect,
• Urmărirea progresului și
• Compararea timpului estimat și real.

Sfatul #3: Definiți clar responsabilitățile postului

Poate fi o provocare să obțineți o utilizare optimă dacă personalul dumneavoastră are dificultăți în a înțelege rolurile lor (inclusiv obiectivele și responsabilitățile postului).

Pentru a-i ajuta să evite orice confuzie și să se angajeze să-și termine munca, un manager ar trebui să ofere detalii explicite despre sarcini și o explicație clară a sarcinilor postului.

Rolurile și sarcinile bine definite vă pot ajuta, de asemenea, să determinați dacă aveți o problemă de utilizare sau dacă este timpul să adăugați un nou membru al echipei pentru a acoperi un gol atunci când volumul de muncă devine prea mare.

Sfat #4: Adunați feedback-ul angajaților

Chiar dacă datele sunt cruciale, există momente în care nicio cantitate de rapoarte nu va putea dezvălui dacă personalul dvs. își folosește timpul în mod productiv.

Deși ar putea părea că angajații își gestionează bine sarcinile, iar rata de utilizare este în creștere, aceasta poate fi predispusă să se schimbe din cauza diferitelor circumstanțe. De exemplu, o schimbare a sarcinilor unei echipe poate să fi cauzat un blocaj pentru o altă echipă, dar efectul nu a fost încă văzut în rapoarte.

Managerii ar putea evita cu ușurință astfel de situații, având întâlniri frecvente unu-la-unu între personal și conducere. În acest fel, angajații s-ar putea simți mai în largul lor și încurajați de check-in-uri ocazionale. De asemenea, i-ar putea ajuta să mențină un program de lucru consistent.

Aceste discuții sunt, de asemenea, o modalitate excelentă de a identifica problemele înainte ca acestea să înceapă să submineze profitabilitatea unei afaceri.

Sfatul #5: Încurajați pauzele și timpul liber regulat

În ciuda a ceea ce ar putea părea contradictoriu, cercetările au arătat că pauzele regulate cresc productivitatea.

Angajații nu ar trebui să-și petreacă pauzele pentru sarcini fără scop, cum ar fi derularea prin rețelele sociale, ci să folosească acest timp pentru a se odihni și a-și încărca bateriile. În acest fel, odată ce se întorc la muncă după pauză, se vor putea concentra mai mult și vor fi mai eficienți în a-și îndeplini sarcinile.

Dacă angajații iau pauze regulate, ei vor fi mai productivi, ceea ce are ca rezultat o rată de utilizare mai mare.

În plus, utilizarea timpului liber de la serviciu îi face pe angajați mai puțin stresați și mult mai eficienți la locul de muncă, ceea ce crește și rata de utilizare.

Sfat #6: Scăpați de sarcinile banale sau faceți-le mai semnificative

Când este posibil, evitați să atribuiți sarcini mici și banale echipei dvs. atunci când încearcă să se concentreze asupra unui obiectiv mai semnificativ. Examinați programul zilnic al echipei pentru a determina orice activități pe care le puteți elimina pentru a elibera timp membrilor personalului pentru a lucra la sarcini mai critice.

De exemplu, nu toată lumea ar trebui să fie invitată la toate întâlnirile. Așadar, fă-ți un obicei din a invita doar participanții necesari la diferite tipuri de întâlniri din organizația ta. La urma urmei, deși întâlnirile tale zilnice axate pe PR pot fi interesante pentru echipa ta de dezvoltare, de obicei nu sunt esențiale pentru munca dezvoltatorilor – așa că cel mai bine este dacă aceștia nu sunt obligați să participe la ele.

În general, fiecare job are niște sarcini repetitive care pot părea neimportante și inutile. Cu toate acestea, unele dintre aceste sarcini există cu un motiv - realizarea lor duce la atingerea unui obiectiv de nivel superior. Managerii ar trebui să promoveze încadrarea superordonată - conceptul explicat într-un studiu HBR, care promovează ideea de a clarifica contextul sarcinilor banale, pentru a le face mai semnificative și mai plăcute pentru angajați.

În loc să petreceți prea mult timp pe sarcini care sunt doar formalități, ar trebui să vă concentrați pe sarcini care beneficiază afacerea.

Sfatul #7: Potriviți abilitățile angajatului cu rolurile postului

Înțelegerea abilităților personalului dvs., a personalității la locul de muncă și a preferințelor comportamentale este esențială pentru a obține o perspectivă asupra modului în care funcționează cel mai bine și, ca rezultat, pentru a îmbunătăți productivitatea.

De exemplu, o persoană extrovertită, imaginativă și creativă este cu siguranță o alegere excelentă pentru a prezenta idei clienților. Pe de altă parte, dacă unor astfel de angajați li se oferă o misiune mai intensivă în reguli și orientată spre detalii, ar putea avea dificultăți în a o îndeplini.

A cere personalului dumneavoastră să exceleze în orice este ineficient și contraproductiv. Luați în considerare fiecare sarcină cu atenție și stabiliți dacă angajatul este alegerea potrivită pentru a o îndeplini sau nu. Dacă nu, căutați pe cineva cu trăsături care se aliniază mai bine cu cerințele sarcinii.

Sfat #8: Imbratiseaza-te lucrul de acasa

Poate părea ineficient la prima vedere să permiteți personalului dvs. să lucreze de acasă, deoarece nu există nicio modalitate de a le asigura productivitatea continuă în timp ce nimeni nu caută.

Dar, adevărul este exact invers. Credeți sau nu, studiile arată că angajații de la distanță sunt mai productivi decât angajații de birou. Deci, dacă tipul de muncă o permite, managerii ar trebui să permită angajaților lor să lucreze de acasă.

Încheiere: profitabilitatea pe termen lung va crește pe măsură ce creșteți utilizarea angajaților

Dacă decideți să urmăriți rata de utilizare a angajaților dvs., veți putea:

• Monitorizarea costurilor cu resursele,
• Ajustați marja de profit,
• Ajută-ți afacerea să se extindă și să crească și
• Îmbunătățiți planificarea proiectului.

Cu cât monitorizați mai mult rata de utilizare a angajaților, cu atât va fi mai ușor să găsiți probleme, soluții și oportunități de avansare.

Urmărirea ratei de utilizare va crește productivitatea angajaților și va spori eficiența generală a afacerii dvs.

️ Monitorizați rata de utilizare a angajaților dvs.? Aveți alte sfaturi pentru îmbunătățirea ratelor de utilizare? Scrieți-ne la [email protected] pentru a avea șansa de a fi prezentat în acest sau unul dintre articolele noastre viitoare. De asemenea, dacă ți-a plăcut acest articol, distribuie-l cu altcineva despre care știi că îl va găsi util.