Utilizarea integrărilor pentru a construi un sistem ERP QuickBooks

Cu peste șase milioane de clienți, QuickBooks este cel mai popular software de contabilitate pentru întreprinderile mici de pe piață, atrăgând companiile de la nivelul solopreneur până la întreprinderi cu gama sa largă de oferte.

Ca rezultat, software-ul trebuie să fie suficient de flexibil pentru a se muta și a crește odată cu afacerile. Nu are rost să construiești un client fermecător doar pentru a-l pierde când ating 50 de angajați.

La fel ca alți furnizori de software de contabilitate, precum Xero și Sage, QuickBooks a obținut flexibilitate, în parte, printr-un set puternic de integrări.

Astăzi, ne vom uita la extinderea QuickBooks în domeniul planificării resurselor întreprinderii (ERP) prin ofertele de piață ale software-ului.

Deși pe piață există o mulțime de oferte ERP gratuite sau open source, sfera acestor oferte și perspectiva de a părăsi familiaritatea QuickBooks se dovedește adesea suficient de descurajantă pentru a împiedica afacerile să treacă la noi tehnologii atunci când ar trebui.

Orice companie în creștere care evită implementarea ERP poate întâmpina probleme de eficiență, planificare și financiare în timp ce încearcă să pună laolaltă părțile mobile ale unei afaceri în creștere.

Prin introducerea funcționalității ERP pe QuickBooks, puteți recupera o parte din acea eficiență fără a fi nevoie să cheltuiți o avere sau să efectuați o schimbare tehnologică masivă.

Ce este software-ul ERP și cum ajută acesta?

Înainte de a aborda opțiunile și căile disponibile pentru întreprinderile mici, să vorbim despre ERP-uri.

Software-ul de planificare a resurselor pentru întreprinderi este o suită de module software care combină funcții de finanțare, planificare, producție, inventar și HR (printre altele) într-un singur loc. Bazându-se pe un set comun de definiții și seturi de date, ERP-urile permit companiilor complexe să obțină o imagine clară a operațiunilor lor.

Imaginați-vă un comerciant cu amănuntul care, la deschidere, produce și vinde o mașină de jucărie. Vânzarea și numerarul sunt înregistrate, iar lumea merge mai departe.

Acum, imaginați-vă că comerciantul cu amănuntul este o afacere globală de mai multe milioane de dolari, cu o ramură de producție care numără vânzările atunci când este creat un produs, o operațiune de depozitare care numără vânzările atunci când produsele sunt expediate și o divizie de vânzări care numără vânzările atunci când este plasată o comandă. Departamentul de contabilitate al companiei numără vânzările doar după ce cecul este îndepărtat.

Este dificil pentru o astfel de companie să răspundă la întrebarea „Cât intenționăm să facem în vânzări în trimestrul următor?” De obicei, motorul financiar al unei companii conduce la adoptarea ERP (sau lipsa acestuia).

Construirea unui sistem ERP

Pentru a construi un sistem ERP, avem nevoie de o bază financiară puternică și de o bază de date.

Introduceți software-ul de contabilitate.

Pe lângă nucleul dvs. de date financiare, puteți stratifica orice module ERP au sens pentru afacerea dvs. În timp ce sistemele ERP tradiționale - giganți masivi, adesea fantastic de scumpi - sunt de obicei pline până la gura cu module, indiferent de nevoie, ERP-urile moderne sunt modulare și flexibile.

Dacă nu aveți nevoie de un modul de producție, nu va fi unul. Construirea unui ERP pe deasupra unui sistem de contabilitate de bază recreează această modularitate, dar oferă mai mulți furnizori pentru adăugiri viitoare decât un ERP clasic, cu un singur furnizor, toate în căutarea adevărului financiar al afacerii tale.

Fișiere ERP.

Conexiunea QuickBooks

Acest lucru ne aduce înapoi la QuickBooks (deși multe dintre sistemele de contabilitate extensibile de pe piață oferă aceeași funcționalitate). Pentru a vă construi propriul echivalent ERP, trebuie să alegeți între QuickBooks Online Plus și Desktop Enterprise. Primul se extinde și poate fi accesat oriunde, dar îi lipsesc unele instrumente de inventar și de producție.

Fundera a făcut o scurtă descriere online versus întreprindere cu privire la diferențele dintre cele două. În scopul acestui articol, ne vom concentra pe Desktop Enterprise datorită puterii sale în gestionarea inventarului. Este, de asemenea, aroma preferată pentru companiile mai mari.

QuickBooks App Store

QuickBooks își pune toate aplicațiile într-un singur loc, QuickBooks App Store. Puteți căuta, filtra și găsi exact ce aplicație aveți nevoie pentru a vă construi ERP.

Deși există câteva opțiuni gratuite în magazin, majoritatea aplicațiilor sunt costuri pe care va trebui să le planificați. De exemplu: Fishbowl este una dintre integrările de producție de top pentru QuickBooks și începe de la 10.095 USD. Nici măcar o afacere de succes nu va pierde astfel de bani dintr-un capriciu.

Înainte de a începe să construiți, citiți ofertele magazinului de aplicații și obțineți o idee despre ceea ce este disponibil. QuickBooks colectează recenzii și multe dintre opțiunile disponibile au fost, de asemenea, revizuite pe Capterra.

Construiește-ți stiva ERP

Odată ce ți-ai ales gustul QuickBooks, te poți scufunda în construcția ERP reală. Dacă nu ești sigur de unde să începi, nu te îngrijora.

Voi acoperi două aplicații — HandiFox și Method:CRM — pentru a vă face bine pe drumul spre succesul ERP. Ambele aplicații sunt cel mai bine clasate în categoriile lor QuickBooks App Store — inventar și, respectiv, CRM.

Acest lucru vă va oferi o idee despre ceea ce este necesar pentru a pune în funcțiune un sistem ERP pe o coloană vertebrală QuickBooks.

HandiFox: Integrarea gestionării inventarului cu QuickBooks

HandiFox vine în două versiuni: Start și Pro. Start conține cele mai multe dintre instrumentele de gestionare a stocurilor pentru care este cunoscută marca, în timp ce Pro adaugă câteva opțiuni pentru clienți și de facturare. Vom acoperi Startul de mai jos.

HandiFox oferă un front end mai bun la QuickBooks pentru gestionarea inventarului. Deși QuickBooks are o anumită capacitate de urmărire, interacțiunea cu datele dvs. nu este simplă. HandiFox face ca datele să fie atrăgătoare din punct de vedere vizual și accesibile într-un mod care acceptă sarcinile zilnice de inventar.

HandiFox în acțiune.

Motive pentru a-l folosi:

• HandiFox vă permite să scanați coduri de bare cu un telefon mobil. Dacă primiți, expediați sau transferați inventar, puteți face totul folosind interfața mobilă HandiFox. Datele sunt apoi introduse în QuickBooks pentru a vă actualiza înregistrările financiare.
• Îți amintești când am menționat faptul că aveam o versiune a adevărului ca beneficiu major ERP? Cu o aplicație de gestionare a inventarului atașată în partea din față a sistemului, puteți urmări, evalua și manipula cu ușurință inventarul fără a crea mai multe versiuni ale ceea ce aveți la îndemână. Înregistrările dumneavoastră financiare vor oglindi apoi înregistrările sistemului dumneavoastră de gestionare a stocurilor, facilitând previziuni mai bune ale cererii și înțelegerea activelor.
• Aplicațiile de gestionare a inventarului, cum ar fi HandiFox, vă oferă acces la straturi suplimentare de date de inventar. Deși QuickBooks poate stoca date de valoare și numărare, nu este conceput pentru a urmări numerele de loturi sau locațiile coșului de unul singur. HandiFox pune toate acestea peste datele existente, permițându-vă să urmăriți și să alegeți mai bine inventarul pe măsură ce actualizează QuickBooks cu informațiile relevante.

Metodă: CRM: Integrarea unui CRM cu QuickBooks

Method face pentru oameni ceea ce HandiFox face pentru lucruri. În timp ce QuickBooks stochează unele informații despre clienți pe care puteți rula o mână de rapoarte, este, în primul rând, o platformă de contabilitate.

Cu o integrare CRM, puneți o față strălucitoare pe datele clienților QuickBooks fără a crea un set de date nou și ușor diferit, așa cum ați face cu un CRM de sine stătător.

Motive pentru a-l folosi:

• Metodă:CRM sincronizează modificările informațiilor despre clienți cu QuickBooks, menținând acea versiune unică a adevărului pe care îl urmărim.
• La fel ca HandiFox, Method stratifică și noi niveluri de date privind contactele, istoriile de achiziții și interacțiuni și performanța campaniilor de marketing. Este nevoie de datele de bază care permit ca QuickBooks să funcționeze și pune pe deasupra date suplimentare care vă vor ajuta afacerea să prospere.

• Metodă: CRM vă permite să adăugați un portal de plăți pe site-ul dvs., să creați campanii de marketing prin e-mail folosind contactele dvs. QuickBook și să urmăriți clienții potențiali fără a vă tulbura baza de date. Aceasta înseamnă că nu mai derulați paginile clienților pe care i-ați prezentat. În schimb, acești potențiali clienți locuiesc în Method până când devin clienți reali și sunt împinși în QuickBooks.

Menținerea ERP-ului tău QuickBooks să funcționeze fără probleme

Dacă puteți găsi integrările potrivite pentru afacerea dvs., vă puteți menține compania să se rotească în jurul unei singure versiuni a adevărului. Nu mai vorbim despre cât ați vândut, ce produse sunt unde sunt sau cine a fost plătit cât de mult.

Integrările pe care ajungeți să le selectați ar trebui să se bazeze în mare parte pe tipul de afacere pe care o conduceți. Cred că un CRM este un pariu bun pentru oricine, dar opțiunile dvs. de producție, depozitare și resurse umane depind de industrie.

Dacă există și alte aplicații QuickBooks pe care le utilizați în afacerea dvs., spuneți tuturor în comentariile de mai jos. Dacă un sistem de construcție propriu nu este potrivit pentru afacerea dvs., consultați directorul ERP Capterra, care include peste 400 de opțiuni software.