Utilizarea Excel pentru Contabilitatea întreprinderilor mici
Publicat: 2022-05-07Descoperiți cum Excel vă poate ajuta la transformarea contabilității micilor afaceri.
După calculatoare, foile de calcul sunt cel mai bun prieten al contabilului atunci când vine vorba de gestionarea sarcinilor contabile de bază (gândiți-vă la registre și bilanţuri). Dar Microsoft Excel este încă la înălțimea hype-ului în această eră a tehnologiilor inovatoare precum AI și blockchain?
Da, în funcție de cerințele tale contabile și financiare.
Dacă aveți nevoie de ajutor pentru standardizarea proceselor și accelerarea sarcinilor, Excel este instrumentul pentru dvs.
Excel vă poate ajuta cu cele mai multe dintre cele de bază (de exemplu, evidența contabilă, gestionarea facturilor), dar dacă sunteți în căutarea ajutorului cu funcții de contabilitate avansate, cum ar fi fluxul de numerar și gestionarea impozitelor, poate doriți să luați în considerare software-ul de contabilitate.
Simplificați-vă căutarea prin software cu ghidul nostru pe lista scurtă
Găsiți rapid instrumentul potrivit cu acest instantaneu al celui mai popular software de contabilitate
În acest articol, vom analiza câteva tendințe cheie de utilizare a Excel, beneficii și caracteristici, șabloane Excel gratuite și când ar trebui să luați în considerare Excel pentru contabilitatea întreprinderilor mici.
Tendințele de utilizare a Excel pentru contabilitatea întreprinderilor mici
Înainte de a ne aprofunda în caracteristicile și beneficiile Excel, este important să înțelegem cum s-a schimbat utilizarea Excel pentru contabilitatea întreprinderilor mici în ultimii câțiva ani.
Excel continuă să fie unul dintre cele mai populare instrumente de contabilitate utilizate de managerii financiari ai întreprinderilor mici. Întreprinderile mai mici tind să aibă și să utilizeze mai puține date financiare în comparație cu întreprinderile, iar Excel permite acestor companii să se concentreze asupra sarcinilor contabile de bază, cum ar fi planificarea și prognoza bugetară.
Iată o detaliere a instrumentelor de contabilitate utilizate de companiile din SUA:
Defalcarea instrumentelor de contabilitate utilizate de întreprinderile din SUA (Sursa)
În ciuda popularității Excel, utilizarea acestuia în contabilitate este în scădere progresivă în rândul întreprinderilor de toate dimensiunile, așa cum se arată în graficul de mai jos.
Un posibil motiv pentru acest declin este prețul în scădere al software-ului ERP și al instrumentelor de contabilitate bazate pe cloud, care vizează în mod specific funcții de bază, cum ar fi gestionarea facturilor.
Utilizarea Excel pentru contabilitatea afacerilor este în scădere din 2017(Sursă)
Beneficiile utilizării Excel pentru contabilitatea întreprinderilor mici
- Comparați seturi de date: ajută la compararea seturilor de date financiare, cum ar fi conturile totale de plătit versus de încasat, pentru a calcula volumul fluxului de numerar într-o anumită perioadă. Puteți urmări costurile recurente pentru a obține o imagine mai clară despre unde se îndreaptă banii dvs. și (dacă este cazul) împărțiți clienții în grupuri în funcție de dimensiune, locație sau achiziție, pentru a vedea care grupuri generează cele mai multe venituri pentru afacerea dvs.
- Generați rapoarte personalizabile: creați rapoarte bazate pe șabloane (inclusiv tabele și diagrame) care pot fi reutilizate pentru sarcini precum gestionarea facturilor și estimarea volumelor fluxurilor de numerar. Aceste rapoarte pot fi personalizate după cum este necesar pentru a adăuga mai multe puncte de date (cum ar fi rate multiple/diferite ale impozitului pe vânzări de stat) fără a fi nevoie să creați un nou șablon de la zero.
- Automatizarea introducerii datelor: macrocomenzile Excel ajută la automatizarea sarcinilor repetitive de introducere a datelor financiare (de exemplu, copierea datelor din sursele primare într-o foaie Excel). De exemplu, puteți crea o macrocomandă pentru a exporta date legate de factură dintr-un fișier CSV și pentru a completa șablonul relevant de gestionare a facturilor în foaia dvs. Excel.
Caracteristici cheie Excel care pot fi utilizate pentru contabilitatea întreprinderilor mici
Tabelele pivot: situate în meniul „Inserare” din Excel, tabelele pivot sunt un format de tabel avansat care rezumă seturi de date complexe pe baza unui interval de celule selectat. De acolo, utilizatorii pot filtra datele selectate într-o fereastră separată.
Tabelele pivot sunt excelente pentru a rezuma datele contabile brute și pentru a le sorta în diferite categorii. Să presupunem că trebuie să sortați itinerariile pentru gestionarea cheltuielilor. Puteți utiliza un tabel pivot pentru a filtra prin seturi de date complexe și pentru a rezuma cheltuielile pe categorii.
Analiză dacă: situată în meniul „Date” din Excel, analiza dacă vă ajută să prognozați rezultatele prin schimbarea seturilor de date într-o formulă. Cu alte cuvinte, această caracteristică permite utilizatorilor să testeze rezultate noi prin modificarea datelor fără a elimina sau modifica setul de date primar.
Această caracteristică este ideală pentru gestionarea fluxului de numerar, bugetul general și procesele de prognoză. Caracteristica permite utilizatorilor să testeze diferite estimări bugetare într-un format grafic (linie de tendință sau grafic cu bare) și să modifice prognoza pentru aceste estimări pe baza modificărilor pe care utilizatorul le face datelor bugetare.
Foi de prognoză: această caracteristică este situată în același meniu cu „analiza ce se întâmplă dacă” și ajută utilizatorii să prognozeze tendințele datelor pe baza valorilor istorice. Această caracteristică prezice tendințele într-un format grafic în loc să schimbe pur și simplu valorile datelor dintr-o celulă.
Această funcție este relevantă numai dacă aveți date istorice care se întind pe mai mulți ani. De exemplu, dacă aveți date privind fluxurile de numerar din anii trecuți, puteți include acele date într-un tabel și puteți utiliza această funcție pentru a crea o nouă foaie de lucru cu un grafic care prognozează tendințele viitoare ale volumului fluxului de numerar.
Șabloane de contabilitate Excel gratuite
Excel vine cu șabloane gata făcute pentru tot felul de funcții de contabilitate, cum ar fi facturi, bugetare și multe altele.
Puteți obține foi de reconciliere bancară, registre, șabloane de facturare și instrumente de urmărire a finanțelor personale direct de la Microsoft. De acolo, există o serie de resurse online care vă ajută să vă configurați șabloanele de contabilitate Excel gratuite, cum ar fi videoclipuri YouTube care ghidează spectatorii prin diverse șabloane, inclusiv formatare și formule, împreună cu sfaturi despre cum să utilizați cel mai bine acest tip de foaie după ce ați făcut" l-am pus la punct.
4 recomandări pentru utilizarea Excel pentru contabilitatea întreprinderilor mici
Iată câteva lucruri de reținut dacă utilizați (sau vă gândiți să utilizați) Excel pentru contabilitate la afacerea dvs. mică.
- Asigurați-vă că programul dorit este de fapt Excel . Dacă acest articol sună prea mult de învățat sau nu este exact ceea ce căutați, nu uitați că puteți explora alte opțiuni de software de contabilitate și foi de calcul. Iată lista noastră cu cele mai bune opțiuni de software de contabilitate gratuit și open source pentru a începe.
- Familiarizați-vă cu șabloanele oferite de Microsoft . Căutați online șabloane de contabilitate și evidență contabilă pentru a determina dacă ceea ce oferă Microsoft corespunde nevoilor dvs. Faceți clic aici pentru a vizualiza foile Excel care au fost personalizate de Microsoft. După ce v-ați familiarizat cu un șablon, îl puteți personaliza în funcție de cerințele dvs. unice (de exemplu, estimarea bugetului lunar față de trimestrial, adăugarea de tabele pivot, inclusiv logo-ul dvs.).
- Parcurgeți procesul de creare a șablonului folosind resurse online . Căutați articole sau videoclipuri online care vă ghidează prin crearea și/sau utilizarea unui șablon de la început până la sfârșit. Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți interfața Excel, vă va prezenta funcții suplimentare pe care poate doriți să le utilizați și vă va oferi exersare practică înainte de a vă folosi propriile date.
- Concentrați-vă pe învățarea din seturi de date precompletate. Practica face perfect. Acest lucru este valabil pentru utilizarea Excel pentru orice activitate de contabilitate, cum ar fi gestionarea fluxului de numerar. Odată ce finalizați un șablon, puteți exersa folosirea lui cu seturi de date precompletate pentru a vă asigura că înțelegeți cum să îl utilizați înainte de a introduce propriile date.
Următorii pași și resurse contabile suplimentare
Dacă utilizați deja Excel și sunteți gata să faceți upgrade, consultați directorul nostru de software de contabilitate unde puteți filtra după caracteristicile dorite pentru a crea o listă scurtă.
Iată câteva resurse suplimentare Capterra pentru a vă ajuta să satisfaceți nevoile contabile ale afacerii dvs.:
|