10 semne că este timpul să vă actualizați sistemul telefonic de afaceri

Dacă vă gândiți la o actualizare a sistemului telefonic, aveți câteva întrebări importante la care aveți nevoie de răspuns.
Este acesta momentul potrivit pentru upgrade? Actualizarea va face chiar o diferență pentru afacerea mea? Va merita efortul? Chiar pierd multe dacă nu fac upgrade?
Acest ghid este pentru dvs., dacă sunteți pe punctul de a vă înlocui sistemul de telefonie moștenit cu unul modern. Vă vom ghida prin aceste 10 semne că este timpul să vă actualizați sistemul telefonic de afaceri:

1. Sistemul dvs. telefonic costă prea mult
2. Sistemul dvs. de telefonie devine învechit
3. Sistemul dvs. de telefonie nu poate crește odată cu afacerea dvs
4. Sistemul dvs. telefonic nu are funcții importante
5. Sistemul dvs. de telefonie este vulnerabil la întreruperi
6. Sistemul dvs. telefonic are vulnerabilități de securitate
7. Calitatea și fiabilitatea apelurilor dvs. sunt din ce în ce mai slabe
8. Sistemul dvs. de telefonie nu poate accepta angajații de la distanță
9. Compania ta are nevoie de comunicații unificate
10. Sistemul dvs. de telefonie este crucial pentru afacerea dvs

1. Sistemul dvs. telefonic costă prea mult

Factura ta de telefon este mare și imprevizibilă? Dacă da, actualizarea sistemului dvs. de telefonie la Voice over IP (VoIP) este un câștig ușor, care economisește costuri. Costul sistemelor de telefonie tradiționale crește rapid datorită echipamentelor la fața locului, licențelor, întreținerii, liniilor telefonice noi, tehnicienilor și apelurilor internaționale.

Trecerea la un sistem de telefonie în cloud poate economisi până la 60% din factura dvs. de telefon. Vă permite să:

• Utilizați conexiunea de bandă largă existentă în loc de hardware și cablare costisitoare.
• Economisiți la cheltuielile de apel datorită tarifelor nelimitate gratuite pentru apeluri locale și internaționale la preț redus.
• Gestionați-vă sistemul telefonic dintr-un tablou de bord ușor de utilizat și lăsați furnizorul dvs. VoIP să se ocupe de restul.
• Adăugați linii telefonice noi, precum și locații întregi noi, la un cost minim.

Este simplu, un sistem de telefonie fixă ​​te costă în jur de 50 USD pe linie în fiecare lună și, de obicei, include doar apelurile locale în acest tarif. În funcție de nevoile dvs. și de furnizorul pe care îl alegeți, un sistem telefonic VoIP vă va costa de obicei mai puțin de 25 USD pe linie și veți ști exact care va fi factura în fiecare lună.
Înrudit: Cum să comutați la VoIP și să economisiți până la 60% reducere la liniile fixe

2. Sistemul dvs. telefonic devine învechit

Nu este doar costisitor de întreținut, dar se bazează și pe tehnologie care în cele din urmă va depăși. De fiecare dată când o piesă a echipamentului dvs. se defectează, vă va fi mai greu să găsiți piese de schimb și un tehnician care se poate ocupa de remediere.
De asemenea, va deveni mai dificil pentru dvs. să adăugați noi soluții tehnologice la stiva dvs. de tehnologie dacă sistemul dvs. de telefonie este în urmă cu un deceniu sau mai mult. Nu vor fi compatibile și îți va aduce mai multă frustrare decât beneficii.
Doriți să adăugați un CRM, noi telefoane de birou cu funcții de lux sau instrumente interne de colaborare la configurația dvs.? Luați în considerare și o actualizare a sistemului telefonic în același timp.

3. Sistemul dvs. de telefonie nu poate crește odată cu afacerea dvs

Compania dumneavoastră crește rapid și/sau se extinde în noi locații?
Este complicat și costisitor pentru dvs. să adăugați noi linii telefonice și/sau să deschideți noi birouri?
Dacă ați răspuns „da” la oricare dintre întrebările de mai sus, sunteți pregătit pentru un nou sistem telefonic de afaceri. Nu are sens să vă țineți de un sistem telefonic care vă întârzie creșterea sau o împiedică cu totul.
VoIP se extinde cu afacerea dvs. pe măsură ce crește și se extinde. Adăugarea de noi linii telefonice și utilizatori se poate face cu câteva clicuri. De asemenea, puteți adăuga funcții de apelare pentru a adapta anotimpurile mai aglomerate. Nu veți obține această scalabilitate și flexibilitate cu sistemele vechi.

4. Sistemul dvs. telefonic nu are funcții importante

S-ar putea să fiți perfect mulțumit de funcționalitățile sistemului dvs. telefonic actual. La urma urmei, totul se referă la a efectua și a primi apeluri telefonice și asta funcționează foarte bine, nu?
Mai gandeste-te.
Funcțiile care vin cu telefonia în cloud pot duce productivitatea tuturor la nivelul următor. Nu este vorba doar despre apelurile telefonice în sine, ci și despre tot ce se întâmplă în jurul lor.
Iată câteva întrebări pe care ți le poți pune despre procesele tale actuale de comunicare în afaceri:

• Cine răspunde la apelurile clienților? Apelurile sunt direcționate pe baza tipului de client, a problemei și a scopului sau se termină cu vreun agent disponibil?
• Clienții tăi trebuie să stea mult timp la coadă înainte de a vorbi cu un agent?
• Puteți monitoriza calitatea apelurilor dvs.?
• Angajații dvs. trebuie să transcrie manual mesajele vocale pe care le primesc?

Dacă aceste întrebări v-au arătat că puteți avea fluxuri de lucru mult mai eficiente, aveți nevoie de noi funcții. Actualizarea sistemului dvs. de telefonie vă va oferi acces la rutarea apelurilor, asistentul automat, înregistrarea apelurilor, mesageria vocală în text și multe alte funcții care vor transforma modul în care comunicați.

5. Sistemul dvs. de telefonie este vulnerabil la întreruperi

Dacă sistemul dvs. de telefonie este defect, puteți continua să lucrați? Pot clienții tăi să obțină cu ușurință ceea ce au nevoie de la tine?
Dacă răspunsul tău este „nu”, înseamnă că fiecare întrerupere a sistemului de telefonie creează frustrare pentru clienții tăi și oprește vânzările (și fluxul de numerar).
Dezastrele naturale cum ar fi inundațiile, uraganele și cutremurele, infrastructura învechită și echipamentele învechite, toate vă pot arunca sistemul tradițional de telefonie din joc. Întreruperile sunt costisitoare nu doar pentru remedierea fizică, ci și pentru că pot duce la pierderi de vânzări și chiar vă pot afecta reputația pe termen lung.
Când vă actualizați sistemul telefonic, iată cum sunteți protejat de aceste riscuri:

• Liniile telefonice circulă pe internet, astfel încât factori precum vremea rea ​​nu vă vor perturba serviciul
• Dacă există o întrerupere a serviciului, apelurile dvs. primite pot fi redirecționate automat către un alt număr, cum ar fi un dispozitiv mobil
• Dacă apare o problemă, furnizorul dvs. de servicii o poate depana și remedia de la distanță

VoIP oferă un nivel de capabilități de recuperare în caz de dezastru pe care un sistem de telefonie moștenit nu îl poate egala. Și cu un furnizor precum Nextiva, veți avea un timp de funcționare de 99,999% datorită centrelor noastre multiple de date, generatoarelor de rezervă și monitorizării 24/7.

6. Sistemul dvs. telefonic are vulnerabilități de securitate

Indiferent dacă sunteți o întreprindere mică sau o întreprindere mare, securitatea nu este niciodată banală.
Dacă utilizați un sistem telefonic tradițional, cunoscut și sub denumirea de Plain Old Telephone System (POTS), apelurile dvs. sunt transmise folosind semnale audio pe care atacatorii le pot intercepta cu ușurință - un risc prea mare pentru a fi asumat.
Sistemele telefonice VoIP, pe de altă parte, oferă întreprinderilor o securitate, fiabilitate și confidențialitate mai ridicate. Furnizorii de VoIP respectați investesc în securitate de nivel militar utilizând Session Border Controllers (SBC). SBC-urile acționează ca firewall-uri care mențin performanța și rutarea logică a apelurilor, astfel încât datele dvs. nu ajung niciodată în mâinile greșite.
În funcție de industria dvs., poate fi necesar să căutați și aceste acreditări la furnizorul dvs. VoIP:

• Conformitatea HIPAA dacă sunteți un furnizor de servicii de asistență medicală
• Conformitate PCI dacă acceptați plăți cu cardul de credit
• ISO/IEC 20071 ca standard global pentru evaluarea amenințărilor de securitate
• Conformitatea SOC 2 în ceea ce privește confidențialitatea, securitatea, disponibilitatea și integritatea datelor

Sistemele de telefonie cloud îndeplinesc cele mai stricte standarde de securitate. Nu asigurați securitatea sistemului dvs. de telefonie și gândirea ulterioară și așteptați până este prea târziu.
Înrudit: Este VoIP fiabil? Nouă sfaturi utile pe care trebuie să le cunoașteți

7. Calitatea și fiabilitatea apelurilor dvs. sunt din ce în ce mai slabe

Una dintre cele mai rapide moduri de a arăta neprofesionist în fața unui client este printr-un apel care scade sau devine agitat.
Calitatea slabă a sunetului vă va forța să vă repetați sau să cereți apelantului să facă acest lucru, să faceți față zgomotului de fundal și să desfășurați întâlniri ineficiente de teleconferință.
Dacă aceasta este realitatea ta actuală, este timpul să faci upgrade la o soluție VoIP.
Apelurile de înaltă calitate sunt posibile pe VoIP datorită codecurilor de voce HD care comprimă și decomprimă sunetul pentru o transmisie rapidă pe internet. Această tehnologie funcționează fără probleme prin telefoanele VoIP și aplicațiile softphone.
Progresele în calitatea vocii pe VoIP vă vor face să vă simțiți ca și cum vă aflați în aceeași cameră cu apelantul.
Cea mai bună parte? Odată ce aveți un sistem de telefonie în cloud, un telefon de birou VoIP compatibil sau o aplicație pentru telefon mobil și o lățime de bandă suficientă, nu trebuie să faceți nimic pentru a experimenta vocea HD. Pur și simplu cereți furnizorului dvs. de servicii telefonice să vă asigurați că vocea HD este activată pentru contul dvs.

8. Sistemul dvs. de telefonie nu poate suporta angajații de la distanță

Peste 38% dintre companii au astăzi angajați la distanță. Compania ta este una dintre ele? Dacă nu, ce te reține? Sunt șanse ca răspunsul să fie de tipul „Nu știm cum să facem acest lucru cu sistemul nostru de telefonie actual”.

Dacă angajații tăi efectuează și primesc multe apeluri și colaborează des, aceasta este o provocare rezonabilă. Dacă doriți să adăugați o linie telefonică care nu este conectată la un telefon de birou, sistemul dvs. telefonic vechi vă va reține. Dacă un angajat își mută locații, nu își poate muta cu ușurință numărul de telefon cu el.
Cu VoIP, angajații dvs. pot fi mai mobili și mai flexibili.
Când vă mutați sistemul telefonic în cloud, angajații dvs. nu trebuie să fie conectați la aceeași rețea de linii telefonice fizice. Ei își pot lua numărul de telefon și toate funcțiile telefonului lor acasă cu ei printr-un softphone sau un telefon de birou VoIP.
Această actualizare vă va menține întreaga forță de muncă conectată, în timp ce vă găzduiește toate comunicațiile într-un singur sistem telefonic, ușor de gestionat. Echipele dvs. de la distanță pot rămâne organizate, concentrate și flexibile în ziua lor de lucru.

9. Afacerea ta are nevoie de comunicații unificate

Un alt dezavantaj al unui sistem telefonic tradițional este că acesta există în afara celorlalte sisteme de comunicații de afaceri. Dacă utilizați altceva decât apeluri telefonice și mesagerie vocală, inclusiv e-mail, chat, mesaje text și apeluri web, audio și video conferințe, nu vă puteți integra telefoanele cu restul.
Comunicațiile unificate reunesc toate canalele dvs. de comunicare. Vă eficientizează atât comunicarea internă, cât și cea externă.
Unified Communications as a Service (UCaaS) este un model de comunicații unificate care vă permite să vă executați toate sistemele și instrumentele din aceeași soluție software.
UCaaS pentru comunicarea internă înseamnă că vă aduceți întâlnirile, apelurile, partajarea fișierelor, chatul, sarcinile și toată colaborarea internă într-un singur loc și accesibil de oriunde.
De asemenea, stimulează reținerea și loialitatea clienților, deoarece îi permite clienților să aleagă canalul prin care vă pot contacta, astfel încât să îi puteți servi mai bine. Dacă cineva vă contactează prin e-mail, telefon și chat pe site, UCaaS face posibilă urmărirea tuturor acestor interacțiuni într-un singur loc.
Rezultatul final? Conectivitate supremă. Veți începe să lucrați cu echipe extrem de concentrate și veți oferi clienților dvs. servicii excepționale, totul dintr-un singur loc.
Înrudit: Piața UCaaS va crește la 140 de miliarde de dolari până în 2025 [Date noi]

10. Sistemul dvs. de telefonie este crucial pentru afacerea dvs

Iată o întrebare finală pentru tine: pe o scară de la 1 la 10, cât de important este sistemul tău de telefonie pentru succesul afacerii tale? Dacă îl folosești pentru a oferi servicii clienți, pentru a-ți încânta clienții, pentru a vorbi cu potențiali, pentru a încheia vânzări și pentru a colabora cu colegii, ești destul de aproape de 10.
Cu alte cuvinte, sistemul dvs. de telefonie este ceea ce vă face sau distruge productivitatea, loialitatea clienților și șansa de a aduce noi venituri.
Dacă nu puteți lucra fără sistemul dvs. de telefonie, aveți nevoie de unul pe care să vă puteți baza în orice circumstanță. Și dacă cel pe care îl aveți în prezent nu vă oferă asta, este timpul pentru un upgrade.

Meriți un sistem telefonic de afaceri mai bun

Este timpul să obțineți un nou sistem de telefonie – unul care vă oferă flexibilitatea, scalabilitatea, prețurile, caracteristicile și fiabilitatea pentru a vă sprijini nevoile și creșterea.
Exact asta veți obține cu sistemul VoIP pentru întreprinderi mici de la Nextiva. Vă permite să lucrați de oriunde, să vă ajustați serviciul telefonic pe măsură ce afacerea dvs. se schimbă și să rămâneți conectat cu clienții, angajații și partenerii dvs.
Odată ce vă actualizați sistemul de telefonie, nu vă veți mai uita niciodată înapoi.