Înțelegerea și îmbunătățirea procesului Order-to-Cash (O2C).

Primirea comenzilor clienților, îndeplinirea acestora și primirea plăților sunt baza pentru majoritatea operațiunilor de afaceri.

Fluxul de numerar, resursele interne și serviciile pentru clienți se bazează pe procesele implicate pentru a fi eficiente și de încredere.

Acesta este motivul pentru care este esențial să înțelegem și să optimizați procesul order-to-cash (O2C) .

Ce este order-to-cash (O2C)?

Order-to-cash (deseori denumit O2C sau OTC ) este un termen de afaceri folosit pentru a descrie procesul (procesele) în jurul onorării comenzilor clienților.

În esență, începe atunci când clienții dvs. plasează o comandă și se termină când ați înregistrat comenzile finalizate și plătite în conturi.

Între timp, au loc mai mulți pași (vezi mai jos, „Pașii ciclului de la comandă la numerar”). Și ulterior, analiza datelor și implementarea celor mai bune practici vă pot ajuta cu optimizarea continuă a procesului dvs. de comandă în numerar.

Procesul de comandă în numerar se află, de asemenea, între și se suprapune cu alte câteva procese. De exemplu, procesele de marketing pentru a conduce (M2L) , procesele de achiziție pentru a plăti (P2P) și alte activități de vârf de pâlnie de vânzări.

La fel ca O2C, acești termeni sunt folosiți de echipele dvs. intern în scopuri de raportare și strategie.

De ce se numește procesul „order-to-cash”?

Expresia de la comandă la numerar este folosită deoarece rezumă concis procesul de la comanda clientului până la primirea de numerar a companiei dvs. .

Care este diferența dintre procesul de comandă la numerar, cotație la numerar (QTC) și procesul de livrare la numerar?

Principala diferență dintre procesele de comandă la numerar , cotație la numerar (QTC) și procesele de livrare la numerar este că al doilea implică generarea de cotații pentru clienți înainte de introducerea comenzii, iar al treilea implică vânzări și marketing până la punct. a unei oferte sau a unei comenzi.

Procesul de cotare la numerar (QTC) permite clienților să înțeleagă mai bine achiziția lor înainte de a o face. De asemenea, este util atunci când un preț predeterminat sau un volum de comandă nu este disponibil pentru un anumit produs sau serviciu.

Lead to cash este folosit pentru a descrie un proces mai complet decât atât QTC, cât și O2C. Este util pentru analizarea legăturii dintre procesele timpurii de vânzare și marketing și procesul O2C sau QTC.

Diferențele dintre fiecare proces constă în principal în intervalul precis de procese pe care se concentrează. Fiecare poate implica un departament diferit, software, pași pentru optimizare etc.

De ce contează procesul de comandă la încasare

Procesul de comandă la încasare este important pentru două domenii principale ale afacerii dvs.:

• Intern: este legat de eficiența fluxului de numerar, a resurselor interne, a managementului lanțului de aprovizionare și a analizei.
• Extern: cu cât este mai lipsită de frecări, cu atât experiența dvs. client este mai bună. Acest lucru vă ajută să relaționați cu clienții și să păstrați pe termen scurt și lung

Multe procese de afaceri sunt interconectate. Procesul O2C nu face excepție.

Erorile din oricare dintre etapele implicate (vezi mai jos, „Pașii ciclului de la comanda la numerar”) pot avea un efect secundar asupra altor funcții ale companiei tale.

De exemplu, plățile întârziate sau procesarea lentă a facturilor vă pot reduce capitalul de lucru. Acest lucru, la rândul său, ar putea împiedica achiziționarea de materiale sau echipamente esențiale.

Ca și în cazul multor procese de afaceri, automatizarea poate accelera și reduce numărul de erori în procesul de comandă la încasare. Cu toate acestea, pentru un proces cu adevărat optim, supravegherea și implicarea umană sunt, de asemenea, esențiale.

Care sunt motivele pentru care ați putea dori să vă îmbunătățiți procesul O2C?

S-ar putea să doriți să vă îmbunătățiți procesul de comandă în numerar, deoarece are un impact negativ acut (adică, imediat) sau cronic (adică, persistent și pe termen lung) asupra afacerii dvs.

Motivele ambelor categorii de probleme pot varia sau chiar se pot suprapune.

De exemplu, este posibil să aveți o lipsă bruscă de flux denumerar.Acest lucru ar putea aduce imediat consecințe negative, cum ar fi incapacitatea de a plăti personalul sau de a acoperi alte costuri esențiale.

Sau ar putea avea un efect negativ mai subtil de-a lungul timpului, adăugând incertitudine la previziunile afacerii dvs. , reducând probabilitatea de a viza sau de a participa la anumite proiecte etc.

Cei 6 pași ai ciclului de la comandă la numerar

Înainte ca procesul O2C să înceapă, există câteva puncte importante. Acestea includ gestionarea inventarului, integrarea sistemului POS, integrarea clienților și multe altele.

Odată ce acestea sunt la locul lor, au loc următorii pași.

1. Primiți comanda clientului

Când clientul dvs. face o comandă, procesul O2C începe oficial.

Comanda poate fi făcută online printr-un formular sau e-mail, la telefon sau chiar personal.

Pentru ca acest pas să fie cât mai eficient posibil, monitorizarea canalelor comenzilor și răspunsul prompt la – sau chiar automatizarea – confirmărilor comenzilor este esențială.

Atenția la detalii contribuie la satisfacția clienților în această etapă. De exemplu, o confirmare inițială nu trebuie trimisă dacă inventarul nu este în stoc, doar pentru a fi urmată de o anulare a comenzii.

Un sistem de management al comenzilor ajută la optimizarea acestei etape și a etapelor ulterioare ale procesului O2C.

Această etapă ar putea implica, de asemenea, reducerea facturilor sau factorizarea facturilor în multe industrii.

2. Îndepliniți comanda clientului

Îndeplinirea unei comenzi implică procesarea acesteia (inclusiv verificarea specificațiilor comenzii, verificările de inventar și delegarea) și organizarea livrării sau expedierii acesteia .

O comunicare suplimentară cu privire la termenele estimate de livrare ar putea fi utilă aici, mai ales dacă este probabilă o întârziere.

Urmărirea datelor în timp real a procesului de îndeplinire vă ajută să vă asigurați că întreaga echipă este pe aceeași pagină. Acest lucru reduce șansele de comenzi întârziate, ratate sau repetate.

3. Produsul dumneavoastră este expediat sau serviciul este oferit clientului

Livrarea este expresia folosită pentru a descrie produsele care părăsesc depozitul și călătoresc la clientul dvs. Nu trebuie să implice nave reale, dar de multe ori este cazul pentru comenzi internaționale.

Pentru servicii, acest pas implică acordarea unui serviciu fizic sau acordarea accesului la un software sau platformă. De asemenea, este important ca serviciile să fie livrate sau puse la dispoziție rapid și ușor.

4. Emiteți o factură către client

Emiterea promptă a unei facturi către clienții dvs. crește șansele de a fi plătit la timp.

Trebuie să vă asigurați că detaliile facturii dvs. sunt corecte. Aceasta include valoarea, numărul facturii, detaliile comenzii, termenii de plată etc.

Integrarea sistemului de gestionare a comenzilor cu un CRM actualizat va ajuta să vă asigurați că factura și mementourile ulterioare sunt trimise persoanei potrivite.

5. Încasați plata clientului

Încasările de plăți reprezintă o parte importantă a gestionării creditelor, care este o parte esențială a sănătății fiecărei afaceri.

Plățile întârziate sunt comune în multe industrii. 1 din 6 întreprinderi mici raportează că a fost plătit cu întârziere, de exemplu.

Șansa de a fi plătit la timp este îmbunătățită prin implementarea celor mai bune practici pentru colecții. Aceasta poate include optimizarea sau automatizarea practicilor, cum ar fi solicitarea sau utilizarea instrumentelor specializate pentru gestionarea conturilor de încasat.

6. Înregistrați plata

Odată ce o comandă a fost livrată și plătită, înregistrarea plăților în registrul general vă ajută să țineți pasul cu gestionarea contabilității și a datelor.

Erorile de raportare în această etapă pot crea probleme diferitelor părți din afacerea dvs., cum ar fi departamentele de vânzări, de creanțe și de conturi.

Software-ul de gestionare a facturilor vă poate ajuta să mențineți o evidență contabilă completă și actualizată. De asemenea, vă ajută cu gestionarea datelor.

Următoarea generație de sisteme și tehnologie de comandă la încasare

Datele și tehnologia sunt inovații de top în procesul O2C.

Integrarea cu tehnologia terță parte poate ajuta prin externalizarea ofertelor de subscriere și finanțare.

De exemplu, utilizarea software-ului de gestionare a facturilor vă poate îmbunătăți procesul de facturare. Integrarea cu CRM-ul dvs. ajută, de asemenea, să mențineți toate departamentele implicate în procesul O2C pe aceeași pagină.

Așa cum am explicat în lucrarea noastră „The Innovating Order to Cash Playbook: Putting Manufacturers and Distributors in Control of Their Cash Flows”:

[Produsele O2C] asociate cu serviciile CRM pot oferi producătorilor informațiile de care au nevoie pentru a identifica oportunități suplimentare de creștere și pentru a ajunge la baze mai largi de clienți, ceea ce înseamnă că integrările potrivite îi pot ajuta să se concentreze cu adevărat pe eforturile lor de extindere.

Concluzie

Ciclul de la comandă la numerar implică mai multe procese interconectate.

Începe cu primirea comenzilor clienților și se termină cu încasarea plăților. Între timp, procesul dvs. de gestionare a comenzilor ar trebui să delege și să înregistreze mai mulți pași, inclusiv onorarea comenzii, expedierea și emiterea facturii.

Primul pas al unui proces O2C este primirea unei comenzi . Răspunsul rapid și precis la această solicitare necesită monitorizarea canalelor de comunicare și gestionarea stocurilor.

Acest proces poate include și opțiuni de finanțare, cum ar fi finanțarea pe factură sau creditul comercial.

În continuare, trebuie să aibă loc îndeplinirea comenzii. Acest lucru devine mai eficient prin comunicarea internă și cu clientul.

După ce ați expediat o comandă, ați furnizat un serviciu sau ați accesat un serviciu, trebuie să emiteți o factură .

Odată ce o plată este încasată , trebuie să o înregistrați în registrul general.

Optimizarea fiecărei părți a procesului O2C va ajuta la îmbunătățirea fluxului de numerar, a performanței resurselor și a satisfacției clienților.