Ghidul suprem pentru eticheta de mesaje text în afaceri

Dacă trimiți mesaje pentru afaceri, nu ești singur. În 2004, americanii au trimis 56 de miliarde de mesaje text, potrivit Statista. Până în 2012, această cifră era de 2.109 miliarde. De fapt, americanii trimit în medie 460 de mesaje pe mobil pe lună – și nu toate acestea sunt pentru petrecerea timpului liber.

De câțiva ani încoace, companiile folosesc mesajele SMS pentru a ajunge la clienții lor, iar acum este mai obișnuit să-ți trimiți mesaje text șefului, membrilor echipei, potențialilor și colegilor. Dar există o problemă.

Trimiteți mesaje text prietenilor dvs. este o afacere obișnuită, caracterizată de emoji-uri și abrevieri. Asta nu va funcționa într-un cadru de afaceri.

Dacă doriți să evitați să vă deranjați contactele sau să vă jignești, este important să învățați regulile de etichetă pentru mesajele de afaceri. Acest ghid vă va ajuta.

1. Evitați abrevierile

Când trimiteți un singur SMS, aveți doar 160 de caractere pentru a vă transmite mesajul. Acesta este probabil motivul pentru care majoritatea oamenilor folosesc abrevieri. Există câteva probleme cu aceasta:

• Abrevierile par casual și nu sunt de afaceri
• Unii colegi (mai ales dacă sunt mult mai în vârstă) s-ar putea să nu înțeleagă abrevierile
• Este posibil ca unele abrevieri să nu depășească granițele culturale, ceea ce este o problemă dacă lucrați cu o echipă multilingvă

Pe același subiect, unele abrevieri sunt un nu-nu categoric. Dacă nu ai spune WTF în întregime într-o conversație de afaceri, nu-l pune într-un mesaj text de afaceri.

În cele mai multe cazuri, este la fel de ușor să tastați întregul cuvânt, mai ales dacă utilizați o tastatură mobilă cu o funcție bună de completare automată.

2. Evitați emoticoanele

A doua regulă a etichetei de a trimite mesaje în afaceri este evitarea emoticoanelor, care sunt foarte, foarte casual. Sigur, pot ajuta la atenuarea tonului unui mesaj text (mai multe despre asta peste un timp), dar nu sunt de afaceri și oamenii nu te vor lua în serios dacă le folosești. Cu excepția cazului în care lucrați cu un grup de oameni care sunt toți adolescenți, rămâneți la cuvintele vechi simple.

3. Urmăriți-vă Tonul

Problema cu mesajele tastate este că este greu de transmis tonul. Este și mai greu cu mesajele de afaceri, unde este ușor să sune scurt. Acordați-vă timp pentru a vă crea mesajul, astfel încât să spuneți ceea ce trebuie să spuneți fără a jigni destinatarul.

În timp ce sunteți la asta, evitați să tastați cu majuscule. La fel ca în e-mailul și mesageria socială, acest lucru este perceput ca strigăte și va enerva doar destinatarii. Așa cum nu ați striga la contactele de afaceri față în față, nu o faceți prin text.

4. Verificați-vă limba

Când compuneți mesaje text pentru afaceri, aveți grijă la ortografie, gramatică și punctuație. Cuvintele scrise greșit și punctuația slabă creează o impresie proastă.

Verificați-vă mesajul pentru a elimina erorile înainte de a apăsa trimite. Acordați o atenție deosebită erorilor de corectare și completare automată. Fiți atenți la ceea ce introduceți și asigurați-vă că orice corecție spune de fapt ceea ce ați vrut să spuneți.

În mod similar, dacă trimiteți mesaje vocale, verificați mesajul înainte de a trimite, deoarece nu există nicio garanție că va fi de fapt corect.

Linia de jos? Străduiți-vă întotdeauna pentru o comunicare de afaceri fără erori, indiferent dacă scrieți o scrisoare, un e-mail sau un mesaj text.

5. Verificați Destinatarul

Sunt sigur că nu sunt singura persoană care a trimis accidental un mesaj către persoana greșită. Aceste funcții de sugestie automată de pe telefonul dvs. sunt grozave, dar pot duce la confuzie dacă contactele au nume similare. Verificați dacă mesajul dvs. ajunge la persoana sau persoanele potrivite înainte de a-l trimite. În acest fel, nu vă veți pierde timpul și nu veți trimite accidental informații din interior persoanei greșite.

6. Semnează-ți mesajele

Într-o situație de mesaje text de afaceri, nu poți fi sigur că destinatarul are datele tale de contact. Dacă nu știu cine ești, ar putea ignora mesajul. Prin urmare, adăugați numele sau inițialele dvs. la sfârșitul mesajului pentru a clarifica cine este expeditorul.

7. Obțineți permisiunea

Doar 4% dintre profesioniștii din mediul de afaceri preferă textul în detrimentul altor forme de comunicare, așa că asigurați-vă că este în regulă să trimiteți texte de afaceri persoanelor de contact. Doar cereți permisiunea și trimiteți numai celor care sunt bucuroși să folosească texte pentru comunicarea de afaceri. (Sugestie: dacă trimiteți mesaje text persoanelor de contact și acestea răspund prin e-mail, atunci acesta este un semn că nu le place să trimită mesaje pentru afaceri, așa că nu le trimiteți mesaje.)

Acest lucru este valabil și pentru textele de grup. Mesajele de grup pot deveni rapid zgomotoase și enervante, așa că asigurați-vă că aveți permisiunea de a adăuga persoane la un grup de contacte ÎNAINTE de a trimite primul text. Acest ghid pentru trimiterea de mesaje text în grup pe Huffington Post are și alte reguli utile.

8. Trimiteți mesajele potrivite...

Oricât de mult ne place să trimitem mesaje, nu este întotdeauna modalitatea corectă de a transmite informații. În special pentru afaceri, folosește cea mai potrivită metodă de comunicare. Dacă o anumită problemă necesită un e-mail, atunci trimiteți un e-mail, care vă va oferi o înregistrare permanentă a interacțiunii dvs. Și dacă este mai bine să dai un apel telefonic, atunci apelează.

Există, de asemenea, unele tipuri de mesaje pe care nu ar trebui să le trimiteți prin text. Nu te-ai despărți de partenerul tău prin mesaj (da, știu că oamenii o fac, dar este destul de nepoliticos), așa că nu face același lucru în afaceri.

Evitați să folosiți texte pentru a renunța la locul de muncă, a concedia pe cineva, a oferi o evaluare a performanței sau pentru orice lucru negativ. Acest tip de feedback este cel mai bine oferit față în față.

Business Insider vă sugerează să evitați să folosiți mesaje text pentru a schimba orele sau locurile de întâlnire. Aceste modificări sunt ușor de ratat, mai ales atunci când unii colegi nu își verifică des telefoanele.

Acestea fiind spuse, există momente când un mesaj text este forma perfectă de comunicare. Dacă există o urgență și acesta este cel mai bun mod de a ajunge la oameni, atunci trimiteți un mesaj.

9. … La Momentele potrivite

Ați primit vreodată un e-mail de serviciu când vă bucurați de seara sau de weekend? Te-a dezechilibrat? Dacă ai răspuns da, nu ești singur. De aceea, este important să păstrați mesajele de afaceri la programul de lucru.

Crede-mă, dacă notificările tale ajung în miezul nopții, nu va trece mult până când contactul tău îți va bloca numărul.

Asta nu va ajuta relația dvs. de afaceri.

10. O dată este de ajuns

Când ați trimis un text, nu continua să-l retrimiteți dacă persoana nu răspunde imediat. Înseamnă doar că acea persoană nu și-a verificat telefonul. Asta se va întâmpla și este un alt motiv pentru a evita modificarea orelor de întâlnire prin text. Acordați-i destinatarului suficient timp pentru a prelua mesajul înainte de a începe să vă faceți griji. Și dacă acest lucru se întâmplă în mod regulat, vezi regula 7: poate că trimiterea de mesaje nu este metoda de comunicare potrivită pentru acest coleg.

11. Nu trimite mesaje text în timpul întâlnirilor

Nu trimite mesaje text atunci când ar trebui să fii atent la ceea ce se întâmplă în cameră. Indiferent dacă sunteți într-o întâlnire, discutați despre afaceri față în față sau urmăriți o prezentare, să vă aplecați pe telefon pentru a trimite un mesaj text sub secret este pur și simplu nepoliticos. Ai fi jignit dacă oamenii ar fi făcut-o în timp ce prezentai tu, așa că nu o face nimănui.

12. Măsuri de urgență

Uneori trebuie să-ți verifici mesajele – viața se întâmplă, nu? În acest caz, informați oamenii dacă există o urgență care vă impune să vă verificați telefonul în timpul unei ocazii de afaceri. Avertismentul prealabil netezește, de obicei, orice pene ciufulite și împiedică oamenii să fie surprinși de vibrația puternică a telefonului tău.

Urmați aceste reguli și veți avea un avans în ceea ce privește eticheta de a trimite mesaje de afaceri. Ce te enervează la mesajele de afaceri? Ce sfaturi ai adauga?