28 de caracteristici și beneficii UCaaS obligatorii

Unified Communications as a Service (UCaaS) este aici pentru a rămâne, despre care analiștii se așteaptă că se va tripla ca piață în cinci ani.
Nu este o surpriză, deoarece munca la distanță și flexibilă a explodat în 2020. Startup-urile și marile întreprinderi și-au dat seama că soluțiile de comunicații locale au eșuat.
Atunci când angajații depind de zeci de instrumente de colaborare pentru a interacționa cu colegii și clienții, durata lor de atenție este afectată. Acum este momentul să eficientizați instrumentele de comunicare în afaceri și să reduceți cheltuielile.
Acest ghid vă prezintă principalele funcții UCaaS, care sunt acestea și de ce contează.

• 1) Conectivitate PSTN
• 2) Numere gratuite
• 3) Însoțitor automat
• 4) Numere cu apelare directă
• 5) Înregistrarea apelurilor
• 6) Analiza apelurilor
• 7) Aplicație mobilă
• 8) Aplicație desktop
• 9) Cloud PBX
• 10) Conferințe audio
• 11) Videoconferință
• 12) Prezența echipei
• 13) Chat pe site
• 14) Conferință web
• 15) Fluxuri de apeluri
• 16) Răspuns vocal interactiv
• 17) Ecran pop
• 18) Cozi de apeluri
• 19) Suport omnicanal
• 20) Apeluri în coadă
• 21) Clienți slabi
• 22) Mesaj vocal unificat
• 23) Conducere centrală
• 24) Mesaje în echipă
• 25) Fax online
• 26) Spațiu de lucru virtual
• 27) Stocare de fișiere în cloud
• 28) Integrari API terțe

Serviciu telefonic pentru afaceri

Aceste caracteristici ale sistemului telefonic sunt esențiale pentru orice platformă UCaaS. Aceste funcții de voce de afaceri conectează echipa ta cu lumea exterioară și invers. Mulți furnizori de servicii UCaaS oferă acestea cu prețuri all-inclusive sau suplimente à la carte.

1) Conectivitate PSTN

Conectarea la rețeaua telefonică publică comutată (PSTN) este o necesitate pentru a ajunge la oamenii din afara biroului.
Fără acesta, telefoanele de birou ale utilizatorului pot ajunge doar la alții pe același sistem de comunicații. Sistemele de telefonie cloud oferă conectivitate vocală atât internă, cât și externă prin internet.
Nu veți pierde nicio funcționalitate de care vă puteți bucura în telefonul analog clasic. Tehnologia Business VoIP convertește fără probleme pachetele de date în semnale audio între PSTN.

2) Numere gratuite

Un număr gratuit este un număr de telefon care permite liniilor fixe să vă sune gratuit. Mai ales, oferă companiei dumneavoastră o prezență națională. Furnizorii de servicii UCaaS mențin logica de rutare a apelurilor asociată cu aceste numere de telefon.
Aceste numere încep cu 800, 888, 877, 866, 855, 844 sau 833. Apelanții nu trebuie să apese 1 de pe tastatura lor înainte de număr, din cauza apelării cu toate numerele.
Întreprinderile mici folosesc numere gratuite pentru a câștiga încredere, pentru a urmări apelurile din campaniile publicitare și pentru a direcționa apelurile către echipe specializate.

3) Însoțitor automat

Considerăm că însoțitorul auto este cel defavorabil al unui sistem telefonic comercial. Sarcina sa este simplă – conectează apelanții la departamentul potrivit.
Dacă ați auzit vreodată „Apăsați 1 pentru a ajunge la vânzări”, ați folosit un însoțitor automat . Această caracteristică de telefonie este prima impresie a mărcii dvs. Acesta direcționează apelanții pe baza introducerii numerice de pe tastatura lor.
Mulți furnizori UCaaS fac intimidant configurarea însoțitorilor auto. Experiența utilizatorului variază foarte mult, așa că asigurați-vă că vă simțiți confortabil să o actualizați.

4) Numere cu apelare directă

Un număr de telefon Direct Inward Dial (DID) este un număr de telefon care merge la o extensie de telefon din compania dumneavoastră.
Numerele cu apelare directă le permit oamenilor să apeleze utilizatorii fără a trece printr-un asistent automat. Numerele DID oferă o experiență client mai prietenoasă și mai prietenoasă.
Să presupunem că aveți agenți care preiau apeluri într-un centru de contact. O platformă de comunicații unificate distribuie apelurile indiferent de ce a apelat apelantul.

5) Înregistrarea apelurilor

Nevoia de a înregistra apelurile și de a le stoca în siguranță în cloud continuă să crească. Companiile doresc o vizibilitate completă asupra apelurilor clienților, astfel încât să le poată examina mai târziu.
Soluțiile UCaaS de astăzi oferă diferite capacități de înregistrare a apelurilor pentru a îmbunătăți satisfacția clienților. Această caracteristică determină responsabilitatea mult dincolo de mediul call center.

6) Analiza apelurilor

Accesați analize utile pentru apeluri , cum ar fi timpii de tratare, viteza de răspuns, abandonul și multe altele.
Aici promisiunea comunicațiilor unificate se ridică la înălțimea numelui său. Accesați tendințele în câteva secunde, mai degrabă decât să verificați jurnalele de apeluri și să petreceți toată ziua în Excel.
Îmbunătățiți-vă rezultatele cu date istorice și în timp real. Panourile de perete, gamification și tablourile de bord cu aspect clar măresc performanța individuală și a echipei.

7) Aplicație mobilă

O aplicație mobilă integrată rămâne o caracteristică populară de comunicații unificate ca serviciu. Furnizorii obișnuiau să includă această capacitate în planurile cu prețuri mai mari, dar acum este un pilon al UCaaS.
Angajații pot efectua apeluri și pot rămâne conectați folosind smartphone-ul lor iOS și Android. Răspundeți la apeluri, participați la întâlniri video, vizualizați ecrane și trimiteți mesaje de chat în câteva atingeri.
Aceste tipuri de aplicații mobile sunt cunoscute și sub numele de telefoane soft. Unele dintre caracteristicile sale UCaaS încorporate includ redirecționarea apelurilor, inversarea apelurilor și mesageria vocală vizuală.

8) Aplicație desktop

Telefoanele software VoIP funcționează bine și pe laptopuri și desktop-uri deopotrivă. Furnizorii UCaaS includ o aplicație desktop, astfel încât utilizatorii să poată comunica pe stațiile lor de lucru.
O aplicație desktop unificată permite utilizatorilor să plaseze, să primească și să transfere apeluri, să gestioneze contactele și să stabilească disponibilitatea acestora. De asemenea, utilizatorii pot colabora cu colegii prin intermediul mesajelor prin chat, apelurilor vocale și video.

9) Cloud PBX

Un PBX găzduit în cloud vă permite să rulați întregul sistem telefonic al companiei dvs. pe o conexiune la internet.
Elimină nevoia de spații de birouri închiriate sau echipamente specializate de telefonie IP. Telefonia în cloud facilitează adăugarea de locații și echiparea lucrătorilor de la distanță.
Un PBX în cloud oferă o scalabilitate de neegalat, deoarece este livrat din mai multe centre de date.

Funcții pentru întâlniri și conferințe

În mediul hibrid în care companiile au lucrători la birou și la distanță, o platformă de întâlnire este esențială. Avantajul utilizării acestor funcții într-o soluție UCaaS este că puteți reduce costurile și puteți crește productivitatea în cadrul echipei.

10) Conferințe audio

Găzduiește întâlniri la distanță cu conferințe audio HD . Apelurile în conferință sunt ușor de conectat de pe un dispozitiv mobil sau computer, datorită flexibilității VoIP.
Confidențialitatea este esențială pentru afacerile de astăzi. Asigurați-vă că întâlnirile audio sunt securizate cu un pod de conferință care necesită o parolă. Îmbinarea conferințelor dvs. audio cu soluția UCaaS permite utilizatorilor să se alăture la întâlniri cu un singur clic. Oaspeții pot participa și formând numărul de telefon dedicat asociat acestuia.
Administratorii au nevoie, de asemenea, de funcții utile de moderare, cum ar fi dezactivarea sunetului, înregistrarea și modul prelegeri.

11) Videoconferință

Efectuați apeluri video productive individuale și pentru mai multe persoane. Sunt ușor de configurat și oferă sunet în timp real, chat, partajare a ecranului și video live.
Furnizorii completi de UCaaS vă permit să înregistrați și întâlniri video, dar ar putea fi disponibili pentru un cost suplimentar.

12) Prezența echipei

Concentrarea profundă este prețioasă, iar prezența echipei o face posibilă. Platformele de mesagerie unificate afișează starea unei persoane, cum ar fi dacă este în curs de apel, ocupată, plecată sau disponibilă.
Prezența echipei economisește timp, reduce întreruperile și stabilește așteptările corecte între colegi.

13) Chat pe site

Chatul live pe site vă ajută să vă ajutați vizitatorii și clienții rapid și eficient. Este un canal puternic, în creștere: rata de satisfacție a clienților (CSAT) pentru chatul live a fost de aproape 86% în 2020 - un maxim istoric.
Creați experiențe memorabile cu istoricul chat-urilor, disponibilitatea și soluțiile rapide pentru clienții dvs.

14) Conferință web

Găzduiește ateliere, transmisii live, seminarii web și conferințe online pentru oaspeții care nu se află pe platforma ta UCaaS. Nu este nevoie să descărcați software sau să utilizați o configurație tehnologică complicată.
Atrageți clienții și partenerii dvs. să se alăture pentru a vă putea prezenta cu ușurință. Aceste instrumente securizate de conferințe web includ de obicei partajarea ecranului, chat și partajarea fișierelor. La urma urmei, conferințele web trebuie să ofere o experiență încântătoare pentru toți cei implicați.

Capabilitățile centrului de contact

Necesitatea de a echipa echipele de vânzări și asistență cu voce și mesagerie de calitate profesională devine necesară pentru scalare. Centrele de contact găzduite sunt centre de apel de ultimă generație care integrează multe canale, cum ar fi vocea, e-mailul și rețelele sociale într-unul singur.

15) Fluxuri de apeluri

Un flux de apeluri este o metodă de proiectare a modului în care platforma UCaaS gestionează apelurile primite. Ca rezultat, sunt mai capabili și mai ușor de configurat, chiar și pentru utilizatorii netehnici. Pe lângă însoțitorii automati, administratorii pot ajusta grupurile de apel, programul de lucru și rutarea apelurilor, totul într-un singur ecran.
Fluxurile de apeluri pun capăt incertitudinii legate de ceea ce se întâmplă atunci când clienții vă contactează afacerea. Cel mai important, este simplu și simplifică configurarea sistemului telefonic.

16) Răspuns vocal interactiv

Răspunsul vocal interactiv ( IVR ) permite clienților să interacționeze cu sistemul telefonic folosind vocea lor. Multe centre de apeluri îl folosesc pentru a direcționa apelurile primite către persoana potrivită sau pentru deviare.
IVR-urile de astăzi pot răspunde cu informații despre cont în timp real și pot efectua, de asemenea, verificarea. Majoritatea organizațiilor folosesc IVR-urile pentru a direcționa apelanții către departamentul care este cel mai în măsură să ajute.
Ușurați sarcina agenților dvs., creșteți productivitatea și îmbunătățiți-vă credibilitatea.

17) Ecran pop

Una dintre modalitățile de a reduce timpul de manipulare este afișarea informațiilor despre apelant înainte de a răspunde la un apel. Ecranul pop extrage date din CRM, astfel încât agenții să poată vedea valoarea contului, achizițiile recente și satisfacția.
Această funcție UCaaS îi ajută să adapteze răspunsurile și să încânte clienții în fiecare interacțiune. Soluțiile de comunicații unificate oferă această funcționalitate utilizând CRM-ul sau integrarea cu terțe părți.

18) Cozi de apeluri

Apeluri lipsă prea des? Cozile de apeluri ajută centrul dvs. de contact să gestioneze eficient un volum mare de apeluri. De exemplu, dacă primiți mai multe apeluri decât agenții disponibili, coada de apeluri îi plasează pe rând pentru a fi direcționați către un agent.
Răspundeți la vârfurile de apeluri fără a diminua experiența clienților. Cozile de apeluri sunt modalitatea ideală de a oferi anunțuri și chiar invitații de apel invers.
Înrudit: Contact Center vs. Call Center: De ce are nevoie compania mea?

19) Suport omnicanal

În loc să forțați clienții să folosească o singură metodă de contact, sprijiniți-i pe mai multe canale. Adăugați e-mail, chat, SMS și rețele sociale la mixul dvs. de canale de contact .
Soluțiile omnicanal vă oferă acces ușor la toate informațiile despre clienți și interacțiunile anterioare. În acest fel, clienții nu trebuie să se repete la diferiți agenți. Și în acest context, echipa dvs. lucrează asincron și oferă clienților o experiență de top.
Puțini furnizori de comunicații unificate ca servicii oferă instrumente de servicii pentru clienți dincolo de voce. Nextiva face.

20) Apeluri în coadă

Realitatea este că majoritatea oamenilor nu vor să aștepte în așteptare. Deci, cum le puteți oferi o experiență mai bună? Răspunsul este de a oferi o opțiune de apel invers la coadă. În funcție de viteza medie de răspuns, sistemul dvs. telefonic poate oferi o alternativă pentru a primi un apel înapoi de la următorul agent disponibil.
Aceasta este o tactică de neprețuit pentru un centru de contact pe care trebuie să o ia în considerare pentru a gestiona volume mari de apeluri. Va reduce frustrarea timpilor lungi de reținere și va rezolva rapid problema clientului.

21) Clienți slabi

Centrele de apeluri au adesea un buget IT considerabil pentru serverele PBX, hardware-ul de telefonie proprietar și setările de trunking. Acele zile sunt aproape în urmă din cauza VoIP-ului de afaceri bazat pe cloud.
Clienții subțiri sunt aplicații complete de centru de contact care au nevoie doar de un browser web. Aceste aplicații oferă funcții UCaaS mai bune decât middleware-ul semipreparat cu care s-ar putea să te-ai confruntat înainte.
Când vă gândiți la potențiali furnizori UCaaS, asigurați-vă că participați la o demonstrație live, astfel încât să o puteți vedea direct.
Înrudit: Centrul de contact ca serviciu: definiție, beneficii și altele

Partajare, colaborare și administrare

Caracteristicile mai puțin cunoscute ale unei soluții de comunicare unificată includ funcțiile de colaborare și administrare. Acestea variază între sistemele telefonice de afaceri, așa că vă ajută să restrângeți funcțiile esențiale.

22) Mesaj vocal unificat

Gestionarea mesajelor vocale nu trebuie să fie o corvoadă. Când nu puteți răspunde la un apel, permiteți apelanților să lase un mesaj vocal, dar primiți mesajul când și unde doriți. Mesageria vocală către e-mail rămâne favorită printre utilizatorii de afaceri.
Această caracteristică funcționează mână în mână cu telefoanele IP, astfel încât nici mesajele nu se pierd. Utilizatorii le pot asculta din mers, la biroul lor sau pe computere.
Mesageria vocală unificată vă permite să primiți mesajele pe un alt dispozitiv, în e-mail sau chiar transcrise într-un text. Această caracteristică oferă utilizatorilor claritate și flexibilitate pentru a acționa rapid.

23) Conducere centrală

Gestionați funcțiile sistemului dvs. telefonic dintr-un portal unic, ușor de utilizat. Adăugați sau gestionați utilizatori, editați funcții, ajustați licențele, gestionați permisiunile, creați fluxuri de apeluri și multe altele.
Problema cu instrumentele de comunicare separate este că trebuie să le gestionați separat. Acest lucru duce la erori umane costisitoare. Un portal de administrare centralizat vă ajută să faceți modificări fără incertitudine.
Serviciul de telefonie comercială Nextiva nu necesită abilități tehnice pentru a fi configurat și întreținut.

24) Mesaje în echipă

Menține-ți echipele conectate și eficiente folosind chat-ul în echipă . În loc de aplicații separate pentru mesagerie instant și conferințe, eficientizați-le într-o singură aplicație.
Această funcție înseamnă că toată lumea colaborează, rămâne organizată și se întâlnește într-un singur loc. Este ideal atunci când oamenii lucrează la birou sau de acasă.

25) Fax online

Dacă trebuie să trimiteți și să primiți faxuri, dar nu doriți un aparat scump în biroul dvs., vă va plăcea să trimiteți faxuri online . Este sigur și disponibil oriunde, pe orice dispozitiv.
Deoarece UCaaS folosește VoIP, deseori duce la deconectarea aparatului de fax în favoarea faxului online. Această caracteristică UCaaS permite utilizatorilor să facă schimb de documente prin fax la fel ca prin e-mail.
Când primiți faxuri, primiți documente digitizate chiar în căsuța dvs. de e-mail.

26) Spațiu de lucru virtual

Un spațiu de lucru virtual este ca un birou, dar există online. Aici au loc toate fișierele, întâlnirile, sarcinile, termenele limită și conversațiile. Îndepărtează nevoia de zeci de aplicații – și notificările care vin cu acestea – și oferă angajaților mai multă concentrare.
Spațiile de lucru virtuale pot exista în jurul unor grupuri de lucru, proiecte sau unități de afaceri.
Toate linkurile, fișierele și conversațiile sunt ușor de găsit, așa că nu trebuie să pierdeți niciodată timp prețios căutând informații importante.

27) Stocare de fișiere în cloud

Stocarea securizată a fișierelor este crucială pentru menținerea încrederii în timpul lucrului. Unele platforme de comunicare de afaceri le permit utilizatorilor să sincronizeze fișiere din Dropbox sau Google Drive.
Deoarece este bazat pe cloud, nu va trebui să vă amestecați cu stocarea atașată la rețea sau cu serverele locale. Ca rezultat, acest UCaaS este potrivit pentru lucrătorii de la distanță și angajații de la birou.
Această funcție simplifică partajarea fișierelor, ceea ce asigură utilizatorilor autorizați accesul la informațiile companiei.

28) Integrarea terților

Pe măsură ce Unified Communications as a Service cuprinde numeroase aplicații la locul de muncă, integrările API -urilor devin necesare. Iată tipuri de integrări UCaaS de căutat și de ce contează.

E-mail

Integrarea platformei dvs. de comunicații cu furnizorul dvs. de e-mail oferă beneficii ingenioase.
În funcție de numărul de utilizatori, căutați compatibilitatea cu Gmail, Microsoft Outlook și Google Workspace.
În acest fel, utilizatorii pot partaja informații despre prezență, pot sincroniza calendare și pot efectua apeluri din agenda lor. Va reduce frecarea comutării între aplicații pentru a lucra eficient.

CRM

De ce ar trebui o companie să-și conecteze CRM-ul la sistemul telefonic? S-ar putea să nu fie evident; îi va ajuta pe agenții de vânzări să închidă mai repede clienții potențiali. În plus, veți obține informații mai detaliate despre clienți din fiecare interacțiune.
Integrarea CRM face o punte între sistemul dvs. telefonic și datele clienților. Integrați-vă telefoanele cu Salesforce, Zoho, HubSpot, Keap sau Pipedrive.
Această integrare alimentează, de asemenea, date în centrele de contact bazate pe inteligență artificială și în analizele centrelor de apeluri.

Autentificare

Permisiunile, accesul și securitatea pot deveni greu de gestionat pe măsură ce numărul de utilizatori crește. Între angajare, ieșiri și atenuarea amenințărilor, este greu să ții pasul.
Integrați-vă sistemul telefonic cu o platformă de gestionare a accesului precum Active Directory sau Okta. Cu conectare unică, puteți simplifica accesul la nivel global.

Avantajele de afaceri de top ale UCaaS

Cele mai notabile beneficii ale UCaaS pentru companii includ:

• Costuri mai mici
• Experiență de utilizator mai bună
• Scalabilitate crescută
• Securitate robustă

1) Prețuri competitive

Adevărul este că majoritatea soluțiilor UCaaS înlocuiesc mai multe aplicații de afaceri pe care le utilizați și pentru care plătiți.
Aceasta include VoIP de afaceri, chat în echipă, conferințe video, birou de asistență și multe altele. În loc să cheltuiți sute de dolari per utilizator, mai puțin de 60 USD/lună vă oferă totul.
UCaaS simplifică, de asemenea, necazul de a gestiona o duzină de servicii diferite. Nextiva oferă cea mai bună valoare și caracteristici de care companiile au cu adevărat nevoie.

2) O experiență mai bună pentru utilizator

O platformă de comunicații all-in-one înseamnă că devine o singură sursă de adevăr. Un raport surprinzător de la Okta a arătat că angajații folosesc astăzi în medie 88 de aplicații .
În loc să lucreze din aplicații dezarticulate, toată lumea acționează în funcție de aceeași vedere a clientului.
Cu date în timp real la îndemâna tuturor, aceștia pot oferi clienților o experiență perfectă.

3) Scalabilitate crescută

Încorporarea noilor angajați necesită timp. Este și mai greu când o faci de la distanță.
Comunicațiile unificate schimbă jocul pentru companiile cu apetit pentru creștere. Aveți nevoie de resurse tehnice minime pentru conexiunea angajaților. Descărcați o aplicație mobilă sau desktop, conectați-vă și sunt gata.
Pe măsură ce numărul de angajați crește, nu va trebui să adăugați o infrastructură de telefonie costisitoare. În acest fel, resursele dumneavoastră se concentrează pe venituri, nu pe instalarea de servere la fața locului. Furnizorul UCaaS se ocupă de restul.

4) Securitate robustă

Securitatea datelor este o preocupare legitimă, mai ales atunci când treceți la cloud. Platformele UCaaS oferă monitorizare și criptare 24/7 pentru a păstra datele în siguranță.
Administratorii contului pot gestiona setările utilizatorului și pot vizualiza jurnalele detaliate de utilizare, astfel încât să aveți întotdeauna controlul complet.
Verificați dacă un furnizor UCaaS are certificări din industrie pentru a vă îndeplini cerințele. Confirmați că furnizează instrumente de comunicare care respectă HIPAA, PCI și SOC 2.

Cele mai bune funcții UCaaS sunt la îndemâna ta

Concluzia este că companiile au multe motive pentru a face upgrade la UCaaS.
Pentru unii, este o modalitate de a menține angajații și clienții pe aceeași pagină. Pentru alții, este o modalitate de a eficientiza mai multe aplicații de comunicații într-una singură. Pentru mulți, aceasta ar putea fi viteza de implementare la nivel de întreprindere.
Un lucru asupra căruia toată lumea este de acord este că UCaaS are mai multe funcționalități decât sistemele telefonice tradiționale . S-au dus vremurile în care lăsați tehnologia să dicteze modul în care lucrați. Comunicațiile unificate ca serviciu nu sunt viitorul, ci acum.
Ieșiți în evidență față de rivali, deoarece puteți lucra mai rapid și puteți răspunde rapid nevoilor clienților.
Dacă sunteți gata să vă îmbunătățiți comunicațiile, verificați sistemul de telefonie cloud Nextiva. Alăturați-vă a peste 100.000 de echipe, IMM-uri și companii cu creștere rapidă care au făcut deja saltul.
Înrudit : UCaaS: Ghidul definitiv pentru comunicațiile unificate