4 metode simple pentru a vă urmări timpul în timp ce lucrați la un computer

Urmărirea timpului este una dintre cele mai eficiente modalități de a ține o evidență a sarcinilor tale zilnice. Monitorizându-vă orele, veți avea o idee mai bună despre cum trec zilele dvs. de lucru. În plus, cunoașterea modului în care vă gestionați timpul la locul de muncă vă ajută să vedeți o imagine mai mare a productivității.

Dacă aveți puțină sau deloc experiență în ceea ce privește timpul de înregistrare, luați în considerare acest articol manualul dvs. Vă vom arăta cum să urmăriți timpul de lucru pe un computer și vă vom ghida prin etapele majore ale următoarelor metode de urmărire a timpului:

• Metoda hârtiei ,
• metoda foii de calcul și
• două moduri de utilizare a software-ului de urmărire a timpului .

Metoda hârtiei

Dacă sunteți în căutarea unei tehnici ușoare pentru a urmări timpul petrecut pe un computer/laptop, vă recomandăm metoda hârtiei. Iată ce veți avea nevoie:

• o hartie,
• un stilou și
• un cronometru sau telefonul mobil.

Acum, înainte de a începe să vă urmăriți timpul, vă sfătuim să faceți lista de activități pentru ziua respectivă și să adăugați o dată. Asigurați-vă că vă gândiți la prioritățile dvs. și puneți aceste sarcini în fruntea listei. De exemplu, prioritatea ta este să implementezi modificările solicitate de client. Dați acestei sarcini numele – „Implementați modificările clientului”. Faceți același lucru pentru alte sarcini.

Apoi, urmați acești pași de urmărire a timpului:

1. Începeți să lucrați la prima sarcină .

Apoi, adăugați ora de începere lângă numele sarcinii . Să zicem că e 9 dimineața. Deci, aceasta este ora ta de începere. Asigurați-vă că îl scrieți lângă numele sarcinii.

Sarcina 1: „Implementați modificările clientului”

Ora de începere: ora 9:00

2. Pornește un cronometru și concentrează-te pe muncă.

3. Opriți un cronometru după ce ați terminat sarcina.

4. Adăugați ora de încheiere și timpul total. Uită-te la rezultatele timpului de pe cronometru și notează-le. Aceste rezultate vă arată cât timp ați petrecut cu prima sarcină.

De exemplu, o oră și 20 de minute. Aceasta înseamnă că ora de încheiere va fi 10:20.

Notați ora de încheiere și includeți timpul total de care aveți nevoie pentru sarcină.

Iată cum ar arăta:

Sarcina 1: „Implementați modificările clientului”

Ora de începere: ora 9:00

Ora de încheiere: 10:20

Timp total: o oră și 20 de minute

5. Adaugă și pauzele tale . Nu uitați să notați ora de început și de sfârșit a fiecărei pauze:

Pauza rapida

Ora de începere: 10:20

Ora de terminare: 10:30

Timp total: 10 minute

6. Repetați acest proces pentru fiecare sarcină de-a lungul zilei.

Deși metoda hârtiei este convenabilă de utilizat, este probabil să pierdeți unele rapoarte semnificative, deoarece acestea sunt doar pe hârtie. Cel mai bun mod de a evita această situație este să scanezi data urmărită sau să-i faci o fotografie o dată pe săptămână.

Metoda foii de calcul

Această metodă constă în urmărirea timpului folosind fișiere Excel sau Google sheet, dar și un cronometru.

Vă recomandăm să vă înregistrați orele într-un singur fișier pentru fiecare lună. De exemplu, iată cum să o faci pentru septembrie:

• Deschideți un fișier Excel sau foi Google.
• Dacă alegeți foi Google: faceți clic pe „Foaie de calcul fără titlu”.

Apoi, redenumiți acest fișier folosind numele dvs. și luna. De exemplu: „Date de urmărire a timpului pentru septembrie 2020 – David Brown”.

• Dacă alegeți să vă conectați timpul în Excel: accesați Fișier, Salvați ca, Redenumiți, apoi scrieți-vă numele și luna.

Un alt sfat practic este să vă conectați în fiecare zi de lucru folosind o foaie separată. Metoda este aceeași pentru foile Google și Excel:

• Adăugați o foaie nouă făcând clic pe semnul plus din stânga.

• Faceți clic dreapta pe fiecare foaie pentru a le redenumi. În cele din urmă, foile vor fi denumite după date.

Acum, să aruncăm o privire la pașii majori ai urmăririi timpului în timp ce lucrați pe un laptop, folosind o metodă de calcul:

• Alegeți foaia potrivită , pe baza datei de astăzi.
• Următorul pas este adăugarea listei de sarcini. La fel ca și cu tehnica anterioară, gândește-te la prioritățile tale zilnice. Cele mai importante sarcini trebuie să fie în fruntea listei. Alte sarcini pot fi realizate ulterior. Iată cum ar trebui să arate lista:

Puteți încerca să faceți această listă în avans. De exemplu, la sfârșitul zilei, notează-ți toate sarcinile pentru mâine. În acest fel, nu vei pierde timp prețios dimineața. În acest caz, asigurați-vă că le adăugați în foaia de mâine.

• Începeți să lucrați la prima sarcină. Sub lista dvs. de activități, puteți crea un nou tabel de sarcini, în timp ce le efectuați. Notați numele sau o scurtă descriere a sarcinii. În acest caz, prima sarcină este „Scrierea propunerii de proiect”. Adăugarea unui nume de proiect și a unui nume de client este, de asemenea, extrem de utilă.
• Porniți cronometrul și adăugați ora de începere. Odată ce ai notat ora de începere, concentrează-te pe munca ta.
• Opriți cronometrul după ce ați terminat sarcina.
• Adăugați ora de încheiere și timpul total. Când notați aceste două componente, veți ști cu siguranță cât timp v-a luat pentru a finaliza sarcina. Acesta este un exemplu al primei sarcini:

• Nu uitați să includeți pauzele. Să presupunem că trebuia să iei o pauză și să iei prânzul. Regula este aceeași ca și pentru sarcini: trebuie să adăugați ora de început, de sfârșit și timpul total.

• Repetați acest proces pentru fiecare sarcină și fiecare pauză de-a lungul zilei. La sfârșitul zilei de lucru, veți primi o listă ca aceasta:

Urmărirea orelor dvs. cu metoda foii de calcul vă oferă o idee mai clară despre cât timp dedicați fiecărei sarcini, anumitor clienți și anumitor proiecte.

Software-ul de urmărire a timpului

Spre deosebire de metoda hârtiei și a foii de calcul, software-ul de urmărire a timpului va automatiza întregul proces de monitorizare a timpului. În plus, utilizând software-ul de urmărire a timpului, vă puteți conecta orele direct de pe desktop în timp ce lucrați.

Există multe moduri de a vă înregistra orele cu software-ul de urmărire a timpului. Vă vom arăta două tehnici destul de simple:

• urmărirea timpului cu un cronometru și
• urmărirea manuală a timpului.

Vom explica în continuare ambele metode, dar înainte de a trece la acea parte, să clarificăm câteva detalii despre deschiderea contului Clockify. Pe baza poziției dvs. în cadrul companiei, există două opțiuni:

• Dacă sunteți manager/supervizor, puteți crea un cont Clockify și veți fi un administrator al spațiului de lucru. Apoi, vei putea să-ți adaugi echipa trimițându-le invitații. Deci, angajații tăi pot începe să urmărească timpul în același spațiu de lucru.
• Dacă ești angajat, vei primi o invitație de la managerul tău.

Odată ce ați deschis un cont, puteți începe să vă înregistrați orele de lucru în browser sau puteți instala o aplicație desktop. De exemplu, dacă utilizați un sistem de operare Mac, trebuie doar să descărcați o aplicație de urmărire a timpului pe desktop pentru Mac.

Să trecem în revistă pașii majori ai acestor două metode de urmărire a timpului.

Utilizarea unui cronometru pentru urmărirea timpului

Pentru a putea profita de această tehnică, trebuie doar să vă conectați la contul dvs. în browser.

Acum, acestea sunt etapele monitorizării orelor cu un cronometru:

• Selectați secțiunea Time tracker din partea stângă a ecranului.

• Adăugați numele activității/sarcinii. Veți vedea caseta cu interogarea „La ce lucrați?” pe ecranul dvs.

Deci, aici îți vei descrie sarcina/activitatea sau vei adăuga un nume simplu de activitate.

• Adăugați numele proiectului. Dacă această sarcină aparține unui anumit proiect, asigurați-vă că adăugați și numele proiectului aici.

• Adăugați etichete și starea de facturare. Lângă butonul Proiect, există Etichete și Facturabilitate.

Etichetele sunt categorii care vă ajută să vă organizați sarcinile urmărite. Deci, dacă numele sarcinii este „Întâlnire cu clientul”, adăugați o etichetă „întâlniri”. Vorbind despre starea de facturare, puteți alege între activități facturabile și nefacturabile. Principala diferență dintre aceste două categorii este că activitățile facturabile sunt acele sarcini care contribuie la un anumit proiect și la progresul acestuia. În plus, vă veți taxa clientul pentru aceste sarcini.

• Porniți cronometrul făcând clic pe butonul Start când începeți să lucrați la sarcină.

În momentul în care faceți clic pe Start, veți vedea că cronometrul este activat și va exista un buton Stop lângă el, astfel:

• Opriți cronometrul făcând clic pe butonul Stop când ați terminat cu sarcina.

Iată un exemplu de urmărire a câtorva sarcini în timpul zilei.

După cum puteți vedea, fiecare sarcină are numele și o etichetă, precum și intervalul de timp (ora de început, ora de încheiere și timpul total). Doar a doua activitate a fost marcată ca facturabilă aici. În colțul din dreapta sus, puteți vedea numărul total de ore urmărite în ziua respectivă. În acest caz, sunt 5 ore și 30 de minute.

• Ori de câte ori faceți o pauză, amintiți-vă să o urmăriți în același mod.

Urmărirea timpului manual

Dacă alegeți să vă monitorizați timpul manual, veți adăuga orele de lucru la sfârșitul zilei. Așadar, asigurați-vă că vă amintiți sau notați ora exactă la care a început ziua dvs. de lucru.

Când vine vorba de urmărirea manuală a timpului, va trebui să urmați acest set de acțiuni:

• Conectați-vă la contul dvs. și selectați secțiunea Time tracker.
• Adăugați numele activității/sarcinii. După cum puteți vedea aici, întrebarea este „La ce ați lucrat?”.

Deci, odată ce ați finalizat prima sarcină a zilei, asigurați-vă că o adăugați. Notați numele sarcinii sau o scurtă descriere a acesteia făcând clic pe caseta cu această întrebare.

• Apoi, adăugați numele proiectului. Am menționat această parte mai devreme. Puteți atribui sarcina unui anumit proiect.
• Adăugați etichete și starea de facturare. Regula este aceeași ca atunci când vă urmăriți timpul cu un cronometru.
• Adăugați ora de începere, ora de încheiere și data . În loc să utilizați un cronometru, va trebui să adăugați manual ora de început și de sfârșit. În plus, alegeți data curentă.

• Faceți clic pe butonul Adăugați pentru a vă urmări timpul.

• Rutina va fi aceeași pentru alte sarcini. La sfârșitul zilei, veți vedea lista tuturor activităților urmărite, precum și alte detalii: numele proiectelor acestora, starea facturării, etichetele și timpul total urmărit.

Dacă ați avut de-a face cu un singur tip de activitate în acea zi, veți introduce doar acela.

• Când vine vorba de pauzele tale din timpul zilei , le poți adăuga în același mod.

Indiferent de metoda pe care o alegeți, vă puteți urmări timpul direct de pe desktop. Pe lângă sistemul de operare Mac menționat mai sus, puteți utiliza Clockify ca instrument de urmărire a timpului Windows sau ca instrument de monitorizare a timpului Linux.

Încheierea

Dacă nu ești familiarizat cu conceptul de monitorizare a orelor de lucru, dar ești dornic să înveți, e perfect. Sperăm că, după ce ați citit această postare pe blog, veți înțelege mai bine metodele de urmărire a timpului. În plus, suntem siguri că, odată ce ai început cu urmărirea timpului, îți vei da seama cât de benefic este acest obicei pentru tine. În primul rând, vei vedea cât timp ai dedicat fiecărei sarcini. Apoi, veți avea o imagine de ansamblu mult mai bună asupra întregii zile de lucru. În cele din urmă, veți învăța multe despre productivitatea dvs. generală.