Top 3 software de gestionare a documentelor juridice

Digitalizați și gestionați documentele cu software-ul de gestionare a documentelor legale.

Profesioniștii în drept lucrează cu o mulțime de documente pe hârtie în fiecare zi, de la contracte și licențe până la e-mailuri și notificări. Gestionarea și urmărirea manuală a unui număr atât de mare de documente poate fi o provocare. Dar cu software-ul de gestionare a documentelor juridice, firmele de avocatură pot simplifica acest proces și pot face gestionarea documentelor mai ușoară pentru personalul lor.

Software-ul de gestionare a documentelor permite echipelor juridice să convertească documente pe hârtie în copii digitale, să stocheze și să-și organizeze documentele într-un depozit central, să caute și să recupereze rapid fișierele de care au nevoie și să colaboreze în timp real la documente esențiale.

Acest articol evidențiază în ordine alfabetică primele trei programe de gestionare a documentelor pentru firmele de servicii juridice, pe baza recenziilor verificate de software. Pentru fiecare produs, am inclus evaluări generale ale utilizatorilor împreună cu parametrul cel mai bine evaluat, fragmente de recenzii de la profesioniști din industrie și prețurile produselor. Citeşte mai mult.

1. Dropbox Business: șterge de la distanță fișierele sensibile de pe dispozitivele pierdute sau furate

Iată câteva fragmente de recenzii de la profesioniștii din serviciile juridice care au folosit Dropbox Business pentru gestionarea documentelor:

„Ușurința de utilizare, funcția „Trimite pentru semnătură”, partajarea în cloud, lucrul de la distanță. Este un produs all-in-one care este absolut uimitor și de încredere.”

„Este ușor de utilizat atunci când trebuie să vizualizați documente în siguranță și să le partajați. Oferă o liniște grozavă știind că un grup de angajați poate vizualiza și partaja documente printr-o opțiune sigură.”

„Acesta este un pachet grozav pentru cei pe care ni-l putem permite. Suplimentul suplimentar pentru e-sign a făcut ca dropbox-ul să iasă în evidență din prima zi. Este simplu de instalat și de cele mai multe ori (90%) face asta și sincronizează Abilitatea de a vizualiza fișiere fără a avea vreun software preinstalat este o caracteristică excelentă în comparație cu alte instrumente care obligă utilizatorii să aibă aplicație instalată pentru a deschide sau a vizualiza fișiere. Putem avea conversații despre fișier, pentru a pune idei în context, în comparație cu o schimbare a piesei, care este, de asemenea, complet disponibilă. În ceea ce privește IT, acum cred că, pentru aceeași taxă, întregul desktop al computerului și fișierele aferente pot fi copiate de rezervă cu puțină bătaie de cap sau intervenție. Utilizatorilor mei le place ideea de a face o fotografie pe un dispozitiv mobil Word și având această fotografie pe desktop fără a fi nevoie să e-mail sau să găsească mijloace alternative de transfer.”

Citiți aici toate recenziile Dropbox Business.

2. Google Drive: sincronizează documentele pentru a putea lucra offline

Iată câteva fragmente de recenzii de la profesioniștii din serviciile juridice care au folosit Google Drive pentru gestionarea documentelor:

„După părerea mea sinceră, este cel mai bun pentru stocarea în cloud și partajarea/managementul documentelor. Una dintre cele mai bune caracteristici ale sale este editarea live a foilor Google și o puteți face simultan cu alți colaboratori cu permise de editare. Serviciul pentru clienți este de top, Odată am șters din greșeală unele fișiere, iar acestea le recuperează în decurs de o oră de la trimiterea ajutorului.”

„Drive este un software excelent de stocare. În urmă cu 5 ani, încă mai foloseam memorii externe pentru documentele mele de lucru, dar un nefericit evet (furt de birou) m-a făcut să-mi pierd backup-ul și am decis să caut alte opțiuni precum Google Drive, acest lucru a permis să-mi salvez toate documentele de lucru și personale, dând soluție problemelor de backup a datelor. Acum nu sunt îngrijorat pentru că știu că informațiile mele sunt stocate în cloud și le pot accesa oricând.”

„Îmi place că GDrive este gratuit (dacă nu folosești afaceri) și că se integrează cu toate celelalte aplicații Google pe care le folosesc în viață.”

Citiți toate recenziile Google Drive aici.

3. Microsoft 365: Oferă sugestii personalizate pentru căutarea documentelor

Iată câteva extrase de recenzie de la profesioniștii din serviciile juridice care au folosit Microsoft 365 pentru gestionarea documentelor:

„Microsoft 365 vă oferă o combinație de aplicații, vă oferă Word, Excel, Power Point, toate pentru manipularea documentelor, prezentări de organizare. Nu sunt multe de spus despre aceste aplicații, ele funcționează ca un etalon pentru automatizarea de birou în lume. , One Note, Outlook, One Drive și Skype sunt, de asemenea, incluse. Planul de familie poate fi folosit și pentru întreprinderile mici la un cost accesibil, dar plătit anual. În plus, stocarea în cloud și opțiunea sa multiplatformă vă fac viața mai ușoară.”

„Microsoft 365 este, în general, un software grozav de utilizat și se integrează bine cu alte produse. Puteți folosi Teams pentru a efectua apeluri video și a efectua apeluri conferință și puteți folosi PowerPoint pentru a face prezentări grozave cu caracteristicile sale excelente. De asemenea, puteți integra cu Outlook făcând comunicarea într-o afacere mai eficientă.”

„Experiența generală este grozavă. Pentru uzul meu personal, cel mai probabil aș folosi una dintre opțiunile gratuite care ar funcționa la fel de bine pentru nevoile mele. Cu toate acestea, dacă folosesc software din punct de vedere al afacerii, este imbatabil.”

Citiți toate recenziile Microsoft 365 aici.

Ce caracteristici oferă software-ul de gestionare a documentelor juridice?

Software-ul de gestionare a documentelor juridice oferă următoarele caracteristici de bază:

• Capturarea documentelor : Scanați și convertiți documentele legale în fișiere digitale și mutați-le în software pentru stocare sau procesare.

• Stocarea documentelor : stocați documentele legale într-o locație centralizată pentru acces ușor.

  

• Căutare în text complet : căutați text specific în întregul document, nu doar în secțiuni.

Toate produsele enumerate în acest articol includ caracteristicile menționate mai sus.

Pe lângă aceste caracteristici de bază, software-ul de gestionare a documentelor juridice tinde, de asemenea, să ofere:

• Controale de acces și permisiuni

• Arhivare și păstrare

• Instrumente de colaborare

• Urmărirea conformității

• Clasificarea documentelor

• Conversie de fișiere

• Distribuire a unui fisier

• Pista de audit

• Recunoaștere optică a caracterelor

• Gestionarea inregistrarilor

• Controlul versiunii

Cum să alegi cel mai bun software de gestionare a documentelor pentru firma ta de avocatură

Iată câteva considerații de care trebuie să țineți cont atunci când alegeți o soluție de gestionare a documentelor pentru firma dumneavoastră de avocatură:

• Optați pentru funcția de căutare și recuperare a documentelor .Această caracteristică vă permite să utilizați cuvinte cheie precum numele documentului, data, autorul și metadatele pentru a căuta rapid în depozitul de conținut și a localiza fișierul de care aveți nevoie.

• Verificați capacitățile de colaborare.Facilitați colaborarea în timp real între echipa dvs. juridică și clienți prin lista scurtă de software care permite mai multor utilizatori să lucreze la un document simultan, să urmărească modificările efectuate și să adauge comentarii sau feedback.

• Evaluați caracteristica de securitate a documentului .Căutați funcții de securitate robuste, cum ar fi criptarea stocării documentelor, controale de acces și autentificare multifactorială pentru a proteja informațiile sensibile din documentele dvs. legale.

Întrebări frecvente pe care trebuie să le adresați furnizorilor de software înainte de a cumpăra software de gestionare a documentelor

Iată câteva întrebări pe care trebuie să le adresați furnizorilor atunci când cumpărați un sistem de gestionare a documentelor pentru firma dvs. de avocatură: