5 sfaturi pentru planificarea ultimei întâlniri virtuale

2020 va scădea pe măsură ce întâlnirile virtuale vor fi în centrul atenției. Pe măsură ce preocupările legate de COVID-19 continuă, companiile reevaluează adunările mari și, în schimb, se întâlnesc în lumea virtuală pentru a-și desfășura afacerile.

Efectuate bine, întâlnirile virtuale pot permite echipelor dispersate geografic să colaboreze, să rezolve probleme și să lucreze ca grup. Întâlnirile ineficiente devin totuși o pierdere de timp, ceea ce duce la angajați neproductivi și dezagajați.

Liderii trebuie să ia în considerare provocările unice ale comunicării virtuale pentru a profita la maximum de echipele lor la fiecare întâlnire. Mai jos sunt câteva bune practici pentru planificarea unei întâlniri virtuale de succes.

Sfat #1: Stabilește un plan

Acest lucru este valabil pentru orice întâlnire, dar și mai pertinent atunci când aveți participanți care sună din diferite locații.

Pentru fiecare întâlnire virtuală, este important să aveți un plan în prealabil, astfel încât participanții să știe la ce să se aștepte și cum pot contribui la conversație. Iată câteva dintre cele mai bune practici cheie:

• Partajați-vă agenda din timp: trimiteți agenda participanților cu mult înainte de întâlnire, astfel încât aceștia să aibă așteptări clare cu privire la ce să pregătească. Furnizați detalii în invitația prin e-mail despre punctele cheie de discuție și despre orice documente, fișiere sau cercetări relevante la care vă veți referi în timpul întâlnirii.

• Dacă este cazul, oferiți participanților posibilitatea de a vizualiza documentul sau de a adăuga comentarii înainte de întâlnire: Oferiți tuturor șanse egale de a contribui la întâlnire. Puteți face acest lucru prin instrumente de gestionare a documentelor precum Google Drive. Fie că este vorba despre o prezentare de diapozitive, un videoclip sau un raport anual, utilizarea instrumentelor de partajare a fișierelor precum Dropbox și Box va asigura că toată lumea este la curent.

• Furnizați așteptări cu privire la modul în care va fi gestionat spațiul virtual: asigurați-vă că toți participanții sunt pe aceeași pagină cu privire la modul în care se va desfășura întâlnirea virtuală. De exemplu, participanții ar trebui să-și dezactiveze videoclipurile în timp ce alții vorbesc? Se așteaptă o discuție sau întâlnirea este condusă în principal de prezentator?

Sfat #2: Programează-te din timp

Coordonarea orelor pentru participanții care se află în programe și fusuri orare diferite poate fi o provocare. Mai jos sunt câteva recomandări pentru a vă asigura că toată lumea se află pe aceeași pagină de programare:

• Alegeți intervale de timp care funcționează pentru fusul orar al fiecăruia: de exemplu, dacă așteptați participanți în New York și Londra, ora ideală pentru a programa întâlniri ar fi 10:00 la New York și 13:00 la Londra.

• Folosiți instrumente care vă ajută să alegeți intervalul de timp potrivit: a afla cine este disponibil la ce oră poate fi confuz. În loc să lăsați fusurile orare să aibă mai bine de dvs., luați în considerare utilizarea software-ului de programare a întâlnirilor pentru a ajuta la detectarea automată a fusului orar al tuturor participanților.

• Programați întâlniri în avans: cu cât participanții au mai multe heads-up înaintea întâlnirilor, cu atât sunt mai puține șanse să aibă conflicte de programare. Dacă trebuie să programați o întâlnire de ultim moment, asigurați-vă că verificați dacă toți participanții au blocuri de timp deschise.

Sfatul #3: Stabiliți etichete pentru întâlnirile virtuale

Practicarea unei etichete adecvate pune bazele unei întâlniri virtuale fără întreruperi și productive. Iată câteva etichete utile pe care gazdele și participanții trebuie să le stabilească înainte de fiecare întâlnire virtuală pentru a asigura o experiență de întâlnire fără probleme:

• Testați toată tehnologia înainte de întâlnire: verificați în avans conexiunile la întâlnire. Aceasta include video, Wi-Fi și capabilitățile de partajare a ecranului. Când este posibil, stabiliți conexiunea cu aproximativ zece minute înainte de începerea întâlnirii.

• Întâlniți față în față pe video: asigurați-vă că fiecare membru de la întâlnirea virtuală se poate vedea unul pe celălalt. 55% din comunicare este limbajul corpului, în timp ce alte 38% este tonul vocii, potrivit cercetărilor. Întâlnirea față în față pe video este mult mai personală decât întâlnirea cu o voce neîncarnată la telefon și ajută și la construirea unui raport mai mare. De asemenea, permite participanților să înțeleagă limbajul corpului și indicii, cum ar fi atunci când cineva a terminat de vorbit sau dacă doar face o pauză.

• Lăsați deoparte toate distragerile: 83% dintre participanți spun că și-au verificat e-mailul la o întâlnire sau o prezentare personală - și asta cu alți oaspeți din sală pentru a-i trage la răspundere. Amintiți-le participanților să acorde toată atenția participanților și să reducă distragerile precum e-mailurile și mesajele text în timpul întâlnirii.

Sfatul #4: Mențineți participanții implicați

Toată programarea și planificarea sunt în zadar dacă publicul tău nu este implicat. Iată recomandările noastre pentru a vă menține echipa prezentă și implicată pentru o întâlnire virtuală:

• Oferiți spațiu pentru o conversație obișnuită: nu vă grăbiți să anulați discuțiile mici care se întâmplă în mod natural la începutul unei întâlniri. Oferă echipelor de la distanță șansa de a se conecta la nivel personal înainte de a se apuca de afaceri, la fel ca și în persoană.

• Introduceți metode pentru a stimula participarea: Încurajați-i pe toți să se comporte ca și cum ar fi în primul rând, creând oportunități de participare. De exemplu, participanților li se poate oferi șansa de a trimite întrebări cu mult înainte de începerea întâlnirii virtuale. Dacă este necesar, puteți implementa și un sondaj sau puteți încuraja mai multe întrebări prin chat live.

• Adresați-vă întrebări frecvent: faceți-vă în mod constant pe parcursul întâlnirii pentru a oferi participanților șansa de a împărtăși și pentru a vă asigura că vă urmăresc. În loc să pui întrebări deschise, fii explicit în ceea ce întrebi. De exemplu, în loc de „Ce părere aveți despre acest instrument?” ar trebui să optați pentru: „Credeți că acest instrument va ajuta la productivitate?”

Sfat #5: Urmăriți

La fel ca o întâlnire la birou, discuția care urmează la răcitorul de apă poate fi la fel de grăitoare ca și sesiunea în sine. Iată ce puteți face pentru a vă asigura că comunicarea este clară și nu există confuzie:

• Încheiați cu o conversație mai rece: aproximativ cinci până la zece minute înainte de încheierea întâlnirii, întreabă-ți echipa dacă mai are întrebări sau nelămuriri. Acesta este momentul în care participanții sunt deschiși să-și împărtășească rezervele sau îndoielile. Rezumați și informați-vă cu echipa dvs. după: Puteți face acest lucru printr-un e-mail de urmărire atât despre ceea ce a fost tratat la întâlnire, ce decizii cheie au fost luate, cât și ce acțiuni sunt cerut echipei dvs.

• Întrebați cum ar fi putut fi mai bună întâlnirea: faceți singur bilanțul. Ce a funcționat? Ce a rămas scurt? Nu trebuie să aplicați toate principiile de mai sus în aceste sesiuni mai puțin formale, dar alocarea timpului pentru a asculta, evalua și revizui cu onestitate va asigura cele mai de succes întâlniri în viitor.

Alegeți software-ul potrivit pentru întâlnirea dvs. virtuală

Fie că este vorba de un software de conferință web sau de un software de management de proiect, există o selecție largă de instrumente tehnologice care vă pot ajuta să desfășurați întâlniri virtuale productive și eficiente.

Cheia este să determinați care dintre aceste instrumente sunt potrivite pentru echipa dvs. Când alegeți instrumente, întrebați-vă:

• Care este funcționalitatea cheie de care are nevoie întâlnirea mea virtuală pentru a avea succes? De exemplu, aveți nevoie ca toată lumea să lucreze în colaborare la un document în același timp? Atunci Google Docs este soluția probabilă. Aveți nevoie de membrii echipei pentru a vizualiza o demonstrație în timp real? Atunci software-ul de partajare a ecranului este pentru tine.

• Care este numărul mediu de participanți la întâlnirea dvs. virtuală? Software-ul pentru întâlniri de care veți avea nevoie pentru o întâlnire virtuală unu-la-unu poate diferi mult de unul care vă permite să găzduiți o întâlnire cu peste 15 angajați. Asigurați-vă că conferința web sau conferința de întâlnire pe care o aveți în vedere oferă această flexibilitate.

Care este strategia ta de întâlnire virtuală?

Spune-ne despre strategia ta de întâlnire virtuală. Care sunt câteva dintre cele mai bune practici pe care le puteți împărtăși pentru organizarea de întâlniri virtuale de succes? Care este cea mai bună modalitate de a conecta participanții în săli diferite sau pe diferite continente? Distribuie în comentariile de mai jos.