6 sfaturi pentru a vă asigura că implementarea dvs. BI funcționează fără probleme

Deci știți că aveți nevoie de software de business intelligence.

Trebuie să obțineți mai multă valoare din datele pe care le colectați. Așa că ți-ai verificat lista de furnizori, ai trecut prin dovezile conceptelor și ai ajuns la un produs potrivit pentru compania ta.

Următoarea etapă, totuși, vă poate face sau întrerupe achiziția: implementarea BI. Implementarea este locul în care potențialul BI este actualizat.

Dacă lansarea și implementarea eșuează, atunci acea investiție la care ați muncit atât de mult ar putea deveni parte din aproximativ 70% din achizițiile de BI care ajung.

Licențele software de business intelligence sunt în medie de aproximativ 1.500 USD per utilizator, pe an, așa că chiar și o mână de utilizatori reprezintă o sumă de bani pentru o întreprindere mică sau mijlocie (IMM). Cinci licențe anuale, dacă nu sunt utilizate corect, pot însemna că 7.500 USD dispar în eter.

Consultați aceste sfaturi pentru ceea ce aveți nevoie pentru o implementare de succes a BI, astfel încât să fie începutul a ceva bun, mai degrabă decât sfârșitul unui proces dureros.

Sfat 1: Aflați de ce aveți nevoie

În blogul de săptămâna trecută, am susținut că oricine cumpără software de business intelligence ar trebui să urmeze sfaturile lui Socrate și „să te cunoști pe tine însuți”. Același sfat este valabil și pentru implementare.

Pentru ca implementarea dvs. BI să aibă succes, trebuie să știți cum arată „de succes” pentru afacerea dvs.

Elena Rowell de la Looker sugerează că acest lucru începe devreme: „Chiar înainte de a defini ce inițiative cheie de performanță (KPI) doriți să urmăriți, primul lucru este să definiți intern cum arată succesul pentru instrumentul dumneavoastră BI.”

„Acest lucru va ajuta la crearea unui set de așteptări comune pentru produs, simplificând procesul de implementare. Asigurați-vă că definiți aceste așteptări, precum și câteva dintre rezultatele proiectului: de exemplu, „fiecare departament va avea două până la trei tablouri de bord cheie sau utilizatorii vor avea (sau nu) capacitatea de a face analize ad-hoc, ” continuă Rowell. „De multe ori, definirea a ceea ce nu va face un produs este la fel de importantă ca și definirea a ceea ce va face.

O altă cheie pentru implementarea BI este cunoașterea factorilor specifici, sau KPI-uri, asupra cărora trebuie să vă concentrați pentru a vă îmbunătăți afacerea, susține JP Lessard de la Miles Technologies. Aceasta ar putea fi rata de pierdere, conversii sau marja de profit și pierdere.

„Aflați ce factori trebuie să vă uitați și spuneți, dacă pot răspunde la aceste întrebări, pot lua decizii mai bune”, spune Lessard.

Răspunsurile la aceste întrebări sunt KPI-urile pe care doriți să-i urmăriți.

Bob Pepalis de la Izenda coroborează necesitatea ca IMM-urile să știe ce vor să urmărească înainte de a începe implementarea BI. „Cele mai nedureroase experiențe de implementare a software-ului de business intelligence pe care le-am împărtășit cu clienții noștri au fost atunci când au venit pregătiți.”

Un IMM este pregătit atunci când „știe la ce întrebări încearcă să răspundă și de ce au nevoie de analize cu aplicațiile lor”, spune Pepalis.

Ca exemplu al acestei pregătiri, Pepalis citează o companie care a dorit să schimbe soluțiile de analiză. Potențialul client avea nevoie de un program care să ofere date în timp real. De asemenea, aveau nevoie de „să gestioneze resursele – oameni și echipamente”, pentru mai multe agenții de siguranță publică. În cele din urmă, aveau nevoie de „o soluție care să reunească datele de la acele agenții diferite care au propriile aplicații și baze de date”.

Deoarece clientul știa că vrea să urmărească acele lucruri specifice, implementarea a fost ușoară.

Pat Hennel din Silvon este de asemenea de acord. „Averea tuturor cerințelor necesare de la părțile interesate în avans economisește o mulțime de reluări suplimentare pe drum.”

Și implicarea acelor părți interesate este, de asemenea, vitală pentru implementarea BI.

Sfat 2: aduceți-i pe toți la bord

În același mod, aveți nevoie de o cunoaștere certă a KPI-urilor pe care doriți să-i urmăriți, aveți nevoie și de o cunoaștere certă despre cine sunt susținătorii dvs. Dacă nu sunteți proprietarul IMM-ului, asigurați-vă că proprietarul și alți lideri vor susține implementarea.

Așa cum sugerează Ranjit Satyanath la Computer Weekly, obținerea de sponsorizări executive este o modalitate cheie de a asigura succesul.

Corey Mendelsohn de la NewIntelligence recomandă, de asemenea, să folosiți „execuții de nivel superior ca campioni pentru a nivela” implementarea dvs. BI.

Îmbrățișați colaborarea la fel de ușor ca aceste modele pline de fotografii de stoc. Sunt doar prostiți cu colaborarea!

Furnizorul de BI Matillion vă sugerează să căutați avocați printre „experții în domeniu care înțeleg cerințele de raportare în afacere”. În multe cazuri, acești experți sunt oamenii care au „întocmit rapoarte de management folosind Excel”.

Ca atare, acești susținători vor ști probabil ce date are afacerea și cum să obțină valoare din acestea. Acești susținători pot începe ca misionari BI și, pe măsură ce implementarea continuă, îi ajută pe alții să învețe să folosească noul software.

O altă modalitate de a vă asigura că noii utilizatori vor rămâne utilizatori este să vă asigurați că implementarea și utilizarea sunt cât mai simple posibil.

Sfat 3: Păstrați-o simplă

Nu contează cât de strălucit este ceva: dacă nu este ușor de înțeles, nu va primi sprijin popular.

Mă întâlnesc cu această referință, dar acesta este principiul „Fantasia”: poate aveți un produs chibzuit, bine conceput, dar dacă este atât de complicat clientul nu poate înțelege ce se întâmplă, produsul va fi ignorat. „Fantasia” de la Disney este un film captivant, frumos, dar publicul nu știa ce să creadă din el. Rezultatul? Flopburger financiar.

Influenți artistic, sigur, dar observați că le-au trebuit câteva decenii până să facă o continuare.

Există mai multe moduri de a simplifica procesul de implementare a BI.

În primul rând, asigurați-vă că cumpărați un program ușor de utilizat. Funcții precum o interfață vizuală drag-and-drop, cum ar fi Alteryx, sau căutarea de procesare a limbajului natural, cum ar fi AnswerRocket, îi vor încuraja pe angajații ezitați să folosească programul.

De fapt, ușurința de utilizare este criteriul numărul unu pe care îl caută întreprinderile mai mari atunci când cumpără software BI, conform celor de la Gartner (conținut disponibil doar pentru clienții Gartner, dar merită din plin).

Analistul Gartner James Laurence Richardson sugerează că ușurința de utilizare este o prioritate, deoarece „problemele întâmpinate cu ușurința de utilizare a platformelor BI&A (business intelligence and analytics) sunt cele mai dăunătoare pentru beneficiul de afaceri obținut”.

Matillion sugerează că alegerea unui program cu „un front end ușor de utilizat, lipsit de termeni tehnici, nume de tabel și sintaxă SQL, este esențială pentru a asigura o implementare de succes a business intelligence”.

Odată ce ați selectat programul potrivit, faceți experiența de a învăța să utilizați programul cât mai simplă posibil.

Un mijloc de simplificare pe care Matillion îl recomandă este de a oferi un „glosar de câmpuri, măsuri și termeni folosind nomenclatura familiară pe care utilizatorul o înțelege deja”.

Lessard subliniază această idee și observă că „multe programe software BI vă vor permite să vă configurați KPI-urile și să le definiți” în cadrul programului.

Cu acel glosar disponibil, un program altfel extraterestru se va simți mai degrabă parte a afacerii ca de obicei, decât ceva complet nou și diferit.

Lessard sugerează, de asemenea, o orientare de bază a software-ului: „Nu trebuie să faceți un antrenament aprofundat, dar trebuie să vă orientați utilizatorii și să îi familiarizați și să se simtă confortabil cu programul. Dacă nu sunt, nu se vor juca cu asta.”

În mod similar, Rowell sugerează și alte soluții, de la „orele de birou” în curs de desfășurare oferite de analiști de date mai avansați, la tutoriale online, la sesiuni de formare săptămânală cu analiști. „Datele pot fi intimidante”, spune ea, „și nu vrei ca oamenii să nu mai încerce.”

Vedeți învățarea să utilizați software-ul de business intelligence ca fiind similar cu învățarea unei discipline în liceu: dacă ați avut probleme cu o materie dificilă, probabil că ați apelat la ajutor suplimentar după școală. Aceeași strategie vă va ajuta să vă implementați software-ul.

Dorința de a juca și de a experimenta este cea care îi determină pe angajați să facă genul de interogări ad-hoc în centrul BI cu autoservire.

Sfat 4: Începeți cu câștiguri rapide

Implementarea dvs. BI nu ar trebui să abordeze întreaga companie de la început.

În schimb, lansați programul într-un singur departament și înregistrați câteva câștiguri rapide. Aceste câștiguri vor fi cel mai bun argument pentru a-i determina pe alți angajați să folosească software-ul. Vechiul clișeu este adevărat: nimic nu reușește ca succesul, mai ales atunci când încerci să-ți muți afacerea de la vechile lor moduri la o abordare bazată pe date, bazată pe BI.

„În loc să încerci să forțezi întreaga companie să facă o schimbare completă de paradigmă dintr-o dată, lansarea aplicației BI către departamentele individuale… vă permite să vă concentrați resursele puțin la un moment dat”, argumentează Hennel.

Rowell adaugă, „câștigurile rapide tind să ajute BI să se răspândească organic – oamenii îl văd și se entuziasmează și îl doresc și ei.”

Rowell observă că acesta este modul în care Looker își vede adesea software-ul răspândit în implementări de succes.

În același mod, implementarea ar trebui să înceapă cu un singur departament, ar trebui să înceapă cu un singur set de date. „Începeți cu ceea ce aveți cele mai multe informații despre: acesta este cutia de nisip”, spune JP Lessard.

Încercați să transformați acel depozit mare de date într-un câștig rapid înainte de a extinde programul la restul companiei.

Proprietarii de IMM-uri au „un sentiment instinctiv” despre ce date sunt importante și cu acele date importante ar trebui să înceapă. „Aflați cum să utilizați BI cu acele date și, în acest fel, când treceți la alte date cu care nu sunteți la fel de obișnuit, veți fi mai pregătit să utilizați instrumentul”, ne sfătuiește Lessard.

Analistul Gartner Neil Chandler face o recomandare similară (conținut disponibil pentru abonații Gartner), spunând că este o idee bună să „desfășurați cel puțin o nouă inițiativă de „câștig rapid” de BI și de analiză pentru a vă valida strategia de analiză” în primele 100 de zile ale unei BI. implementarea programului.

Sfat 5: asigurați-vă că datele sunt curate

Dacă datele pe care le importați în program nu sunt curate, nu veți obține rezultatele pe care le căutați. Și asta vă poate costa implementarea mult sprijinul angajaților. „Vechiul principiu de eliminare a gunoiului în gunoi este atât de important”, argumentează Lessard.

Dacă datele care intră în programul dvs. BI sunt murdare și inconsecvente, accentul implementării se va concentra pe curățarea acestor date.

Se va termina vreodată tendința „Păstrează-ți calmul și”? Probabil ca nu.

Din fericire, asigurarea datelor curate nu necesită știi cum să codificați. Deși expresia sună tehnic, datele curate înseamnă pur și simplu că informațiile dvs. sunt introduse într-un mod pe care programul BI îl va putea înțelege.

De exemplu? „Oamenii vor pune text într-un câmp de dată în software-ul lor CRM, mai degrabă decât data reală. Vor scrie „marțea viitoare”, iar instrumentul BI îl va ignora”, spune Lessard.

Alte forme de date „murdare” sunt greșelile de introducere a datelor (uitarea perioadei într-o sumă de dolari, de exemplu) sau inconsecvențele, cum ar fi valori similare cu nume diferite (de exemplu, o foaie de calcul care etichetează plata angajaților drept „plată”, la care un alt sună este „cec de plată” sau „salariu”).

Și dacă instrumentul BI îl ignoră, acele date nu vor fi încărcate corect. Date curate, în multe cazuri, înseamnă introducerea corectă a datelor. „Este mult mai ușor să vă asigurați că oamenii de vânzări își folosesc CRM într-o manieră consecventă decât să încercați să curățați datele mai târziu în instrumentul BI”, spune Lessard.

Sfat 6: Implementarea este în curs

Implementarea software-ului seamănă mult cu Crăciunul: stresantă, solicitantă și consumatoare de timp, dar în cele din urmă merită când vezi chipurile oamenilor.

De asemenea, ca și Crăciunul, evenimentul real este din punct de vedere tehnic un lucru unic, dar spiritul din spatele lui poate (și ar trebui) să dureze tot anul. În cazul spiritului Crăciunului, asta înseamnă să găsești modalități de a fi generos pe tot parcursul anului, cum ar fi să lași pe cineva să intre pe banda ta în trafic sau să nu folosești un gest creativ cu mâna atunci când cineva nu te lasă să intri pe a lui.

În cazul implementării software, înseamnă a fi agil și deschis la schimbare. În același mod, evenimentul real de implementare necesită să fii organizat și dispus să faci lucrurile într-un mod nou, bazat pe date, același spirit poate (și ar trebui) să-ți influențeze munca de zi cu zi.

Unul dintre avantajele agilității unui IMM este că pentru a transmite o idee de la cineva nu necesită formulare de cerere în trei exemplare. Așadar, dacă există o valoare pe care credeți că ar trebui să o urmărească afacerea dvs., luați sfatul lui Billy Joel și „spune-i [supraveghetorului tău] despre asta”.

Când nu trebuie să treci printr-o birocrație pentru a obține un răspuns, ești deja cu un pas înaintea întreprinderilor.

Agilitatea este deosebit de importantă pentru un IMM, spune Elena Rowell. „Odată cu modul în care datele unei întreprinderi mici se schimbă în mod constant, valorile care sunt importante pentru tine astăzi nu sunt neapărat aceleași care vor fi importante pentru tine în șase luni.”

Ca atare, majoritatea IMM-urilor se găsesc în situații în care agilitatea nu este doar benefică, ci și necesară.

În cele din urmă, business intelligence nu este atât de mult un set de instrumente sau produse pe care le cumpărați, cât este o mentalitate și o dorință de a îmbunătăți continuu.

Care sunt sfaturile tale pentru implementarea cu succes a BI?

Este programul dvs. software de business intelligence în funcțiune? Dacă da, există sfaturi pe care le aveți pentru potențialii cumpărători? Informați-i pe ceilalți cititori în comentariile de mai jos!

Vă interesează alte părți ale procesului de cumpărare de business intelligence? Consultați una dintre aceste postări:

Ghidul filosofului mort pentru cumpărarea software-ului de business intelligence cu autoservire

Cât costă software-ul de Business Intelligence?