6 sfaturi pentru reducerea costurilor atunci când organizați un eveniment corporativ

Când vine vorba de planificarea evenimentelor corporative, există câteva domenii cheie în care costurile se pot adăuga rapid. Taxele de închiriere a locațiilor sunt adesea unul dintre cele mai mari elemente rând din buget și pot fi un punct de blocare major pentru planificatorii de evenimente. Cu toate acestea, există câteva modalități de a ocoli această problemă și de a oferi o experiență uimitoare pentru oaspeți.

Cu puțină creativitate și gândire creativă, este posibil să organizați un eveniment corporate uimitor fără să vă distrugeți banii și să vă uimiți în continuare oaspeții. Pentru ca acest lucru să devină realitate, este important ca planificatorii de evenimente să fie conștienți de unele strategii cheie de economisire a costurilor.

În secțiunile următoare, vom acoperi câteva sfaturi inteligente despre cum puteți reduce aceste cheltuieli, oferind în același timp un eveniment de top.

Fiți creativ cu selecția dvs. de locație

Alegerea unui loc care are propriile echipamente și facilități și reducerea nevoii de a închiria sau de a cumpăra propriile locații este o modalitate de a cheltui mai puțin pe costurile totale ale locației. În zilele noastre, este posibil să o faceți folosind un software de planificare a evenimentelor corporative pentru a ajuta la realizarea acestor comparații directe între diferite locații.

Ca o opțiune mai creativă și mai rentabilă, luați în considerare o locație neconvențională, cum ar fi o zonă în aer liber sau o clădire veche. Alegerea unui stil de eveniment mai puțin standard, cum ar fi o cină sau un picnic, poate fi adesea închiriată pentru o fracțiune din prețul unei săli de banchet tradiționale sau unui centru de conferințe. Și, cu puțină ingeniozitate, poți transforma aceste spații în locații de evenimente cu adevărat memorabile.

Desigur, fiți atenți la tipul de eveniment pe care îl planificați și la mediul pe care încercați să îl cultivați. Dacă vă gândiți la opțiuni în aer liber, urmăriți îndeaproape vremea și în acea perioadă a anului.

Profită de echipamente și facilități

Puteți economisi bani pentru evenimentul dvs. alegând o locație care are propriile echipamente și facilități, astfel încât să nu va trebui să închiriați sau să cumpărați un sistem de sunet, scenă și iluminat separat. Multe localități au deja aceste lucruri configurate, așa că asigurați-vă că întrebați despre ele când vă gândiți la următorul loc.

Companiile pot economisi costuri într-o varietate de moduri, profitând de echipamentele și facilitățile oferite de local, cum ar fi:

• Proiectoare și ecrane disponibile pentru a fi utilizate pentru prezentări
• Disponibilitatea Wi-Fi, astfel încât oaspeții să își poată folosi propriile dispozitive
• Reducere pentru utilizarea serviciilor lor de catering interne
• Planuri de plată potențiale pentru îmbunătățirea fluxului de numerar

Căutați parteneri de sponsorizare pentru a ajuta la compensarea costurilor

O metodă eficientă de a reduce costul evenimentului companiei dvs. este căutarea partenerilor de sponsorizare. Aceștia pot ajuta la acoperirea costurilor în schimbul promovării produsului sau a mărcii lor. Acest lucru aduce beneficii ambelor părți, deoarece economisiți bani în timp ce acestea câștigă expunere.

Există câteva modalități de a găsi potențiali parteneri de sponsorizare. Pentru a vă promova evenimentul, vă recomandăm să contactați companii care au un public țintă similar. De exemplu, dacă găzduiți o conferință de energie verde, puteți contacta companiile de panouri solare sau producătorii de mașini electrice.

Odată ce ați găsit câțiva potențiali parteneri, următorul pas este să vă adresați lor și să faceți o prezentare. Explicați despre ce este vorba despre evenimentul dvs. și de ce marca lor ar fi potrivită, inclusiv informații despre participanții la eveniment și acoperirea media. Oferirea acestora cu un pachet de sponsorizare care subliniază beneficiile investiției în evenimentul dvs., cu siguranță vă va crește șansele de a le asigura sprijinul.

Iată câteva alte exemple despre modul în care partenerii de sponsorizare pot ajuta companiile să economisească costurile în cadrul conferințelor:

• O companie de calculatoare donează laptopuri pentru a fi utilizate în timpul unui seminar de formare
• Un comerciant cu amănuntul de îmbrăcăminte oferă carduri cadou pentru a fi folosite ca premii
• Un lanț hotelier oferă o reducere pentru oaspeții care participă la un eveniment
• O companie aeriană oferă reduceri de călătorie pentru vorbitori la o conferință

Găsiți o listă de posibili parteneri pentru a face apariția următoarei conferințe mai de impact.

Utilizați tehnologia pentru a reduce costurile de imprimare și transport

Potrivit unui studiu realizat de Environmental Paper Network , imprimarea digitală poate economisi companiile cu până la 25% din costurile lor totale de imprimare. În plus, prin utilizarea serviciilor de expediere online, companiile își pot reduce costurile cu până la 50% cu servicii online precum UPS și FedEx.

De asemenea, tehnologia poate fi folosită pentru a ajuta la reducerea costurilor serviciilor de alimente și băuturi la evenimentele corporative. Atunci când comandă mâncare și băuturi online, companiile pot profita de reduceri în vrac și de oferte de transport gratuit. Prin utilizarea aplicațiilor mobile pentru a gestiona comenzile și plățile, companiile pot evita greșelile costisitoare care pot apărea adesea atunci când au de-a face cu metode tradiționale pe hârtie.

Creați o temă sau decorați într-un mod unic, dar rentabil

Conturarea evenimentului dvs. corporativ în jurul unei singure teme, rentabile, îi poate conferi un fler unic. De exemplu, puteți selecta auriu și alb drept culori și le puteți folosi în decor; aceasta ar putea include închirierea de fețe de masă și șervețele albe cu accente aurii. Acest lucru încă arată elegant, evitând în același timp costurile suplimentare care pot fi asociate cu culori mai unice.

De asemenea, banii pot fi economisiți pe decorațiuni făcând anumite elemente, cum ar fi piese centrale folosind borcane de zidărie, flori false și panglici. Când găzduiești mai multe evenimente într-un an, poate fi mai ieftin să închiriezi decorațiuni în loc să le cumperi pe toate deodată.

Utilizați rețelele sociale pentru a vă promova evenimentul și pentru a economisi costurile de marketing

Folosind platforme precum Facebook, TikTok, Twitter și Instagram, puteți ajunge la un public larg cu costuri mici sau deloc, oferindu-vă un avantaj prin crearea de pagini de evenimente, publicarea actualizărilor și interacțiunea cu potențialii oaspeți.

Când promovați un eveniment corporativ, veți dori să vă asigurați că postările dvs. pe rețelele sociale sunt profesionale și pe marcă. Astfel, puteți crea o pagină de eveniment pe site-ul companiei dvs., o puteți distribui pe platformele dvs. de socializare și puteți utiliza hashtag-urile potrivite pentru a ajunge la un public mai larg pentru a promova orice oferte speciale sau reduceri pe care le oferiți.

În cele din urmă, acestea sunt o opțiune pentru a desfășura promoții și concursuri. Oferirea de reduceri oaspeților care vă distribuie pagina evenimentului pe propriile profiluri de rețele sociale sau organizarea unui concurs în care premiul este bilete gratuite la evenimentul dvs. sunt niște fotografii frumoase de încercat atunci când utilizați aceste canale.