Aplicații pentru foi de pontaj vs foi de calcul: care se potrivește cel mai bine fluxului dvs. de lucru

Foile de calcul și aplicațiile pentru foile de pontaj sunt ambele soluții populare de cronometrare. Dar pe care ar trebui să-l folosești?

În acest articol, vom vorbi despre avantajele și dezavantajele introducerii timpului de lucru în aplicațiile de pontaj și a introducerii timpului de lucru în foi de calcul și vom compara aceste două soluții în ceea ce privește:

• Cât de potrivite sunt pentru înregistrarea orelor de lucru?
• Ce opțiuni utile au de oferit, pentru a ușura procesul de cronometrare?
• Cât de rapid și de precis este să introduceți timpul în foile de calcul, comparativ cu aplicațiile pentru foile de pontaj?
• Câți bani va trebui să cheltuiți pentru fiecare dintre cele două soluții de pontaj?

În plus, vom discuta dacă ar trebui să luați în considerare utilizarea aplicațiilor pentru foi de pontaj sau foi de calcul ca metodă de urmărire și calculare a timpului de lucru, în raport cu tipul de afacere în care vă aflați și cu fluxul de lucru al echipei dvs.

Aplicații pentru foi de pontaj vs foi de calcul: potrivire și opțiuni?

În această secțiune, vom vorbi despre avantajele și dezavantajele aplicațiilor de pontaj și foilor de calcul în ceea ce privește opțiunile pe care le au de oferit și măsura în care aceste două soluții sunt potrivite pentru a ține evidența timpului de lucru în primul rând.

Foaie de tabel PRO ȘI CONTRA: potrivire și opțiuni

Foile de pontaj de calcul sunt o soluție familiară de cronometrare

De obicei, foile de calcul nu au nevoie de o prezentare suplimentară pentru angajații de astăzi, deoarece majoritatea dintre aceștia sunt deja familiarizați cu elementele de bază ale modului de utilizare. Dacă tu și echipa ta folosiți foi de calcul pentru alte sarcini zilnice de afaceri, va fi și mai ușor să începeți să urmăriți timpul în ele. Nu va trebui să cheltuiți energie și efort suplimentar pentru a defini noi procese de urmărire a timpului și apoi a le explica echipei dvs.

Foile de pontaj cu foi de calcul sunt versatile

Indiferent dacă utilizați Microsoft Excel, Google Sheets sau LibreOffice Calc, foile de calcul oferă o serie de funcții pe care le puteți încerca și implementa în practicile dvs. de urmărire a timpului. De exemplu, aveți tot ce aveți nevoie pentru a crea șabloane simple de pontaj și puteți utiliza, de asemenea, formulele încorporate, pentru a crea foi de pontaj mai avansate, cu formule care se adună automat și, altfel, manipulează datele pe care le introduceți.

Foile de pontaj ale foilor de calcul sunt transparente atunci când vine vorba de calcule

Dacă ați implementat formule încorporate în foile de pontaj, toți cei care introduc timp vor putea vedea toate formulele utilizate pentru calcule. Acest lucru va aduce transparență modului în care timpul de intrare al angajaților este procesat în continuare și, probabil, va îmbunătăți încrederea și responsabilitatea în cadrul echipei dvs.

Foile de pontaj de calcul vă permit să le imprimați

Probabil că va trebui să redimensionați foile de pontaj pe care le completați în foile de calcul pentru ca acestea să se potrivească cu hârtia dvs. de imprimare - dar ideea este că le puteți tipări, dacă doriți.

Foile de calcul oferă doar introducerea manuală a timpului

Introducerea timpului într-o foaie de pontaj este egală cu introducerea manuală a timpului, în funcție de modul în care percepeți timpul pe care îl petreceți pentru un proiect sau sarcină. Cu alte cuvinte, la sfârșitul unei zile de lucru sau al unei săptămâni de lucru, va trebui să vă amintiți la ce ați lucrat anterior, în detaliu, ceea ce poate fi o provocare. Deci, este mai probabil să introduceți 1 oră pentru o sarcină, chiar dacă ați lucrat la ea timp de 1 oră și 16 minute - deoarece 1 oră este un număr frumos, întreg, în timp ce cele 16 minute suplimentare nu sunt la fel de ușor de reținut după aceea .

Foile de pontaj pentru foile de calcul nu au opțiuni tipice pentru foile de pontaj

În afară de lipsa urmăririi în timp real, foile de calcul nu oferă, de asemenea, opțiunile pe care le-ați găsi de obicei în aplicațiile de pontaj, cum ar fi:

• definirea tarifelor orare
• clasificarea timpului de lucru în funcție de sarcini, etichete și starea de facturare
• generarea de rapoarte complete privind timpul de lucru

Având în vedere că foile de calcul sunt versatile, este posibil să puteți imita aceste funcții într-o anumită măsură (cum ar fi adăugarea manuală de coloane pentru sarcini, etichete sau starea de facturare), dar acest lucru va necesita timp și efort suplimentar.

Foile de pontaj ale foilor de calcul pot fi copleșitoare pentru utilizatorii mari de foi de calcul

Dacă aveți deja prea multe sarcini de afaceri pe care le desfășurați în foile de calcul, adăugarea de urmărire a timpului la listă poate aduce și mai multă confuzie. Având în vedere că majoritatea fișierelor la care lucrați sunt în format Excel, Foi de calcul Google sau LibreOffice Calc, uneori poate fi copleșitor să găsiți foaia de calcul de cronometrare atunci când aveți nevoie sau să sari între diferite foi de calcul pentru a efectua diferite sarcini.

Foile de pontaj ale foilor de calcul nu au atractivitate profesională

Având în vedere că foile de calcul pot fi utilizate pentru o multitudine de sarcini, este posibil ca acestea să nu fie cea mai bună soluție dacă doriți să creați și să trimiteți clienților dvs. rapoarte cu aspect profesional despre ceea ce ați lucrat.

APLICAȚII PENTRU Foaie de pontaj PRO ȘI CONTRA: potrivire și opțiuni

Aplicațiile pentru foile de pontaj sunt concepute pentru urmărirea timpului

Spre deosebire de foile de calcul, care sunt concepute pentru a vă ajuta cu multe, foarte diferite sarcini, aplicațiile pentru foile de pontaj sunt aplicații dedicate , concepute special pentru a vă ajuta să vă înregistrați, să stocați și să analizați timpul de lucru. În plus, sistemele de pontaj oferă și alte avantaje suplimentare care sunt încorporate pentru a vă ajuta să urmăriți și să introduceți timpul și mai ușor. Opțiunea de a defini proiecte și sarcini bazate pe proiecte pe care le veți urmări timpul, etichetele pe care le veți folosi pentru a clasifica timpul de lucru și tarifele orare pe care sistemul de pontaj le va folosi pentru a vă calcula câștigurile sunt doar câteva dintre caracteristicile la care vă puteți aștepta.

Aplicațiile de pontaj permit, de asemenea, urmărirea timpului cu un cronometru

Pe lângă introducerea manuală a timpului printr-o foaie de pontaj, aplicațiile foaie de pontaj oferă, de obicei, și timpul de urmărire în timp real pe măsură ce lucrați, cu un cronometru, în paginile lor de urmărire a timpului - puteți porni un cronometru atunci când începeți să lucrați la o sarcină și apoi opriți cronometrul după ce ați terminat. În plus, este posibil să puteți vedea la ce lucrează în prezent colegii dvs. de echipă, aruncând o privire la un tablou de bord care arată pentru ce folosesc în prezent un cronometru.

Aplicațiile de pontaj vă ajută să vă analizați timpul

Cu o aplicație de pontaj, nu obțineți doar un loc în care să vă stocați orele de lucru, ci și un loc în care puteți genera rapoarte bazate pe timpul urmărit, pentru a analiza utilizarea timpului și nivelurile de productivitate.

Cât timp ai petrecut cu acel proiect?

A fost proiectul profitabil, în raport cu timpul petrecut cu el?

Pe ce sarcini ai petrecut cel mai mult timp?

Cât timp ai pierdut cu sarcini secundare sau terțiare, în loc să lucrezi la prioritățile tale?

O aplicație bună de pontaj vă va ajuta să înțelegeți toate acestea.

Aplicațiile de pontaj vă permit să exportați rapoarte în PDF, CVS și Excel

În cazul în care sunteți nerăbdător să vizualizați ora foaie de pontaj în format de foaie de pontaj, sunt șanse să o puteți face într-o aplicație foaie de pontaj.

Diferența dintre o foaie de pontaj pe care ați exportat-o ​​dintr-o aplicație de pontaj și foaia de pontaj pe care ați creat-o singur este acuratețea - exportând o foaie de pontaj printr-o aplicație, veți fi sigur că datele dvs. sunt exacte.

Pe lângă exportul de date ca fișiere XLS, majoritatea aplicațiilor de pontaj ar trebui să vă ofere și opțiunea de a genera fișiere SCV și PDF.

Exportarea datelor în PDF este o soluție excelentă dacă doriți să trimiteți clientului dumneavoastră dovada muncii pe care ați realizat-o până acum în proiectul său.

Exportarea datelor în CSV este excelentă pentru calcularea salariilor, deoarece veți putea vedea toate timpurile urmărite în format zecimal.

Aplicațiile de pontaj vă permit să urmăriți costul și profitabilitatea proiectului

Unele aplicații de pontaj oferă, de asemenea, costuri cu forța de muncă și calcule de profit. Ele vă ajută să lucrați la minimizarea costurilor proiectului în viitor, astfel încât să puteți maximiza timpul pe care îl petreceți sarcinilor prioritare și să minimizați timpul pe care îl pierdeți. Raportul de profit vă poate ajuta, de asemenea, să înțelegeți dacă trebuie să vă creșteți tarifele orare, pentru a vă asigura că veniturile dvs. sunt mai mari decât costurile proiectului.

Aplicațiile de pontaj vă ajută să imprimați foi de pontaj „mai frumoase”, mai ușor

În cazul în care doriți să stocați datele foii de pontaj pe hârtie, atât foile de calcul, cât și aplicațiile dedicate sunt o soluție potrivită. Dar, în timp ce procesul de tipărire a foilor de pontaj pe care le-ați creat într-o foaie de calcul necesită de obicei o redimensionare suplimentară a tabelelor dvs. de pontaj, aplicațiile de pontaj oferă deja foi gata de imprimare.

Aplicațiile de pontaj poate dura ceva timp pentru a se obișnui

Da, aplicațiile de pontaj sunt concepute pentru a face cronometrarea mai ușoară. Dar, unii dintre angajații tăi s-ar putea să se ferească de ei la început, mai ales dacă nu au mai folosit astfel de aplicații.

Dacă nu faceți procesul de cronometrare și așteptările din cadrul companiei dvs. clare și concise, puteți copleși angajații.

Deci, cea mai bună practică este să vă explicați așteptările în ceea ce privește introducerea timpului în aplicație, pentru a ajuta angajații să se simtă mai în largul lor, chiar de la început.

️ VERDICT DE ADECVARE ȘI OPȚIUNI:

Când vine vorba de adecvarea cronometrului și de opțiunile pe care le au de oferit, foile de calcul reprezintă o abordare ușoară și atrăgătoare pentru înregistrarea timpului de lucru - dar le lipsesc totuși funcțiile cruciale ale foii de pontaj. În schimb, aplicațiile pentru foile de pontaj au avantajul de a avea opțiuni dedicate pentru foile de pontaj și, ca atare, apar ca soluție mai bună, în ciuda timpului relativ mai lung pe care unii angajați ar putea avea nevoie pentru a se obișnui cu ele.

Aplicații pentru foi de pontaj vs foi de calcul: viteză și acuratețe?

În această secțiune, vom vorbi despre avantajele și dezavantajele aplicațiilor de pontaj și foilor de calcul, în ceea ce privește timpul de care au nevoie angajații, managerii, contabilii și toți ceilalți implicați în procesul de cronometrare pentru gestionarea foilor de pontaj. De asemenea, vom face lumină asupra avantajelor și dezavantajelor acestor două metode de cronometrare în ceea ce privește precizia.

Foaie de tabel PRO ȘI CONTRA: viteză și acuratețe

Adăugarea de timp la o foaie de pontaj poate fi rapidă și ușoară

Cu condiția ca datele pe care trebuie să le adauge angajații să fie păstrate la o scară mai mică și ca managerul responsabil cu crearea foilor de pontaj să fi definit corect formulele, angajații nu ar trebui să aibă probleme cu introducerea timpului în foile de pontaj.

Foile de pontaj pentru foi de calcul sunt, de obicei, consumatoare de timp pentru toți cei implicați

Pentru manageri , este nevoie de timp suplimentar pentru a crea tabele de pontaj într-o foaie de calcul, precum și pentru a aproba sau respinge ulterior foile de pontaj ale angajaților. Crearea foilor de pontaj de calcul durează și mai mult timp dacă managerul a decis să automatizeze procesul, adăugând formule încorporate pentru a adăuga timpul de lucru.

Pentru angajați , este nevoie de prea mult timp pentru a adăuga, calcula și verifica exact timpul pe care îl introduc, în fiecare zi, săptămână sau lună.

Având în vedere că foile de calcul nu oferă notificări automate atunci când cineva își completează foile de pontaj, contabilul va trebui să deschidă manual toate foile de pontaj pentru a verifica dacă toată lumea și-a actualizat timpul de lucru. În plus, contabilul va trebui să reamintească personal tuturor celor care nu și-au introdus timpul așa cum se aștepta, să facă acest lucru. În unele cazuri, acest lucru se poate întâmpla de mai multe ori pentru fiecare perioadă de plată.

Pentru asistentul HR , este nevoie de timp suplimentar pentru a găsi datele necesare, cum ar fi timpul petrecut de angajați în concedii, concediu medical sau concediu fără plată.

Fiecare parametru nou pe care îl adăugați la amestec se acumulează cu ceilalți și vă ia mai mult din timp - indiferent dacă sunteți managerul care creează foile de pontaj, angajatul care introduce timpul, contabilul care calculează salariile sau asistentul HR care calculează timpul plătit oprit.

Foile de pontaj ale foilor de calcul sunt de obicei predispuse la erori pentru toți cei implicați

Pentru manageri , va fi mai ușor să greșească atunci când creează tabele în foi de calcul sau definesc formule pentru foile de pontaj automate. De exemplu, dacă faceți o greșeală în definirea formulelor de calcul menționate, toate datele pe care le adaugă cineva vor fi calculate greșit - și este posibil să nu observați acest lucru până nu este prea târziu.

Pentru angajați , va fi mai ușor să greșiți atunci când adăugați date sau calculați orele de lucru (dacă angajații sunt responsabili de calcularea timpului lor). Este mai ușor să introduceți mai puțin timp decât ați lucrat de fapt, ceea ce va însemna că vă veți factura clienților mai puțin decât ar trebui. De asemenea, va fi mai complicat să efectuați corect calculele dacă există mai multe date cu care să lucrați. Mai mult, dacă adăugați numere greșite în coloanele greșite, veți obține foi de pontaj eronate, chiar dacă formulele sunt bine definite, pentru început.

Contabilii și managerii de resurse umane vor trebui probabil să extragă datele introduse de angajați în foi de calcul și aplicații separate, ceea ce înseamnă o șansă și mai mare de greșeli de calcul și pierderi de date.

Mai rău, oricine poate șterge accidental o celulă, o linie dintr-o celulă, o formulă sau o întreagă foaie de calcul. Și veți avea nevoie de timp suplimentar pentru a restabili ceea ce ați șters - dacă observați că ați șters ceva de la început.

Foile de pontaj pentru foile de calcul necesită o dublă verificare manuală

Aceasta înseamnă că contabilul responsabil cu statul de plată, precum și oricine este responsabil cu întocmirea facturilor clienților, va trebui probabil să:

• verifica totul din nou
• evidențiați manual toate intrările de timp suspecte
• contactați persoanele care le-au intrat, pentru lămuriri.

Acest lucru va însemna mult timp petrecut cu e-mailuri și recalculări - și încă nu există nicio garanție că veți evita toate greșelile.

Foile de pontaj de calcul implică posibile probleme de conformitate

Este ușor să rătăciți foile de pontaj tipărite – tot ce trebuie să faceți este să rătăciți una pentru a aduce compania în probleme. Greșelile și lipsa pontajelor aduc probleme cu statul de plată, care provoacă greșeli la plata angajaților. Ceea ce, la rândul său, vă poate aduce în probleme cu guvernul.

Foile de pontaj de calcul sunt o soluție proastă pentru o afacere în creștere

Cu cât aveți mai mulți oameni în echipa dvs., cu atât este mai dificil să stocați, să păstrați și să analizați cu atenție foile de pontaj și cu atât este mai probabil să faceți o greșeală.

APLICAȚII PENTRU Foaie de pontaj PRO ȘI CONTRA: viteză și precizie

Adăugarea timpului într-o aplicație de pontaj este întotdeauna rapidă și ușoară

Vă adăugați orele și definiți tarifele orare și urmăriți cum aplicația efectuează calculele automat, pe baza unor formule testate cu precizie și 100% precise. Aceasta include calculele de bază ale orelor de lucru, dar și câștigurile dvs. și timpul total adăugat pe perioadă de timp personalizată.

Aplicațiile de pontaj vă asigură că faceți mai puține greșeli

Cu excepția cazului în care adăugați singur orele greșite (sau tariful orar greșit), nu va trebui să vă faceți griji că orele totale de lucru sau câștigurile dvs. vor fi calculate greșit, deoarece sistemul de pontaj se va ocupa de totul pentru dvs. Acest lucru înseamnă mai puțin stres pentru manageri, angajați, contabili și personalul de resurse umane.

Aplicațiile de pontaj oferă mementouri și obiective

Cu aplicațiile de pontaj, este mult mai puțin probabil ca cineva să uite să completeze o foaie de pontaj la timp, având în vedere că puteți defini obiective zilnice și săptămânale pentru echipă. Când cineva nu îndeplinește o țintă, primește mementouri prin e-mail că nu a urmărit suficient timp în perioada de timp prescrisă.

Aplicațiile de pontaj nu necesită foi de calcul suplimentare pentru salarizare și PTO

Cu o aplicație de pontaj, personalul HR poate crea proiecte separate pentru concediu fără plată, concediu medical și concediu și poate instrui angajații să adauge timp la aceste proiecte de fiecare dată când iau concediu fără plată, concediu medical sau plec în vacanță. Mai târziu, dacă personalul de resurse umane are nevoie de date despre concediul medical pentru un anumit angajat, poate doar să selecteze proiectul și angajatul potrivit și să genereze un raport.

Contabilii vor putea calcula salariile cu câteva clicuri, selectând pur și simplu intervalul de timp (de exemplu, săptămână, lună sau o perioadă personalizată) și eliminând timpul petrecut în concediu fără plată și pauze de masă. Apoi, software-ul va obține automat numărul total de ore lucrate pentru fiecare angajat în parte și va calcula cât trebuie să le plătiți.

Aplicațiile de pontaj asigură o mai bună conformitate

Ca rezultat al unei aplicații securizate pentru a urmări și stoca orele de lucru, veți fi sigur că compania dvs. respectă întotdeauna regulile și reglementările comerciale, cum ar fi Regulamentul FLSA privind timpul de lucru.

Aplicațiile de pontaj vă scutesc de procesele repetitive

Foile de pontaj de calcul necesită angajaților să-și introducă numele, titlurile postului, managerii, proiectele și sarcinile pentru fiecare nouă foaie de pontaj pe care o completează.

Însă, conturile de angajați create în aplicațiile de pontaj își stochează numele și le permit managerilor spațiului de lucru să:

• adăugați angajați la grupuri pe baza titlurilor de post (de exemplu, dezvoltatori, marketeri, designeri etc.)
• desemnați manageri responsabili pentru timpul de lucru al angajaților

Angajații își pot selecta apoi proiectele și sarcinile atunci când urmăresc timpul și, aceste foi de pontaj sunt asociate automat cu numele lor, grupurile pe baza titlurilor de post și managerii responsabili cu aprobarea foilor de pontaj menționate. Și toate acestea cu doar câteva clicuri.

Aplicațiile de pontaj fac procesul de aprobare a foii de pontaj mai rapid

Aplicațiile de pontaj îi ajută pe manageri să facă procesul de aprobare a foilor de pontaj mai rapid și mai ușor, având în vedere că nu necesită semnături personale pe fiecare foaie de pontaj individuală și oferă alte avantaje suplimentare.

Managerii pot seta mai întâi foile de pontaj să se blocheze automat după o anumită perioadă de timp (să zicem la sfârșitul fiecărei luni) sau să le blocheze manual înainte de o anumită dată, pentru a împiedica angajații să adauge intrări retrodatate.

Mai târziu, managerii pot revizui și aproba foile de pontaj pentru facturarea clienților și în scopuri de salarizare.

Aplicațiile de pontaj permit întregii echipe să-și stocheze în siguranță foile de pontaj într-un singur loc

Cu foile de calcul, fiecare angajat își trimite propriile foi de pontaj completate și acestea sunt stocate într-un singur folder - dar, dacă aveți 50 de angajați, asta înseamnă 50 de foi diferite, pentru fiecare perioadă de plată. În schimb, aplicațiile de pontaj le permit angajaților să-și completeze toate foile de pontaj într-un spațiu de lucru ușor accesibil și sigur. Puteți apoi să răsfoiți săptămâni și săptămâni din foile de pontaj anterioare, din această săptămână, înapoi până la săptămâna când ați creat prima dată contul. Majoritatea aplicațiilor de pontaj vă permit, de asemenea, să vizualizați și să adăugați date pe dispozitive.

️ VERDICT DE VITEZĂ ȘI PRECURITATE:

Când vine vorba de viteză și acuratețe, procesul de cronometrare de introducere, calcul și analiză a timpului de lucru introdus într-o foaie de calcul are câteva dezavantaje majore pentru toți cei implicați - este ușor să faceți o multitudine de greșeli în timp ce gestionați astfel de foi de pontaj și consumă o mulțime de timp care ar putea fi petrecut mai productiv. În schimb, aplicațiile de pontaj oferă o soluție mai bună în acest sens, având în vedere că sistemul lor automat eradică cele mai multe posibilități de greșeală și este mai ușor și mai rapid să găsești și să analizezi datele de timp de care ai nevoie.

Aplicații pentru foile de pontaj vs foi de calcul: preț?

În secțiunea finală a acestei comparații, vom face lumină asupra avantajelor și dezavantajelor aplicațiilor de pontaj și a utilizării foilor de calcul pentru introducerea timpului, în ceea ce privește cât de costisitoare sunt aceste soluții de cronometrare.

FOI DE TABLAR PRO și CONT: preț

Excel este scump

Este posibil ca utilizatorii de Windows să se fi obișnuit cu Excel într-o asemenea măsură, încât uneori este ușor să uiți că acest program vine cu un preț mare. Potrivit Capterra, prețul pentru programul Excel începe de la 8,25 USD pe lună, pe computer. Deci, dacă aveți 50 de angajați, va trebui să plătiți puțin mai puțin de 415 USD pe lună, pentru ca toată lumea să poată urmări timpul în foile de pontaj Excel de pe propriile dispozitive.

Foi de calcul Google și LibreOffice Calc sunt gratuite

Excel poate fi cea mai cunoscută soluție pentru foi de calcul, dar există alternative gratuite pe care le puteți lua în considerare, cum ar fi Google Sheets și LibreOffice Calc menționate anterior.

Posibilele dezavantaje ale Google Sheet în comparație cu Excel includ viteza de procesare mai mică și lipsa barei de instrumente Acces rapid, dar obțineți salvare automată și colaborare în timp real. Posibilele dezavantaje ale LibreOffice Calc în comparație cu Excel includ de 15 ori mai puține coloane și unele limitări cruciale ale formulei, dar îl puteți utiliza în alte sisteme, în afară de Windows și macOS.

Cheltuiți mai mulți bani gestionând foile de pontaj în general

Timpul înseamnă bani, iar gestionarea timpului angajatului în foile de calcul necesită mai mult timp și costă mult mai mult, chiar dacă decideți să utilizați o soluție gratuită pentru foi de calcul. În plus, poate că va trebui chiar să angajezi un asistent pentru contabilul tău, doar pentru a avea ajutor suplimentar în gestionarea foilor de pontaj completate și pregătirea lor pentru salarizare.

APLICAȚII PENTRU Foaie de pontaj PRO ȘI CONTRA: preț

Aplicațiile de pontaj pot fi gratuite

Aplicațiile de pontaj variază foarte mult când vine vorba de prețuri. Dar, dacă vă înscrieți pentru o aplicație gratuită pentru foaie de pontaj, cum ar fi Clockify, veți putea folosi gratuit toate funcțiile esențiale de urmărire a timpului - aceasta include adăugarea unui număr nelimitat de utilizatori și urmărirea timpului pentru un număr nelimitat de proiecte.

Aplicațiile de pontaj reduc costurile afacerii dvs. în general

Am stabilit deja că timpul înseamnă bani - și oricine poate gestiona timpul de urmărire cu o aplicație în doar câteva clicuri. În plus, nu veți economisi bani doar prin introducerea rapidă a timpului - nu va trebui să angajați personal suplimentar pentru a compila fișele de pontaj menționate pentru toate proiectele și sarcinile dvs., deoarece veți avea toate datele stocate în siguranță într-un singur loc din du-te.

️ VERDICT DE PRET:

Când vine vorba de preț, foile de calcul apar ca o soluție mai costisitoare. Pe de altă parte, dacă alegeți aplicația potrivită pentru foaie de pontaj, vă veți putea bucura gratuit de funcțiile de bază pentru foaie de pontaj.

Aplicații pentru foi de pontaj vs foi de calcul: ce soluție de cronometrare să alegeți?

Acum că am discutat despre avantajele și dezavantajele foilor de calcul și a aplicațiilor pentru foi de pontaj în ceea ce privește adecvarea, opțiunile, viteza, acuratețea și prețul, să vedem când ar trebui să luați în considerare utilizarea fiecărei soluții de cronometrare.

Pentru ce sunt cele mai bune foile de pontaj ale foilor de calcul?

️ Întreprinderi mici

Afacerile cu mai puțin de 15-20 de angajați pot apela la foile de calcul ca soluție de cronometrare, având în vedere că cerințele de administrare și analiză pentru un număr atât de mic de angajați sunt încă gestionabile prin foi de calcul.

️ Echipe mici care lucrează la un număr mai mic de proiecte

Dacă echipa dvs. lucrează doar la unul sau două proiecte odată, va fi mai puțin dificil să introduceți, să copiați cu exactitate și să analizați datele necesare pentru facturarea clienților.

️ Echipe care nu necesită caracteristici suplimentare

Dacă doriți să introduceți doar orele de lucru în mod regulat, fără a implementa funcții precum blocarea foilor de pontaj după o anumită perioadă de timp sau urmărirea timpului în timp real, foile de pontaj ale foilor de calcul sunt o opțiune potrivită.

Pentru ce sunt cele mai bune aplicațiile de pontaj?

️ Orice dimensiune a afacerii

Introducerea timpului în foile de pontaj create într-o foaie de calcul poate fi gestionabilă pentru întreprinderile mai mici, dar aplicațiile pentru foile de pontaj sunt potrivite pentru orice tip de afacere, inclusiv pentru cele mai mici. Dacă numărul de angajați începe să crească, precum și numărul de proiecte pe care le acceptați sau elementele pe care doriți să le urmăriți, veți putea scala cu ușurință.

️Echipe mai mici sau mai mari care lucrează la orice număr de proiecte

Aplicațiile de pontaj vă permit să adăugați oricât de mulți angajați aveți nevoie și să urmăriți timpul pentru câte proiecte aveți nevoie.

Majoritatea aplicațiilor de pontaj oferă aceste facilități în cadrul planurilor lor de plată, dar Clockify oferă gratuit urmărirea timpului pentru mai mulți utilizatori și pentru mai multe proiecte.

️ Echipe care preferă să urmărească timpul de lucru în timp real

O aplicație de pontaj cu un mod de cronometru este cea mai bună opțiune dacă doriți:

• urmăriți timpul pe măsură ce lucrați, pentru o precizie mai bună
• aveți o imagine de ansamblu clară asupra timpului exact pe care îl petreceți proiectelor clienților
• fii atent la ce lucrează în prezent colegii tăi (adică pentru ce folosesc cronometrul)

️Afaceri pentru întreprinderi

Aplicațiile pentru foile de pontaj sunt potrivite pentru companiile de întreprindere, deoarece oferă de obicei cel puțin unele caracteristici ale întreprinderii, cum ar fi costul forței de muncă și profitul, aprobarea foii de pontaj și conectarea unică, pentru securitate suplimentară a datelor.

️ Echipele care doresc să urmărească și să își analizeze productivitatea

Funcțiile de raportare ale aplicațiilor de pontaj vă permit să introduceți timp pentru mai multe proiecte, astfel încât să puteți crea chiar proiecte pentru pauze, e-mailuri, întâlniri, timp de amânare sau orice altceva doriți, pentru a înțelege cât de productiv sunteți cu adevărat la locul de muncă.

Concluzie

În general, foile de pontaj sunt insuficiente în ceea ce privește adecvarea, viteza, acuratețea, prețul și opțiunile legate de foile de pontaj pe care le au de oferit - ceea ce poate să nu fie o problemă crucială dacă sunteți o echipă mică care lucrează la unul sau două proiecte care are mai mult timp de alocat gestionării foilor de pontaj. Cu toate acestea, dacă doriți să extindeți, numărul și severitatea problemelor vor crește împreună cu afacerea dvs. - un număr mai mare de proiecte și angajați va însemna un număr mai mare de foi de pontaj, iar un număr mai mare de foi de pontaj va însemna întotdeauna o șanse mai mari pentru greșeli și mai mult timp și mai mulți oameni au nevoie pentru a gestiona procesul de cronometrare.

Pe de altă parte, aplicațiile de pontaj apar ca alternativa mai bună și mai potrivită la foile de pontaj create în foile de pontaj – pentru început, sunt o soluție mai rapidă și mai puțin costisitoare pentru stocarea orelor de lucru. Ele oferă alte funcții suplimentare, centrate pe foaia de pontaj, pe care vă puteți baza, indiferent de dimensiunea afacerii dvs. și de tipul fluxului de lucru.

Sunt, de asemenea, mai precise și mai sistematice, deoarece toate datele dvs. sunt calculate automat conform formulelor testate și apoi stocate într-un loc sigur.

În concluzie, deși mai mult timp, răbdare și resurse pot face din foile de calcul o soluție potrivită de cronometrare, nu puteți da greș cu o aplicație de pontaj.