Cum economisește bani urmărirea timpului de lucru?

Cu toții am auzit expresia „Timpul este bani”, dar despre câți bani vorbim exact?
În această postare pe blog, vom vorbi despre câți bani vă poate economisi urmărirea timpului conform cercetărilor, precum și despre cât de exact vă economisește bani. De asemenea, vom oferi sfaturi pentru a urmări timpul cât mai eficient posibil.

Câți bani vă poate economisi urmărirea timpului?

Potrivit unui studiu realizat de AffinityLive, publicat în Harvard Business Review, munca ineficientă costă economia SUA peste 50 de milioane de ore pierdute, ceea ce înseamnă pierderea a aproximativ 7,4 miliarde de dolari pe zi .
De asemenea, se afirmă că „trecerea de la actualizările săptămânale (sau mai proaste) ale foii de pontaj la zilnic (sau mai bune) ar recupera 52.000 USD per profesionist, pe an în timp facturabil”.

Pentru a pune lucrurile în perspectivă, iată ce ați putea cumpăra cu cei 52.000 USD în plus (dacă nu ar fi mers cu vântul):

• 50 iPhone 12 Pro
• Un sejur de 2 nopti intr-o suita regala la hotelul Burj Al Arab din Dubai
• Un diamant de 3 carate
• O casă sau un apartament (dimensiunea depinde de locație)
• Taxe de școlarizare de un an la Universitatea Harvard

Și după ce ai cumpărat ceva din această listă, ai mai avea câteva mii de rezervat.
Cred că putem fi cu toții de acord că sunt o mulțime de bani – aceștia nu ar trebui să fie irosiți chiar așa.

Cum urmărirea timpului vă economisește bani

Software-ul de urmărire a timpului vă economisește banii în diverse moduri, mai ales dacă alegeți o aplicație de înaltă calitate și complet gratuită, cum ar fi Clockify. Iată cum:

• Ai date reale în fața ta, în loc de estimări. Nu este o idee excelentă să te bazezi pe presupuneri atunci când vine vorba de afaceri.
  Când urmăriți timpul, aveți o perspectivă asupra a tot ceea ce se întâmplă, inclusiv a tuturor sarcinilor și a timpului petrecut pentru a finaliza acele sarcini. Chiar dacă trebuie să faceți o estimare (pentru un proiect viitor mare, de exemplu), veți avea o mulțime de date pe care să vă bazați și să faceți o presupunere cât mai exactă posibil.
  De asemenea, veți putea spune dacă există un anumit proiect care irosește resursele companiei – atunci când urmăriți timpul, puteți vedea exact unde se îndreaptă banii. Asta ne duce la următorul punct...
• Facilitează facturarea exactă și procesarea datelor pentru salarii și facturi , deoarece există o evidență a tuturor orelor facturabile și nefacturabile.
• Evitați problemele legale. Vorbind despre datele privind salariile – în 2013, IRS a emis 4,5 miliarde de dolari în penalități legate de taxele pe salarii. Urmărirea timpului va reduce riscul de a face parte dintr-o statistică similară.
• Crește productivitatea. Ajută la concentrare și la menținerea priorităților corecte, precum și la minimizarea muncii inactiv.
  De asemenea, previne suprasolicitarea. Și atunci când cineva este bine odihnit, este mult mai probabil să aibă rezultate bune și să fie mai eficienți.
• Economisește timp , în comparație cu sistemele de prezență învechite. În comparație între cele două, există și mai puțin spațiu pentru eroarea umană.
• Urmărirea digitală a timpului înseamnă să nu risipești resurse de mediu, cum ar fi hârtia și nici bani suplimentari pentru a le reaproviziona odată ce sunt toate utilizate. Știați că, conform Universității din South Indiana, aproximativ 1 miliard de copaci în valoare de hârtie sunt aruncați în fiecare an în SUA? Utilizarea software-ului de urmărire a timpului înseamnă economisirea nu numai a banilor, ci și a copacilor.

Sfaturi pentru urmărirea eficientă a timpului

Iată câteva sfaturi pentru a urmări eficient timpul și, în consecință, pentru a economisi bani:

Urmăriți timpul în fiecare zi

Studiul AffinityLive afirmă că „conform Curbei Uitării Ebbinghaus, oamenii rețin doar 23% din ceea ce învață după șase zile. Aceasta înseamnă că este imposibil să fii complet corect cu foaia de pontaj dacă o completezi doar o dată pe săptămână.”

De aceea, cel mai bine este să urmăriți timpul în fiecare zi, deoarece frecvența mai mare are ca rezultat o mai bună acuratețe.

Fii consistent

Este la fel de important să urmăriți timpul în mod constant pentru o perioadă mai lungă, precum este să îl urmăriți în mod regulat. Trebuie să te ții de el pentru a fi eficient!

De asemenea, asigurați-vă că există consecvență în ceea ce privește timpul de urmărire a tuturor pe aceeași platformă, astfel încât să puteți avea toate datele într-un singur loc.

Faceți urmărirea timpului rapid și ușor

„Ne-am descoperit, fără a fi surprinzător, că principalul motiv pentru care profesioniștii au obiceiuri proaste de urmărire a timpului este că este greoi de făcut”, spune studiul AffinityLive.
O regulă generală este cu cât este mai complicată, oamenii sunt mai puțin probabil să o facă.

De aceea ar trebui să optezi pentru un software de urmărire a timpului care nu ia mult timp din zi și nu necesită mult efort.

Urmărirea automată este o opțiune grozavă - singurul lucru pe care trebuie să-l faceți este să faceți clic pe un buton pentru a începe înregistrarea. Puteți chiar să setați un memento pentru a vă asigura că nu veți uita să începeți urmărirea.

De asemenea, puteți utiliza foile de pontaj în care adăugați manual sarcini (de obicei la sfârșitul zilei de lucru) dacă se potrivește mai bine nevoilor companiei dvs. Au o interfață ușor de utilizat și intuitivă și sunt, de asemenea, ușor de utilizat.

Dați instrucțiuni clare

Urmând ceea ce tocmai am spus, este foarte important să oferiți instrucțiuni clare și simple atunci când introduceți software nou. În caz contrar, poate fi stresant, mai ales pentru cei mai puțin cunoscători de tehnologie.
Așteptările ar trebui, de asemenea, discutate, de exemplu, volumul de lucru zilnic așteptat sau dacă există o anumită modalitate de organizare a sarcinilor.

În jurul timpului

Deși este important să vă urmăriți timpul cu exactitate, adesea nu este nevoie de un nivel extrem de ridicat de precizie; să vă faceți griji cu privire la urmărirea fiecărui minut până la un tricou poate provoca stres inutil și poate face mai mult rău decât bine. Timpul este de obicei rotunjit la cele mai apropiate 5, 10 sau 15 minute.
De asemenea, nu trebuie să urmăriți lucruri precum pauzele la baie sau să mergeți la bucătărie pentru a lua o gustare.

Dacă vă întrebați dacă rotunjirea timpului este legală - da, este, atâta timp cât este făcută corect.

Concluzie

Nu vă putem spune cifrele exacte pe care compania dumneavoastră le poate economisi, deoarece depinde de mulți factori, cum ar fi dimensiunea și numărul de angajați. Cu toate acestea, având în vedere tot ceea ce am menționat, poate fi mai ușor să calculați cum puteți reduce costurile și/sau să faceți ajustări la buget și să vă faceți compania mai profitabilă.
Pentru ca urmărirea timpului să fie eficientă, cel mai bine este să o faceți zilnic și în mod constant și să alegeți software-ul potrivit care se va potrivi perfect nevoilor companiei dvs.