Cum să nu urăști urmărirea timpului

Urmărirea timpului poate fi o durere absolută și, pentru o lungă perioadă de timp, am simțit că rezultatele mele nu contează – atâta timp cât am avut numerele în foaia mea de pontaj. Asta s-a întâmplat înainte să-mi dau seama cum urmărirea îmi poate salva pielea la locul de muncă, poate fi mai distractiv și mă poate face să simt că realizez ceva cu cariera mea.

Dar pentru ca acest lucru să se întâmple, trebuie să depășim sentimentul neplăcut și enervant de a trebui să ne amintim să urmărim timpul și să facem efectiv această muncă suplimentară. În acest articol, vă împărtășesc câteva sfaturi care au funcționat pentru mine. Voi discuta lucruri precum găsirea motivatorului potrivit, transformarea timpului într-un joc și simplificarea acestuia până la bază.

Asigurați-vă că aveți motivatorul potrivit

În timp ce motivația în sine poate fi foarte trecătoare (dacă așteptați ca inspirația să lovească), nu ar trebui să neglijăm puterea motivatorului potrivit.

Singurul sfat „abstract” pe care îl voi da aici este găsirea unui motiv foarte bun pentru care trebuie să urmăriți timpul. De exemplu:

1. Voi evita neînțelegerile cu șeful/managerul/leaful echipei/colegii de muncă;
2. Va exista o „pistă de hârtie” a timpului meu de lucru, astfel încât să mă pot susține atunci când este nevoie;
3. Este posibil ca clienții mei să fie mai încrezători și/sau dispuși să plătească mai mult, pentru că par a fi diligent și transparenți;
4. Îmi voi face o idee mai bună despre unde îmi pierd timpul și pot face ceva în privința asta;
5. Vreau să nu mai lucrez cu ore suplimentare;

Odată ce aveți motivele pe hârtie, urmărirea timpului are mai mult un scop. Acesta este ceva pe care îl puteți pune pe un panou, deasupra biroului de lucru sau pe un post-it pe monitor. După cum consideră artistul și antrenorul Katy Arrington, motivatorul potrivit te poate ajuta să treci prin atât de multe respingeri mentale atunci când lucrezi la productivitatea ta.

Același lucru este valabil și pentru urmărirea timpului, care se întâmplă să fie unul dintre elementele de bază ale productivității.

Transformă urmărirea timpului într-un joc

Gamificarea productivității dvs. poate aduce o mulțime de progrese.

Când elimini seriozitatea inutilă de la urmărirea timpului, va fi dintr-odată mai distractiv să pornești cronometrul și să ții cont de modul în care îți petreci timpul.

Tratați urmărirea timpului ca pe o abilitate pentru a crește nivelul

Urmărirea timpului poate deveni un joc dacă vă gândiți la el în ceea ce privește completarea unei bare de progres în experiență. Câștigi experiență puțin câte puțin și, după ceva timp, treci de nivel. Aceeași metodă poate fi aplicată dacă tratați urmărirea timpului ca pe o abilitate de joc, iar sarcinile dvs. ca puncte de experiență (exp).

Deci, va arăta puțin așa:

• Creați o bară de progres asemănătoare cu cele pe care le vedeți în jocurile video;
• Atribuiți-le valori sau, puncte de experiență;
• De fiecare dată când urmăriți cu succes timpul pentru o sarcină, atribuiți un punct de experiență (sau mai multe).

Puteți face conceptul la fel de simplu ca acesta sau îl puteți extinde. De exemplu, fiecare sarcină poate avea un număr diferit de puncte de experiență – dacă durează o oră, sunt 5 puncte, iar dacă sunt 20 de minute, sunt 2.

Iată cum am făcut-o pentru o perioadă scurtă de timp:

• Trebuie să ajung la nivelul 4 într-o lună de urmărire a timpului. Nivelul 4 necesită 200 de puncte exp;
• Am patru săptămâni de lucru, adică pot câștiga maxim 50 de puncte pe săptămână;
• Am 5 zile de muncă în fiecare săptămână, ajungând la maximum 10 puncte pe zi;
• Scop: Câștigați 10 puncte pe zi în timp ce urmăriți timpul.
• Dacă aș urmări fiecare sarcină cu succes, aș primi toate cele 10 puncte.
• Dacă aș eșua undeva, aș scădea punctele în consecință.

Poate suna complex, dar a fost cea mai simplă matematică și, cu o bară de experiență desenată manual pe birou, m-am simțit oarecum ca un personaj de joc video care urcă nivelul.

Din fericire, există o mulțime de diagrame de progres și șabloane online pe care fie le puteți copia, fie le puteți adapta pentru a se potrivi nevoilor dvs. Oricum, dacă ești chiar și cel mai mic tip de persoană de joc, acest lucru ar trebui să funcționeze bine.

Aduceți culoare și creativitate în foile de pontaj

În 2011, fostul lider de tehnologie Stamen Michal Migurski a conceput o modalitate inteligentă și amuzantă de a ține evidența timpului echipei sale.

El a programat o aplicație prietenoasă cu browser-ul care afișează timpul petrecut într-un proiect, cu o întorsătură: timpul va fi urmărit cu un avatar faimos de pasăre Angry Birds , în timp ce se mișcă pentru a lovi porcul (alias termenul limită). Iată cum arată:

Sursa: mike.teczno.com

După cum explică însuși Migurski, scopul este simplu, ar trebui să lovești porcul. Dacă pasărea zboară deasupra capului porcului, pierzi bani/resurse, iar dacă pasărea zboară pe lângă porc, ești cu mult în urmă cu termenele limită. Pe site-ul său, Migurski lăsase un link către un depozit Github, pentru a verifica singur Angry Productive Birds .

Recompensați etapele de urmărire a timpului

Poate că beneficiile pe termen lung ale urmăririi timpului nu sunt un motiv bun pentru tine. Beneficiile urmăririi timpului sunt evidente, dar nu întotdeauna un obiectiv final tentant. Și asta este în regulă, pentru că un impuls motivațional pe termen scurt poate avea la fel de succes. Când vă gamificați urmărirea timpului, asigurați-vă că setați anumite etape și recompense adecvate.

De exemplu, dacă obiectivul tău este să urmărești cu succes timpul cinci zile la rând, recompensa poate fi o cină scumpă la pachet, la cumpărături pentru ceva ce ți-ai dorit de ceva vreme sau... doar un pui de somn fără vinovăție în mijlocul zilei. .

Etapele pot include, de asemenea, urmărirea cu succes a timpului de X de ori pe parcursul zilei, urmărirea unui total de cel puțin patru ore (lăsând puțin spațiu în cazul în care uitați), etc.

Faceți distractiv urmărirea timpului cu aplicații

Dacă This Then That este o aplicație foarte populară și utilă, am menționat-o de câteva ori pe blogul Clockify. Site-ul web vă permite să creați mici acțiuni numite applet-uri, care declanșează anumite comportamente în computer sau telefon. De exemplu, fiecare videoclip YouTube care vă place poate fi adăugat la lista de redare Spotify sau de fiecare dată când pornește mașina de spălat vase, roomba va începe să curețe bucătăria. Îți ia micile treburi din farfurie. Ca un alt exemplu, vă puteți conecta Trello și Clockify , astfel încât de fiecare dată când cineva pune un card de sarcină în Trello, un applet va introduce acel card ca o intrare de timp în Clockify . Tot ce trebuie să faci este să pornești cronometrul când ajungi la el.

O modalitate mai distractivă de a urmări timpul ar fi conectarea, de exemplu, la YouTube și Clockify , unde de fiecare dată când opriți cronometrul, apare un scurt videoclip de sărbătoare. Puteți face același lucru și cu un clip audio sau un gif care vi se pare amuzant. Aceste sărbători automate sunt ca niște mici recompense pe care le așteptați cu nerăbdare atunci când urmăriți timpul pentru sarcini.

Urmăriți timpul mai întâi – clasificați mai târziu

În trecut, ori de câte ori mă gândeam la urmărirea timpului, îmi dădeam imediat ochii peste cap imaginându-mă întregul proces de tastare care era sarcina, etichetarea acesteia, deciderea cât timp va dura Pomodoro-ul meu etc. Ideea de pregătire pentru fiecare interval orar mă ucidea – lipsea fluxul și mă făcea să mă simt ca un robot.

Deci, am rezolvat problema cu câteva modificări simple:

• Când îmi fac lista de sarcini, am prefacut toate etichetele și proiectele;
• Am aruncat temporizatorul Pomodoro (cu excepția sarcinilor sensibile la timp);
• Aș completa doar informațiile de bază referitoare la sarcină;
• Sortarea, notele suplimentare și toate celelalte au fost împinse înapoi la sfârșitul zilei.

Am descoperit că eliminarea acestor mici nuanțe tehnice a făcut ca urmărirea timpului să fie mai puțin enervantă pentru mine. Ca bonus, la sfârșitul zilei, sortarea înregistrărilor de timp s-a dovedit a fi un ritual grozav de deconectare treptată. Nu am avut nevoie de o sarcină suplimentară pentru a analiza cum a decurs ziua mea, iar parcurgerea înregistrărilor m-a răsplătit cu un sentiment de realizare și de închidere.

Sursa: tutorial Clockify – categorisirea timpului

Cele de mai sus este un exemplu despre cum puteți crea etichete pentru sarcini recurente în Clockify , așa că pur și simplu alegeți la ce lucrați din meniul drop-down. Dacă categorizarea intrărilor de timp vă face pielea să se târască, aceasta este soluția perfectă.

Obțineți-vă un instrument perfect

Am încercat personal nenumărate aplicații de urmărire a timpului, de urmărire a obiceiurilor și de focalizare. Și, deși nu am găsit niciunul care să funcționeze pentru mine 100% în afară de Clockify, pot spune cu siguranță că diferă atât de mult, fiecare se adresează unui tip diferit de persoană.

Indiferent dacă doriți un instrument de urmărire numai pentru aplicații, unul care să fie între dispozitive, urmărire automată sau introducere manuală, rapoarte sau nu, facturare, integrări de calendare, cum ar fi, ei îl au.

Cel mai bun sfat ar fi să petreci câteva săptămâni să le încerci pentru mărime. Clockify are cel mai robust sistem de funcții pentru planul său gratuit, așa că este un bun punct de plecare, în opinia mea. Puteți vedea ceea ce vă place și ceea ce aveți nevoie și puteți lucra de acolo.

Nu te strădui spre perfecțiune

Unul dintre motivele pentru care am urât urmărirea timpului a fost că fiecare eșec de a-mi documenta timpul era foarte personal. De parcă aș fi leneș, neatent, incapabil să fac o sarcină atât de mică și alte păreri foarte... neplăcute.

Și a fost acea mentalitate negativă de la început care m-a oprit să fac asta pentru o lungă perioadă de timp. De ce să încerc măcar urmărirea timpului când scoate la iveală ce este mai rău din mine?

Așadar, pentru a combate ipotezele negative pe care le veți avea cel mai probabil, încercați să cultivați opinii diferite.

„Este în regulă să eșuezi din când în când”

Lucrurile se vor pune uneori în cale.

Vei fi distras.

Vei avea o zi proastă.

Învață să te ierți pentru că scapi ocazional mingea. Atâta timp cât treci prin acele sentimente neplăcute și continui să încerci, acele mici înfrângeri nu contează. Și aceasta este cea mai sănătoasă mentalitate, mai ales dacă abia începi să-ți urmărești timpul.

„Nu am nevoie să urmăresc totul”

Pauzele de baie, pauzele de preparare a cafelei sau scrierea unui e-mail de urmărire care tocmai a apărut ca o sarcină chiar nu au nevoie de propriul interval orar și nici de urmărire. Activitățile de cinci-zece minute probabil nu sunt importante pe termen lung (cu excepția cazului în care sunt pauze de divertisment care se adună) și nu vă oferă informații utile despre obiceiurile dvs.

Sunt deosebit de neimportante pentru raportul dvs. client/manager.

Nu vă suprasolicitați și nu veți urî la fel de mult urmărirea timpului.

„Urmărirea timpului este ca și cum ai mânca broccoli”

Urmărirea timpului ne poate face să ne simțim ca un robot care trebuie să completeze o anumită cotă pentru inginerul său. Și oarecum doare să vezi că cifrele par să primească o valoare mai mare decât calitatea sau producția noastră.

Dar adevărul este că obiceiurile bune nu vin de la sine. La fel ca un copil care trebuie să dobândească gustul broccoli pentru că este bun pentru sănătatea sa, și noi trebuie să trecem prin supărarea de a ne aminti să urmărim timpul pentru a fi mai productivi în toate aspectele vieții.

Deci da, presupun că compar urmărirea timpului cu broccoli.

„Urmărirea timpului mă ține în siguranță”

Unul dintre cele mai bune motive pentru care ar trebui să fii la bord cu urmărirea timpului este că este o dovadă de nerefuzat a modului în care ți-ai petrecut orele de lucru.

Locul de muncă modern poate fi plin de îndoieli, termene limită încălcate, clienți neîncrezători și chiar escroci. Când știi că ți-ai făcut rolul în a face un raport corect asupra orelor lucrate și cât ți se datorează, îți scapă mult de stres.

De asemenea, primești dovezi scrise în cazul în care un client încearcă să se sustragă la plată sau o dispută de birou între colegi se duce la sud.

„Oferă o aparență de control”

În zilele noastre, există mult prea mulți factori care ne influențează munca de zi cu zi, precum și cariera. Așadar, atunci când ți se prezintă oportunitatea de a avea un aspect minuscul de control total asupra resurselor și timpului tău, de ce nu l-ai lua?

Urmărirea timpului este o acțiune atât de mică și totuși are un impact uriaș asupra modului în care lucrați și vă prezentați celorlalți. Ca să nu mai vorbim de faptul că, odată cu modul în care au evoluat instrumentele digitale de urmărire a timpului precum Clockify, acestea au fost perfecționate într-o experiență discretă pentru oricine urăște urmărirea timpului.

A concluziona

Urmărirea timpului vine cu o mulțime de presă negativă. Nu ne place pentru că pare să transforme rezultatele noastre în numere și credem în mod eronat că noi, ca oameni, începem să fim apreciați prin foile de pontaj. Acest lucru nu ar putea fi mai departe de adevăr. Urmărirea timpului ne poate oferi controlul asupra comportamentului dăunător distras, ne poate proteja de malpraxisuri atât la birou, cât și la liber profesionist și poate fi o cale excelentă către construirea unor obiceiuri de lucru mai sănătoase.