Beneficiile utilizării unui instrument de urmărire a timpului într-o echipă de la distanță

Prietena mea mi-a spus odată că, când echipa ei lucra pentru scurt timp de acasă, șeful ei nu credea că lucrează de fapt. Chiar dacă echipa și-a desfășurat treaba la fel ca într-un birou, angajatorul ei a fost neîncrezător. Astfel, s-au întors curând la birou. Ar trebui să menționez că nu au urmărit timpul în timp ce lucrau de acasă.

De ce contează asta? Ei bine, atunci când angajații de la distanță își înregistrează orele, au dovada muncii lor, așa că este mai ușor să construiești încredere între angajatori și lucrători. În afară de o problemă de încredere, există și alte moduri în care utilizarea unui instrument de urmărire a timpului într-o echipă de la distanță este semnificativă.

În acest articol, vom acoperi beneficiile urmăririi timpului pentru echipele de la distanță și vă vom arăta cum poate funcționa în practică urmărirea timpului într-o echipă de la distanță.

Care sunt beneficiile urmăririi timpului angajaților pentru echipele de la distanță?

Înainte de a începe să explorăm principalele motive pentru care angajații de la distanță ar trebui să înceapă să urmărească timpul, să ne amintim doar ce cuprinde munca de la distanță. Angajații de la distanță sunt cei care:

• lucru de acasă,
• lucrați din spații de coworking, cafenele sau alte locații care nu sunt birouri,
• lucrează din diferite locații, dar vin ocazional la birou,
• uneori au un program de lucru flexibil.

Acum, iată beneficiile urmăririi timpului angajaților pentru echipele de la distanță.

Facturare și salarizare exacte

Când angajații de la distanță lucrează la mai multe proiecte și pentru numeroși clienți, este important să urmăriți fiecare oră pe care o petrec pentru fiecare proiect. În plus, lucrătorii trebuie să separe orele facturabile de orele nefacturabile, lucru pe care îl puteți face cu un instrument de urmărire a timpului precum Clockify. Această rutare va face facturarea clienților mult mai ușoară.

După cum puteți vedea mai jos, prima intrare nu este facturabilă, în timp ce altele sunt marcate ca facturabile. Aici, sarcina numită „Actualizarea portofoliului” nu este atribuită unui anumit proiect, ceea ce ar putea însemna că nu este o sarcină realizată pentru un client. Prin urmare, nu este facturabil.

Sursa: Cum se calculează orele facturabile

Cu ajutorul unui instrument de urmărire a timpului, o echipă de la distanță va putea ține evidența tuturor orelor facturabile pentru diferiți clienți. Ca rezultat, înregistrarea timpului va preveni orice greșeală de calcul și va asigura că facturile sunt efectuate corect.

Pe lângă scopurile de facturare, înregistrarea timpului asigură că angajații primesc salarii exacte. Utilizând un instrument de urmărire a timpului, lucrătorii la distanță notează la ce proiecte au lucrat și pentru cât timp. Atunci când au date de lucru atât de precise, angajatorii nu vor putea să-și plătească prea mult lucrătorii de la distanță. În plus, managerii pot verifica și dacă cineva are ore suplimentare.

Management eficient de proiect

Când lucrează de la distanță, managerilor de echipă le poate fi dificil să spună cine se ocupă în prezent cu ce proiect în cadrul echipei. Dar, dacă toată lumea dintr-o echipă își înregistrează orele și introduce detaliile despre sarcini și proiecte, transparența muncii va fi mult mai clară. Deci, dacă există unii lucrători copleșiți, managerii ar trebui să ia în considerare alocarea diferită a sarcinilor.

În plus, timpul de urmărire îi va ajuta pe lideri să țină cont de starea unui proiect. De exemplu, să presupunem că dvs. și echipa dvs. ați estimat că proiectul ABC va dura 163 de ore. Până acum, angajații dvs. de la distanță au urmărit aproximativ 14 ore de muncă. Deci, ești încă la început pentru că mai ai 149 de ore pentru a termina proiectul. Sau, dacă preferați procente, ați finalizat aproximativ 8% din muncă, pe care o puteți vedea mai jos.

Un exemplu de stare a proiectului în Clockify

Aceasta este modalitatea perfectă de a afla dacă vor exista eventuale întârzieri și de a preveni aceste probleme dacă este posibil. În plus, puteți urmări progresul fiecărei echipe de la distanță care lucrează la un proiect. În exemplul de mai sus, putem observa că echipele de design și QA au fost destul de eficiente până acum.

Încredere la locul de muncă la distanță

Cum pot ști superiorii că angajații lor de la distanță lucrează? Cel mai important element aici este încrederea și vorbim despre încredere și respect reciproc între lucrători și manageri sau angajatori. Urmărirea timpului joacă un rol vital în construirea încrederii într-un loc de muncă la distanță.

Gândiți-vă la instrumentul de urmărire a timpului ca la un lipici care leagă angajații și superiorii. Lucrătorii au responsabilitatea de a-și înregistra orele zilnic și de a dovedi că sunt de încredere. Pe de altă parte, angajatorii și managerii trebuie să aibă încredere și să accepte datele din foaia de pontaj a angajaților ca dovadă a muncii lor de la distanță.

Libertatea de a alege un stil de viață de lucru la distanță

Unii angajați au obiceiul de a lucra la distanță de a-și schimba locul de muncă. În afară de biroul lor de acasă, lucrătorii la distanță își fac și sarcinile din spații de coworking, cafenele sau biblioteci. Aceasta este libertatea care vine cu munca de la distanță.

Să spunem că astăzi ți-ai început ziua de lucru acasă, dar după două ore aveai nevoie de o schimbare de peisaj. Te-ai dus la o bibliotecă și ai stat acolo încă trei ore. Acum, pentru a urmări toate sarcinile pe care le-ați făcut acasă și la bibliotecă, ar trebui să începeți înregistrarea timpului. Unele instrumente de urmărire a timpului, cum ar fi Clockify, au opțiunea de a sincroniza datele pe mai multe dispozitive, cum ar fi telefoane mobile, laptopuri și etc.

Sursa: Software gratuit pentru lucru la distanță și echipă

Dacă este mai convenabil pentru dvs., puteți urmări orele din bibliotecă pe telefon, dar orele de la biroul de acasă pe laptop. Un instrument de urmărire a timpului se va asigura că toate orele înregistrate sunt salvate și sincronizate, indiferent de locația de lucru și de dispozitivele pe care le utilizați.

O mai bună comunicare și colaborare

Un instrument de urmărire a timpului poate ușura comunicarea și colaborarea în echipele de la distanță. Iată cum: angajații care fac telecommuting intra la începutul zilei de lucru, ceea ce le arată colegilor că lucrează în prezent. Prin urmare, este mai ușor să clarificați cine este disponibil pentru întâlniri sau chat. În captura de ecran de mai jos, putem vedea că Austin și Karen lucrează în acest moment, deoarece timpul lor urmărit este „În curs”.

Acest lucru este deosebit de practic pentru echipele ai căror membri provin de pe continente diferite sau chiar de mai multe fusuri orare. Când angajații știu cine este în prezent la ceas, pot contacta acești lucrători dacă au o problemă sau au nevoie de ajutor.

Vorbind despre fusurile orare, Clockify vă permite să urmăriți timpul indiferent de fusul dvs. orar. De exemplu, lucrezi din Paris (UTC/GMT +2 ore) iar managerul tău este în Sydney (UTC/GMT +10 ore). Deși vă aflați în fusuri orare diferite, atunci când superiorul dumneavoastră vă evaluează foile de pontaj, el va vedea aceste rapoarte în fusul orar din Sydney.

O mai bună înțelegere a disponibilității angajaților îmbunătățește atât comunicarea la distanță, cât și colaborarea.

Productivitate și performanță sporite ale angajaților

Membrii echipei de la distanță nu împart același spațiu fizic. Deci, măsurarea cât de eficienți sunt lucrătorii poate fi o parte dificilă. Modul practic în care managerii pot revizui performanța și productivitatea angajaților este să analizeze orele înregistrate de angajați, precum și alte detalii, cum ar fi descrierile sarcinilor și timpul petrecut într-un proiect. Astfel, urmărirea timpului poate ajuta la asigurarea faptului că totul funcționează fără probleme și că angajații de la distanță sunt capabili să termine proiectele la timp.

În afară de lideri, urmărirea timpului este utilă și pentru lucrători. Angajații pot afla cum își petrec timpul în timpul zilei, cât de productivi sunt și ce aplicații folosesc cel mai mult.

Acesta este un exemplu de cronologie a productivității, o opțiune la îndemână pe care Clockify o oferă, care vă arată cât timp petreceți lucrând în diferite aplicații. Pentru a încerca această funcție, va trebui să utilizați un instrument de urmărire automată a timpului. Asigurați-vă că această cronologie arată numai activități mai lungi de 10 minute. După cum puteți vedea din captura de ecran, acest utilizator a urmărit trei ore în Google Docs. Dacă utilizatorul este un scriitor de conținut, atunci acesta este un scor bun, deoarece arată că a scris timp de trei ore (să presupunem că nu a fost nicio uitare enervantă la o pagină goală). Semnul plus din partea dreaptă a paginii vă permite să adăugați intrările de timp pe care le doriți. De exemplu, aici, au fost adăugate toate intrările de timp, cu excepția Excel.

Responsabilitate îmbunătățită

Cum îi ajută urmărirea timpului pe angajați să se considere responsabili pentru performanța lor? Ei bine, știind că trebuie să-și înregistreze orele îi face pe lucrători să conștientizeze că un ceas ticăie. Deci, este mai probabil ca angajații să facă tot posibilul pentru a-și îndeplini sarcinile înainte de termenul limită. Drept urmare, lucrătorii vor arăta cât de responsabili sunt. Odată ce toți membrii echipei își dovedesc responsabilitatea, va urma și crearea unei relații de încredere între lucrători.

Cum pot managerii să monitorizeze angajații de la distanță?

Liderii de la distanță nu ar trebui să se comporte ca Big Brother, veghând asupra lucrătorilor și analizând fiecare pas pe care îl fac în timpul orelor de lucru. Procedând astfel, managerii șterg orice urmă de încredere dintre ei și angajații lor.

În schimb, liderii și angajatorii ar trebui să găsească abordarea potrivită pentru a urmări timpul petrecut de angajați pentru a-și îndeplini sarcinile de la distanță. Iată câțiva pași importanți pe care superiorii îi pot face pentru a monitoriza lucrătorii de la distanță.

Pasul 1: Creați un ghid de urmărire a timpului

Pentru a se asigura că lucrătorii de la distanță își urmăresc timpul în mod corespunzător, angajatorii sau managerii ar trebui să creeze un ghid de urmărire a timpului. Chiar dacă compania dvs. folosește o aplicație simplă de urmărire a timpului, luați în considerare realizarea unui astfel de manual pentru înregistrarea timpului. Iată ce trebuie să acopere un ghid:

• Ce sarcini sau proiecte trebuie să urmărească angajații?
• Ar trebui angajații să-și clasifice intrările de timp?
• Cum ar trebui angajații să își urmărească timpul (manual, cu un cronometru, introducând orele într-o foaie de pontaj)? Dacă toate opțiunile sunt disponibile, informați lucrătorii.
• Cât de des trebuie angajații să își înregistreze timpul (în fiecare zi sau o dată pe săptămână)?

În plus, este important să clarificăm cât de detaliate ar trebui să fie aceste intrări de timp. De exemplu, dacă este bine dacă angajații își descriu sarcinile ca „Postificare pe blog” sau „Scrierea postării pe blog „Cum să gestionezi echipele de la distanță””.

A avea un astfel de ghid nu lasă loc pentru neînțelegeri. Angajații vor ști exact cum să își înregistreze orele, cât de des și cât de detaliați trebuie să fie. În plus, nu vor simți că intimitatea lor este invadată în timpul orelor de lucru.

Pasul 2: Cereți echipei dvs. actualizări

După cum am menționat deja, menținerea unei comunicări eficiente între membrii echipei este crucială atunci când lucrezi de la distanță. Pentru a păstra legătura cu angajații de la distanță, managerii ar trebui să organizeze întâlniri regulate și să solicite actualizări membrilor echipei.

Obținerea de actualizări de la toți lucrătorii îi va ajuta pe lideri să afle la ce lucrează fiecare membru al echipei și dacă există probleme cu proiectele. Deci, managerii vor putea face estimări realiste de proiect.

Acum, frecvența acestor întâlniri depinde de munca pe care o desfășoară echipa ta. Uneori, veți avea nevoie de actualizări o dată sau de două ori pe zi, alteori veți fi bine cu o întâlnire săptămânală.

Pasul 3: Stabiliți termene limită

În afară de actualizările pe care le primiți de la echipă, o altă modalitate de a vă asigura că toată lumea este pe aceeași pagină este să stabiliți termene limită pentru toate sarcinile. Vă place sau nu, termenele limită aduc structura într-o rutină de lucru la distanță. Desigur, merită remarcat faptul că aceste termene limită trebuie să fie realiste.

Odată ce angajații primesc noi sarcini, urmate de orele de început și de sfârșit, își vor putea organiza munca în consecință. În plus, atunci când lucrătorii care fac telecommuting au stabilit termene limită, este mai probabil să se tragă la răspundere pentru aceste sarcini. În plus, a avea suficient timp pentru o sarcină îi ajută pe lucrătorii să fie mai puțin stresați și mai productivi.

Cum își pot urmări lucrătorii la distanță orele?

Am explicat cum liderii la distanță își pot urmări angajații, dar iată câteva sfaturi pentru lucrătorii care fac telecommuting.

Urmăriți atât orele de lucru, cât și distragerile

După cum am menționat, angajații de la distanță ar trebui să urmeze un ghid de urmărire a timpului atunci când urmăresc timpul în care lucrează de la distanță. Dar, pe lângă înregistrarea orelor pe care le petreceți lucrând la sarcini, puteți urmări și distragerile. Acest lucru este deosebit de important pentru cei dintre voi care lucrează de acasă, deoarece distragerile sunt una dintre cele mai frecvente provocări ale lucrătorilor la distanță.

Deci, ori de câte ori cineva vă întrerupe, asigurați-vă că notați timpul pe care l-ați pierdut cu acea distragere. La sfârșitul zilei, vei avea o idee mai bună despre cât timp ai dedicat sarcinilor tale și cât timp ai pierdut distragerii atenției. În plus, poți nota și timpul petrecut la întâlniri, dacă ai întâlniri frecvente.

Urmăriți timpul pentru a afla cum diferite locații vă influențează munca

Acum, dacă sunteți unul dintre acei lucrători care profită de un stil de viață la distanță schimbând locul de muncă, acest sfat este pentru dvs. Urmărirea timpului vă poate ajuta să aflați ce locații se potrivesc unor anumite tipuri de sarcini.

Iată cum funcționează. Să presupunem că sarcina ta este să scrii o schiță de blog. Deci, urmăriți timpul de care aveți nevoie pentru a finaliza această sarcină atunci când lucrați de acasă. De asemenea, măsurați cât timp vă ia pentru a finaliza această sarcină la birou. Apoi, pur și simplu comparați rezultatele. Dacă sunteți mai productiv cu această sarcină acasă, asigurați-vă că nu lăsați această sarcină pentru ziua în care vă aflați la birou.

Notând înregistrările de timp pentru fiecare sarcină în timpul zilei sau unei săptămâni, vă veți da seama în curând cât de multă sarcină de lucru puteți face acasă față de birou/cafenele. Astfel, veți putea crea un program de lucru de la distanță care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs.

Concluzie

Urmărirea timpului atunci când lucrați de la distanță vă va asigura că totul este la locul lor. Cu un instrument de urmărire a timpului, echipele la distanță își vor gestiona proiectele mai eficient și își vor încărca clienții în mod corespunzător. În afară de proiecte, înregistrarea timpului îi va ajuta și pe angajați să comunice și să colaboreze cu ușurință între ei, deoarece lucrătorii îi vor anunța pe alții când sunt la ceas. Lucrul într-un astfel de mediu va avea un impact pozitiv asupra construirii încrederii în cadrul unei echipe aflate la distanță.

Pentru a monitoriza angajații de la distanță, managerii ar trebui să facă un ghid de urmărire a timpului pentru toți lucrătorii. În plus, liderii ar trebui să solicite întotdeauna echipelor actualizări regulate și să stabilească termene limită pentru toate sarcinile.

În ceea ce privește lucrătorii care fac telecommuting, un instrument de urmărire a timpului nu le va arăta doar cum își petrec orele de lucru, ci și cât de des sunt distrași. În plus, atunci când monitorizează timpul, angajații de la distanță vor afla cum diferitele locații le influențează nivelurile de productivitate.