17 sfaturi simple pentru economisirea timpului

Acum câțiva ani am văzut o poză care a circulat pe rețelele de socializare care spunea „Ai același număr de ore într-o zi ca Beyonce”.

Deși acest lucru este motivant, este doar parțial adevărat - da, chiar și cei mai de succes oameni din lume au doar 24 de ore pe zi, dar trece cu vederea faptul că acești oameni nu trebuie să-și petreacă timpul pe lucruri precum spălarea rufelor sau asteptand un autobuz.
Chiar dacă nu avem întreaga echipă de profesioniști care lucrează pentru noi așa cum o fac ei, există lucruri pe care le putem face pentru a economisi timp.

În acest articol, vom analiza 17 sfaturi pentru economisirea timpului, care vă vor ajuta să cheltuiți mai mult din cea mai prețioasă resursă pe lucruri care contează pentru dvs.

1. Urmăriți-vă timpul

Înainte de a trece la oricare dintre sfaturile despre care vom vorbi, ca punct de plecare, este important să știi cu ce anume îți petreci timpul. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este să vă urmăriți timpul.

Puteți face acest lucru folosind creion și hârtie sau într-o foaie de calcul, dar este mult mai puțin consumator de timp să utilizați o aplicație de urmărire a timpului. Utilizarea unei aplicații vă va permite să vedeți toate datele într-un mod organizat, astfel încât să puteți analiza modul în care vă petreceți timpul.
Există ceva pentru care ar trebui să petreci mai mult/mai puțin timp? Îți poți organiza timpul mai eficient? Ce modificări poți face în programul tău, astfel încât să se potrivească mai bine nevoilor tale?

2. Dezvoltați abilități de gestionare a timpului

Orice ai face, este important să fii bun în gestionarea timpului. Vă ajută să faceți mai multe în mai puțin timp, să vă atingeți obiectivele și să fiți mai puțin stresat.
Ar trebui să știi cum să stabilești obiectivele, să prioritizezi, să te concentrezi, să planifici eficient și să-ți organizezi timpul.

A nu amâna este o modalitate simplă de a-ți economisi timpul.
Încercați să începeți să lucrați la o sarcină cât mai devreme puteți. Este mai ușor să lucrezi la ceva un pic în fiecare zi decât să aștepți ultimul minut și să te stresezi.

Sunt un procrastinator din fire, dar refuz și să lucrez noaptea în loc să dorm. În plus, nu pot lucra sub prea multă presiune pentru că nu mă descurc bine stresului și încep să intru în panică.
Soluția cu care am venit este să mă păcălesc să fiu organizată. O fac făcând un joc din asta. Dacă reușesc să fac o sarcină în X timp, mă recompensez. Am și un sistem de puncte (în funcție de cât de mulțumit sunt de munca mea; primesc și puncte în plus dacă termin mai devreme). Cu cât primesc mai multe puncte, cu atât recompensa mea este mai mare. Gestionarea timpului nu trebuie să fie serioasă și plictisitoare.

3. Faceți o sarcină mare înainte de prânz

Concentrarea noastră nu este aceeași pe tot parcursul zilei. Cel mai bine este dimineața când mintea noastră este încă proaspătă și bine odihnită. Ar trebui să folosești acest timp pentru a lucra la cea mai mare și mai grea sarcină a zilei: te vei concentra mai ușor și va dura mai puțin timp pentru a o termina.

Terminarea celei mai mari sarcini în primele ore ale zilei de lucru vă va oferi un sentiment de realizare și vă va motiva să fiți productiv pentru restul zilei.

4. Află când ești cel mai productiv și fă-ți un program în jurul acestuia

Unii oameni preferă să se trezească devreme și sunt cei mai productivi dimineața. Alții funcționează mai bine noaptea. Dă-ți seama dacă ești o pasăre timpurie sau o bufniță de noapte – sau poate un porumbel de zi căruia îi place să se trezească și să meargă la culcare la o oră rezonabilă.

Faceți un program care să vă complimenteze ritmul natural; dacă ești o bufniță de noapte, trezirea la 5 dimineața te va face doar morocănos și mai puțin eficient. În mod similar, dacă ești o persoană matinală, nu vei putea realiza nimic târziu în noapte.
Asigură-te că 1) programul tău funcționează pentru tine și 2) că dormi suficient.

5. Profită de tehnologie

Unul dintre avantajele vieții în secolul 21 este că poți face o mulțime de lucruri din confortul propriei case, folosind internetul.

Profită de asta. Plătiți facturile online în loc să mergeți la bancă sau la oficiul poștal (veți evita, de asemenea, să așteptați la coadă) sau chiar să o automatizați.
De asemenea, puteți face cumpărături și, în multe cazuri, puteți lucra online. Nu numai că economisește timp, dar este și mult mai sigur în situația în care ne aflăm.

Există o mulțime de aplicații care îți fac viața mai ușoară și te ajută să fii mai rapid și mai productiv. Indiferent de ce ai nevoie, probabil că există o aplicație pentru asta, de la aplicații pentru activități și calendar la o varietate de aplicații de automatizare.

6. Omoara doua pasari dintr-o singura lovitura

Știm cu toții că multitasking-ul nu este o idee stelară dacă vrei să fii productiv – ești mai eficient atunci când te concentrezi pe o singură sarcină la un moment dat. Acest lucru se aplică pentru schimbarea sarcinilor sau (cum spune și numele) trecerea de la o sarcină la alta și pierderea multă concentrare în proces.

Multitasking-ul nu este întotdeauna rău. Dacă două sarcini nu taxează aceleași părți ale creierului tău, este o modalitate bună de a economisi timp. De exemplu, curățarea și ascultarea unei cărți audio.
Un alt exemplu este mersul la o plimbare cu un prieten: faci niște exerciții fizice, te prinde din urmă și te bucuri de vremea frumoasă.

Dacă trebuie să faci naveta pentru a ajunge la serviciu, ai o mulțime de opțiuni pentru a face acel timp mai util și/sau mai puțin plictisitor: dacă este aproape, poți să faci o plimbare sau să mergi cu bicicleta. Dacă prindeți un autobuz sau un tren, puteți citi știrile sau o carte, puteți asculta podcasturi sau puteți răspunde la e-mailuri.

Dacă aveți nevoie de mai multă odihnă, doar să vă relaxați și să ascultați muzică sau chiar să faceți exerciții simple de mindfulness în timp ce mergeți la muncă sunt de asemenea opțiuni perfecte.

Gândește-te la ce ai nevoie mai mult și încearcă să-l implementezi în ceva ce faci deja.

7. Pregătirea în avans este cheia

Pregătindu-vă în avans, este mai probabil să profitați cât mai bine de timpul dvs. Iată două exemple.

Pregătirea pentru întâlniri

Dacă țineți o întâlnire, asigurați-vă că toată lumea știe despre ce va fi întâlnirea, astfel încât să poată veni pregătiți. Păstrați-vă întâlnirile cât mai concise și concentrate posibil; întâlnirile lungi și inutile pierd timpul tuturor. Dacă toată lumea vine pregătită, puteți ajunge direct la obiect și puteți rezolva o problemă în mult mai puțin timp.

(De asemenea, dacă întâlnirea poate fi un e-mail, ar trebui să fie un e-mail.)

Pregătirea pentru lecții ca student

Dacă ești student, ar trebui să fii oarecum pregătit pentru lecții. Știu că nu este ușor să fii în frunte cu temele tale școlare – am fost student până de curând. Așa știu că asta ajută foarte mult.
Vă ajută să învățați în timpul lecției, ceea ce înseamnă să petreceți mai puțin timp studiind acasă și/sau chiar înainte de examen. De asemenea, vei ști dacă nu înțelegi ceva, așa că poți să-l întrebi pe profesor imediat și să te scutești de necazuri pe drum.

Deja trebuie să participi la lecții, să profiti la maximum de ele. Îți iau o parte semnificativă din zi: nu pierde timpul.

8. Învață să spui nu

A spune da la orice este o modalitate sigură de a te epuiza și de a te suprasolicita, precum și de a-ți petrece timpul cu lucruri pe care nu vrei sau nu trebuie să le faci.

Nu ar trebui să oferiți o parte din timpul dvs. ca și cum ar fi fișe gratuite Costco; timpul și energia voastră sunt o resursă valoroasă, limitată și ar trebui să le tratați ca atare.

Nu poți spune nu în toate împrejurările, mai ales la serviciu, dar de multe ori poți.
Știi când totul în tine vrea să spună nu , dar ajungi să spui da pentru că te simți prost? Iată câteva lucruri care ar putea ajuta:

1. Fii asertiv, dar politicos și diplomatic: oferă un motiv întemeiat (nu o scuză) pentru care trebuie să spui nu .
   De exemplu, „Mulțumesc că te-ai gândit la mine pentru asta, dar lucrez deja la două proiecte mari, așa că, din păcate, nu am timp pentru nicio muncă suplimentară. Nu vreau să compromit calitatea a ceea ce lucrez”.
2. Nu trebuie să intri în prea multe detalii. De exemplu: „Îmi pare rău, nu pot, sora mea este în oraș cu copiii ei și nu i-am văzut de luni de zile și sincer mă ​​simt atât de rău, mai ales că locuiesc la doar o oră distanță și chiar nu există nicio scuză. dar, de asemenea, amân mereu să-mi repar mașina și...” este prea mult.
   „Vă mulțumesc că m-ați invitat, dar nu pot – sora mea și copiii ei sunt în oraș și îmi petrec acest weekend cu ei” este suficient.
3. Oferă o alternativă sau o idee despre cum să faci treaba într-un alt mod (fără a te implica). Poate fi la fel de simplu ca „Programul meu este încărcat joia, dar sunt liber duminică dacă asta funcționează pentru tine”.
4. Practică – cu cât exersezi mai mult, cu atât va fi mai ușor și vei deveni mai bun.

9. Dacă durează mai puțin de 5 minute, fă-o imediat

Sarcinile mici se pot adăuga rapid, mai ales dacă avem tendința de a amâna. Puteți evita acest lucru prin adoptarea obiceiului de a face sarcinile imediat dacă durează mai puțin de 5 minute.
Spălarea cănii de cafea sau a unei farfurii durează doar un minut, poate două; dacă așteptați până când chiuveta este supraîncărcată cu vase murdare, vă va lua mult mai mult timp (și vă vor strica starea de spirit de fiecare dată când vă uitați la ele).

La început, este greu să scapi de obiceiul de a spune „O voi face în 10 minute... Știu că am spus asta și acum 10 minute, dar de data asta pe bune”.
Ceea ce m-a ajutat este regula celor 5 secunde a lui Mel Robbins: când ai instinctul de a face ceva, reacționează în 5 secunde sau creierul tău te va convinge că o faci în 5 minute... sau 10... sau 110.

Poate că nu vei simți instinctul de a plăti o factură, dar când îți amintești, fă-o imediat.

Da, acest lucru este valabil și pentru ridicarea din pat. Nu amâna alarma. Potrivit experților, apăsarea în mod repetat a butonului de amânare poate duce la perioade prelungite de inerție a somnului (senzație de amețeală după trezire). De asemenea, se încurcă cu ciclurile tale de somn, ceea ce este rău atât pentru minte, cât și pentru corp.

10. Pregătește-te cu o seară înainte

Diminețile pot fi agitate – pentru a evita stresul suplimentar și a economisi o cantitate semnificativă de timp, pregătiți totul cu o seară înainte.

• Scrieți o listă de lucruri de făcut, astfel încât, când vă treziți, să știți deja ce aveți de făcut.
• Pregătește ceea ce vei purta cu o seară înainte și călcă-l dacă este necesar. Nu este nimic mai frustrant decât să fii grăbit și să-ți dai seama că ceea ce ai vrut să porți este încrețit sau are o pată.
• Puteți chiar să vă pregătiți micul dejun cu o seară înainte, de exemplu, ovăz peste noapte sau brioșe.
• Dacă îți place să schimbi poșetele pentru a se potrivi cu ținutele tale, asigură-te că ai împachetat tot ce ai nevoie pentru ziua respectivă. De asemenea, puteți cumpăra mai multe lucruri mici pe care le porți mereu cu tine (șervețele de hârtie, gumă, măști, balsam de buze etc.) și le poți pune în fiecare pungă.

Dimineața, ne confruntăm cu multe decizii de luat – și putem lua doar o cantitate limitată înainte de a ajunge la oboseala de decizie. În plus, este mai greu să te gândești când ești încă pe jumătate adormit. De aceea, diminețile decurg mult mai lin și mai repede când pregătiți totul cu o seară înainte.

11. Limitează numărul de decizii pe care le iei

Vorbind despre oboseala decizională, o altă modalitate de a vă economisi timp și energie mentală este să vă limitați pur și simplu alegerile.

Când l-au întrebat pe Mark Zuckerberg de ce poartă același lucru în fiecare zi, el a spus: „Îmi doresc foarte mult să-mi eliberez viața pentru a o face, astfel încât să trebuiască să iau cât mai puține decizii cu privire la orice, cu excepția modului în care să servesc cel mai bine această comunitate”.

Nu spun că ar trebui să începi să porți și tu același lucru în fiecare zi. Cu toate acestea, ar fi o idee bună să limitați numărul de decizii pe care trebuie să le luați făcând următoarele:

• Creați rutine pentru a nu fi nevoit să vă zgâriați creierul pentru a decide când vă veți trezi, ce produse de îngrijire a pielii veți folosi sau ce exerciții ar trebui să faceți.
• Puteți fie 1) să faceți un dulap capsulă cu piese care vă plac și în care vă simțiți bine. Asigurați-vă că toate merg una cu cealaltă, astfel încât indiferent cum le combinați, veți avea o ținută asamblată sau
  2) dacă îți place moda și îți place să ai o mulțime de haine, încearcă să faci ținute din ele în avans, astfel încât să ai opțiuni de plecare atunci când te grăbești.
• Aveți o listă de verificare pentru alimentele pe care le cumpărați întotdeauna, în loc să scrieți o nouă listă de fiecare dată și să vă întrebați dacă ați uitat să adăugați ceva.
• Aveți o listă de opțiuni sănătoase, sățioase și rapide pentru fiecare masă. Îmi place să experimentez și să încerc mâncăruri noi, dar când am puțin timp, îmi este mai ușor să aleg dintre 3-4 opțiuni pe care le am la prânz în funcție de starea mea de spirit, în loc să aleg din tot ce am mâncat vreodată.

12. Gatiti in vrac

Un alt sfat care economisește timp legat de alimente este să gătești în vrac.
Veți petrece aceeași cantitate de timp gătind, indiferent dacă faceți una sau 5 porții, dar făcând o cantitate mai mare de mâncare și păstrând-o pentru mai târziu, veți reduce timpul de gătit pentru următoarele două zile.

13. Reduceți consumul de rețele sociale

Defilarea fără sfârșit este adesea cea de vină pentru majoritatea timpului pe care îl pierdem.

Singura modalitate de a o combate este limitarea timpului pe care îl petrecem pe rețelele sociale. Iată cum:

1. Verificați timpul petrecut pe ecran și cât timp este petrecut pe rețelele sociale. Atenție: numerele pot să nu fie ușor de înfruntat.
2. Oprește notificările. Nu numai că vei avea mai puține distrageri, dar vei evita și scenariul „Mi-am deblocat telefonul doar pentru a răspunde la mesaj și o oră mai târziu sunt încă pe rețelele sociale”.
3. Stabiliți-vă reguli pentru când puteți și nu vă puteți verifica telefonul. De exemplu, „Nu pot intra pe rețelele de socializare înainte de a-mi face rutina de dimineață” sau „Nu pot intra pe Instagram când lucrez decât în ​​pauza de masă”.
4. Fără vedere, fără minte – dacă poți, nu ține telefonul lângă tine. Pune-l în altă cameră sau în poșetă.

14. Petrece mai puțin timp pe e-mailuri

Similar cu un interval de timp limitat pentru rețelele sociale, ar trebui să setați ora la care răspundeți la e-mailuri. Poate fi o dată, de două ori sau de patru ori pe zi, în funcție de numărul de e-mailuri pe care le primiți de obicei. Alegeți acele momente cu înțelepciune: nu pierdeți perioada în care vă concentrați cel mai bine pe e-mailuri, ci mai degrabă pe o sarcină mai importantă și/sau mai grea.
Alte modalități de a petrece mai puțin timp pe e-mailuri sunt:

1. Folosiți șabloane. Dacă te surprinzi că răspunzi la același lucru iar și iar, fă un șablon în loc să tastezi mereu același lucru.
2. Rețineți că este mai ușor să găsiți e-mailul dorit folosind bara de căutare decât organizarea manuală a e-mailurilor în dosare.
3. Nu răspunde dacă nu ai nevoie. Sună evident, dar uneori avem nevoie de un memento.
4. Dezabonați-vă pentru newsletter-ul de care nu mai sunteți interesat.

15. Agrupați sarcini similare împreună

Dacă trebuie să imprimați mai multe lucruri, imprimați-le în același timp. Dacă trebuie să efectuați mai multe apeluri telefonice, efectuați-le pe toate dintr-o singură ședință. Dacă trebuie să cumpărați mai multe lucruri, cumpărați-le într-o singură călătorie de cumpărături. Dacă trebuie să creați conținut pentru o săptămână pentru rețelele sociale, alegeți o zi și faceți totul deodată.

Nu numai că o vei face mai eficient pentru că te vei afla în spațiul de cap potrivit, dar vei economisi și mult timp pentru lucruri aparent mici, care altfel s-ar adăuga. De ce ai merge la imprimantă și te-ai întoarce la birou, te-ai conecta și ai deconecta, te-ai pregăti, ai conduce la mall etc. De 5 ori când poți să o faci o dată?

16. Să aibă un spațiu de lucru desemnat

Dacă lucrați de acasă, nu lucrați din pat. Găsiți un loc special pentru muncă, de preferință un birou. În acest fel, atunci când stai la birou, creierul tău știe că vrei să spui afaceri și vei intra mai repede în modul de lucru. Lucrul din pat poate scădea, de asemenea, calitatea somnului: creierul tău ar trebui să asocieze patul cu somnul și odihna, nu cu starea de veghe, concentrarea și munca.

Păstrați spațiul de lucru curat și organizat. Ar trebui să conțină doar lucrurile de care aveți nevoie pentru muncă, fără elemente inutile pentru a evita distracția.

Același lucru este valabil și dacă ești student: dacă vrei să înveți eficient, studiază la birou, nu întins în pat.

17. Angajează pe cineva

Ar trebui să vă gândiți să angajați pe cineva care să vă ajute dacă vă aflați într-o poziție financiară pentru a face acest lucru. Fie că este vorba de cineva pe termen lung (asistent virtual, menajeră, consilier financiar) sau doar ocazional (serviciu de reparații sau catering), timpul pe care îl economisești merită banii pe care îi cheltuiești.

Acest lucru se aplică în special proprietarilor de afaceri mici. Când sunteți la început, trebuie să faceți aproape totul singur, dar pe măsură ce afacerea dvs. crește, urmăriți să delegeți din ce în ce mai multe lucruri profesioniștilor.

Concluzie

Chiar dacă viața noastră este adesea agitată, există modalități de a petrece mai puțin timp pentru lucruri inutile și mai mult timp pentru cele pe care le prețuim. Cel mai important lucru este să lucrăm la abilitățile noastre de gestionare a timpului, de la a învăța să spunem nu până la a ne asigura că suntem întotdeauna pregătiți. Poate părea imposibil uneori, dar tot ce este nevoie este o bună organizare și disciplină.
(Cel puțin până când devenim suficient de bogați pentru a angaja oameni care să facă tot ce nu vrem.)