Cum să completați rapoartele de timp pentru muncă

Rapoartele de timp sunt o resursă extrem de utilă. În timp ce multor persoane nu le place să le completeze din cauza naturii uneori plictisitoare a procesului, o foaie de pontaj adecvată vă poate salva pielea, vă poate economisi bani și vă poate menține productiv. Citiți mai departe pentru a afla cum să completați rapoartele de timp cu cea mai mică bătaie de cap și bătăi de cap, cu ajutorul unui instrument digital de urmărire a timpului.

Decideți de ce foaie de pontaj aveți nevoie

Modul în care vă organizați proiectele și modul în care lucrați de zi cu zi vor determina ce foaie de pontaj s-ar potrivi cel mai bine pentru dvs. Există mai multe tipuri, dar cele mai frecvent utilizate sunt:

1. Zilnic – folosit cel mai frecvent de către angajați și liber profesioniști plătiți la oră pentru a ține evidența orelor facturabile și pentru o productivitate îmbunătățită
2. Săptămânal – folosit pentru a urmări progresul săptămânal, precum și pentru plăți săptămânale
3. Bi-săptămânal – folosit de angajatori și lucrători care sunt de obicei plătiți pe o bază de două săptămâni
4. Lunar – utilizat în mod normal de către angajatori care plătesc angajații o dată pe lună, pentru a înregistra pur și simplu orele de începere și de sfârșit ale zilelor de lucru

Pentru cei mai puțin înclinați spre digital, toate șabloanele de foaie de pontaj menționate mai sus (și mai multe) sunt disponibile online. Pur și simplu imprimați-le și începeți să vă urmăriți orele de lucru.

Foaie de pontaj săptămânal în Clockify

Creați etichete și categorii

Etichetele și categoriile există pentru a vă ușura mult urmărirea timpului. Veți vedea că, odată ce le aveți la locul lor, completarea intrărilor individuale de timp devine o briză. Nu este nevoie de introduceri manuale de fiecare dată sau de reamintire a detaliilor.

Etichetele pe care le creați ar trebui să fie construite în jurul muncii dvs. De exemplu, puteți avea:

• Etichete legate de proiect;
• Etichete generale;
• Etichete legate de client;

Etichetele și categoriile sunt utile în special atunci când se formulează rapoarte de sfârșit de proiect sau de clienți. Puteți filtra datele pe baza acestor etichete și puteți oferi rapoarte mai personalizate.

Un exemplu de raport în Clockify

Setați tarife orare și urmăriți orele facturabile

Desigur, atunci când ești plătit la oră și vrei să ai un raport curat și prezentabil pentru clienții tăi, vei stabili o anumită rată. Pur și simplu setați o monedă în instrumentul de urmărire a timpului, precum și rata implicită (sau per proiect sau client, oricât de detaliat doriți să fiți) și puteți începe să vă completați intrările de timp cu liniște.

Configurarea unei rate personalizate în Clockify

Un fapt amuzant – veți dori să decideți asupra orelor nefacturabile pe care le veți urmări. Credeți sau nu, uneori, acestea sunt la fel de importante ca și orele facturabile.

De ce să urmăriți orele nefacturabile?

Aceste ore includ marketing, facturare, redactarea rapoartelor și pregătirea întâlnirilor, de exemplu.

Deși ar trebui să aveți mai multe ore facturabile decât cele nefacturabile pentru a acoperi costurile, timpul de urmărire pe acestea din urmă are propriile sale merite:

• Învățați cât timp durează facturabilele nefacturabile și cum să le îmbunătățiți;
• Puteți vedea ce clienți sau proiecte au mai mult sau mai puțin ore nefacturabile;
• Îmbunătățiți-vă fluxul de lucru și managementul proiectelor.

Și acestea sunt doar vârful aisbergului. Pentru a afla mai multe despre urmărirea orelor facturabile și nefacturabile, am scris un ghid care va ajuta cu siguranță orice angajat plătit la oră.

Urmăriți timpul

Două moduri de urmărire a timpului – introducerea manuală a orelor și urmărirea automată. Puteți utiliza una sau ambele metode, chiar și să vă bazați alegerea pe tipul de zi de lucru pe care o aveți.

Cum să urmăriți timpul manual

Urmărirea manuală a timpului este bună pentru cei care preferă să adauge timp după fapt, la sfârșitul zilei, de obicei pentru că există doar câteva sarcini care le ocupă cea mai mare parte a timpului.

Există și oameni care își planifică timpul cu meticulozitate. Casetele lor de timp pentru ziua respectivă sunt deja planificate într-o listă de activități sau într-un calendar. Și astfel pot completa rapoartele de timp în avans sau chiar la sfârșitul zilei, văzând cum plănuiesc să-și respecte programul cât mai strict posibil.

În plus, urmărirea manuală a timpului le permite să editeze orice intrări de timp în care și-au supraestimat sau subestimat timpul de lucru.

Mai sus este un exemplu despre modul în care Clockify vă permite să introduceți pur și simplu timpul pe care intenționați să îl petreceți (sau petrecut) lucrând și să îl adăugați la raportul de timp cu un singur clic. Puteți, de asemenea, să verificați dacă orele sunt facturabile sau nu și să le etichetați corespunzător.

Cum să urmăriți automat timpul

Configurarea instrumentului de urmărire a timpului pentru a vă înregistra automat orele este utilă atunci când nu doriți să vă ocupați de configurarea casetelor de timp sau a listelor de activități. Dacă sunteți deosebit de aglomerat de muncă în unele zile, este mai ușor să porniți aplicația și să vă ocupați de afacerea dvs.

Trackere precum Clockify vă vor urmări indiferent de câte ori comutați între diferite programe. Odată ce ziua de lucru s-a încheiat, puteți petrece 15 minute pentru a vă răcori examinând intrările de timp și sortându-le, etichetându-le sau revizuindu-le în foaia de pontaj.

O captură de ecran a trackerului automat Clockify

Contabilizarea plăților suplimentare

Salariile suplimentare includ cazuri precum orele suplimentare, timpul compensatoriu, tarifele de concediu, situațiile de gardă/de urgență. Să aruncăm o privire pe scurt la fiecare tip.

1. Înregistrarea orelor suplimentare

Cu toții suntem familiarizați cu orele suplimentare – sunt orele suplimentare petrecute la serviciu. Orele suplimentare se pot întâmpla dintr-o multitudine de motive, de la termene limită împinse până la probleme de productivitate personală.

Din punct de vedere legal, orice depășește o săptămână de lucru obișnuită de 40 de ore poate fi considerat ore suplimentare. Și în funcție de ziua săptămânii și de câte ore ai investit, un angajator (sau client) îți poate plăti tarife diferite.

Bineînțeles, cât câștigi când faci ore suplimentare va depinde în mare măsură de țara din care ești.

• Legea UE privind urmărirea timpului
• Legea orelor suplimentare din California
• Legea privind standardele echitabile de muncă și reglementarea timpului de lucru

Aceste legi ale muncii au fost puse în aplicare pentru a proteja atât angajatorii, cât și angajații, așa că încurajăm pe toată lumea să se informeze cât mai bine.

2. Înregistrare pentru timp compensator

Timpul compensatoriu este timpul liber acordat angajaților în loc de plata orelor suplimentare. Depinde și de mai mulți factori: dacă ești în sectorul public sau privat, dacă ești salariat sau plătit la oră și cât de mare este salariul tău.

Aflați dacă sunteți sau nu eligibil pentru timp compensator aici.

3. Înregistrare pentru tarifele de vacanță

În timpul sărbătorilor naționale, este deosebit de important să urmăriți orele de lucru, deoarece tarifele de concediu pot fi diferite de cele ale orelor suplimentare obișnuite (din nou, în funcție de legile muncii din țara dvs.).

Când urmăriți timpul în cazuri ca acestea, acordați o atenție deosebită actualizării tarifelor pentru orele facturabile. În cele din urmă, pur și simplu generați un raport și lăsați monitorul de timp să calculeze plata pentru orele suplimentare.

4. Înregistrare pentru lucru la gardă

A fi de gardă înseamnă a fi disponibil pentru muncă ori de câte ori angajatorul are nevoie de tine. Cele mai comune exemple includ asistente medicale, tehnicieni IT și întreținere.

Munca de gardă poate face parte dintr-un plan obișnuit de angajare, dar și un lucru ocazional – de exemplu, atunci când o companie își lansează noul software vineri și are nevoie de dezvoltatorii săi pregătiți sâmbăta în cazul în care apar probleme serioase.

Este important să menționați orele de gardă angajatorului dvs. și să-i reamintiți reglementările FLSA corespunzătoare. Acordați asupra modului în care veți urmări timpul, facturarea și raportarea orelor lucrate pentru a vă asigura că foile de pontaj sunt corecte și nu lăsa loc pentru neînțelegeri.

Aceste cazuri de ore suplimentare sunt doar câteva dintre cele mai comune. Pentru a completa corect rapoartele de timp, este esențial să vă familiarizați cu tipul de ore suplimentare pe care cel mai probabil le veți face și când.

Timp de rotunjire

În completarea rapoartelor de timp, cel mai probabil veți întâlni conceptul de rotunjire a timpului . Este practica de a rotunji orele la cele mai apropiate trepte.

Ex: Ajungi la serviciu la 8:45 și pleci la 16:49. Când este calculat, înseamnă 8 ore și 4 minute. Cele 4 minute pot fi apoi rotunjite la 8 ore și la 5, 10 sau 15 minute, pentru a calcula mai ușor salariul.

În general, există trei reguli pentru rotunjirea timpului:

1. Intrarea timpului de rotunjire la cel mai apropiat interval de timp (de la 7 ore 59 minute lucrate la 8 ore lucrate)
2. Rotunjirea ceasului în favoarea angajatului și a ceasului în favoarea angajatorului (rotunjirea în jos a ambelor intrări de timp)
3. Rotunjirea ceasului în favoarea angajatului

Iată cum arată aceste reguli în practică (și ordinea listării):

Rotunjirea timpului este necesară pentru a face calcularea salariilor nedureroasă și pentru a ajuta ambii angajatori să aibă o privire transparentă asupra orelor lucrate și angajaților plătiți corect.

În plus, o mulțime de software de urmărire a timpului, cum ar fi Clockify , vă oferă opțiunea de a rotunji intrările de timp cu un simplu comutator pornit-oprit în aplicația în sine. În acest fel, nu trebuie să vă calculați sau să vă faceți griji dacă ați făcut totul corect.

Activarea rotunjirii timpului pentru a calcula salariul în Clockify

Cu toate acestea, dacă doriți să faceți lucruri de „vechea școală”, puteți oricând să faceți singur calculele de rotunjire a timpului. Pentru cei care doresc să învețe cum să completeze o foaie de pontaj, ținând cont de rotunjirea timpului, am făcut o detaliere a practicilor de rotunjire a timpului. Enumeră toate regulile de care veți avea nevoie pentru a-l stăpâni și pentru a face raportarea timpului mai ușoară.

Examinați-vă foaia de pontaj

Odată ce datele dvs. de timp sunt completate pentru ziua (sau săptămâna), cel mai bine este să rezervați câteva minute la sfârșitul zilei pentru a le revizui. Acest lucru se face cel mai bine dacă vă uitați ziua într-o foaie de pontaj.

Instrumentele de urmărire a timpului au opțiunea de a vă prezenta ziua de lucru printr-o foaie de pontaj și, în plus, vă permit să editați orice intrare pe care ați făcut-o.

Vizualizare foaie de pontaj în Clockify

Încheiați un acord cu angajatorul sau clientul dvs. cu privire la ceea ce veți putea edita în foaia de pontaj. Puteți adăuga sau șterge intrări, edita descrieri, etichete și nume de proiecte sau clienți și multe altele. Foaia de pontaj este o reflectare a practicilor dvs. de afaceri și ar trebui să fie rafinată pentru a se potrivi cu acestea.

Inutil să spunem, deoarece încrederea este un factor major în relațiile de afaceri bune, justificați întotdeauna modificările de intrare în timp pentru a evita neînțelegerile sau conflictele.

Sfaturi suplimentare de urmărire a timpului

Nu în ultimul rând, deoarece Clockify există de ceva timp, am văzut și auzit o mulțime de feedback de la utilizatorii noștri. Ne ajută să înțelegem în ce timp urmăresc dificultățile în care se află și cum îi putem ajuta să folosească cât mai bine aplicația noastră.

Cu asta, iată o listă scurtă de sfaturi de care credem că toată lumea are nevoie.

• Enumerați toate motivele pentru care urmăriți timpul

În momentele în care simțim că completarea rapoartelor de timp este cea mai proastă corvoadă care există, a ne aminti de ce o facem poate da un impuls semnificativ înainte. Fie că a fost o dispută cu clienții, adunarea de date pentru a argumenta o mărire de salariu sau pur și simplu să dorești să vezi unde pierzi timpul.

Păstrați o notă a acestor motive undeva vizibile, ca o mantră legată de muncă.

• Nu este nevoie să urmăriți absolut totul

A lua o pauză pentru a face o ceașcă de cafea sau a răspunde la un apel personal care durează mai puțin de 10 minute nu merită să fie înregistrat.

Dacă fiecare lucru mic pe care îl faci pe parcursul zilei de lucru ar necesita o introducere a timpului, s-ar întâmpla mai multe lucruri:

• Ai începe să urăști urmărirea timpului;
• Ai pierde timpul cu detalii minore;
• Creierul tău s-ar epuiza de la a fi atât de concentrat asupra timpului;
• Concentrarea ta pe muncă ar avea de suferit.

Înregistrați numai acele intrări de timp care conțin date importante – pentru a ști cât ar trebui să percepeți, când sunteți cel mult/mai puțin productiv etc.

• Timpul de urmărire nu te face un robot

După cum am menționat în punctul anterior, doar urmărirea fiecărui aspect al zilei tale de lucru este o cale rapidă pentru a deveni mai mult un AI decât un om.

Rapoartele de timp aduc o anumită ordine și structură zilei noastre de lucru și ne asigură că avem o „pistă pe hârtie” a ceea ce și cum am făcut.

• Nu de fiecare dată când intrarea are nevoie de o descriere

Uneori, „răspunsul la e-mailuri” este doar atât. Nu este necesar să specificați la ce clienți sau companii le-ați răspuns. Cu excepția cazului în care sarcinile noastre au nevoie în mod absolut de un istoric al unor astfel de detalii, descrierile sarcinilor minore reprezintă o problemă suplimentară cu care nu ar trebui să irosești energie.

In concluzie

Urmărirea timpului poate avea o mulțime de componente, o mulțime de părți mobile. Dar asta nu înseamnă neapărat că trebuie să fie complicat. Când este configurat corect, urmăritorul de timp poate face toate sarcinile grele, în timp ce tu doar înregistrezi orele. Folosind etichete, descrieri, clasificarea corectă și creând șabloane pentru fiecare proiect nou, creați un asistent de raportare de timp care valorează o avere.