Cum să rezolvi cele mai frecvente probleme cauzate de gestionarea necorespunzătoare a timpului

Cât de bune sunt abilitățile tale de gestionare a timpului?

Indiferent de locul în care vă aflați pe scară – dacă vă luptați cu ea sau sunteți aproape de a o stăpâni (sau vă aflați oriunde între ele) – există întotdeauna loc de îmbunătățire.

În acest articol, vom trece peste:

• Semnele unei gestionări proaste a timpului, astfel încât să le poți recunoaște în tine și în ceilalți;
• Ce probleme poate cauza un management defectuos al timpului, astfel încât să putem recunoaște importanța unui bun management al timpului;
• Cum nu reușim să gestionăm timpul, astfel încât să ne putem îmbunătăți;
• Și, în sfârșit, greșelile comune de gestionare a timpului și cum să le rezolvăm, pentru că toți le facem uneori.

Semne de gestionare proastă a timpului

Acestea sunt cele mai comune semne ale unei gestionări proaste a timpului. Acestea provoacă o serie de greșeli pe care le vom discuta mai târziu în articol (precum și oferă soluții, desigur).

Usor distrat

Este greu să găsești un spațiu complet lipsit de distragerea atenției, dar putem face tot posibilul să ne optimizăm spațiul de lucru pentru a fi cât mai lipsit de distragerea atenției.

Primul pas este să afli ce îți distrage cel mai mult atenția. Aceste notificări sunt pe telefonul tău? Vorbești cu colegii tăi? Zgomote de stradă?

După ce vă dați seama ce este, va fi mai ușor să o gestionați și să o evitați.

Punctualitate slabă

Am fost cu toții blocați în trafic, sau alarma noastră nu a sunat dintr-un motiv oarecare. Suntem oameni și se întâmplă accidente, dar întârzierea constantă este ceva diferit. Este lipsit de respect față de ceilalți și de timpul lor.

După cum Anna Musson, experta în etichetă, a declarat pentru The Huffington Post Australia: „Există o multitudine de motive pentru care [cineva întârzie], dar motivul primordial este că sugerează în adâncul sufletului că timpul tău este mai valoros decât alții”.

Câteva minute de așteptare ici și colo tind să se adună rapid, ceea ce duce la o mulțime de timp pierdut.

Lipsesc termene limită

La fel ca întârzierea, dacă se întâmplă rar și dintr-un motiv întemeiat, poate fi depusă la „lucrurile se întâmplă”. Pe de altă parte, pierderea frecventă a termenelor limită vă va afecta serios reputația profesională.

Este important să te poți baza pe oamenii cu care lucrezi și să ai încredere în ei că își vor face partea, astfel încât să o poți face pe a ta. Dacă oamenii nu se pot baza pe tine, nu vor dori să lucreze cu tine.

Dacă se întâmplă să ratezi deseori termenele limită, ar trebui să încerci să-ți dai seama de ce – cele mai comune motive sunt amânarea, imposibilitatea de a-ți organiza timpul în mod eficient sau pentru că ar trebui să delegi și să externalizezi mai mult.

Mereu grăbită

Simți că ești constant în grabă? Nu pare să fie niciodată suficient timp pentru a face tot ce ai planificat?

Ar putea fi fie pentru că aștepți până în ultimul moment, fie pentru că ai prea multe lucruri în farfurie, așa că te chinui să duci la bun sfârșit toate sarcinile.

Oricare ar fi, este atât stresant, cât și afectează negativ calitatea muncii tale. Planificați-vă ziua în avans pentru a vă asigura că aveți suficient timp și energie pentru tot.

Puteți folosi fie o aplicație de gestionare a timpului, fie o listă veche de lucruri de făcut în acest scop.

Ars

Poate cel mai rău semn al gestionării proaste a timpului este sănătatea ta în pericol.

Burnout-ul se manifestă într-o varietate de simptome: de la fizice (respirație scurtă, amețeli, sistemul imunitar slăbit, printre altele) la emoțional și comportamental (epuizare mentală, pierderea motivației, sentiment de neputință și prins etc.).

Cel mai bun mod de a o combate este să vă acordați o pauză. Programează-ți timp pentru a te odihni și a te bucura de viața în afara serviciului.

Ce probleme poate cauza managementul defectuos al timpului?

1. Stresul . Gestionarea defectuoasă a timpului ne face să fim mereu grăbiți, ceea ce duce la o mulțime de stres suplimentar. Fie că știi că trebuie să faci ceva, dar nu o faci, termenele se apropie și nici nu ești aproape de terminat, fie că trebuie să strângi 2 săptămâni de muncă într-o zi sau două - totul poate fi evitate organizându-vă timpul mai bine.
2. Întârziere mereu . Punctualitatea slabă este una dintre cele mai frecvente probleme cauzate de gestionarea proastă a timpului. Timpul se scurge cu ușurință, dar întârzierea îi face pe oameni să te perceapă ca fiind nesigur.
3. Distrugerea reputației tale profesionale . Colegul ideal de muncă al nimănui nu este cineva care întârzie mereu și nu respectă termenele limită. Majoritatea oamenilor înțeleg dacă se întâmplă o dată și aveți un motiv întemeiat, dar dacă nu aveți niciun concept de punctualitate, veți fi etichetat ca neprofesionist.
4. Productivitate scăzută și calitate slabă a muncii . Când lași totul pentru ultimul minut, nu este foarte probabil ca munca ta să fie de mare calitate, deoarece te vei grăbi să o duci la bun sfârșit. Acest lucru vă afectează negativ performanța și rezultatele.
   Începeți la timp și nu va trebui să sacrificați calitatea pentru viteză.
5. Avand prea multe in farfurie . Dacă nu aveți o idee clară despre 1) timpul de care aveți nevoie pentru a finaliza ceva și 2) timpul pe care îl aveți la dispoziție, sunteți în pericol să vă extindeți prea mult. Acceptați doar proiecte pe care sunteți complet sigur că le veți putea finaliza cu succes.
6. Echilibrul slab între muncă și viață . Dacă nu ai un program stabilit, probabil că lucrezi mereu, dar rar te angajezi într-o muncă profundă. Acest lucru are ca rezultat un echilibru slab între muncă și viață, care vă poate afecta sănătatea mintală.

Cum nu reușim să gestionăm timpul?

De obicei, nu reușim să gestionăm timpul prin neplanificarea din timp, fără stabilirea priorităților, neavând obiective clare și amânând.

Abilități slabe de planificare

După cum spunea Benjamin Franklin: „Dacă nu reușești să planifici, plănuiești să eșuezi”.

Nu poți realiza mare lucru fără să ai un plan bun (crede-mă, am încercat).

Acestea sunt câteva dintre abilitățile pe care ar trebui să le lucrați dacă doriți să fiți grozavi la planificare:

• Atenție la detalii,
• Gândire critică,
• Management de proiect,
• Bune abilități de comunicare,
• buna organizare,
• Gândind în viitor și văzând imaginea de ansamblu.

Nu stabilirea priorităților

Toate sarcinile sunt egale, dar unele sarcini sunt mai egale decât altele.

Nu stabilirea priorităților este o modalitate sigură de a fi copleșit sau de a pierde timpul făcând sarcini aleatorii în detrimentul celor mai importante și/sau urgente.

Matricea Eisenhower este un instrument excelent care vă va ajuta să divizați lucrurile importante de cele neimportante. Tot ce ai nevoie este o bucată de hârtie pe care o vei împărți în patru părți:

1) Sarcini importante și urgente – ar trebui făcute mai întâi.

2) Important, dar nu urgent – ​​programează-te să le faci mai târziu.

3) Urgent, dar nu important, adică nu tu ești cel care trebuie să le faci – delega-le.

4) Cele care nu sunt nici urgente, nici importante pot fi șterse din listă.

Neavând obiective clare

Imaginați-vă că participați la o cursă, dar nu știți unde este linia de sosire. Cum vei ști unde să alergi? De unde știi cât de aproape ești de a termina cursa?

Așa e, nu poți.

Același lucru este valabil și cu stabilirea obiectivelor: nu te poți aștepta să le atingi dacă nu știi exact care sunt obiectivele tale. Pentru a stabili obiectivele corect, asigurați-vă că acestea sunt SMART – specifice, măsurabile, realizabile, relevante și limitate în timp.

De exemplu, „deveniți bogat ” nu este un obiectiv inteligent. Bogat înseamnă ceva diferit pentru fiecare. Încercarea de a atinge obiectivul de „a deveni bogat” înseamnă a alerga fără țintă, fără linia de sosire la vedere.

Încercați ceva de genul acesta: „ai X sumă de bani în contul meu bancar până la sfârșitul anului” sau „începe să câștigi (X sumă) lunar până la (o anumită dată)”.

Când ai în minte numerele exacte, va fi mai ușor să faci un plan despre cum să ajungi acolo.

Procrastinare

Procrastinarea pare a fi nemesisul favorit al productivității pentru toată lumea.

Pentru a fi corecți, unii oameni (inclusiv eu) trebuie să simtă o presiune de la apropierea termenelor limită pentru a-și elibera productivitatea și creativitatea. Dacă ați întâlnit vreodată ceva amuzant sau plin de duh în articolele mele, este foarte probabil că am scris acea parte în ziua în care aveam nevoie să termin textul. Sau poate cu o zi înainte.

Trucul este să găsești echilibrul potrivit între lipsa de presiune și presiunea care te face să intri în panică: punctul dulce al presiunii motivante , dacă vrei.

Greșeli comune de gestionare a timpului și cum să le rezolvi

Gestionarea timpului nimănui nu este perfectă – deoarece constă din atât de multe aspecte diferite, cei mai mulți dintre noi avem dificultăți cu cel puțin unul dintre ele. Iată câteva dintre cele mai frecvente greșeli de gestionare a timpului pe care tindem să le facem și cum să le rezolvăm:

Neavând un plan

Vrei să fii productiv, dar te simți puțin pierdut? Ești nemotivat? Ai adesea sentimentul că ai uitat ceva?

Dacă ai răspuns da de mai multe ori – de obicei se întâmplă atunci când nu ai un plan și doar mergi cu fluxul și ești reactiv.

Soluție : Începeți prin a fi proactiv și a face planuri pe termen lung și pe termen scurt. Așezați-vă și gândiți-vă la lucrurile pe care doriți să le realizați și la obiectivele pe care doriți să le atingeți.
Apoi scrieți cum să ajungeți acolo, pas cu pas.

Obiectivele pe termen lung vă vor ajuta să stabiliți obiective pe termen scurt, iar obiectivele pe termen scurt vă vor ajuta să scrieți liste bune de activități.

Ar trebui să vă stabiliți atât obiectivele personale, cât și cele profesionale, astfel încât programul dvs. să fie bine echilibrat și să se potrivească cu tot ceea ce vă interesează.

A fi prost la estimarea timpului

Aceasta a fost una dintre cele mai mari probleme ale mele. Habar n-aveam de cât timp aveam nevoie să mă pregătesc sau de cât îmi va lua exact să ajung de la punctul A la punctul B. Presupunerile mele erau deseori puțin nerezolvate, ceea ce ducea uneori la întârziere.

Soluție : Când mi-am dat seama că am tendința de a subestima timpul necesar pentru a face ceva, am început să măsoare.
Puteți utiliza pur și simplu un cronometru sau, dacă doriți să o faceți într-un mod mai organizat, o aplicație de urmărire a timpului.

Urmărirea timpului vă va ajuta să estimați timpul mult mai precis, deoarece veți avea o mulțime de date pe care să vă bazați și să faceți o presupunere informată. De asemenea, va facilita planificarea, deoarece veți avea o imagine de ansamblu clară asupra a ceea ce vă petreceți timpul și a ceea ce ar trebui să faceți mai mult sau mai puțin.

A fi copleșit

În primul rând – respiră adânc.

Nu poți face totul. Este complet bine. Nimeni nu poate.

A avea un program încărcat vă poate afecta, așa că ar trebui să fiți blând cu voi înșivă și să acceptați că nu ești supraomenesc. De asemenea, vești bune – există o soluție pentru asta.

Soluție : este important să înveți să prioritizezi.

Alegeți până la 3 sarcini pe care trebuie neapărat să le îndepliniți ziua și concentrați-vă asupra lor. Incearca sa le faci in prima jumatate a zilei: mai intai pe cea mai mare/grea, iar apoi pe restul, in ordinea prioritatilor. Dacă reușiți să faceți ceva în afara celor mai importante 3 sarcini – grozav, dar dacă nu, este complet în regulă.

De asemenea, asigurați-vă că lăsați un tampon între lucrurile pe care le-ați programat pentru a vă asigura că veți termina o sarcină înainte de a începe următoarea și programul dvs. nu va fi încurcat.

Distrageri

Știi ce vă distrage cel mai mult? Dacă nu, luați această scurtă evaluare publicată de Harvard Business Review pentru a afla care dintre cele mai comune șase tipuri de distragere a atenției interferează cu productivitatea și capacitatea dvs. de concentrare.

Soluție : Dacă ai terminat primul pas de a descoperi care sunt cele mai grave distrageri ale tale, este timpul să le faci față. Iată câteva sugestii:

1. Lucrați într-un mediu productiv. Când eram student, mergeam la bibliotecă să studiez: toată lumea din jurul meu își făcea treaba, așa că era firesc să o fac și eu. Mi s-a părut că era pe telefonul meu.
2. Împărțiți sarcinile în bucăți, astfel încât acestea să pară mai realizabile și mai puțin intimidante.
3. Opriți notificările sau puneți telefonul în modul nu deranjați .
4. Aveți o oră stabilită pentru verificarea e-mailurilor – nu le citiți și nu răspundeți la ele pe parcursul întregii zile, deoarece vă distrug concentrarea.
5. Dacă lucrați într-un mediu zgomotos, investiți în căști bune cu anulare a zgomotului.

Amânând

Ce cauzează amânarea? Nu este „doar să fii leneș”, adesea există un motiv mai mare – de obicei perfecționism și/sau să-ți fie frică de eșec.

Soluție : Există mai multe modalități de abordare a amânării, în funcție de cauza acesteia.

1. Prima ar fi să accepți că făcut este mai bine decât perfect . Știu că probabil este mai ușor de spus decât de făcut. Cu toate acestea, nimic din ceea ce facem vreodată nu va fi perfect, așa că este mai bine să o acceptăm mai devreme decât mai târziu.
   Asta nu înseamnă că ar trebui să încetăm să depunem efort în munca noastră. Înseamnă că ar trebui să încetăm să-l reparăm la nesfârșit, să ne punem accent pe fiecare mic detaliu sau nici măcar să nu începem pentru că ne este teamă că nu va ieși exact așa cum ne-am imaginat.
2. Uneori amânăm pentru că suntem copleșiți. Am amânat începerea pentru că pare prea multă muncă.
   Soluția ar fi să descompunem proiectele mari în pași mici. Par mult mai realizabile. Concentrează-te doar pe următorul tău pas și nu va fi nici pe departe la fel de înfricoșător.
3. Amânați pentru că nu sunteți sigur dacă reușiți să finalizați proiectul cu succes sau dacă sunteți suficient de priceput pentru asta?
   Cereți-vă managerului sau unei persoane de încredere din echipa dvs. feedback din când în când pentru a vă asigura că mergeți în direcția corectă. Fii deschis la sfaturi și critici și folosește-le ca o oportunitate de învățare.

A gândi ocupat și productiv sunt la fel

Echivalezi să fii ocupat cu a fi productiv? Petreci mult timp lucrând cu realizarea multor lucruri? Lucrezi din greu cu lucrul inteligent?

Contrar credinței populare, aceste lucruri nu sunt de fapt la fel. Ți s-a întâmplat vreodată să lucrezi toată ziua, dar în cele din urmă să-ți dai seama că nu ai realizat nimic semnificativ?

Soluție : ține cont de obiectivele tale. Când îți scrii lista de lucruri de făcut, întreabă-te: Mă va aduce asta mai aproape de obiectivele mele? Este acest lucru important pentru mine? Pot delega asta?

Dacă aveți niște sarcini minore de făcut, 1) faceți-le spre sfârșitul zilei de lucru. Nu-ți pierde timpul de vârf al creierului cu ele - folosește-l cu înțelepciune, pentru sarcini mai importante.
2) Grupați-le împreună, astfel încât să nu vă pierdeți foarte mult concentrarea atunci când treceți de la o sarcină la alta.

Nu luați pauze și concediu de muncă

De fapt, să lucrezi tot timpul nu te va face mai productiv – te va duce doar la epuizare.

Mintea ta trebuie să fie bine odihnită și proaspătă, astfel încât să se poată concentra și să fie eficientă. Îți faci treaba mai bine atunci când nu ești epuizat și lipsit de somn, crezi sau nu.

Soluție : Soluția pentru aceasta este destul de evidentă – ia pauze și relaxează-te.

Împiedicați-vă să lucrați în afara orelor de lucru și să vă gândiți la muncă atunci când nu lucrați efectiv. În viață există mai mult decât productivitate și câștig de bani.

Concluzie

Dezvoltarea abilităților de gestionare a timpului necesită timp și efort. Este un proces, dar merită, deoarece viața ta va deveni mai ușoară pe măsură ce înveți să-ți gestionezi mai bine timpul.

Asigurați-vă că vă planificați timpul, stabiliți obiective clare, stabiliți priorități și minimizați amânările. De asemenea, ar trebui să faceți tot posibilul pentru a evita distragerile, să vă luați liber de la serviciu, să vă estimați cu exactitate timpul și să vă concentrați pe a fi eficient în loc să fiți ocupat.