Cum Clockify ajută Thornton & Lowe să susțină creșterea afacerii

Începerea unei afaceri la vârsta de 20 de ani vine cu o parte echitabilă de provocări și obstacole pe parcurs, în principal din cauza lipsei de experiență profesională. În plus, datele de la Biroul de Statistică al Muncii din SUA indică că aproape 20% din toate afacerile noi eșuează în primul an. Ai!

Cu toate acestea, nu totul este nenorocire și sumbru – există și exemple de bune practici.

Povestea de succes de 14 ani a lui Dave Thornton se numără cu siguranță printre ele, așa că ne face plăcere să o împărtășim cu voi.

Am realizat un interviu cu bărbatul însuși, a cărui companie Thornton & Lowe se bazează pe instrumentul nostru de urmărire a timpului din 2019.

În interviul nostru, Dave a fost mai mult decât fericit să-și împărtășească gândurile cu privire la următoarele subiecte:

• Călătoria lui de a urca pe scara corporativă,
• Importanța managementului timpului în afaceri,
• Rolul tehnologiei la locul de muncă modern,
• Cum folosește echipa sa Clockify,
• Realizarea unui echilibru între viața profesională și viața privată și multe altele!

Așadar, haideți să intrăm direct!

Geneza lui Thornton & Lowe

Totul începe cu adevărat cu o idee, dar cum să determinați dacă este ideea corectă ? Cel în care să-ți investești timpul și banii, o idee o dată în viață care merită să faci un salt de credință.

Potrivit lui Dave Thornton, fondatorul și directorul companiei la Thornton & Lowe, este vorba de până la 2 lucruri:

• Gândirea critică și
• Abilitatea de a face estimări precise de lucru pentru eforturile dumneavoastră viitoare.

Înarmat cu diploma de master, Dave și-a încheiat cu succes programul de formare pentru absolvenți, care l-a ajutat să înțeleagă achizițiile, managementul lanțului de aprovizionare și multe altele. Așadar, Dave a aplicat apoi pentru un rol de sediu central la aceeași companie în care a finalizat formarea.

Rolul l-a ajutat să învețe ceva mai multe despre industrie, dar destul de curând, Dave a fost dornic să-și gestioneze propria operațiune de afaceri.

Acum, să revenim la teza introductivă și să subliniem că Dave a făcut ca viziunea să devină realitate și a început Thornton & Lowe la vârsta de 23 de ani.

Modelarea ulterioară a organizației Thornton & Lowe

Avanză rapid până la aproape un deceniu și jumătate, studentul devine maestru, iar astăzi, Dave este proprietarul unei companii de succes. Compania sa s-a specializat în licitații și licitații , toate în timp ce se lăuda cu o rată de succes uimitoare de 75% în 3 divizii și 30 (ish) de angajați interni.

Ceea ce oferă Thornton & Lowe poate fi clasificat în:

• Suport pentru scrierea ofertelor,
• Instruire pentru ofertare și
• Resurse de licitare.

Ce putem învăța din exemplul lui Dave?

Se pare că nu este vorba doar de idee, ci mai degrabă de execuția acesteia și de finalizarea pașilor pentru ca aceasta să funcționeze.

La scurt timp după ce ideea i-a apărut în cap, Dave și-a pus mintea la partea de realizare:

„ Am început rapid să mă gândesc la ce aveam nevoie pentru a transforma asta într-o afacere corectă. ”

Deci, pentru a-și putea pune banii acolo unde i-a fost gura, ca orice alt proprietar de afaceri mici, Dave a trebuit să învețe:

• Definiți în mod adecvat obiectivele sale de carieră,
• Stabiliți și urmăriți obiectivele SMART,
• Gestionați o echipă de angajați și
• Calculați și faceți salarii pentru angajații săi.

Arta delegării, alias cheia pentru a evita suprasolicitarea

Cu o creștere constantă, rolurile și responsabilitățile persoanei responsabile se pot schimba rapid. Adaptandu-se la noua pozitie de Director, Dave a trebuit sa invete sa delege sarcini echipei sale, pentru a se putea concentra pe lucrurile de ansamblu.

Mai exact, să facă asta fără a fi suprasolicitat.

Lucrul în afara programului nostru obișnuit de lucru nu este neobișnuit, în special pentru proprietarii de afaceri. Deci, ceea ce Dave realizează și recunoaște acum este că nu a cultivat echilibrul dintre viața profesională și viața privată:

„ Am lucrat aproape constant, inclusiv serile și weekendurile, inclusiv în fiecare zi în luna de miere! ”

Aici, aș dori să îmi iau un moment pentru a recunoaște că Dave a inclus scuze pentru doamna T pentru situațiile menționate mai sus, așa că sper că va aprecia gestul!

Așadar, înapoi la suprasolicitare. Lipsa de echilibru cauzată de suprasolicitare este o cale dreaptă către epuizarea carierei și, în acest caz, a fi ambițios nu ajută. Astfel de tendințe sunt cel mai probabil, ca în exemplul lui Dave:

„ Un exemplu perfect de management prost al timpului, cuplat cu o obsesie pentru afaceri. ”

Încercând să atingă un echilibru între viața profesională și viața privată, în zilele noastre, Dave preferă să fie obsedat de viața fiicelor sale (cărora trebuie să le mulțumim pentru poza de mai sus!)

Acum înapoi la afaceri. Odată cu extinderea echipei și a bazei de clienți, Dave trebuia să gestioneze și să urmărească în mod activ mai multe proiecte. Ei bine, pentru a preveni suprasolicitarea, asta însemna, de asemenea, că trebuia să învețe să renunțe la a fi în fruntea fiecărui detaliu.

Ceea ce putem concluziona din călătoria lui Dave este că rețeta succesului trebuie să includă următoarele ingrediente:

• Îmbunătățirea continuă a abilităților de gestionare a timpului,
• Combinația potrivită de instrumente și soluții software și
• Membrii echipei de încredere, responsabili și de încredere.

Să vedem ce este considerat a fi opusul a ceea ce a menționat Dave - și să oferim un exemplu de gestionare bună a timpului.

Importanța managementului forței de muncă și a timpului pentru întreprinderile mici

Managementul de orice fel necesită niveluri ridicate de inteligență socială și gândire critică. Este firesc ca un lider să poarte astfel de caracteristici, nu?

La urma urmei, în lumea afacerilor, însuși termenul de management este definit ca „ procesul de planificare și organizare a resurselor și activităților unei afaceri pentru a atinge obiective specifice în cel mai eficient și eficient mod posibil ”.

Deoarece Dave a fost clar cu privire la obiectivele sale de la început, el detaliază despre dezvoltarea ulterioară a Thornton & Lowe, în special managementul forței de muncă a companiei:

„ Strategia a fost să antrenez o echipă în care să am încredere, să promovez și să răsplătesc. Apoi trebuie să-i las să-și facă treaba, să-și ia proprietatea și să raporteze. Fiind o afacere mică, sunt încântat să spun că acest lucru se întâmplă acum în majoritatea domeniilor - marketing, vânzări, recrutare, operațiuni și formare și dezvoltare. ”

Dave, stăpânind arta delegării și acum fiind conștient de importanța managementului timpului, ca lider inspirator, s-a asigurat că politica sa de companie reflectă și promovează astfel de valori.

„ Lucrul la managementul timpului este esențial pentru ca orice afacere să funcționeze eficient și eficient. Nu în ultimul rând pentru că nu-ți iei timpul necesar pentru a-și planifica propriul timp în mod eficient va preveni inevitabil stresul și anxietatea cu privire la termenele limită care se apropie sau la rezultatele care nu sunt progresate. ”

La fel ca și pentru bunăstarea angajaților săi, lui Dave îi pasă și are cel mai mare respect pentru termenele limită . Este oarecum logic, având în vedere alegerea profesiei, deoarece a avea de-a face în mod regulat cu licitații și licitații implică diferite operațiuni care necesită timp.

„ Ca o afacere de scriere de oferte, lucrăm la termene externe stricte. În plus, în calitate de consultanță, avem propriile termene interne și de client înainte de depunerea ofertei în sine. Ca atare, managementul timpului este esențial. ”

Thornton și Lowe descoperă Clockify: Mulțumesc, Google?

Înainte de a afla despre instrumentul nostru de urmărire a timpului, echipa Thornton & Lowe a experimentat deja 2 soluții similare. Inutil să spun că toate încercările au fost zadarnice.

Deoarece Dave era încă în căutarea unui alt instrument, care ar fi potrivit, a continuat să efectueze cercetări Google și să parcurgă recenzii. Așa a dat peste Clockify și a decis să verifice.

Odată ce spațiul de lucru a devenit activ, gestionarea termenelor limită a devenit cumva mai ușoară. Te întrebi cum e? Dave susține că cheia pentru gestionarea termenelor limită este analiza timpului .

„ În afacere, atunci când identificăm preocupări legate de managementul timpului, începem prin a revizui ceea ce se întâmplă, unde trece timpul . Nu putem face asta, dacă nu monitorizăm în tot acest timp, iar Clockify este soluția noastră, desigur. ”

Fără a menționa nume specifice, l-am rugat pe Dave să rezuma motivul principal pentru care soluțiile anterioare nu funcționează pentru Thornton & Lowe.

„ Acele [soluții] au furnizat unele funcționalități similare [cum o face Clockify], dar nu ne-au salvat progresul pe măsură ce mergeam și au fost mai puțin flexibili. Deci, folosim Clockify din 2019 acum. ”

Acum, să vedem ce a făcut echipa Thornton & Lowe să rămână cu trackerul echipei noastre, ce a făcut-o să iasă în evidență din mulțime.

Clockify prezintă echipa Thornton & Lowe de care se bucură cel mai mult

Scopul principal al oricărui software este de a ne ușura viața, ceea ce s-a întâmplat exact când echipa lui Dave a trecut la Clockify.

Acum să vedem de ce, după cum a subliniat Dave următoarele 3 caracteristici ca fiind cele mai benefice pentru echipa Thornton & Lowe.

Caracteristica #1: Rapoarte

Acum, ne întrebam ce aspecte ale afacerii lui au fost îmbunătățite, în special, și iată cei 2 cenți ai lui Dave:

„Abilitatea noastră de a genera rapoarte de impact care arată cum a fost petrecut timpul nostru pe proiecte, dacă suntem pe drumul cel bun și/sau unde ne putem eficientiza procesul în beneficiul personalului și clienților noștri. ”

Aceste rapoarte vă oferă toate datele necesare în doar câteva clicuri, ceea ce Dave le apreciază foarte mult. Pe lângă faptul că poate examina modul în care membrii echipei sale petrec timpul, el poate filtra cu ușurință datele după:

• Proiectul,
• Perioada, sau
• Un angajat anume.

Acest lucru îi permite lui Dave să verifice dacă există loc de îmbunătățire și, dacă da, să identifice unde.

Caracteristica #2: Foile de pontaj

În plus, Dave subliniază din nou importanța responsabilității, deoarece am stabilit că micromanagementul nu este ceașca lui de ceai. El explică modul în care Clockify este esențial pentru dezvoltarea și performanța lor profesională:

„ Am creat o intrare de foaie de pontaj pentru fiecare proiect și am stabilit sarcini pentru fiecare proiect care sunt aliniate procesului nostru. Acest lucru permite auto-monitorizarea progresului fiecărui consultant în raport cu bugetul și oferă vizibilitate pentru timpul nostru de management.”

Dave explică în continuare că, atunci când munca durează mai mult decât se aștepta, acest lucru le permite, de asemenea, să identifice dacă, unde și cum ar trebui să își ajusteze oferta pentru proiectele viitoare.

„ Acest lucru determină responsabilitatea pentru modul în care indivizii își petrec timpul, datorită transparenței pe care o oferă. Dar, de asemenea, dă posibilitatea persoanelor să lucreze cu managerii lor pentru a identifica unde ar putea fi mai eficienți. ”

Deci, o altă caracteristică care sa dovedit a fi o mină de aur pentru echipa Thornton & Lowe a fost Timesheets. Fiecare dintre angajații lui Dave cunoaște posibilitățile oferite de funcțiile Clockify, astfel încât să culeagă toate beneficiile prin:

• Setarea și utilizarea proiectelor și etichetelor,
• Adăugarea de descrieri la sarcini și
• Modificarea stării orelor facturabile și nefacturabile.

O astfel de defalcare transparentă a muncii tuturor este modul în care echipa lui Dave reușește să rămână pe aceeași pagină și la curent în orice moment.

Caracteristica #3: Vizualizare calendar

Când vine vorba de îmbunătățirea productivității și eficienței echipei, iată o sugestie care funcționează pentru Dave: „ Examinați și re-prioritizați în mod regulat. ”

Viața este agitată, imprevizibilă, plină de distrageri și deseori în mișcare, așa că nu ar trebui să te învingi dacă nu reușești să-ți ștergi lista de lucruri de făcut pentru ziua respectivă.

Abordarea lui Dave asupra problemei este prioritizarea, iar vizualizarea Calendar Clockify facilitează stabilirea și reorganizarea obiectivelor și priorităților pentru ziua respectivă:

„ Personal, știu ce vreau să obțin într-o anumită zi și ce sarcini sunt necesare pentru a face asta. Știu prioritatea lor și ce poate fi mutat dacă este necesar. Toate celelalte sunt „frumoase de făcut”, ceea ce mă potrivesc atunci când pot. ”

Multe se pot schimba în perioada de 24 de ore, așa că încercați să urmați exemplul lui Dave - împărțiți întotdeauna proiectele în sarcini și, în fiecare zi, identificați care sunt obiectivele dvs. prioritare. Tot ceea ce reușești să completezi devine un bonus și ceva de neinclus în lista de mâine.

Beneficiile utilizării Clockify pentru operațiunile întreprinderilor mici

Cifrele și statisticile nu sunt pentru toată lumea, dar totuși, cu toții trebuie să recunoaștem că unele dintre acele numere au puterea de a schimba totul. Există un motiv întemeiat pentru care datele se află în mijlocul comerțului și economiei globale de ceva vreme.

Mai simplu spus, a avea perspective asupra acestor numere și a le analiza în continuare creează oportunități de a învăța din greșelile noastre (în loc să ne simțim doar frustrați de întârziere sau chiar de un eșec).

Urmărirea alocarii timpului dvs. vă ajută să identificați cei care irosesc timpul, permițându-vă astfel să vă atingeți mai ușor obiectivele și obiectivele zilnice.

Deci, avantajul cheie al utilizării Clockify, potrivit lui Dave, îmbină cele 3 funcții pe care le-am menționat în secțiunea de mai sus (Rapoarte, Foi de pontaj și vizualizarea Calendar) și se traduce prin utilizarea datelor în avantajul tău .

Să trecem rapid peste primele 3 beneficii ale acestui lucru, sau după cum spune Dave, dintre:

„ Monitorizarea progresului în raport cu planul și semnalarea timpurie a oricăror probleme. ”

Beneficiul #1: angajați mulțumiți

Odată ce ocoliți glonțul stării de epuizare, simptomele acesteia devin clare și detectabile. Merge atât pentru tine, dar și pentru alții.

De aceea, Dave folosește și Clockify pentru a avea o imagine de ansamblu asupra orelor tuturor. Îi place să se asigure că orele suplimentare excesive pur și simplu nu se întâmplă pentru membrii echipei sale:

„ Asigurându-ne că tot timpul este urmărit, folosim și Clockify pentru a monitoriza orele suplimentare și pentru a monitoriza bunăstarea personalului. Efectuăm verificări regulate de bunăstare și am identificat unde ar trebui să fie aranjat un timp liber pentru un termen/proiect deosebit de provocator (pe care oricine din lumea licitațiilor îl va experimenta cu siguranță!) ”

Beneficiul #2: Clienți mulțumiți

Angajații implicați și mulțumiți înseamnă o productivitate mai mare și o performanță generală mai bună - este într-adevăr la fel de simplu. Când echipa ta funcționează ca o mașină bine unsă, fiecare obstacol poate fi întors și transformat într-o oportunitate.

Asta pentru că angajații mulțumiți sunt mai proactivi, motivați și atenți la sarcinile lor, precum și la comunicarea cu clienții. Rezultatul este — un nivel mai ridicat de satisfacție a clienților.

Valorificarea puterii tehnologiei nu poate strica niciodată în acest proces, așa că Dave adaugă că clienții lor beneficiază și de Clockify:

„ Pentru clienții contractați, vom cota de obicei timpul nostru cu oferta că, dacă petrecem mai puțin timp decât este cotat, vom percepe doar pentru timpul efectiv folosit. Acest lucru ne-a permis să transferăm economiile direct înapoi clienților noștri și să le îmbunătățim raportul calitate-preț din serviciu. Fără urmărirea formală a timpului, acest lucru nu ne-ar fi posibil să oferim. ”

Beneficiul #3: Creșterea afacerii

După cum puteți concluziona din toate cele de mai sus, o ecuație care include pe de o parte angajații și clienții mulțumiți trebuie să aibă ca rezultat o valoare pozitivă pe de altă parte.

Angajați mulțumiți + Clienți mulțumiți = Creșterea afacerii

Deci, în general, pentru Thornton & Lowe, Clockify este un instrument care accelerează această creștere.

„ Acest [Clockify] a îmbunătățit profesionalismul afacerii noastre și ne-a permis să captăm și, mai important, să folosim date referitoare la modul în care echipa noastră își petrece timpul la un nivel care nu era posibil anterior. ”

Cui i-ar recomanda Dave Clockify și de ce?

Înainte de a ne împărtăși gândurile finale, ne-am gândit că ați putea fi interesat să aflați cui i-ar recomanda Dave Clockify și de ce. Era mai mult decât dispus să-și spună părerea:

„Orice afacere de servicii profesionale, așa cum Clockify este cu adevărat flexibilă, oferă un raport calitate-preț față de sistemele concurente și oferă un mijloc structurat și ușor de utilizat de a urmări timpul echipei tale. ”

Înțeles – practic , toată lumea din lumea afacerilor care se străduiește să fie cea mai bună versiune a lor înșiși poate beneficia de pe urma utilizării Clockify . El adaugă că utilizarea este complet fără probleme , spre deosebire de experiențele lor anterioare, ceea ce este un alt motiv pentru recomandare:

„ Bazându-se doar pe frustrările sistemelor anterioare, interfața cu utilizatorul este foarte ușor de utilizat — nu necesită multă pregătire pentru că are sens . Faptul că intrările salvează în timp real este, de asemenea, un factor important pentru o experiență pozitivă pentru utilizator.”

Extindem subiectul experienței utilizatorului, l-am întrebat pe Dave despre experiența echipei sale cu asistența noastră pentru clienți.

Indiferent dacă există o problemă de rezolvat sau o întrebare despre o nouă caracteristică, recomandarea lui Dave are un alt nivel și profunzime semnificative - așa cum o explică el, apreciază Clockify datorită suportului și onestității atunci când au venit să discute despre reînnoire:

„ Am fost îndrumați către pachetul care a îndeplinit cu adevărat cerințele noastre și am apreciat cu adevărat timpul alocat pentru a discuta cu noi pentru a discuta opțiunile și a ne înțelege nevoile. Ori de câte ori, într-o ocazie rară, am avut nevoie de asistență pentru clienți , am constatat că acest lucru este rapid și simplu . ”

Încheierea: singura cale este prin!

Sperăm că povestea inspirațională a lui Dave v-a reamintit că uneori trebuie să luăm un salt de credință și să pariem pe noi înșine. Desigur, nu există garanții pentru succes, iar provocările sunt inevitabile, dar... asta se întâmplă în viața reală.

Modul în care alegem să ne alocăm timpul este ceea ce face diferența - ne modelează obiceiurile, rutinele, personalitățile și, în cele din urmă, modul nostru de viață.

Cu toții putem învăța un lucru sau două din călătoria admirabilă a lui Dave, în primul rând pentru a începe să luăm lucrurile în propriile mâini. Nu uitați că Roma nu a fost construită într-o zi!

De asemenea, că avem acces la ceva ce vechii romani nu aveau - tehnologie modernă și soluții software. După cum puteți concluziona din articol, Dave înțelege pe deplin acest lucru, dar întrebarea mai importantă este: nu-i așa?

️ Ce părere aveți despre această poveste de succes? Împărtășirea poveștii tale cu instrumentul nostru de urmărire a timpului este ceva care te-ar interesa? Simțiți-vă liber să vă împărtășiți gândurile! Doar scrie-ne la [email protected] și vei avea șansa de a fi prezentat în acest sau unul dintre articolele noastre viitoare. Și, dacă ți-a plăcut această postare și l-ai găsit utilă, distribuie-o cu cineva despre care crezi că ar beneficia de ea.