Software-ul greșit este mai rău decât niciun software: sfaturi pentru a alege bine

Înainte de a lua decizia finală de cumpărare, urmați aceste sfaturi pentru a evita să ajungeți cu software-ul greșit pentru nevoile dvs.

După luni de întâlniri nesfârșite, cercetări și demonstrații, tu și echipa ta ați restrâns în sfârșit posibilitățile pentru noul sistem software al companiei dvs. la doar câteva opțiuni. Tot ce rămâne este să iei o decizie și să finalizezi achiziția. Aceasta este partea ușoară a procesului, nu?

Ei bine, nu chiar. Când am întrebat 1.000 de factori de decizie ai întreprinderilor mici în sondajul Capterra Great Software Match* despre cea mai recentă achiziție de software, am constatat că au obținut o Great Match — o achiziție care îndeplinește sau depășește așteptările fără compromisuri — doar 27% din timp.

Șansele de a face o alegere greșită în această etapă sunt surprinzător de mari. Acest lucru ar putea duce la câteva dureri de cap frustrante dacă aveți noroc (de exemplu, funcții lipsă, soluții suplimentare) sau, dacă nu aveți noroc, o situație mai proastă decât dacă nu ați avea deloc software (de exemplu, utilizatori frustrați, date corupte).

Pentru a vă asigura că luați cea mai bună decizie pentru afacerea dvs., iată câteva sfaturi pentru selectarea software-ului potrivit pentru a cumpăra în această etapă finală.

Sfat #1: Reveniți la problema inițială

Albert Einstein a spus odată: „Dacă aș avea o oră să rezolv o problemă, aș petrece 55 de minute gândindu-mă la problemă și cinci minute gândindu-mă la soluții”. Dacă întâmpinați probleme în a decide între câteva opțiuni software diferite, este un semn că ar trebui să vă întoarceți și să analizați problema inițială pe care încercați să o rezolvați cu software-ul în primul rând.

Cine este utilizatorul final principal al acestui software? Care sunt punctele dureroase ale metodelor noastre actuale pe care încercăm să le remediam? Cum măsurăm succesul cu această achiziție de software? Revizuirea răspunsurilor echipei dvs. la aceste întrebări vă poate oferi momentul „aha” de care aveți nevoie pentru a face o achiziție.

Sfatul #2: Separați-vă dorințele de nevoile dvs

Dați peste un anunț pentru un sistem software care este elegant, bogat în funcții și, sincer, foarte cool. Mai puțin impresionat de alte oferte, luați decizia de a-l cumpăra doar pentru a descoperi la șase luni că compania dvs. plătește un preț premium pentru a utiliza doar jumătate din caracteristicile sistemului. În cele din urmă, se ia decizia de a anula abonamentul și de a merge cu ceva mai accesibil.

Vedem acest scenariu jucandu-se tot timpul și se întâmplă pentru că companiile devin prea îndrăgostite de un sistem care oferă caracteristici dincolo de ceea ce au nevoie cu adevărat. Oricât de tentant este să optezi pentru acea ofertă premium, uneori, cea mai bună decizie este să te retragi. Amintiți-vă: puteți oricând să scalați până la un produs mai complet încărcat în continuare, atunci când sunteți gata.

Sfatul #3: Uneori, all-in-one nu este cea mai bună alegere

Dacă aveți multe nevoi cu următoarea achiziție de software, o suită de software all-in-one care vă verifică toate casetele este o opțiune atrăgătoare. O soluție, un contract, o interfață pentru a învăța cum să folosești — ce nu este să iubești?

Cu toate acestea, doar pentru că un sistem software face o mulțime de lucruri, asta nu înseamnă că le face pe toate bine . În loc să vă mulțumiți cu un sistem „suficient de bun” pentru toate nevoile dvs., compania dumneavoastră ar putea fi mai bine să achiziționeze și să integreze două sau trei soluții cu propriile puncte forte unice. Toate acestea pentru a spune, nu vă feriți de mai mult software dacă mai mult software este ceea ce aveți nevoie cu adevărat.

Sfat #4: Luați în considerare stiva dvs. de tehnologie existentă

Software-ul nu există într-un balon. Este mai mult decât probabil că noul tău sistem va trebui să se joace frumos cu ceva pe care îl ai deja – fie că este un sistem de management al relațiilor cu clienții (CRM) dacă este un sistem orientat către clienți, un sistem informațional de resurse umane (HRIS) dacă este un sistem intern, sau chiar un instrument de business intelligence dacă doriți să extrageți date din noua dvs. achiziție pentru o analiză profundă.

Interfețele de programare a aplicațiilor (API-urile) au devenit atât de sofisticate încât integrarea a două sisteme împreună nu este sarcina aproape imposibilă pe care o era înainte. Cu toate acestea, este o idee bună să întrebați furnizorul dvs. dacă are probleme cunoscute la integrarea cu oricare dintre sistemele dvs. Mai bine, puteți afla că un furnizor pe care îl luați în considerare are un parteneriat special cu unul dintre furnizorii dvs. existenți, care vă poate oferi o reducere sau funcții suplimentare. În orice caz, ți-ar putea înclina decizia către un produs față de celelalte.

Sfat # 5: Folosiți utilizarea ca punct de ruptură

Ai două opțiuni software. Au aceleași caracteristici, ambele au recenzii bune și au aproximativ același preț. Tu cu care mergi?

Dacă este într-adevăr mort, chiar între două opțiuni, alegeți cea pe care dvs. și echipa dvs. credeți că este mai ușor de utilizat. În mod ideal, veți folosi acest sistem în anii următori, iar orice defecțiune din experiența utilizatorului, pe un computer sau pe telefon, se va uza rapid pe compania dumneavoastră.

Ești gata să iei o decizie?

Uneori, rezolvarea unei probleme poate crea probleme complet noi. Acesta este riscul pe care îl asumați atunci când cumpărați un software greșit.

Sfaturile pe care le-am acoperit aici ar trebui să vă ajute să evitați acest scenariu, dar dacă încă nu sunteți hotărât care este software-ul potrivit pentru dvs. în această etapă, iată câteva sfaturi finale:

• Rezistă la adăugarea la lista scurtă, cu excepția cazului în care este absolut necesar: oricât de tentant poate fi să te întorci după crearea listei scurte și să iei în considerare opțiuni software suplimentare, cercetările noastre arată că acest lucru duce de obicei la o achiziție de calitate inferioară. Aveți încredere în munca pe care ați făcut-o până acum și evitați să vă umflați lista scurtă cu produse pe care deja le-ați respins.
• Găsiți recenzii de la utilizatori ca dvs.: chiar dacă un produs software are recenzii excelente, poate fi greu de spus dacă acele recenzii provin de la companii similare cu ale dvs. Din fericire, dacă accesați orice pagină de produs pe Capterra, puteți filtra recenziile după dimensiunea companiei, durata utilizării, frecvența utilizării și chiar rolul în care revine recenzentul pentru a vă face o idee mai bună.
• Solicitați un alt demo: dacă, după o demonstrație inițială și o perioadă de probă gratuită, aveți în continuare întrebări sau nelămuriri cu privire la un anumit produs, cereți furnizorului de software să facă un alt demo. Ele pot arăta ceva nou pe care nu l-ați văzut înainte, care ar putea influența decizia dvs. de cumpărare.

Dacă încă nu sunteți în așteptare cu privire la următoarea achiziție de software, consultați resurse suplimentare de pe blogul nostru Sfaturi pentru cumpărarea de software. Și dacă ai luat o decizie, felicitări! Accesați pagina noastră de pornire și găsiți produsul pe care sunteți gata să îl cumpărați pentru pașii următori.

---

Metodologia sondajului

* Sondajul Capterra Great Software Match Survey 2020 a fost realizat în octombrie 2020. Am chestionat 1.000 de lucrători din afaceri din SUA cu doi până la 500 de angajați și venituri anuale de la 1 la 250 milioane USD care: 1) au o influență semnificativă asupra achizițiilor de tehnologie pentru organizația lor și 2) au făcut o achiziție de software pentru organizația lor care a costat cel puțin 500 USD/an în ultimele 24 de luni. Am formulat întrebările pentru a ne asigura că fiecare respondent a înțeles pe deplin sensul și subiectul la îndemână.