Ghidul final despre cum să vă începeți afacerea de planificare a evenimentelor

Nu există timp ca prezentul pentru a-ți începe afacerea de planificare a evenimentelor. Dar înainte de a obține primul tău client, trebuie să faci ceva pregătire.

Poate că a început în liceu, când ai planificat gustările, agenda și rolurile fiecăruia pentru sesiunile de studiu. Poate a început în facultate, când ai organizat seri cu microfon deschis la un bar local. Tot ce știi este că ai mâncărime: vrei să începi o afacere de planificare a evenimentelor.

Dar cum treci de la doar a te gândi la asta la a conduce efectiv o afacere?

Există șase pași majori pe care trebuie să îi faci pentru a-ți începe afacerea. Vă vom îndruma pe fiecare, astfel încât, până ați terminat de citit, veți fi mai pregătit să deschideți magazinul.

6 pași pentru a-ți începe afacerea

1. Stabiliți-vă expertiza

Dacă vrei ca oamenii să aibă încredere în tine cu evenimentele lor, trebuie să demonstrezi că știi ce faci.

În afara unei diplome de licență în ospitalitate, vă puteți înscrie la diferite programe de certificare care vă vor ajuta să vă sporiți experiența și să vă anunțați clienții că sunt în mâini informate.

Există totuși atât de multe tipuri de certificări, încât poate fi dificil să știi care este cel mai bun. Mai jos, vom arunca o privire la trei certificări generale (adică nespecializate) pe care le puteți obține.

Există, desigur, o mulțime de alte certificări pe care le puteți obține și cursuri pe care le puteți urma, care sunt mult mai specifice tipului de eveniment. De asemenea, puteți vedea dacă colegiul sau universitatea locală oferă cursuri sau certificate care vă pot ajuta să începeți.

Certificare Certified Meeting Professional (CMP).

CMP este stabilit de Consiliul Industriei Convenției, iar examenul acoperă planificarea, managementul site-ului, designul evenimentelor, marketingul și standardele internaționale.

Site-ul Consiliului oferă sugestii de lectură și materiale pregătitoare, iar examenul este oferit la câteva luni. Pentru 2020, datele de testare anunțate sunt în ianuarie, mai și august.

Un deținător de CMP câștigă cu aproximativ 10.000 de dolari mai mult anual decât omologii lor necerificati, potrivit Consiliului pentru evenimente.

Dacă există chiar și cea mai mică șansă să vă gândiți să lucrați ca profesionist de evenimente medicale, ei oferă, de asemenea, un CMP pentru acea funcție în mod specific.

Certificare Certified Special Events Professional (CSEP).

Acest examen, administrat de patru ori pe an, poate fi susținut de la distanță. Similar CMP, acesta a fost înființat de un grup de profesioniști (de data aceasta, Asociația Internațională de Evenimente Live).

Odată cu certificarea dvs., primiți, de asemenea, buletine informative din industrie și o rețea structurată care vă poate ajuta să vă dezvoltați resursele, să obțineți sfaturi și să găsiți mentori care să vă ajute afacerea să se dezvolte. Cu toate acestea, există o cerință de expertiză (trei ani în industria de planificare a evenimentelor) înainte de a o putea lua.

Certificat în managementul întâlnirilor (CMM)

În loc să susți pur și simplu un examen pentru a-ți testa cunoștințele, CMM este un întreg program de formare. Durează aproximativ 15 săptămâni și este mai mult academică decât practică în abordarea sa.

Dezavantajul este că va trebui să călătoriți în Indiana, așa că, dacă nu sunteți din zonă, ar putea fi nevoie de un buget puțin mai mare decât aveți la dispoziție pentru a obține această certificare.

Cu toate acestea, persoanele cu un CMM câștigă cu aproximativ 30.000 USD pe an mai mult decât cei fără acesta (și cu 20.000 USD pe an mai mult decât cei cu certificarea CMP).

2. Construiește un plan de afaceri eficient

Un plan de afaceri stabilește în esență care sunt obiectivele și strategiile dvs. de afaceri.

Deținerea unui plan de afaceri nu te ajută doar să organizezi și să planifici succesul afacerii tale. Poate fi, de asemenea, un instrument puternic de prezentat lumii exterioare, cum ar fi potențialii investitori care sunt curioși de strategia ta.

Planul dvs. ar trebui să includă următoarele:

• Un rezumat executiv – de ce este compania dumneavoastră diferită de toate celelalte companii?
• Prezentare generală a companiei — așa va arăta compania.
• O analiză a industriei — arată așa nișa noastră din industria evenimentelor.
• Analiza clienților — clienții noștri vor arăta așa.
• O defalcare a concurenților tăi cheie - asta este cu ce ne confruntăm.
• Planurile dvs. de marketing, operațiuni, management și finanțe - așa ne vom câștiga banii.
• O anexă cu toate documentele dvs. justificative - contracte de închiriere, contracte, mărci comerciale, CV-uri, materiale de marketing etc.

Score oferă un șablon la îndemână care vă poate ajuta să începeți.

În prezentarea generală a companiei dvs., trebuie să stabiliți cu fermitate ce tip de evenimente intenționați să vă concentrați. Nu trebuie să rămâneți cu acel tip de eveniment pentru totdeauna, dar este important să începeți cu un singur efort. Puteți să vă dedicați întreaga măsură a resurselor și a expertizei pentru acest obiectiv și apoi să dezvoltați încet de acolo.

Concentrarea pe un singur tip de eveniment îți va oferi, de asemenea, o idee mult mai clară despre cine vor fi clienții tăi. Acest lucru vă poate ajuta în mai multe secțiuni ale planului dvs. de afaceri.

3. Securizați capitalul de pornire

Este nevoie de doar aproximativ 2.000 - 5.000 USD pentru a-ți demara afacerea. În plus, vor exista costuri recurente pe care trebuie să le luați în considerare în bugetul dvs., deoarece nu veți fi profitabil imediat.

Există câteva moduri prin care puteți asigura acei bani:

• Autofinanțare
• Bănci (adică linii de credit, împrumuturi pentru întreprinderi mici sau finanțare 401(k) pentru afaceri)
• Prietenii si familia

Dar ce se întâmplă dacă nu ai bani de pornire?

Dacă nu vă puteți autofinanța, nu vă faceți griji - planul dvs. de afaceri este aici pentru a vă ajuta.

Fie că îl încorporezi într-o prezentare la o bancă sau dacă folosești o platformă de crowdfunding, cum ar fi AngelList, CrowdFunder sau Fundable, planul tău de afaceri va demonstra exact unde merg banii investitorilor tăi și cum plănuiești să-i returnezi. lor.

4. Investește în software-ul de care ai nevoie pentru a-ți conduce afacerea în mod eficient

Există un număr copleșitor de tipuri de software pe care le puteți folosi pentru afacerea dvs. Unele dintre ele le veți găsi de ajutor imediat, iar pe unele dintre ele le veți găsi de ajutor în continuare.

Iată o listă de tipuri de software de bază și de ce ați putea dori să investiți în ele:

• Pentru a ajuta la gestionarea proiectelor, sarcinilor și fluxului de lucru: software de gestionare a evenimentelor sau de gestionare a proiectelor.
• Pentru a ajuta la interacțiunea cu clienții actuali și viitori: managementul relațiilor cu clienții, managementul clienților potențiali, marketing prin e-mail, marketing pe rețelele sociale, software de automatizare a marketingului.
• Pentru a vă ajuta să vă păstrați informațiile în siguranță: securitatea e-mailului, securitatea în cloud, securitatea rețelei și/sau software-ul SIEM.
• Pentru ca biroul să funcționeze fără probleme: bugetare, facturare și facturare și software de colaborare.
• Pentru a îmbunătăți experiența participanților la evenimentele dvs.: conferință (asigurați-vă că aveți una cu capabilități de înregistrare), managementul locațiilor și aplicații mobile pentru evenimente.

Este posibil să găsiți câteva opțiuni gratuite (cum ar fi în acest articol despre software-ul gratuit și open source de gestionare a evenimentelor). Asigurați-vă că verificați recenziile utilizatorilor cu privire la achiziția potențială pentru a vă asigura că nu va fi mai multe probleme decât merită. Directorul de software Capterra conține recenzii de utilizatori pentru toate produsele enumerate mai sus.

5. Aflați ce aveți nevoie pentru a vă opera legal afacerea de planificare a evenimentelor

Depunând efort acum pentru a vă asigura că afacerea dvs. de planificare a evenimentelor este superioară și protejată înseamnă mult mai puține documente (și mult mai puține în ceea ce privește potențialele taxe legale) mai târziu.

Primul pas important este să vă înregistrați afacerea la guvernele de stat și federale. IRS oferă sfaturi utile despre cum să faci asta.

De asemenea, va trebui să vă dați seama de ce licențe și permise aveți nevoie. Multe dintre acestea vor depinde de tipul de planificare a evenimentului pe care intenționați să îl faceți, dar Brand Name USA are un ghid bun pentru a vă ajuta să începeți.

În cele din urmă, trebuie să vă asigurați că sunteți acoperit în cazul oricăror accidente - pentru dvs., afacerea dvs. sau angajații dvs. Va trebui să vă asigurați o poliță de compensare a lucrătorilor, precum și o varietate de tipuri diferite de asigurare.

6. Stabiliți o campanie de marketing și construiți-vă rețeaua

Pentru ca afacerea ta să reușească cu adevărat, ai nevoie de clienți și parteneri.

Comercializați-vă afacerea către clienți

Știi exact cine sunt clienții tăi țintă, datorită cercetării care a intrat în planul tău de afaceri. Este timpul să ajungeți la acești potențiali clienți. Folosiți orice canal pe care îl aveți la dispoziție — campanii de marketing prin e-mail, apeluri directe către companii sau rețele sociale, de exemplu.

Asigurați-vă că vă concentrați pe canalele care au un mare impact pentru publicul țintă. Puteți face acest lucru testând pe un grup larg de canale și văzând care primește cel mai mult implicare din rețeaua dvs. De asemenea, puteți utiliza segmentarea rețelelor sociale, care poate ajuta la simplificarea puțin acest proces.

De exemplu, dacă doriți să planificați experiențe culinare pop-up, Instagram, Twitter și Facebook sunt canale grozave. Dacă doriți să planificați vitrine de software, LinkedIn și marketingul prin e-mail ar putea fi o joacă mai bună.

Faceți cea mai de impact strategie de marketing posibilă și veți obține acele clienți potențiali în cel mai scurt timp.

Comercializați-vă afacerea către potențiali parteneri

Trebuie să vă construiți rețeaua de furnizori, locații și alți experți din industrie ale căror servicii ați putea avea nevoie.

Ați stabilit deja pe ce tip de eveniment doriți să vă concentrați afacerea. Gândiți-vă la fiecare fațetă a unui posibil eveniment. Consultați ghidul nostru despre cum să planificați un eveniment. Priviți lista de furnizori de acolo și găsiți furnizori locali care se ocupă de fiecare dintre aceste categorii. Fie că este vorba de catering sau de securitate sau de echipamente A/V, va trebui să știi la cine poți apela pentru evenimente.

Luați legătura cu ei și stabiliți o conexiune, astfel încât atunci când aveți un eveniment și aveți nevoie de serviciile lor, să aveți o relație existentă din care puteți lucra.

Lectură importantă înainte de a vă începe afacerea de planificare a evenimentelor

Acest ghid ar trebui să vă ofere o înțelegere puternică a ceea ce trebuie să faceți pentru a vă începe afacerea de planificare a evenimentelor.