Argumentul pentru urmărirea timpului: ce spun oamenii care folosesc urmărirea timpului despre beneficiile sale

„Oamenii obișnuiți se gândesc doar la petrecerea timpului. Oamenii grozavi se gândesc să-l folosească.”

— Necunoscut

Timpul trece, ne place sau nu.
Un alt adevăr este: timpul trece, indiferent dacă facem ceva sau nu. Peste zece ani, îți poți atinge toate obiectivele sau poți trăi exact aceeași viață ca și acum, fiind doar cu 10 ani mai în vârstă.

De aceea ar trebui să ne petrecem timpul cu înțelepciune și să avem grijă să nu-l irosim; la urma urmei, aceasta este singura resursă pe care nu o putem recupera odată ce a dispărut.

Cum să fii sigur că nu îți pierzi timpul și că îl petreci făcând lucrurile potrivite?

Ei bine, una dintre soluții este să o urmărești.

Ce este urmărirea timpului?

Urmărirea timpului poate fi definită ca documentarea sarcinilor zilnice și a timpului de care aveți nevoie pentru a le finaliza.

Se poate face în cadrul unei companii, caz în care angajații își urmăresc obligațiile de muncă și orele de lucru, sau o puteți face independent, fie în scopuri de facturare (dacă lucrați ca freelancer, de exemplu), fie doar pentru a vă îmbunătăți productivitatea .

În vremurile anterioare, era destul de obișnuit să urmărești timpul petrecut de angajați la locul de muncă folosind carduri cu glisare, geolocalizare și metode de intrare și ieșire; acum folosim mai ales aplicații de urmărire a timpului, cum ar fi Clockify, datorită faptului că cei mai mulți dintre noi lucrăm de acasă.

Folosind aplicația, puteți urmări timpul în două moduri: prin foi de pontaj sau folosind un cronometru.

Foile de pontaj

Adăugați manual sarcinile și timpul petrecut efectuând respectivele sarcini, de obicei la sfârșitul zilei. Unii o fac la sfârșitul lunii sau o dată la câteva zile, dar nu l-aș recomanda deoarece este ușor să uiți ceva așa.

Metoda pontajului este mai populară deoarece, în majoritatea cazurilor, nu aveți nevoie de un nivel ridicat de precizie; de asemenea, ținând cont că trebuie să porniți/opriți temporizatorul poate fi stresant pentru unii oameni.

Temporizator

Porniți cronometrul când începeți să lucrați la o sarcină și opriți când terminați. Este mai precis, deoarece înregistrează exact momentele în care porniți și opriți, în timp ce utilizatorii de pontaj introduc ore aproximative. Este grozav în cazurile în care doriți să vă măsurați și/sau să vă îmbunătățiți productivitatea.

De ce este importantă urmărirea timpului?

Acum, când am acoperit ce este, ar trebui să vorbim și despre motivul pentru care este important. De ce ar trebui să vă urmăriți timpul?

Urmărirea timpului face facturarea mai ușoară și procesarea salariilor mai eficientă

Motivul numărul unu: banii.

Când urmăriți timpul, aveți în esență o evidență a tuturor orelor facturabile și nefacturabile.

Ce inseamna asta?

Dacă sunteți o companie, procesarea datelor pentru salarizare este mult mai ușoară.

Mai ales dacă ai o afacere mică sau mijlocie și nu ai bani de irosit, evidența tuturor te va ajuta să rămâi în limita bugetului.
De asemenea, puteți obține date pe care vă puteți baza dacă decideți să ajustați prețul produselor sau serviciilor dvs.

Facturarea exactă este incredibil de importantă atât pentru freelanceri, cât și pentru clienți.
Nu vei subestima orele pe care le depui; poate facilita, de asemenea, calcularea tarifului orar sau a unui tarif fix pentru proiect.
Dacă sunteți pe punctul de a angaja, puteți vedea unde se duc exact banii lor.

Instrumentele de urmărire a timpului oferă date utile

Când introduceți date în fiecare zi, ajungeți cu o mulțime de date – în acest caz, cu informații utile pe care le puteți utiliza în diferite moduri. În primul rând, vei vedea cât de mult lucrează echipa ta și la ce lucrează, precum și timpul necesar de obicei pentru a finaliza o sarcină.

Când vedeți toate acestea, în alb și negru, vă puteți întreba: Există vreun domeniu care necesită îmbunătățiri? Putem face ceva mai eficient? Trebuie să muncim mai inteligent, nu mai greu?
Răspunsul la aceste întrebări și implementarea modificărilor necesare va face, în consecință, echipa dvs. mai productivă și afacerea dvs. mai profitabilă.

De asemenea, vă va ajuta să vă planificați mai bine. Veți putea prognoza numărul de ore necesare pentru proiecte viitoare și să estimați costul proiectelor menționate.

PS Chiar dacă scriam despre echipe, totul se aplică în continuare, chiar dacă lucrezi singur. Analizarea propriei lucrări necesită deschidere și onestitate, precum și responsabilitate, ceea ce este admirabil – hai!

Urmărirea timpului poate îmbunătăți productivitatea

Ai probleme cu amânarea? Sau ceva care vă întrerupe în mod constant fluxul de lucru? Sau poate ești doar dureros de conștient de lipsa ta de concentrare și ești hotărât să te îmbunătățești?
Timpul de urmărire poate fi soluția.

Este mai puțin probabil să parcurgeți la nesfârșit rețelele de socializare și mai probabil să faceți ceea ce ar trebui să faceți atunci când știți că va trebui să vă confruntați să vedeți lista activităților tale zilnice scrise pe ecran. Vă ține la răspundere și vă face mai ușor să distrageți atenția.

Poți vedea dacă unele sarcini ale tale necesită mult mai mult timp decât ar trebui sau dacă îți pierzi timpul și energia făcând ceva complet inutil; a avea o astfel de perspectivă este cheia pentru îmbunătățirea productivității.

„A devenit un instrument atât de important în afacerea mea. Am mai mulți clienți pentru care trebuie să urmăresc anumite sarcini și nu numai că pot urmări cu ușurință acele intrări de timp, ci pot să mă uit în urmă și să văd dacă devin mai eficient în timp la acele sarcini.” – Elizabeth Kroll, avocat

Urmărirea timpului vă poate ajuta să studiați

Nu trebuie să fie exclusiv legat de afaceri; își are scopul chiar și într-un mediu academic, printre profesori și studenți.

Dacă ești student și sezonul examenelor se apropie în curând, intră în managementul timpului. Sentimentele de panică și/sau moartea iminentă nu trebuie să fie singura ta forță motivatoare!

Urmărirea timpului sarcinii previne multitasking

În plus, aplicațiile de urmărire a timpului nu vă permit de obicei să urmăriți două sarcini simultan.

M-ați putea întreba - cum este bine?

Contrar credinței populare, multitasking-ul este în regulă dacă asculți un podcast și faci treburi casnice sau asculți o carte audio în timp ce iei trenul spre serviciu, dar nu este în regulă dacă lucrezi. Nimeni altcineva nu ar trebui să se aștepte să faci mai multe sarcini.
Dacă faci ceva care necesită toată atenția ta, nu trebuie să mergi – vei ajunge cu două sau mai multe sarcini pe jumătate în loc de una complet finalizată și probabil vei ajunge frustrat. Efectuarea unei sarcini una câte una este de fapt mult mai eficientă.

(Prin credință populară mă refer mai ales la credința mea. Am încercat să mă conving că e bine și că pot scrie și să fac simultan alte lucruri... cercetările mele empirice lungi m-au convins că, de fapt, nu pot.)

Ce spun oamenii care folosesc software-ul de urmărire a timpului despre beneficiile acestuia

După cum a spus Laura Vanderkam, autoarea cărților 168 de ore și eu știu cum o face : „ Dacă vrei să slăbești, trebuie să scrii ce mănânci. Același lucru cu timpul. Dacă vrei să-ți petreci timpul mai bine, trebuie să-ți dai seama unde se duce.
Poate că ceva despre care credeai că este o problemă, chiar nu este. Poate că ceva la care nici măcar nu te-ai gândit niciodată ia mult mai mult timp decât credeai .”

Experiența mea cu urmărirea timpului când eram independent

Nu sunt străin să lucrez independent – ​​nici nu sunt o persoană organizată din fire și îmi place să-mi decorez planificatorul mai mult decât să planific.
Cu toate acestea, din moment ce trebuia să fiu productiv și îmi doream să-mi fac treaba cât pot de bine – și trăim, de asemenea, într-o zi și o epocă în care tehnologia ne poate ajuta cu aproape orice – am folosit software de urmărire a timpului.

Cu siguranță mi-a îmbunătățit calitatea vieții, nu într-un mod miraculos pe care l-ar prezenta reclamele TV (mai trebuia să lucrez), dar mi-a permis să -mi fac treaba în loc de:

• Mă întreb dacă clientul mi-ar plăti suma potrivită pentru numărul de ore pe care le-am petrecut lucrând. Dacă sunteți un freelancer care este plătit la oră, timpul este literalmente bani.
• Mă simt vinovat că nu muncesc suficient – ​​atunci când lucrezi pentru tine, poate fi greu să găsești un echilibru sănătos între muncă și viață.
• Pierdeți timp și amânați. (Nu am vrut să pun în foaia de pontaj că m-am uitat la videoclipuri drăguțe cu câini sau am făcut chestionare pentru a afla ce tip de pâine se potrivește personalității mele.)

Când am început să urmăresc timpul, am aflat câtă muncă inactiv tind să fac, ceea ce nu a fost o realizare ușoară și nici plăcută, dar m-a ajutat – m-a împins să fac unele îmbunătățiri în munca mea de zi cu zi ( si viata).

Cel mai important lucru pe care l-am făcut a fost să stabilesc limite clare între muncă și timpul liber. M-am asigurat că lucrez cât de eficient pot în intervalul de timp stabilit și, pe de altă parte, îmi interzic să mă gândesc la muncă în afara orelor de lucru impuse de mine – ceea ce a fost grozav pentru sănătatea mea mintală.

Timpul exact de lucru și rapoartele beneficiază și de clienți

A fost grozav și pentru clienții mei, deoarece au putut vedea cum progresează proiectul și la ce lucram în acel moment. Ne-a făcut comunicarea mai ușoară și, în general, a ajutat proiectele noastre să meargă mai ușor.

Experienta altor freelanceri

Alții au avut o experiență similară:

„Sunt scriitor și folosesc Clockify pentru uzul meu personal, pentru a fi responsabil și pentru a ține evidența timpului pe care îl petrec scriind și dezvoltând diferite proiecte pe săptămână. A fost foarte util să mă mențin concentrat și să dedic timpul pe care ar trebui să-l dedic în fiecare săptămână fiecărui proiect. Înainte scriam până când terminam un anumit număr de pagini sau o idee, dar forțându-mă să îndeplinesc anumite cerințe de timp, am reușit să fac mult mai multe. L-aș recomanda cu siguranță colegilor scriitori.”

„Ca designer grafic, este important pentru mine să ofer clienților mei cantitatea exactă de muncă pe care am făcut-o, împărțită în sarcini și proiecte, astfel încât să poată vedea pentru ce plătesc. Cu Clockify, acest lucru a devenit mai puțin o povară pentru mine și îmi permite să investesc mai mult din timpul meu în ceea ce fac cel mai bine, mai degrabă decât în ​​documente sau în numărarea orelor.”

– Elijah D, Designer grafic

Când vine vorba de lucruri ca acestea, experiența de primă mână a cuiva este în ceea ce am cea mai mare încredere.
Iată ce au avut de spus proprietarii și angajații diferitelor companii despre urmărirea timpului și beneficiile acesteia:

Time tracker ajută la gestionarea unei echipe

„ Conducerea unei echipe pline de dezvoltatori de software este o responsabilitate serioasă. Clockify a facilitat urmărirea progresului fiecărui individ, generând în același timp un raport cuprinzător despre ceea ce a lucrat și cât timp a petrecut cu dovezile activităților efectuate. Acest lucru a făcut ca șefului să calculeze cu ușurință cheltuielile generale și performanța bazate pe KPI cu cea mai mare eficiență. De asemenea, implementarea a fost foarte intuitivă și rapidă. Tablourile de bord și reprezentarea informațiilor au fost, de asemenea, foarte cuprinzătoare .”

– Dilanka H, ​​șeful departamentului de inovare

Clockify este eficient și ușor de utilizat

„ 1. Este foarte ușor de utilizat și foarte repede oricine îl poate ridica – util atunci când încorporează un nou angajat. 2. Permite gestionarea eficientă a sarcinilor de menaj pentru liderii de echipă și manageri – cum ar fi prezența, foile de pontaj etc. 3. Instrument ușor de facturat orele lucrate și de revizuire a timpului alocat proiectelor și sarcinilor prin rapoarte. 4. Există și o aplicație mobilă care vă permite să urmăriți și timpul petrecut cu apeluri – mai ales când sunteți consultant sau furnizor de servicii de consiliere și petreceți mult timp la telefon. 5. Puteți configura urmărirea timpului pentru anumiți clienți, proiecte, sarcini și o puteți atribui anumitor angajați – aceasta este foarte granulară și cuprinzătoare .”

– Subash B, co-fondator al unei companii de marketing și publicitate

Instrumentele de urmărire a timpului sunt convenabile

„ Afacerea noastră a trecut de la urmărirea orelor pe un blocnotes la acest program incredibil. Ce diferență extraordinară a făcut! Convenabil, eficient și arată foarte la modă! Ne permite să intrăm și să ieșim pentru anumite ore/zile în loc de cronometrul tradițional .”

– Gabrielle W, Asistent contabil

Urmărirea timpului ajută la stabilirea prețurilor produselor dvs

„ O experiență grozavă – face să stabiliți prețul produselor mele o ușoară.
Atunci când stabilim prețul bunurilor mele pentru vânzare, cea mai mare parte a costurilor este în forță de muncă, așa că acesta este de mare ajutor. Puteți să vă setați tariful orar, să aveți foi de pontaj diferite pentru fiecare proiect, iar sincronizarea este la fel de simplă ca un buton de pornire/oprire .”

– Lisa E, producător de bijuterii

Urmărirea timpului poate fi o idee proastă?

Se poate.

Pe cât de utilă este urmărirea timpului, nu va funcționa pentru toată lumea – nu are sens pentru toate joburile și sarcinile. De exemplu, dacă ești un freelancer care este plătit pe proiect în loc să fie plătit pe oră și, în plus, ești grozav la gestionarea timpului.

Desigur, există o distincție între nu atât de util în cazul meu particular și o idee proastă : vom trece peste situații în care acesta din urmă ar putea fi cazul și apoi vom oferi o soluție.

Dacă sentimentul monitorizat și/sau încălcarea confidențialității este problema

Introducerea urmăririi timpului poate face angajații să se simtă inconfortabil; pot simți că sunt urmăriți și că nu au intimitate. În consecință, poate afecta negativ nu numai performanța acestora, ci și atmosfera de lucru și relația dintre angajați și angajator.

Solutie :

Este foarte important să stabilim încredere între toți cei din companie și să creăm un mediu plăcut în care toată lumea să se simtă apreciată.

Când introduceți noul software, faceți efort să le explicați de ce, precum și care sunt beneficiile. Spune-le că îl folosești și tu; nu există nimic la fel de eficient ca să conduci prin exemplu.

Dacă este stresant

Timpul de urmărire poate fi puțin plictisitor, dar nu ar trebui să vă provoace anxietate sau să adauge o cantitate semnificativă de încărcare suplimentară.

Solutie :

În calitate de angajator, trebuie să vă asigurați că furnizați instrucțiuni clare despre cum să utilizați software-ul. De asemenea, este o idee bună să auditați intrările în fiecare săptămână sau la fiecare 2-3 săptămâni pentru a vă asigura că totul este etichetat și clasificat corespunzător - cel mai bine este să abordați toate problemele mai devreme decât mai târziu și să evitați stresul suplimentar pe drum.

Există multe aplicații de urmărire a timpului pe piață – atunci când decideți pe care să o introduceți companiei dvs., alegeți-o pe cea care are o interfață intuitivă și care este rapid și simplu de utilizat, astfel încât să nu vă ia prea mult timp. Același lucru este valabil și pentru freelanceri.
A-ți face treaba bine este destul de greu și stresant: scopul utilizării acestor aplicații este de a-ți simplifica viața, nu de a o complica și mai mult.

„În ceea ce privește simțirea și utilizarea, Clockify are multe integrări și are o interfață simplă, elegantă și intuitivă, indiferent de dispozitivul sau browserul acceptat pe care decideți să îl utilizați. Acest lucru este valabil mai ales pentru aplicația sa web ușor de utilizat, ușor de navigat, care poate fi accesată de oriunde pentru a vedea progresul dvs. și al echipei actuale.” – DeskTime.

De asemenea, o întrebare bună pe care trebuie să o puneți (vă) este: există vreo întărire pozitivă pentru ca cineva să fie eficient și să-și facă treaba bine, sau doar consecințe negative pentru lipsa de productivitate?

Dacă pur și simplu nu vă puteți angaja să urmăriți timpul în fiecare zi și o faceți retroactiv

Dacă rutina dvs. de urmărire a timpului implică încercarea de a vă aminti ceea ce ați făcut acum 3 zile, atunci probabil că nu este eficientă. Memoria umană nu este cel mai de încredere narator pe care îl poți avea.

Solutie :
Setați o alarmă care se va declanșa în fiecare zi a săptămânii la o anumită oră, pentru a vă aminti fie să începeți să înregistrați timpul, fie să vă urmăriți toate sarcinile în foaia de pontaj. (Și nu amâna.)

Există, de asemenea, o opțiune în extensia browserului Clockify pentru a seta un memento pentru a porni cronometrul.

Concluzie

Urmărirea timpului este un instrument excelent pentru a vă îmbunătăți productivitatea și pentru a facilita lucruri care pot fi frustrante, cum ar fi facturarea sau estimarea costului următorului dvs. mare proiect. De asemenea, oferă date neprețuite care vă pot ajuta atât pe dvs., cât și pe afacerea dvs. să deveniți cel mai bun posibil.

Pentru a vă folosi timpul în mod eficient și eficient, trebuie mai întâi să știți încotro se duce – și apoi să îl îndreptați în direcția corectă. Lucrul bun este că, cu toate aplicațiile și resursele pe care le avem, nu a fost niciodată mai ușor să facem asta.