Cei mai buni asistenți virtuali de angajat

Te trezești că petreci ore întregi în fiecare zi răspunzând la e-mailuri?

Te străduiești să-ți faci timp pentru a posta conținut pe rețelele sociale?

Ocupați prea mult din timp cu sarcini ușoare, cum ar fi rezervarea de întâlniri, întâlniri, zboruri, conferințe etc., când preferați să faceți rețea, să vindeți, să vă construiți brandul și să dezvoltați relații cu clienții?

Ești candidatul ideal pentru un asistent virtual. Și această postare este aici pentru a vă arăta cum să recrutați cei mai buni dintre ei.

Doriți să treceți mai departe la citirea despre ceea ce face cel mai bun asistent virtual? Click aici.

Doriți să treceți mai departe, unde puteți găsi cei mai buni asistenți virtuali? Click aici.

Ce este un asistent virtual?

La fel ca un asistent personal sau un asistent executiv, un asistent virtual este cineva care vă ușurează volumul de muncă, luând sarcini mai simple sau plictisitoare. Aceasta poate include răspunsul la e-mailuri, integrarea clienților, rezervarea de zboruri, gestionarea prezenței tale pe rețelele sociale, gestionarea calendarului, cercetarea și multe altele. Ceea ce diferențiază un asistent virtual de alte tipuri de asistenți este că, în loc să lucreze alături de tine acasă sau la birou, munca lor se face de la distanță, iar toată comunicarea are loc virtual.

Unde puteți găsi cei mai buni asistenți virtuali?

Asistenții virtuali devin din ce în ce mai obișnuiți și, prin urmare, locurile din care să-i aprovizioneze cresc și ele

Există asistenți virtuali din întreaga lume. Cu toate acestea, nu este nevoie de multă cercetare asupra asistenților virtuali pentru a descoperi că Filipine aproape că deține monopolul pe piață, cu multe servicii bazate tot în India. De fapt, Dennis Yu are un parteneriat cu agenția filipineză VA OnlineJobs.ph și folosește site-ul pentru a recruta întreaga sa echipă de asistenți virtuali. Cu toate acestea, există și opțiuni care sunt disponibile mai aproape de casă.

Acestea sunt doar câteva dintre agențiile de asistenți virtuali:

Asistenți virtuali din SUA:

• Zirtual
• Virtual Assist SUA
• Asigură
• Prialto
• Asistent virtual 24/7 (rețineți că au atât opțiuni interne, cât și offshore)
• Woodbows (au și opțiuni interne și offshore)
• Cu îndrăzneală

Asistenți virtuali din Canada:

• Gurii Virtuali
• Asociația Canadiană a Asistenților Virtuali
• Birou inteligent
• Servicii virtuale NS
• Asistent virtual Canada

Asistenți virtuali din Marea Britanie:

• Virtalent
• Admin Angels
• Societatea Asistenților Virtuali din Marea Britanie
• Time etc. (aceasta companie are birouri atât în ​​SUA, cât și în Marea Britanie)

Asistenți virtuali din Filipine:

• Agenți stealth
• VirtualStaff.ph
• Ova Virtual
• Coleg de lucru la distanță
• Virtual făcut bine
• Piper VA

Care sunt beneficiile asistenților virtuali

După cum am menționat mai sus, asistenții virtuali au multe asemănări cu asistenții personali sau executivi și, prin urmare, pot fi angajați din aceleași motive. Acestea există pentru a vă ușura volumul de muncă, astfel încât să vă puteți concentra numai asupra lucrurilor pe care doriți să le faceți sau asupra lucrurilor care necesită atenția dvs. Principalele diferențe dintre asistenții personali sau executivi și asistenții virtuali este că, de obicei, asistenții virtuali costă mult mai puțin și lucrează de la distanță.

Atunci când alegeți un asistent virtual față de alte modele de externalizare, aveți avantajul de a avea pe cineva care vă este alături pe termen lung și, prin urmare, pe cineva care vă cunoaște toate preferințele, ideologiile și ritmurile. Ei vor afla ce loc preferați atunci când vă rezervați zborurile. Tonul pe care îl folosești pentru postările tale de pe Facebook. Ce întâlniri doriți să prioritizați întotdeauna și care pot fi anulate pentru a le face loc. Cu alte cuvinte, ajung să te cunoască și devin adepți în a-ți anticipa nevoile și preferințele, făcându-ți viața în general mai lină și mai pe placul tău.

În plus, atunci când angajezi VA poți căuta oameni care au abilitățile care îți lipsesc. Doriți să vă creșteți prezența video pe conturile de rețele sociale? Este cel mai logic să angajezi pe cineva care are deja aceste abilități, mai degrabă decât să încerci să o faci pe cont propriu (apoi află că nu ai timp să ții pasul și să ajungi oricum să angajezi pe cineva pentru asta). Poate că ești o persoană fabuloasă, dar sarcinile administrative nu au fost niciodată punctul tău forte. Un VA operațiuni este o necesitate pentru tine. Indiferent de domeniul pe care l-ați descoperi pe care îl puteți îmbunătăți în afacerea dvs., probabil că există un VA pentru dvs.

În cele din urmă, VA vă dau viața înapoi. Să conduci spectacolul de unul singur nu este o sarcină ușoară și este ușor ca munca ta să se reverse în timpul personal și al familiei. Dezvoltarea unui echilibru sănătos dintre muncă și viață te face mai bun în toate domeniile vieții - inclusiv munca - și face să aduci o mână suplimentară echipei tale mai mult decât merită.

Care este diferența dintre externalizarea și angajarea unui asistent virtual?

Sincer să fiu, în funcție de cine dă definiția, liniile dintre ceea ce se califică drept externalizare și ceea ce se califică ca angajarea unui asistent virtual pot fi puțin neclare și implică multe intersecțiuni. Deși nu toată lumea ar fi de acord, poate cel mai simplu mod de a te gândi la cele două este să te gândești la externalizare ca la termenul umbrelă, asistenții virtuali fiind încadrați în el.

Atât externalizarea, cât și angajarea unui asistent virtual implică contractarea de muncă către o parte externă.* Asistenții virtuali sunt, în general, angajați pe termen mai lung, în timp ce externalizarea poate fi utilizată atât pentru muncă pe termen scurt, cât și pe termen lung. Asistenții virtuali tind să lucreze exclusiv pentru o persoană sau o singură parte, în timp ce, atunci când externalizează, persoana sau firma contractată poate lucra doar pentru dvs. sau poate jongla mai multe proiecte și angajatori simultan.

*Notă: această afirmație este una cu care unii, inclusiv Dennis Yu, nu ar fi de acord și evidențiază diferența potențială dintre externalizarea și angajarea unui asistent virtual. Deoarece asistenții virtuali sunt angajați pe termen lung, el ar spune că sunt pe statul de plată obișnuit și pentru că lucrează exclusiv pentru tine, ei trebuie gândiți la fel ca orice angajat din birou. Deși există cu siguranță un argument pentru acest lucru, în general există unele diferențe între cele două tabere. De exemplu, asistenții virtuali sunt în general compensați diferit față de angajații cu normă întreagă, pot primi beneficii diferite (sau deloc) și pot fi angajați printr-o relație cu un serviciu de asistent virtual terț.

În mare parte, dezbaterea este una de semantică, dar în cele din urmă lucrul important aici este să înțelegeți care este configurația așteptată pentru angajarea și angajarea unui VA și alegerea celei mai bune opțiuni pentru dvs. și agenția dvs.

Ce NU ar trebui să cauți într-un asistent virtual?

Potrivit lui Dennis Yu, cea mai frecventă greșeală pe care oamenii o fac atunci când angajează VA este să se așteaptă să găsească unul care poate fi un jack of all trades. Acesta, spune Yu, este cel mai frecvent motiv pentru a forma parteneriate nereușite sau pentru a renunța prematur la VA. În schimb, el recomandă angajarea de VA separate pentru operațiuni, video, conținut, design, management comunitar și inginerie web.

Evident, nu este realist sau necesar ca toate startup-urile și antreprenorii să angajeze imediat un VA în fiecare zonă, dar puteți vedea clar de ce Yu ar avertiza cu tărie împotriva încercării de a angaja un VA pentru a acoperi toate aceste domenii extrem de diverse. În schimb, având un VA pentru fiecare rol specific, ei vor deveni stăpâni pe căile lor, permițându-vă să vă odihniți liniștiți, bazându-vă pe munca lor la timp și de calitate.

9 caracteristici ale celor mai buni asistenți virtuali

Orientat spre detalii

Când livrați frecvent instrucțiuni și vă bazați pe faptul că sunt urmate până la un T sau vă bazați calendarul zilnic pe invitații și întâlniri adunate de altcineva, trebuie să știți că aveți pe cineva care nu lasă nimic să scape. fisurile.

O modalitate prin care Dennis Yu testează acest lucru în procesul de angajare este de a oferi solicitanților o misiune, iar în mijlocul instrucțiunilor de atribuire, el le spune să pună un cuvânt aleatoriu în subiectul răspunsului lor prin e-mail. De exemplu, el folosește adesea cuvântul „iepure”. Solicitanții care ratează acest detaliu sunt excluși automat.

Acest mic detaliu ar putea să nu pară mare lucru când vine vorba de o linie de subiect. Cu toate acestea, atunci când detaliul este ca asistentul să îți spună că trebuie să fii la un aeroport când se dovedește că trebuie să pleci de la aeroport la o oră în afara capătului opus al orașului, este o afacere mai mare. Micul test simplu al lui Dennis Yu ajută la identificarea VA care este mai mult și mai puțin probabil să facă această greșeală.

Creativ, plin de resurse și independent

Știm cu toții că viața se întâmplă și că, uneori, lucrurile nu merg exact așa cum a fost planificat. Dacă aveți un VA care este paralizat ori de câte ori apare ceva neașteptat, nu vă vor fi de mare ajutor. La urma urmei, dacă primești mai multe e-mailuri panicate, pline de întrebări de la VA decât ai fost de la clienții tăi, ce rost avea să angajezi pe cineva?

În procesul de interviu, încercați să întrebați despre cum a gestionat candidatul situații neașteptate înainte și cereți-i să ofere un exemplu concret a ceea ce a făcut pentru a le face față.

Loial

După cum sa spus mai sus, unul dintre principalele beneficii ale unui VA este să ai pe cineva care să-ți înțeleagă ritmurile și să-ți anticipeze nevoile. În mod evident, acest lucru poate fi realizat doar prin a avea aceeași persoană sub contract pentru o perioadă rezonabilă de timp.

Deși loialitatea poate fi uneori dificil de evaluat într-un proces de interviu, o modalitate este să te uiți la studiile și istoricul de angajare. Dacă par să rămână cu un singur loc pentru o perioadă bună, acesta este, în general, un semn bun. De asemenea, puteți să întrebați care sunt planurile lor de viitor, ce speră în cariera lor și să vă gândiți dacă veți putea să susțineți calea pe care o speră.

Ceea ce duce la poate cel mai important element în cultivarea angajaților loiali: trebuie să-i tratezi bine! Asigurați-vă că comunicați bine, le cereți părerile, ascultați cu atenție contribuțiile lor, oferiți-le un volum de lucru gestionabil și oferiți-le oportunități de a crește în domeniile de care sunt interesați. Promovați-i când au câștigat-o și oferiți-le leadership oportunități pe măsură ce cresc în ele. Atunci când VA simți că îți pasă de ei ca oameni și că ești investit în a-i vedea cum se descurcă bine în cariera lor și în viață, este mult mai probabil să rămână alături de tine și să depășească munca lor pentru tine .

Profesional

Nu uita - nu vei fi singurul care interacționează cu VA. Vrei pe cineva pe care să te bazezi pentru a comunica cu potențiali clienți și colegi, reflectând în același timp bine asupra operațiunii tale.

Asigurați-vă că toate comunicările lor cu dvs. de-a lungul procesului de angajare demonstrează profesionalism, atât în ​​ceea ce privește tonul, cât și în ceea ce privește gramatica și competența lingvistică. Și poate faceți o căutare rapidă pe Google doar pentru a vă asigura că nu există semnale roșii care apar imediat pentru ei pe internet undeva pe care clienții potențiali le-ar putea descoperi după ce i-au cunoscut puțin.

Comunicator puternic

Comunicarea virtuală poate fi dificilă.

Când este singurul mijloc de interacțiune între tine și asistentul tău – precum și asistentul tău și clienții/clienții potențiali/colaboratorii tăi – trebuie să te asiguri că ai pe cineva care se poate descurca cu îndemânare.

Fiți deosebit de vigilenți în procesul de angajare pentru a urmări neînțelegerile care ar putea semnala frustrare în viitor, precum și tonuri sau limbaj înșelător. Ca și în cazul caracteristicii de mai sus, amintiți-vă că această persoană va acționa adesea ca chipul (virtual) al afacerii dvs., așa că doriți să vă asigurați că totul și orice fel în care comunică este ceva pe care sunteți bucuroși că l-ați atribuit. agentie sau afacere.

De încredere

Pentru mulți antreprenori și proprietari de agenții, cel mai înfricoșător lucru în a aduce un VA este să renunțe la controlul exclusiv asupra fiecărui detaliu al operațiunii lor și să ai încredere în altcineva pentru a gestiona lucrurile la aceleași standarde. Acest lucru este perfect de înțeles – agenția ta este visul tău și copilul tău, până la urmă.

Din fericire, atunci când ai persoana potrivită în echipa ta, vei descoperi că calitatea ofertelor agenției tale nu numai că rămâne aceeași, ci chiar crește. La urma urmei, două mâini sunt mai bune decât una și, odată ce munca ta este împărțită în părți mai ușor de gestionat, fiecărei sarcini individuale i se poate acorda în sfârșit atenția pe care o merită.

Adică, atâta timp cât obțineți un VA de încredere.

Fiabilitatea poate fi dificil de evaluat în procesul de angajare, dar, în general, dacă se descurcă bine în celelalte domenii (orientat către detalii, profesionalism), ai început bine. Atribuirea solicitanților a unui mini-proiect cu o dată și o oră scadentă ajută, de asemenea, să treacă peste grup. Dar, în cele din urmă, puteți contracta angajați pe o perioadă de probă de 1-3 luni pentru a vă da seama dacă sunt cineva în care doriți să vă angajați și în care doriți să investiți pe termen mai lung.

Entuziast

Industria de marketing digital este una plină de personalități interesante, colaborări și inovații. Și din acest motiv, există o mulțime de tineri nou-veniți care sunt dornici să-și facă drumul și să-și pună amprenta. Dacă puteți găsi una dintre aceste persoane, puteți conta pe cineva care va merge dincolo de chemarea datoriei.

Angajații entuziaști ascultă profund ideile altora, le interiorizează și apoi adaugă propriile lor evoluții pozitive. Ei au concentrarea și dorința de a surprinde greșeli și de a interveni, de a inove în status quo și de a îmbunătăți fiecare domeniu cu care intră în contact. Cu alte cuvinte, ei sunt persoana pe care o vrei în echipa ta.

Foarte competent

Poate cel mai evident lucru de căutat la un potențial asistent este pe cineva care este de fapt bun la munca pe care îi ceri să o facă. La fel ca în orice interviu, veți dori să discutați detalii (și, dacă este cazul, să vedeți exemple) despre studiile anterioare și/sau experiența de angajare a solicitantului.

Asigurați-vă că oferiți un anumit tip de misiune și în procesul de interviu. Bazându-vă numai pe exemple din trecutul solicitantului poate fi înșelător, deoarece este posibil să fi lucrat cu colegii de clasă sau colegii pentru a livra produsul final. Dându-i solicitantului o mică misiune, veți obține o idee mai precisă despre abilitățile sale individuale.

Receptiv la feedback

Toată lumea are loc să crească și mai ales pe măsură ce tu și VA vă obișnuiți unul cu ritmurile celuilalt, de multe ori va trebui să oferiți VA atât feedback pozitiv, cât și critici constructive.

Cel mai bun VA este cineva care este suficient de umil și sigur pentru a vă accepta criticile și a le traduce în îmbunătățiri profesionale. Nu vrei pe cineva care fie cedează la prima șoaptă de negativitate, nici pe cineva care are un asemenea ego încât să ignore orice indiciu că alții ar putea avea idei mai bune pentru munca lor. Oricare dintre acești candidați nu va rezista ca angajat pe termen lung.

Încă o dată, cel mai bun mod de a testa acest lucru este acordarea unei sarcini în procesul de aplicare. Discutați munca solicitantului cu aceștia odată ce este finalizată și notați reacția lor la feedback-ul dvs., atât pozitiv, cât și negativ.

Există, totuși, lucruri pe care le poți face și în această arena. Dennis Yu a remarcat că prezentarea și primirea feedback-ului este extrem de influențată cultural și, din acest motiv, cel mai bine este să fii cât mai pozitiv, chiar și atunci când oferi o critică. El susține „sandvișul de compliment”, care constă în a începe cu aspecte pozitive, a introduce schimbările pe care ați dori să le vedeți, apoi a termina din nou cu mai multe laude pentru munca lor.

Angajarea celor mai buni asistenți virtuali

Poate cel mai important element al găsirii unor VA de calitate este un proces de angajare amănunțit. Pentru a citi mai multe despre procesul pe care Dennis Yu l-a instituit pentru angajarea echipei sale de VA, consultați această postare.

În timp ce angajarea unui VA se poate simți inițial ca un proces de renunțare la control, în schimb ar trebui să fie considerată ca o experiență de împuternicire. Cu ajutorul unui VA competent, tu și agenția ta veți fi mai concentrați, mai organizați, mai raționalizați și mai pricepuți cu munca și comunicarea pe care le produceți.

Și cu noile cunoștințe găsite mai sus, puteți fi sigur că această agenție 2.0, împuternicită de VA, vă este la îndemână.