Arta de a acorda atenție: a comunica mai inteligent în echipe la distanță

Îmi încep ziua de lucru salutând oameni inconștienți pe care nu i-am întâlnit niciodată.

Apoi mă bag cu un robot.

Aceasta înseamnă că la Convert, comunicăm puțin diferit.

Aici, suntem o echipă complet la distanță, care lucrează la ore aproape complet flexibile. Avem sediul în 9 țări diferite și lucrăm în 11 fusuri orare.

Și totuși - ne cunoaștem. Și știm să comunicăm. „Intru” acum 3 luni pentru prima mea zi, am fost uimit să constat cât de bine, cât de perfect și cât de empatic pare să se descurce echipa.

Așa funcționează totul.

• Cum ne amintesc roboții să comunicăm ca oameni.
• Cum ne „lăudăm” și ne împărtășim „dracuile”.
• Instrumentele pe care le folosim pentru a lucra „în aer liber”, chiar dacă în zonele orare și în spatele laptopurilor.

SLACK

Toată lumea și mama lor abonată Tech Crunch folosesc Slack - și din motive întemeiate.

Este elegant, este eficient, este ușor de organizat. Aplicația mobilă funcționează bine. Chiar și micile notificări sunet, în general, sună plăcut.

Dacă Convert ar avea un birou tradițional, slăbirea ar fi sala noastră de conferințe, bucătărie, sala de ședințe și anunț. Iată cum îl folosim pentru a face „online” să se simtă ca „în persoană”.

Botii:

Slackbot:

Slackbot-ul nostru, în mod ciudat, joacă rolul majoretei, mareșalului și comicului.

Nu pot ține niciodată evidența a ceea ce, exact, declanșează - dar pot împărți prompturile de comandă în câteva categorii: pentru râsete și pentru misiune.

În această din urmă categorie, avem marea regulă: limbajul neutru de gen.

Convert are o politică dedicată Conscious Business — care are mai multe fațete și este în continuă dezvoltare. Dar o mare parte a acesteia este neutralitatea de gen - care este esențial pentru procesul nostru de angajare, pentru misiunea noastră socială și pentru limba noastră.

Așa că slackbot ne oferă mementouri „blânde” dacă stricam asta.

(Prin „noi”, mă refer mai ales la „eu”. Slackbot îmi oferă în mare parte mementouri blânde când încurc asta).

Tastând „omule”, „frate” sau „băieți” vă atrage un rapid „ai vrut să spui bandă?” sau „Vrei să spui prieteni?” — sau o mână de alte sugestii neutre de gen. Toate acestea, în ultima vreme, m-am familiarizat în mod natural.

Alte declanșatoare sunt mai distractive (citiți: bazați-vă foarte mult pe gif-uri). „La naiba” provoacă răspunsuri gif – în general cele în care oamenii sunt răniți. „Online” indică gif-uri cu oameni care se îmbracă sau merg la muncă și, uneori, în mod inexplicabil, o privire neîncrezătoare a lui The Dude.

„Vremea” și „fierbinte” provoacă mai multă sarcină de slackbot:

Acum, știu că astea par doar glume.

Și s-ar putea să vă întrebați: „Ce este atât de inovator la un bot care se bazează prea mult pe umorul gif?”

Dar sincer, nu sunt doar glume. Și mi-a luat câteva luni să înțeleg cum programăm cu adevărat slackbot.

Folosim slackbot ca o modalitate de a arăta că ne ascultăm unul pe celălalt . Ca o modalitate de a arăta că suntem atenți.

Când slackbot a sugerat să mă adresez echipei ca „voi toți” – m-am plâns.

Slackbot nu a uitat (sau, cel puțin, Dennis, care a programat comanda, nu a uitat).

Și apoi, când m-am plâns că „y'all” nu este o formă adecvată de plural, slackbot s-a adaptat.

Când convertitorii se îmbolnăvesc, slackbot se alătură corului uman empatic:

Și când Converters se sărbătoresc unul pe altul, slackbot sărbătorește cu ei. (Uneori în moduri care sunt, desigur, puțin ciudate).

În cele din urmă: folosim slackbot într-o manieră subtilă și nediscută, dar importantă. Este un robot care ne amintește să interacționăm în moduri care sunt umane.

Hei Taco:

Așa că îmi place HeyTaco! bot din două motive: 1) Îmi place să câștig lucruri. 2) Îmi plac tacos-urile.

Dacă nu sunteți familiarizat: „Hey Taco” este un slackbot care vă permite să oferiți „recuzite” unui coechipier cu o simplă comandă „@” și emoji.

(Ceea ce știu, sună puțin ridicol când îl tastezi).

Dar iată de ce este mișto: vă încurajează să vă încurajați unii pe alții. Devine un protocol stabilit pentru a spune „Hei, ai făcut o treabă grozavă”. Și asta face să spui „hei, ai făcut o treabă minunată” ușor și obișnuit.

Ori de câte ori cineva îți aruncă un taco, robotul Hey Taco te alertează cu un mesaj. În plus, te conectează la clasamentul echipei tale – ceea ce este pur și simplu distractiv.
(Chiar dacă ești eu, și pe locul 8).

Hey Taco vă permite, de asemenea, să „încasați” tacos pentru recompense de echipă – pe care le puteți personaliza. Dar recompensele reale nu sunt tangibile. Crește o cultură a pozitivității și a încurajării prin acțiuni mici, de felicitare.

Și prin tacos.

Canalele:

Cele mai puțin practice canale din Convert slack tind să fie cele mai importante.

Ele sunt bazele umane pentru comunicarea noastră, în principal digitală.

#all_watercooler:

La Convert, lucrăm la un sistem Holacracy - ceea ce înseamnă că lucrăm autonom. Deținem „sferele” noastre. Nu există un proces real de aprobare sau un dus-întors excesiv.

În teorie, asta înseamnă că pot, dacă vreau, să stau la birou și să-mi fac treaba și să-mi public articolele și să-mi termin sarcinile și să interacționez, pe tot parcursul zilei, cu absolut nimeni.

Dar eu nu. Pentru că asta e plictisitor.

Și convertizoarele nu sunt plictisitoare.

Și pentru că nu suntem plictisiști ​​- tindem să ne place să vorbim unul cu celălalt. Răcitorul de apă este locul unde facem asta.

De obicei trimit poze din călătoriile mele. Alte persoane trimit fotografii cu copiii lor. Sau mâncare. Sau un curs pe care îl urmează. Sau drumeții sau configurații ciudate de laptop sau Airbnb-uri chic sau mai multă mâncare.

Și sincer, este un mare câștig pentru cultura companiei, deoarece mă face să aștept cu nerăbdare să mă conectez la slack. Notificările roșii mari nu sunt doar înfricoșătoare, ci sunt actualizări de la prieteni.

#all_fuckups:

Am descoperit că la Convert, nenorocirile pe care le împărtășim iau câteva forme diferite. Uneori, sunt chestii de „viață generală” (adică am petrecut 4 ore la DMV). Uneori sunt lucruri reale „n-am fost grozav la locul meu de muncă”.

Încă sunt prost în a-mi împărtăși nenorocirile.

Într-o echipă la distanță: trebuie să treci peste asta.

Canalul fuckups face totul mai ușor.

În mare parte, pentru că este un confort să vezi greșelile oamenilor la vedere. Și este o mângâiere să vezi că nimeni nu se oprește asupra lor.
Nimeni nu te condamnă. Nu ești „raportat” sau „suspendat” sau „întâmpinat”.
De obicei, primești doar emoji.

(Și încă ceva sass de la slackbot)

#all_humblebrag:

Și atunci avem un canal pentru invers!

Aici, ne lăudăm:

Ne lăudăm pentru companie:

Și ne lăudăm unul pentru celălalt.

Gifurile, tacos-urile și inimile sunt împărtășite.

Și sincer, este doar un loc drăguț, de felicitare, pentru a petrece un hangout. Ori de câte ori văd notificări noi de pe acest canal, sunt destul de încântat. Și sunt destul de mândru de unele dintre lucrurile pe care le-au realizat colegii mei.

Fiecare companie ar trebui să aibă un astfel de spațiu.

Si ce poti spune despre tine?

Intreaba-te pe tine insuti…

• Cum putem automatiza uman? Atent? Ce putem „construi” care arată „sunt atent”.
• Ce reprezintă compania noastră? Cum putem întări acest lucru în modul în care comunicăm?
• Cum ne amintim să oferim feedback pozitiv? Și cum ne încurajăm să ne recunoaștem greșelile?
• Unde este spațiul nostru pentru a vorbi ca oameni – nu doar ca colegi?

ASANA

Primele mele săptămâni la Convert, aproape fiecare răspuns la fiecare întrebare a fost: Asana.

• Hei, pot obține acces WordPress? Întreabă-l pe Diego, în Asana.
• Unde găsesc postările de blog în editare? Canal de conținut, în Asana.
• Pe ce pagină avea copia pe care ai vrut să mă uit? Ți-am atribuit-o, în Asana.
• Ce trebuie să fac înainte de întâlnire? *oftat exasperat* Verifică doar Asana, bine?

Dacă nu ești familiarizat cu Asana, este un software de management de proiect. Elementele de bază sunt panouri, proiecte și sarcini. Ideea tuturor acestor lucruri este: puteți face note cu lucruri de făcut — atribuiți-le unor oameni, dați termene limită, lăsați comentarii, sarcini preferate, organizați-le după subiect și obțineți. ta. act. împreună.

Folosim Asana pentru aproape orice sarcină care durează mai mult de un minut. Dacă îmi spui să fac ceva în Slack — voi fi sincer, voi uita. Dacă îl puneți în Asana - voi vedea data scadenței urâtă și roșie uitându-se la mine și mă voi pune în mișcare.

Actualizări de vineri:

Așa că în fiecare vineri, Asana îmi dă acest mic memento:

Aceasta face câteva lucruri.

1. Îmi face creierul să spună „O, Doamne. Ce-am făcut săptămâna asta?” Apoi sunt forțat să reflectez – uneori cu mândrie, alteori cu panică – și să evaluez cu seriozitate progresele pe care le-am făcut.
2. Îmi amintește de faptul că nu lucrez izolat. Că oamenii depind de a ști cum devin proiectele mele. Și probabil ar trebui, știi, să-i țin la curent.

Actualizările de vineri sunt bune pentru că sunt destinate publicului. Vă puteți abona pentru a vedea actualizări de la oricine. Și aproape oricine poate vedea actualizările pentru tine. Este un răspuns frumos, la nivelul întregii companii, de 10 secunde, la întrebarea: „Cum a decurs săptămâna ta?”

Dar, dincolo de asta, ei creează o cultură a responsabilității - nu doar public, ci și personal. Te obligă să-ți sărbătorești propriul progres și să te confrunți cu propriile obstacole.

Și îți permit să te uiți înapoi la ceea ce ai realizat sau la ceea ce ți-a consumat prea mult timp.

Note ale ședinței:

Dacă vreau să văd ce am hotărât, în timpul oricărei întâlniri, în orice moment care se întinde înapoi până la zorii timpului, îl pot găsi în Asana.

Și prin „zorii timpului” mă refer la „în urmă cu 9 luni, când am pornit tot acest sistem”.

Totuși – structura întâlnirii săptămânale, agendele și notele – toate trăiesc destul de frumos și ușor de urmărit într-un proiect Asana stabilit.

Conform modelului nostru Holacracy – am standardizat întâlniri „Tactice” și „Guvernare”. Dacă știi Holacracy — știi că este foarte structurat. Există o rundă de check-in, există liste de verificare, există metrici. Există o agendă de stabilit. Și există o ordine adecvată în care să faci toate acestea, astfel încât întâlnirea să se desfășoare fără probleme.

Este mult de urmărit. Din fericire, Asana o face mai mult sau mai puțin pentru noi.

Si ce poti spune despre tine?

Intreaba-te pe tine insuti…

Unde este spațiul tău „fără prostii, gata”? Cum îl folosești pentru a te menține în sarcină?

Ce vă ține întâlnirile pe drumul cel bun? Și cine îți ia notițele de întâlnire? Unde locuiesc ei? Sunt ușor de accesat?

CU VOCI ȘI FEȚE

Așa că nu suntem în același loc - și nu toate gif-urile trimise din slăbiciune pot compensa asta.

Dar simțim că ne apropiem destul de mult când ne facem timp să vorbim.

Am petrecut mult timp lucrând de la distanță. Un lucru observ că facem diferit? Oamenii își păstrează camerele web pornite, cu excepția cazului în care calitatea internetului lor este excepțional de proastă. Dacă te împiedici de vreuna dintre întâlnirile noastre, vei vedea oameni în spații de coworking, sau în mașini, sau cafenele sau de pe punțile lor. Am primit un apel de la un cort. Vizibilitatea este mai importantă decât formalitatea.

Alte lucruri pe care le facem diferit sunt...

Amicul sună:

Dezvăluire completă: nu am făcut niciodată un apel cu un prieten corect.

Pentru că mereu am depășit timpul.

Se pare că colegii tăi sunt interesanți. Buddy calls este șansa noastră desemnată, mandatată, o dată pe lună, de a vorbi despre orice altceva decât despre muncă. Drept urmare, știu acum ceva despre trenurile prin Canada rurală, design interior pentru persoanele cu mobilitate provocată și ceai. Dar, mai important, știu cine sunt colegii mei și la ce le pasă.

Apelurile cu prietenii sunt intensificate mai des pentru noii membri. În acest fel, cunoașteți echipa mai bine, mai rapid – și vă simțiți mai confortabil să adresați întrebări. Sunt, de asemenea, o practică bună pentru arta onorată de Convert de a naviga în fusurile orare și de a învăța să-ți faci calendarul să se joace bine cu al celorlalți.

Câștigări și mizerii:

În fiecare săptămână avem o întâlnire Hangouts de 30 de minute numită „Share Your Wins and Miseries” (care, știu, nu este cel mai creativ titlu). Acționează, mai mult sau mai puțin, ca canalul „humble_brag/fuckups” în viața reală. Sau, cum ar fi, un apel de prieteni la nivel de echipă. Practic, stăm și spunem, unul câte unul: ce ne-a mers bine în această săptămână și ce a mers prost.

Uneori.

Uneori ajungem doar să vorbim despre lucruri.

În același sens cu canalele noastre: este un spațiu în care oamenii împărtășesc lucruri de serviciu sau de viață. Dar partea importantă este că poți vedea oamenii empatizând și reacționând la câștigurile și pierderile tale în, mai mult sau mai puțin, „viața reală”.

Si ce poti spune despre tine?

Intreaba-te pe tine insuti…

• Ce putem face pentru ca echipa mea de la distanță să se simtă mai puțin izolată?
• Vedem oare valoare în a dedica câteva ore de lucru pentru a lua o pauză de la serviciu?

Deci, care este ideea cea mare?

Deci asta a fost mult.

O mulțime de instrumente, procese și reguli.

Dar, sincer, instrumentele și procesele sunt cam irelevante.

La Convert, aceste lucruri funcționează doar pentru că lucrăm cu ele.

Slackbot îți spune „sper că te simți mai bine” s-ar simți destul de prost dacă colegii tăi nu intervin și ei. #Watercooler funcționează pentru că împărtășim. Asana funcționează pentru că am trimis „aprecieri” și sunt suficient de transparente pentru a oferi actualizări.

Instrumentele sunt la fel de bune ca echipele care le folosesc. Dar atunci când ai o echipă grozavă, folosind instrumente grozave, atunci poți construi ceva cu adevărat.