Cei 3 pași pentru auditarea unei integrări CRM pentru succes continuu

Dacă tocmai ați finalizat o integrare CRM, atunci bine făcut! Fără îndoială, capul tău este puțin slăbit și încă te bucuri de felicitările echipelor de vânzări și marketing despre modul în care le-ai îmbunătățit viața cu automatizări și procese! Dar ce urmează?

Pentru a vă asigura că veți continua avântul cu integrarea dvs. și că primiți și mai multe salutări de la echipă, trebuie să vă auditați contul pentru a vedea ce să faceți în continuare și ce trebuie să prindeți.

Așadar, înainte de a discuta de ce sunt importante auditurile și cum să identificăm punctele de frecare pentru snagging, trebuie să ne uităm la diferențele dintre „migrare” și „integrare”.

Diferențele dintre „migrație” și „integrare”.

O migrare este procesul de trecere de la utilizarea unui mediu de operare la alt mediu de operare. HubSpot are o mulțime de instrumente care se concentrează atât pe marketing, cât și pe alinierea vânzărilor, așa că vedem mulți oameni migrând de la Salesforce sau sistemele CRM încorporate la HubSpot Enterprise CRM. Dacă migrați un CRM, veți dori să evitați pierderea datelor CRM din trecut, deoarece acestea sunt de aur pentru companie. Aceste date migrate permit echipelor să raporteze despre strategiile de vânzări eficiente, să evite eforturile inutile, să îmbunătățească viteza vânzărilor și să reducă întreruperile.

O integrare este procesul de conectare a unui mediu de operare la altul pentru a îmbunătăți funcționalitatea unuia sau a ambelor medii (conform PCMag). Niciun software nu face totul de la sine, iar integrările permit clienților să construiască soluții complete pentru problemele de afaceri. De exemplu, HubSpot se integrează cu Vidyard, ceea ce le permite clienților HubSpot să utilizeze conținut video în campaniile lor de marketing HubSpot și să analizeze valorile de implicare — totul într-un singur loc. Dacă sunteți angajat să implementați instrumentele CRM și de vânzări ale unui client, vi se poate cere să integrați mai multe sisteme pentru a răspunde nevoilor clientului. În unele cazuri, poate fi necesar să migrați și să integrați mai multe sisteme, în funcție de stiva lor de software.

Luați toate măsurile necesare pentru a le păstra datele. Chiar și după ce ați terminat din punct de vedere tehnic migrarea și/sau integrarea sistemelor separate, va trebui să vă auditați temeinic munca și să colectați feedback de la client.

De ce este atât de important auditul?

Pentru cei care au norocul să dețină o casă și au terminat-o, veți ști că nu este niciodată complet terminată după prima reparație și vor exista întotdeauna câteva probleme și lucruri care trebuie reparate. Pentru CRM-ul dvs., acesta este același proces, iar auditarea expune eventualele obstacole în calea succesului dvs.

Ați migrat recent un client de la Salesforce la HubSpot cu succes. Cu toate acestea, când auditați migrarea, descoperiți că câteva proprietăți cruciale au fost configurate incorect. Fără aceste proprietăți, clientul nu ar fi putut automatiza activitățile operaționale în mod eficient. Prin corectarea anticipată a acestei defecțiuni, economisiți clientului dvs. luni de efort manual inutil.

Al doilea fapt este că, prin audit, veți înțelege mai bine nevoile strategice ale CRM. Recent am integrat HubSpot cu alte câteva instrumente și un CRM intern personalizat. În acest timp, am constatat că am putea îmbunătăți toate domeniile companiei printr-un crossover fără întreruperi folosind conducte segmentate de tranzacții și automatizări. Am conceput o soluție de afaceri mai bună pe termen lung pentru client, asigurându-ne că am auditat și consultat echipa pe tot parcursul. Auditul și comunicarea continuă cresc probabilitatea unei implementări de succes, ceea ce, la rândul său, vă întărește poziția.

Cum să auditați migrațiile și integrările în trei pași

Mai jos, vom arunca o privire asupra unor bune practici de auditare.

Putem împărți auditul în trei pași ordonați:

1. Verificați datele lipsă - Verificați de două ori obiectele, înregistrările, asocierile și proprietățile pentru a vă asigura că nu au fost omise date în timpul migrării sau integrării.

2. Analiza nevoilor utilizatorilor - Analizați rapoartele și listele cheie din CRM-ul anterior al clientului pentru a vă asigura că pot fi recreate în HubSpot și pot vorbi cu utilizatorii.

3. Migrare delta - Efectuați o „migrare delta” pentru a transfera orice date nou modificate care ar fi putut fi lăsate în afara migrației sau integrării inițiale.

Acesta nu este un număr perfect de pași pentru un audit de integrare, dar orice audit bun ar trebui să includă cel puțin aceste acțiuni. Omiterea unuia dintre acești pași ar putea crea muncă inutilă pentru tine. De asemenea, luarea unor pași în afara ordinului vă poate multiplica volumul de muncă. De exemplu, dacă începeți prin a încerca să creați rapoarte (pasul 2), este posibil să descoperiți că datele critice nu au fost migrate și va trebui să reveniți la pasul 1. Dacă treceți direct la pasul 3, este posibil să descoperiți că trebuie să vă întoarceți și să corectați de două ori datele lipsă.

Harta cazurile de utilizare

Atât dvs., cât și utilizatorul final ar trebui să puteți vizualiza modul în care intenționează să-și folosească contul HubSpot. Dar să fim realiști, acest lucru este dificil, deoarece unii dintre oamenii din organizație nu vor ști ce este un CRM sau ce poate face pentru ei. În calitate de implementator principal, trebuie să petreceți timp analizând problemele lor și apoi la un nivel normal, uman, discutând cu ei cum poate fi folosit CRM-ul în beneficiul lor.

Pentru a face acest lucru, folosiți întrebări ghidate pentru a le lăsa să vă spună indirect cum să configurați CRM-ul și automatizările. Iată câteva întrebări pe care le-ai putea pune:

• Care este cea mai mare pierdere de timp în muncă? De ce?
• Ați putea să-mi arătați (prin partajare a ecranului sau în persoană) un exemplu de client recent închis în instanța dvs. [anterior CRM]?
• Cum s-a mutat înregistrarea (de la client la client) în sistemul dvs.? Cum s-au mișcat obiectele asociate?
• Îmi puteți arăta exact cum arată acest proces în [previous CRM]?
• Dacă ai putea flutura o baghetă magică, cum ai schimba acest proces?
• Există procese pe care nu ești deschis să le schimbi? De ce?

Punând aceste întrebări, veți afla mai multe despre ce să recreați și/sau să îmbunătățiți pentru ei în HubSpot. Pentru cele mai bune rezultate, ar trebui să comunicați clientului un calendar clar pentru fiecare dintre cei trei pași ai auditului. Întoarceți-vă la client numai atunci când aveți o schiță clară a ceea ce puteți face, ce se va îmbunătăți, pașii necesari și antrenamentul pe care îl veți oferi pentru a elimina frecarea. Oferind o schiță clară și o direcție a pașilor și apoi o schiță a pregătirii consecvente în serviciu în viitor, puteți limita întreruperea acestora.

Clientul ar trebui să fie informat cu privire la stadiul auditului în mod regulat, poate într-o întâlnire săptămânală. Deoarece nu puteți finaliza niciun pas fără feedback-ul clientului, alocă suficient timp pentru a-i permite clientului să vă revizuiască munca, să pună întrebări și să sugereze modificări. Construiți o relație de lucru puternică cu părțile interesate cheie din echipa clientului și asigurați-vă că vă întâlniți cu ei în mod regulat.F

AFLĂ MAI MULTE DESPRE IMPLEMENTAREA CRM

Pasul 1: Cum se verifică datele lipsă

Odată ce faza 1 a integrării dvs. este finalizată, doriți să vă asigurați că toate elementele de bază ale CRM-ului lor au fost transferate cu succes.

Dacă le lipsesc înregistrări cheie, obiecte, proprietăți sau asocieri, poate fi mai dificil să le transfere în viitor. Deși ar trebui să faceți diligența necesară și să verificați dacă există erori în datele migrate și/sau integrate, ar trebui, de asemenea, ca echipa clientului dvs. să le inspecteze singur contul.

Este mai probabil să prindă companii, persoane fizice și proprietăți dispărute, deoarece probabil că folosesc aceste date în munca lor zilnică. Clienții care nu sunt implicați în timpul migrării sau integrării sunt mai probabil să fie nemulțumiți de implementare, așa că depinde de dvs. să vă asigurați că sunt implicați activ.

Asigurați-vă că programați suficient timp pentru a explica cum funcționează obiectele, înregistrările și proprietățile HubSpot, deoarece acest lucru îi va ajuta pe clienți să-și evalueze mai bine nevoile.

În unele cazuri, este posibil ca un utilizator să nu fie suficient de familiarizat cu HubSpot încă pentru a efectua el însuși un audit, așa că trebuie să îl ajutați în mod pozitiv.

Odată ce ai CRM-ul până la stadiul de primă adoptare și ai instruit personalul cu privire la unele dintre procesele de bază, trebuie să te retragi puțin și să-l lași pe utilizator să înceapă să rezolve problema, folosind sistemul în felul său și venind. la curent cu noi procese.

De exemplu, într-o implementare recentă, am avut un proces bine aliniat, folosind instrumentele de vânzări HubSpot, dar ceea ce am descoperit a fost că echipele de vânzări au fost copleșite de soluții. Ne-am dat înapoi și am implementat câteva soluții de bază și am oferit instruire cu privire la diferitele aspecte ale instrumentului, și anume fragmente, care ar oferi automatizare și economie de timp, oferindu-le în același timp control. Ceea ce s-a întâmplat în continuare a fost că, în decurs de o săptămână, și cu câteva întrebări care au revenit, au implementat complet un nou proces folosind fragmente, dar integrându-le cu managerul de fișiere HubSpot pentru a crea o serie de procese care, deși nu erau ceea ce am planificat, și-au îmbunătățit experiența și adoptarea mai multor părți ale platformei.

În nicio ordine anume, dumneavoastră și utilizatorii trebuie să evaluați în mod independent sau în comun următoarele elemente:

• Toate obiectele (pe cât posibil) au fost migrate peste (sau integrate în mod corespunzător). Aceasta include contacte, companii, oferte, produse, cotații și sarcini.
• Toate proprietățile/câmpurile/etichetele legate de obiectele din #1 au fost migrate (sau integrate în mod corespunzător).
• Toate asocierile dintre obiecte (#1) și proprietăți (#2) au fost migrate (sau integrate). De exemplu, ar fi dureros să fie nevoie să asociezi manual sute de oferte (sau valori cruciale ale proprietăților) cu persoanele de contact/companii adecvate mai târziu.
• Toate datele fizice au fost importate în.
• Toate articolele „deal breaker” au fost migrate. Acestea sunt orice asociații, obiecte sau alte procese fără care clientul nu poate funcționa.

Permiteți cel puțin o săptămână sau două pentru acest prim pas. Dacă clientul pare reticent să ia parte la audit, explicați-i de ce nu puteți face acest lucru fără contribuția lui. În toate cazurile, reamintește-le că încerci să rezolvi succesul lor și să-i ferești de durerea din aval.

Cum să evaluați, să recreați și să îmbunătățiți rapoartele clienților

Organizațiile moderne se îneacă în date. Este colectat peste tot, de la operațiunile de afaceri globale până la dispozitivul mobil al individului. Dar fără context sau scop, datele sunt ca nisipul în Sahara - abundente, dar lipsite de viață. Rapoartele sunt vitale pentru succesul companiei și dacă clientul dvs. stochează date în CRM, probabil că trebuie să raporteze despre acestea într-un fel. În unele cazuri, clienții pot ști deja ce rapoarte doresc să creeze. În alte cazuri, poate fi necesar să faceți recomandări adecvate pentru succesul lor. Iată câteva întrebări pe care le puteți adresa pentru a determina nevoile de raportare ale clientului dvs.:

• Ați mai raportat în vreun fel despre eforturile dvs. de marketing/vânzări?
• Când spui că vrei să vezi reportaje, ce imaginezi în capul tău?
• Puteți partaja ecranul (sau capturile de ecran) pentru a mi le arăta?
• La ce rapoarte crezi că se uită concurenții tăi?
• Ce rezultate vrei să arăți managerului tău/VP/CEO, într-o lume ideală?
• Ce vei face pe baza acestui raport? Ce acțiuni veți întreprinde pe baza acestui raport?
• Ce date ar ajuta echipa ta să-și facă treaba mai bine? Ce date v-ar ajuta să vă ghidați mai bine echipa?

În funcție de răspunsurile lor la aceste întrebări, poate fi necesar să alocați timp suplimentar pentru construirea tablourilor de bord de raportare.

De exemplu, dacă clientul nu a raportat înainte în vreun mod semnificativ despre Marketing/Vânzări, poate doriți să îi trimiteți câteva resurse de bune practici pentru a le revizui. Dacă clientul s-a bazat pe rapoartele din CRM-ul său anterior, puteți folosi întrebările de mai sus pentru a afla mai multe despre ce fel de date trebuie să vizualizeze. Aflați în profunzime preferințele lor de raportare și îmbunătățiți-le raportarea pe baza experienței dvs. anterioare cu alți clienți.

În unele cazuri, rapoartele care implică obiecte personalizate nu pot fi recreate în HubSpot, dar asigurați-vă că faceți tot posibilul pentru a transforma HubSpot într-un format de care aveți nevoie. În aceste cazuri, puteți crea evenimente personalizate folosind API-ul Timeline sau puteți crea carduri de date în bara laterală CRM folosind extensii CRM.

Dacă ceva nu este realizabil, fii transparent. Faceți tot posibilul pentru a găsi o soluție creativă folosind API-ul HubSpot și instrumentele încorporate.

Să presupunem că ajuți un client să recreeze un raport simplu de venituri din tranzacție și vezi o oportunitate de a transfera o mulțime de rapoarte Excel complexe în HubSpot cu capacitatea Hub-ului de vânzări de a raporta pe mai multe seturi de date. Prin proiectarea acestor rapoarte pe mai multe obiecte, veți îmbunătăți în mod dramatic cunoașterea clientului asupra valorilor cheie. Înainte de a vă aprofunda în raportarea clientului dvs., ar trebui să stabiliți un interval de timp clar și o cadență pentru conversații. Alocați aproximativ două săptămâni pentru această sarcină, dar nu ezitați să vă adaptați în funcție de nevoile clientului dvs. De asemenea, este o idee bună să documentați clar tot ce are nevoie clientul de la dvs. pentru raportare. Distribuiți acest document cu ei pentru a evita orice surprize târzii.

Cum și de ce ar trebui să efectuați o migrare delta

Efectuarea unei migrări delta este ultimul pas în procesul de auditare. O migrare delta este o migrare la scară mică, efectuată la sfârșitul unui audit de migrare, pentru a transfera orice date nou modificate care ar fi putut fi lăsate în afara migrației inițiale.

De exemplu, este posibil ca migrarea dvs. să fi inclus totul până la 12.01.2019, dar să presupunem că clientul a continuat să lucreze în vechiul sistem CRM până la 30.12.2019 (până când a fost configurat contul HubSpot). Acest decalaj, sau delta, de date de 29 de zile ar putea avea un impact negativ asupra raportării și implementării clientului în HubSpot.

Făcând o mică migrare delta pentru a aduce datele rămase, veți economisi clientului dvs. multă muncă suplimentară și veți asigura o implementare mai ușoară chiar de la început. Dacă alegeți să nu faceți acest lucru sau dacă clientul optează să facă acest lucru independent, ar putea introduce întârzieri considerabile în cronologia dvs. În mod ideal, ar trebui să includeți migrarea delta în propunerea dumneavoastră inițială către client.

Fără a clarifica acești factori, riscați să efectuați mai mult de o migrare delta, ceea ce le-ar costa tuturor părților timp și bani suplimentari. După ce ați efectuat migrarea delta, asigurați-vă că repetați pasul #1 și verificați încă o dată dacă există date lipsă. Rugați utilizatorii să-și auditeze din nou propriile date, pentru ultima oară. Odată ce ambele părți sunt mulțumite de migrarea delta, sunteți cu toții gata să începeți.

In concluzie

Ar trebui să vă verificați întotdeauna munca - asta merge ca standard - dar atunci când faceți o schimbare completă a unui CRM, acest lucru este de o importanță suplimentară. Schimbarea CRM este o perioadă dificilă pentru orice organizație și, în multe privințe, este ca și cum ai muta copiii la o altă școală. Pentru copii, este un proces extrem de perturbator, nu le va plăcea, veți avea câteva crize de furie și certuri, dar pe termen lung, știți că le va îmbunătăți viața. Importanța auditării și a agățării unui CRM este incredibil de importantă, dar a face acest lucru bine și eficient va ajuta la îmbunătățirea succesului proiectului dumneavoastră.