Comunicare, colaborare, coordonare: Cele 3 C care ghidează echipele interfuncționale de succes

Este nevoie de o mare varietate de abilități, perspective și expertiză pentru a construi un produs de ultimă generație.

Multe companii depind de relații puternice de echipă interfuncțională pentru a construi un produs care oferă valoare reală clienților lor. Interfonul nu face excepție.

Ce este o echipă interfuncțională?

Expresia „interfuncțională” este folosită cel mai frecvent pentru a descrie o echipă formată din oameni cu funcții sau abilități diferite.

La Intercom, de exemplu, echipele noastre de produse includ designeri, programatori și manageri de produs, roluri unice care lucrează împreună ca una singură. Sau ați putea auzi termenul folosit atunci când echipe din diferite părți ale unei afaceri lucrează împreună la un proiect mare, cum ar fi lansarea unui nou produs sau lansare.

Expresia „interfuncțională” este folosită cel mai frecvent pentru a descrie o echipă formată din oameni cu funcții sau abilități diferite.

„Pentru ca organizațiile să fie cu adevărat eficiente, fiecare echipă trebuie să se considere ca lucrând trans-funcțional tot timpul, nu doar pe bază de proiect cu proiect”

În ambele situații, un manager de program sau de produs preia conducerea, funcționând ca un fel de dirijor, asigurându-se că toate instrumentele sunt în armonie și asigurându-se că fiecare își cunoaște rolul, momentul și scopul.

Dar ce zici când nu există un proiect sau un obiectiv mare spre care să lucrezi și nici un dirijor pentru a suna melodia? În cea mai mare parte, echipele și funcțiile revin la lucrul izolat, punctate de chat-uri ad-hoc Slack, e-mailuri, întâlniri cu cafea și prezentarea ciudată la nivel de companie.

Este posibil, totuși, să lucrezi mai mult în mod interfuncțional în fiecare zi.

Realitatea este că, pentru ca organizațiile să fie cu adevărat eficiente, fiecare echipă trebuie să se considere ca lucrând trans-funcțional tot timpul, nu doar pe bază de proiect cu proiect. Acest lucru necesită un cadru cuprinzător pentru a lua în considerare modul în care echipele interacționează între ele - am învățat la greu cât de crucial este acest lucru.

De ce contează pentru noi munca în echipă interfuncțională

În calitate de echipă Product Education, creăm documentație de ajutor, videoclipuri, seminarii web și mesaje pentru a educa clienții noștri. Aceasta înseamnă să lucrăm îndeaproape cu aproape fiecare echipă din cadrul companiei noastre, de la echipele de produse până la asistența clienților până la echipele de vânzări.

O mare parte din munca noastră se bazează în mare măsură pe informațiile din alte funcții, iar succesul acesteia depinde de împărtășirea și utilizarea de către alte echipe a conținutului pe care îl creăm – bunele practici interfuncționale sunt esențiale.

Există trei beneficii universale pentru a vă concentra pe excelența interfuncțională de zi cu zi:

1. Vă face munca mai eficientă , împiedicând colegii izolați să lucreze la aceleași lucruri, să lucreze la lucruri greșite sau să lucreze cu informații învechite.
2. Ajută la rezolvarea sau evitarea problemelor , deoarece fie avem informațiile de care avem nevoie, fie știm exact unde să le găsim.
3. Ne ajută să luăm decizii mai bune , informați cu contextul mai larg al priorităților, foilor de parcurs și problemelor altor echipe.

Când practicile interfuncționale se defectează, rezultă dezaliniri, interpretări variate și rezultate mixte. Deci, cum puteți construi practici de zi cu zi grozave pentru echipa dvs. interfuncțională?

Cele trei C ale muncii în echipă interfuncționale

Lucrul cu mai multe echipe simultan te poate duce la limitele tale. În echipa Product Education aveam nevoie de o modalitate de a naviga – și de a atenua – perioadele agitate de activitate interfuncțională ridicată. În aceste perioade, zeci de piese mobile trebuie asamblate într-un interval scurt de timp.

Pentru a negocia aceste perioade solicitante, am conceput un cadru de bază care să ne ajute să obținem vizibilitate și, în cele din urmă, să creștem modul în care lucrăm cu alte echipe. Cu toate acestea, am realizat rapid că aceste principii ar putea fi aplicate pe scară largă tuturor activităților interfuncționale – nu doar perioadelor aglomerate.

Pentru a crea un cadru, am împărțit activitățile interfuncționale în trei activități conexe:

• Comunicare : echipele trebuie să fie capabile să vorbească eficient, să pună întrebări, să ofere răspunsuri, să ofere context și să se îndrume reciproc.
• Colaborare : echipele au nevoie de metode agreate și instrumente comune pentru a lucra la sarcini comune.
• Coordonare : echipele au nevoie de vizibilitate asupra progresului și direcției reciproce.

Fiecare dintre aceste acțiuni este parte integrantă a muncii în echipă interfuncțională eficientă. Desigur, comunicarea, colaborarea și coordonarea nu sunt activități total distincte, dar încadrarea în acest fel a muncii tale va aduce claritate și vă va ajuta să înțelegeți și să vă îmbunătățiți procesele cu alte echipe.

Îmbunătățiți-vă jocul multifuncțional

Pentru a identifica ceea ce face și ce nu face echipa ta, fă o listă cu toate modurile în care lucrezi în prezent cu alte echipe și în care dintre cele trei C se încadrează fiecare activitate. Iată câteva exemple despre cum să distingem aceste activități:

• Comunicare: întâlniri, prezentări, e-mailuri și mesaje.
• Colaborare: crearea de conținut cu alte echipe sau lucrul împreună la proiecte de grup.
• Coordonare: procese în desfășurare între echipe, cum ar fi urmărirea erorilor prin intermediul unui depozit GitHub sau actualizarea unui panou Trello care urmărește progresul unui proiect.

Prin maparea acestor procese, veți putea vizualiza cât de mult lucrați cu alte echipe, cu ce echipe lucrați cel mai mult și tipurile de muncă pe care le faceți cu fiecare echipă.

„Prezentarea practicilor interfuncționale actuale vă permite să începeți să vă formați cele mai bune idei”

De asemenea, veți începe să găsiți conexiuni – și lacune – în modul în care lucrați cu alte echipe și veți găsi modalități de a vă îmbunătăți procesele.

Prezentarea practicilor interfuncționale actuale vă permite să începeți să vă formați cele mai bune idei. Pe măsură ce adunați idei, ar trebui să le includeți în comunicare, colaborare și coordonare pentru a vedea mai bine impactul lor.

Probabil că veți avea o mulțime de idei, așa că reduceți-vă lista, identificați-le pe cele mai bune și împărțiți-le în două secțiuni – impact mare și câștiguri rapide. Oricât de mult ai vrea să implementezi fiecare idee decentă, fii realist. Rugați fiecare membru al echipei să aleagă una sau două idei de mare impact și câștiguri rapide.

După desfășurarea unei sesiuni de idei, veți descoperi că există modalități clare și ușoare de a vă crește capacitățile interfuncționale – valoarea pe care o veți obține din rularea acestor sesiuni va fi de 10 ori mai mare decât timpul lor.

Echipa dvs. poate micșora sarcinile obișnuite de la săptămână la săptămână, poate capta o viziune holistică asupra echipei și poate crea noi moduri de lucru care ar putea beneficia întreaga organizație, atât imediat, cât și pe termen lung.

Dacă întâmpinați probleme la început, iată câteva idei interfuncționale de impact:

• Creați un document „Cum să lucrați cu echipa noastră” . Acest lucru va avea multiple beneficii – pe lângă faptul că va ajuta alte echipe să lucreze cu succes cu dvs. și să vă înțeleagă procesele, va deveni și o resursă valoroasă pentru noii angajați ai echipei dvs. ( comunicare ).
• Desfășurați sesiuni între echipe pe anumite subiecte . Permiteți-vă diferitelor echipe să desfășoare sesiuni de partajare a informațiilor, astfel încât acestea să poată colabora și se educa reciproc ( colaborare ).
• Creați un raport de echipă pentru alte echipe . Aceasta este o modalitate ușoară de a îmbunătăți vizibilitatea altor echipe asupra muncii tale ( coordonare ).
• Dacă echipa dvs. primește o mulțime de solicitări ad-hoc, formalizați procesul de solicitare . Acest lucru vă va permite să organizați și să prioritizați mai bine solicitările pe care le primiți de la alte echipe ( coordonare ).

După desfășurarea unei sesiuni de idei, veți descoperi că există modalități clare și ușoare de a vă crește dramatic capacitățile interfuncționale. Valoarea pe care o puteți obține din rularea sesiunilor va fi de 10 ori mai mare decât timpul necesar pentru a le rula. Echipa dvs. poate micșora sarcinile obișnuite de la săptămână la săptămână, poate captura o viziune holistică asupra echipei și poate crea noi moduri de lucru care ar putea beneficia întreaga organizație, atât imediat, cât și pe termen lung.

Provocați status quo-ul

Crearea de procese interfuncționale grozave este o cale cu două sensuri – pentru un impact continuu, eforturile tale trebuie să fie reciproce de către toate echipele cu care lucrezi. Desigur, poți controla doar ceea ce face echipa ta. Dar dacă începi prin a te uita la propria ta muncă și cauți noi moduri de a comunica, colabora și coordona, poți face mai ușor pentru alte echipe să lucreze cu tine și invers. De asemenea, vei crește impactul general al echipei în cadrul companiei în timp.

Păstrați un ochi critic asupra proceselor dvs. interfuncționale – nu faceți doar lucrurile pentru că așa se făceau înainte. Rupe modelele, încearcă lucruri noi și provoacă status quo-ul. S-ar putea să găsiți noi modalități de a face echipele să lucreze mai bine împreună. Dacă puteți stabili noi practici interfuncționale care funcționează, alte echipe vă vor urma exemplul.