Conformitate SMS – 10 sfaturi pentru a naviga în conformitate cu mesajele text

Cu o rată de deschidere de aproape 100%, mesageria text este un instrument de marketing puternic care oferă o modalitate discretă, dar directă și eficientă de a comunica mesajul dvs. clienților existenți și potențiali.
Pentru a putea beneficia pe deplin de această soluție, trebuie să evitați săriți fără să vă uitați, înțelegând legile și reglementările relevante menite să protejeze toți clienții.

În acest articol, veți găsi o explicație simplă a conformității cu SMS-urile, importanța acestuia și autoritățile care îl supraveghează.

Așadar, rămâneți pe fază și continuați să citiți.

Conformitatea mesajelor text explicată

Conformitatea cu SMS-urile reprezintă respectarea unui set de legi și reglementări pe care companiile trebuie să le respecte atunci când trimit mesaje text către consumatori. Aceste reguli urmăresc să protejeze clienții de mesajele nedorite și spam. Conceptul de conformitate acoperă, de asemenea, conținutul acceptabil, frecvența de trimitere a mesajelor și formatul acestora.

De ce este importantă conformitatea cu SMS-urile pentru companii?

Conformitatea cu mesajele text este esențială pentru companii, deoarece ajută la menținerea relațiilor și la creșterea încrederii clienților, evitând trimiterea de mesaje text nedorite și nesolicitate. În acest fel, organizațiile se pot asigura că trimit mesaje doar clienților care doresc să le primească și să le citească.

În plus, conformitatea cu mesajele text permite companiilor să evite complicațiile legale și procesele. O rețea complexă de legi și reglementări guvernează marketingul prin SMS. Nerespectarea acestor reglementări poate impune implicații legale asupra unei afaceri. Acesta din urmă, la rândul său, poate fi costisitor și dăunător reputației sale. Așadar, asigurarea conformității protejează companiile împotriva pierderilor financiare în amenzi și penalități și le conferă o imagine de marcă impecabilă.

Prezentare generală a principalelor legi și reglementări

Diferitele legi care guvernează mesajele text împărtășesc concepte fundamentale comune, cum ar fi necesitatea obținerii consimțământului în prealabil și oferirea unei opțiuni de renunțare. Cu toate acestea, există mici diferențe, iar recunoașterea acestora vă poate ajuta să vă adaptați abordarea de marketing prin SMS la diferite locații de pe glob.

• Legea privind protecția consumatorilor telefonici (TCPA)
• Actul CAN-SPAM
• Spam Act 2003 în Australia
• Reglementările privind confidențialitatea și comunicațiile electronice (PECR) în Marea Britanie
• Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) în Europa
• Asociația Industriei Telecomunicațiilor Celulare (CTIA)

10 sfaturi pentru a asigura conformitatea cu SMS-urile

Urmați sfaturile de mai jos pentru a evita implicațiile legale, financiare și de reputație.

1. Obțineți consimțământul corespunzător

Înainte de a trimite mesaje text promoționale, obțineți consimțământul scris explicit de la toate persoanele de contact care fac parte din procesul de înscriere , inclusiv cele importate manual pe platforma furnizorului de servicii SMS. Folosiți un limbaj clar și simplu pentru a explica consimțământul, astfel încât clienții să înțeleagă cu ce sunt de acord. Neobținerea consimțământului corespunzător încalcă TCPA și poate duce la consecințe juridice și financiare pentru afacere.

2. Trimiteți mesajul de confirmare corect

Indiferent de modul în care ați obținut numărul de telefon al unei persoane de contact, primul mesaj ar trebui să confirme acceptarea clientului pentru a primi mesaje text. Includeți informații importante, cum ar fi:

• Identitatea afacerii tale
• Frecvența mesajelor pe care intenționați să le trimiteți
• Rețineți că se pot aplica tarife pentru mesaje și date
• Instrucțiuni clare despre cum să renunțați la primirea mesajelor viitoare

Scopul este de a arăta că respectați reglementările privind SMS-urile, de a preveni potențialele neînțelegeri sau plângeri și de a construi încrederea cu destinatarul.

3. Furnizați mecanisme de renunțare

Toate mesajele de marketing prin SMS ar trebui să includă un mecanism de renunțare ușor de localizat și urmărit, care să permită clienților să se dezaboneze instantaneu. Acesta ar putea fi un simplu răspuns cu cuvântul „STOP”, „QUIT” sau „OPT OUT”, așa cum se arată în exemplul de mai jos.

Trimițând mesajul „STOP”, abonații se pot dezabona de pe listele dvs. oricând. O altă opțiune pentru a activa renunțarea simplă este să vă asigurați că fiecare text de marketing pe care îl trimiteți conține un link către o pagină de destinație cu un formular de renunțare.

4. Aveți grijă când importați contacte

Înainte de a importa orice listă de abonați, asigurați-vă că fiecare persoană de pe listă și-a furnizat în mod voluntar numărul de telefon și consimțământul expres pentru a primi mesaje. Cerința de a obține consimțământul scris expres din partea persoanelor de contact nu se limitează la contacte noi, ci se aplică tuturor persoanelor de contact, inclusiv celor importate într-o listă de abonați.

Acest lucru este important pentru menținerea conformității cu SMS-urile și pentru evitarea încălcărilor neașteptate, care pot avea consecințe juridice și financiare pentru afacerea dvs. Efectuarea diligenței necesare în obținerea consimțământului adecvat de la fiecare contact de pe listă este un pas esențial în conformitatea cu mesajele text și poate ajuta companiile să-și construiască încrederea cu publicul lor.

5. Urmați instrucțiunile privind conținutul mesajului

CTIA a stabilit un set de reguli de conținut numit SHAFT, care înseamnă sex, ură, alcool, arme de foc și tutun. Evitați să includeți conținut legat de aceste subiecte în mesajele dvs. SMS, deoarece poate fi considerat o încălcare a regulilor de conformitate cu SMS-urile. Acest lucru poate duce în continuare la consecințe juridice și financiare pentru afacerea dvs. CTIA ia în serios încălcările SHAFT și poate impune o interdicție imediată asupra afacerii pentru trimiterea unor astfel de mesaje.

Cu toate acestea, există câteva excepții de la această regulă. De exemplu, dacă conduceți un bar, ar trebui să existe o oarecare posibilitate de a trimite mesaje promoționale despre ofertele happy hour. În astfel de cazuri, trebuie să utilizați un număr de telefon gratuit verificat special furnizat sau înregistrat. În plus, trebuie să setați o poartă de vârstă care împiedică persoanele sub 21 de ani să se înscrie pentru mesaje. O altă regulă de bază bună este să evitați cuvintele spam prin SMS din textele dvs.

6. Păstrați înregistrări exacte

Companiile ar trebui să păstreze înregistrări exacte ale consimțământului clienților și solicitărilor de renunțare și alte date relevante, cum ar fi conținutul mesajului, timpul de trimitere și starea livrării. Acest lucru poate ajuta companiile să demonstreze conformitatea și să răspundă la orice reclamații sau întrebări.

7. Protejați-vă cu termeni și condiții clare

În calitate de proprietar de afaceri, protejarea dvs. și a clienților dvs. este o prioritate. Pentru a face acest lucru, asigurați-vă că abonații dvs. înțeleg și sunt de acord cu termenii și condițiile dvs. Prin urmare, asigurați-vă că termenii și condițiile dvs. sunt ușor de găsit pe site-ul dvs. web și sunt scrise într-un limbaj simplu. În plus, luați în considerare urmărirea derulării, astfel încât clienții să fie nevoiți să citească întregul document înainte de a accepta termenii acestuia. De asemenea, notificați imediat clienții dumneavoastră dacă se schimbă vreo condiție.
În cele din urmă, impuneți acceptarea cu o casetă de selectare pe care să faceți clic înainte de a continua. Făcând acești pași simpli, vă puteți proteja afacerea și clienții de orice potențiale dispute legale care ar putea apărea în viitor.

8. Asigurați confidențialitatea și securitatea datelor

Asigurarea securității și confidențialității datelor clienților este prioritatea dvs. principală, deoarece este un pas vital pentru a evita problemele de conformitate. Aceasta include utilizarea platformelor securizate și criptate pentru a transmite mesaje, protejarea datelor clienților împotriva accesului neautorizat și menținerea la zi a protocoalelor și practicilor de securitate.

9. Antrenează-ți personalul

Echipele care au primit o instruire mai bună cu privire la cerințele legale pentru marketing prin SMS fac mult mai puține greșeli și pot salva afacerile de complicațiile grave aduse de neconformitate. Domeniile majore pentru educarea personalului includ obținerea consimțământului, trimiterea de mesaje de confirmare și gestionarea solicitărilor de renunțare. De asemenea, angajații ar trebui să fie instruiți cu privire la modul de a proteja datele clienților și de a menține înregistrări exacte.

10. Monitorizați și revizuiți conformitatea

În cele din urmă, monitorizați și verificați în mod regulat conformitatea dvs. cu legile de marketing prin SMS. Aceasta poate include audituri periodice ale înregistrărilor și proceselor și monitorizarea continuă a conținutului mesajului și a stării de livrare. Examinarea regulată poate ajuta la identificarea și rezolvarea problemelor de conformitate înainte ca acestea să devină probleme.

Concluzie: Rămâneți în conformitate cu SMS-urile pentru a vă economisi bani, timp și reputație

Consecințele nerespectării pot fi grave, inclusiv procese, amenzi și daune reputației. Pentru a se asigura că respectă legile și reglementările relevante, companiile trebuie să obțină consimțământul adecvat, să ofere mecanisme de renunțare, să fie precaute atunci când importă contacte, să urmeze instrucțiunile de conținut, să păstreze înregistrări exacte, să protejeze confidențialitatea și securitatea datelor și să ofere termeni și condiții clare.

Amintiți-vă, respectarea confidențialității oamenilor este esențială pentru construirea încrederii și a relațiilor pe termen lung cu clienții. Fiind transparent cu privire la modul în care le folosiți datele și respectând reglementările de marketing prin SMS, le veți arăta clienților că prețuiți confidențialitatea lor și că vă angajați să le oferiți o experiență grozavă.