Cum să construiți o stivă de tehnologie juridică care să ofere companiei dvs. un avantaj competitiv

Folosiți acest ghid pentru a vă ajuta să restrângeți căutarea de software juridic și să vă concentrați asupra funcțiilor de care firma dvs. are cel mai mult nevoie.

Tehnologia în profesia de avocat poate ajuta firma dvs. să devină o versiune mai productivă, eficientă și mai precisă a acesteia.

Pentru a valorifica potențialul oferit de tehnologia legală, va trebui să știți de ce combinație de instrumente digitale are nevoie firma dumneavoastră pentru a construi o stivă de tehnologie legală care să vă catapulteze înaintea concurenților și să vă mențină firma să funcționeze ca o mașină bine unsă.

Potrivit Asociației Baroului American, 52% dintre firmele de avocatură în 2020 au avut acces la software de management al practicii, iar acest număr a crescut cu 1% pentru firmele mai mici cu doi până la nouă avocați. Dar software-ul de management al practicii este doar un tip de software care s-ar putea încadra în stiva de tehnologie juridică a firmei dumneavoastră.

Lumea tehnologiei juridice este una vastă, așa că de unde știi de unde să începi? Dacă te străduiești să găsești platforme de tehnologie juridică pentru firma ta, nu ești singur: 30% dintre departamentele juridice raportează că selecția și adoptarea tehnologiei juridice rămâne cea mai mare slăbiciune a lor în timpul pandemiei în curs, conform Statelor 2020 de la Gartner. Benchmarking al funcției juridice (cercetare completă disponibilă clienților).

Pentru a începe să vă construiți stiva de tehnologie legală, va trebui să evaluați dimensiunea firmei dvs., procesele actuale și orice tendințe viitoare, pe măsură ce pandemia pare să scadă, ceea ce ar putea influența instrumentele digitale pe care le alegeți, cum ar fi deplasarea completă la distanță.

Aici, vom vorbi despre componentele unei stive de tehnologie legală, astfel încât să știți cum să încorporați tehnologie care să răspundă tuturor nevoilor cabinetului dumneavoastră de avocatură.

Evaluați procesele curente ale firmei dvs. de avocatură

Nu puteți construi o stivă eficientă de tehnologie legală fără să înțelegeți mai întâi de ce au nevoie echipele dvs.

O modalitate de a identifica blocajele ar fi să vedem unde procesul în cauză începe să încetinească. De exemplu, atunci când membrii echipei își planifică procesul, există un pas care necesită un grup de note lipicioase? Dacă da, acest lucru ar putea semnala o oportunitate pentru un flux de lucru automatizat sau mai eficient.

3 componente de bază ale unei stive puternice de tehnologie legală

Când începeți să cumpărați tehnologie legală, este posibil să fiți copleșit: există o mulțime de platforme și tipuri de software.

Cu toate acestea, pentru a construi o stivă cuprinzătoare de tehnologie juridică, nu trebuie să investiți în fiecare tip de tehnologie existent pentru sectorul juridic - trebuie doar să vă asigurați că bazele dvs. principale sunt acoperite.

Stack-ul dvs. de tehnologie juridică ar trebui să acopere trei domenii legale de bază: managementul cazurilor, managementul practicii și managementul clienților.

1. Managementul cazurilor

Cazurile sunt fața firmei dvs.: firma dvs. de avocatură depinde de capacitatea echipei dvs. de a gestiona (și de a câștiga) cazuri, iar software-ul vă poate ajuta. Tehnologia de gestionare a cazurilor vine sub diferite forme, inclusiv instrumente care servesc drept cap, care răspund multor nevoi simultan, sau poate aveți nevoie de o soluție mai concentrată dacă doriți să completați golurile lăsate în urmă de software-ul actual.

Ce este software-ul de gestionare a cazurilor juridice?

Software-ul de gestionare a cazurilor juridice îi ajută pe avocați, parajuriști și profesioniști în drept să gestioneze fluxurile de lucru ale cazurilor, notele de caz și operațiunile zilnice, cum ar fi facturarea și facturarea, gestionarea calendarului și urmărirea cheltuielilor. Aceste instrumente oferă adesea funcții multiple pentru a eficientiza procesele și comunicarea dintre firmele de avocatură și clienții acestora.

Beneficiile software-ului de gestionare a cazurilor juridice

• Calendare bine organizate, fără erori de programare
• Securitatea datelor
• Facturare automată
• Managementul documentelor
• Portalul clientului

Când să investești în software de gestionare a cazurilor juridice

Firmele de avocatură care au nevoie de un instrument de captură pentru a îndeplini mai multe funcții diferite legate de gestionarea cazurilor și sarcinile administrative asociate ar trebui să ia în considerare investiția în software de gestionare a cazurilor juridice.

Dacă sunteți nou în software-ul de gestionare a cazurilor și căutați ceva mai prietenos cu bugetul, luați în considerare opțiunile de software de gestionare a cazurilor juridice gratuite și open source.

Consultați ghidul cumpărătorilor de software de gestionare a cazurilor juridice pentru mai multe îndrumări.

Gestionați sarcinile, actualizările și e-mailurile asociate cazurilor pe FileVine ( Sursă )

Ce este software-ul de cercetare juridică?

Software-ul de cercetare juridică îi ajută pe avocați, parajuriști și alți profesioniști în drept să colecteze hotărâri judecătorești, legislație, reglementări și detalii despre caz. De asemenea, ajută profesioniștii din domeniul juridic să își exercite raționamentul, să reprezinte clienții și să ofere consiliere juridică.

Beneficiile software-ului de cercetare juridică

• Accesați rapid cunoștințe legislative detaliate
• Organizați cazurile electronic
• Agregați date din mai multe surse
• Creați grafice și diagrame pentru a vizualiza datele
• Urmăriți timpul de cercetare petrecut pe sarcini pentru facturare ușoară

Când să investești în software de cercetare juridică

Software-ul de cercetare juridică vă poate ajuta să gestionați cercetările asociate cazurilor. Folosind aceste instrumente, echipa dvs. poate accesa mai rapid deciziile judecătorești și legislația. Investiți în acest software atunci când doriți să economisiți timp avocaților și parajuriștilor atunci când cercetați cazurile trecute care ar putea da precedent cazurilor lor actuale.

Consultați ghidul nostru de cercetare juridică pentru cumpărători pentru mai multe informații.

Căutați legislație după cuvânt cheie sau încărcând un fișier .pdf, .doc sau .txt în CARA Casetext ( Sursa )

2. Managementul practicii

Managementul practicii se referă la elementele care mențin practica să funcționeze eficient. Acestea pot fi sarcini administrative din culise sau care se confruntă cu clientul. Ca și în cazul managementului de caz, există platforme care servesc mai multe scopuri și altele care sunt mai concentrate pe un aspect singular al managementului practicii.

Ce este software-ul de management al cabinetului de avocatură?

Software-ul de management al cabinetului de avocatură ajută profesioniștii din domeniul juridic să gestioneze cazurile, fluxurile de lucru din front și back-office, preluarea clienților și alte operațiuni juridice, cum ar fi managementul documentelor, managementul sarcinilor și calendarul legal. De asemenea, aceste platforme pot stoca informații în siguranță printr-un cloud privat.

Beneficiile software-ului de management al cabinetului de avocatură

• Înregistrați toate informațiile legate de caz într-un singur loc
• Coordonează între avocați și parajuriști
• Facturare și facturare
• Managementul problemelor juridice
• Management de caz

Când să investești în software de management al cabinetului de avocatură

Există suprapuneri între software-ul de management al cabinetului de avocatură și software-ul de gestionare a cazurilor juridice. Dacă ai unul, s-ar putea să nu ai nevoie de celălalt. Dacă aveți deja software de gestionare a cazurilor, faceți un inventar a ceea ce face sistemul dvs. actual și găsiți soluții mai concentrate pentru a completa golurile.

Consultați ghidul cumpărătorilor de software de management al cabinetului de avocatură pentru mai multe informații.

Vizualizare mobilă a funcției de calendar legal a Clio ( Sursa )

Ce este software-ul de facturare legală?

Software-ul de facturare legală permite practicilor juridice să gestioneze și să trimită facturi electronice către clienți și să urmărească orele facturabile ale avocaților.

Beneficiile software-ului de facturare legală

• Reduce costurile de facturare prin digitalizarea procesului
• Urmărirea timpului
• Ține evidența angajamentelor și activităților clienților

Când să investești în software de facturare legală

Platformele all-in-one, cum ar fi instrumentele software de gestionare a cazurilor juridice și de gestionare a cabinetelor de avocatură, de obicei, sunt deja dotate cu capabilități legale de facturare. Cu toate acestea, dacă aveți o firmă mai mică care poate să nu aibă nevoie sau să aibă buget pentru software-ul de management al cabinetului de avocatură, ați putea opta pentru un software de facturare juridică mai specific.

Consultați ghidul nostru legal pentru cumpărători pentru mai multe informații.

Introduceți intrări pentru orele facturabile în TimeSolv Legal Billing ( Sursă )

Ce este software-ul de gestionare a documentelor legale?

Software-ul de gestionare a documentelor juridice vă permite să organizați, să stocați și să accesați documentele juridice digital. Aceste platforme oferă funcții de scanare, imagine și îmbinare pentru a facilita căutarea, găsirea și partajarea documentelor. De asemenea, permite firmelor și companiilor să stabilească controlul accesului pentru a preveni accesul neautorizat la materiale confidențiale.

Beneficiile software-ului de gestionare a documentelor legale

• Protejați datele critice și sensibile de accesul neautorizat
• Petreceți mai puțin timp urmărind fișierele
• Partajarea securizată a fișierelor
• Acces de la distanță
• Utilizați recunoașterea optică a caracterelor (OCR) pentru a digitiza documente scrise de mână

Când să investești în software de gestionare a documentelor legale

Dacă nu aveți în prezent o platformă care să ofere management de documente, investiți într-una pentru a umple acel gol. Securitatea datelor este mai importantă ca niciodată – o încălcare a datelor vă poate afecta reputația ca firmă. Platformele legale de gestionare a documentelor oferă partajarea și stocarea în siguranță a fișierelor, chiar și în rândul angajaților la distanță.

Utilizați ghidul nostru pentru cumpărători de software de gestionare a documentelor legale pentru a vă informa căutarea.

Găsiți contracte, precum și organizați informații și rapoarte în ContractSafe ( Sursa )

3. Managementul clienților

Firmele de avocatură sunt acolo pentru a-și servi clienții și, dacă ceva nu merge bine, firma dumneavoastră riscă să-și întindă reputația. Vrei să te asiguri că firma ta de avocatură își gestionează bine practica, facturează clienții la timp și cu acuratețe și păstrează informațiile clientului tău în siguranță.

Care sunt unele capacități de gestionare a clienților în software-ul juridic?

Nu există o soluție de management al clienților special pentru cei din industria juridică. În schimb, este de obicei inclus în software-ul de gestionare a cazurilor juridice sau în software-ul de gestionare a cabinetului de avocatură. Când căutați o soluție, veți dori să vă asigurați că opțiunile dvs. au funcționalitățile de gestionare a clienților de care firma dvs. are nevoie.

Managementul clienților se referă la atragerea clienților și la comunicările client-firmă.

Beneficiile capabilităților de gestionare a clienților ale software-ului juridic

• Portaluri pentru clienți care oferă un portal de autoservire pentru clienții să-și acceseze datele și să interacționeze cu firma dvs
• Facturare exactă
• Comunicații securizate și partajarea fișierelor

Când să investești în software cu capabilități de gestionare a clienților

Dacă soluția dvs. actuală nu are în prezent capabilități de gestionare a clienților, poate fi necesar să găsiți o soluție axată pe managementul clienților pentru a umple golul. Majoritatea soluțiilor software legale vin deja cu diferite grade de funcționalitate de gestionare a clienților. Când cumpărați software, țineți cont de ce caracteristici de gestionare a clienților doriți să vă ofere soluția.

Trimiteți mesaje text în timp real cu clienții în Law Ruler Software ( Sursă )

Cum funcționează aceste instrumente între ele?

Instrumentele din stiva dvs. de tehnologie legală ar trebui să se integreze între ele prin integrări încorporate sau platforme terțe. Tehnologia din industria juridică tinde să fie „tot-în-unul”, ceea ce înseamnă că o singură soluție poate satisface mai multe nevoi de afaceri, cum ar fi managementul cazurilor, managementul clienților, managementul documentelor, calendarul și facturarea.

Deși soluțiile software legale servesc mai multor scopuri, este posibil să nu ofere toate aceleași funcții: Aflați ce are nevoie firma dvs. din stiva sa de tehnologie.

Considerații finale atunci când explorați tehnologia în profesia de avocat

Acum că știi pe ce domenii să te concentrezi, următoarea ta sarcină este să faci un inventar al nevoilor firmei tale și să începi să cercetezi opțiuni. Iată câteva întrebări suplimentare de luat în considerare înainte de a investi în tehnologie juridică.

• Cum va interacționa noua tehnologie cu tehnologia pe care o folosim deja? Poate că utilizați deja o platformă de contabilitate sau de management al relațiilor cu clienții (CRM) și doriți să o utilizați în continuare. Înainte de a investi într-o nouă platformă, află cum se poate integra cu instrumentele pe care le folosești deja.
• Cum păstrează platforma informațiile în siguranță? Ultimul lucru pe care îl doriți este o încălcare a datelor la firma dvs. Asigurați-vă că toate datele clienților, documentele și informațiile sensibile sunt securizate în toate platformele pe care le utilizați și le adoptați. Înțelegeți cum sistemul păstrează informațiile în siguranță și asigurați-vă că instruiți în mod regulat angajații cu privire la cele mai bune practici de securitate a datelor.
• Ce folosesc alți profesioniști din domeniul juridic? Nu uitați să utilizați recenzii în timpul căutării software-ului. Aflați ce folosesc alți profesioniști din domeniul juridic, provocările pe care le-au întâmpinat și ce soluții se potrivesc cel mai bine nevoilor lor și de ce. Când faceți acest lucru, asigurați-vă că vă concentrați pe recenzii de la firme care sunt similare cu ale dvs. în ceea ce privește dimensiunea pentru cele mai bune rezultate.

Notă: Aplicațiile software la care se face referire în acest articol nu sunt menite ca aprobări sau recomandări.