Dezvoltați un plan de performanță a echipei în patru pași simpli (șabloane incluse)

Nu este neobișnuit ca companiile să se confrunte cu probleme de productivitate care afectează producția generală. De cele mai multe ori, aceste probleme pot proveni din performanța slabă a echipei sau din lipsa unei îndrumări adecvate. Iar planurile de îmbunătățire a performanței echipei sunt o modalitate fiabilă de a aborda și de a rezolva toate problemele cu care se confruntă echipele.

Următoarele sunt câteva linii directoare despre cum să formați un plan de performanță solid pe care orice echipă poate să-l urmeze, indiferent de industria în care lucrați. De asemenea, vom împărtăși resurse utile și șabloane suplimentare și materiale de lectură.

Pasul 1: Aflați despre planurile de performanță

Planurile de performanță (sau planurile de îmbunătățire a performanței) sunt documente create cu scopul de a îmbunătăți munca unui individ, a unei echipe sau a unei companii. Ele sunt construite și așezate de către liderii de echipă/supraveghetori/manageri și adesea predate HR pentru evaluare.

Ca mijloc de îmbunătățire a fluxului de lucru, planurile de performanță sunt un instrument pentru a ajuta indivizii și echipele să depășească problemele recurente. Ele conturează obiectivele care trebuie atinse, pentru ca persoana (sau o echipă) să rezolve anumite probleme sau pentru ca un muncitor mediu să fie viabil pentru o mărire de salariu.

Ce este un plan de performanță al echipei?

Când vine vorba de planuri de performanță pentru indivizi, scopul este destul de simplu – un angajat are loc de îmbunătățire și de ramificare a abilităților sale. Împreună cu ei, managerul lor poate stabili un plan privind domeniile în care pot lucra, direcția pe care să o ia și nivelurile de performanță necesare.

Dar când vine vorba de echipe, planurile de performanță se bazează pe obiective colective și niveluri de performanță pe care ar trebui să le atingă împreună. Acest lucru este mai util atunci când sunteți interesat să măsurați nivelul de producție al unui departament în ansamblu și mai puțin în impactul fiecărui angajat în parte.

De ce este necesar un plan de performanță al echipei?

Un plan de performanță în echipă poate face minuni la nivel individual și la nivel de companie.

Vă ajută să identificați zonele cu probleme specifice din cadrul grupului, nivelul dorit de îmbunătățire și stabilește linii directoare care fac echipa să atingă obiectivele mai ușor. Este un program pas cu pas care permite indivizilor să-și atingă întregul potențial în timp ce lucrează la obiectivele echipei. Și, ca rezultat, productivitatea îmbunătățită a echipei generează rezultate mai bune pentru proiectele companiei.

Când să folosiți un plan de performanță al echipei?

Există mai multe motive pentru care ați avea nevoie sau doriți să scrieți un plan de performanță al echipei. Motivele de mai jos pot fi considerate un teren viabil pentru un plan de îmbunătățire a performanței dacă afectează rezultatul întregii echipe și amenință să pună în pericol proiectul de mai multe ori.

• Echipa întâmpină dificultăți în respectarea termenelor limită;
• Membrii echipei întâmpină probleme în a-și transmite informații între ei, blocând fluxul de lucru;
• Există o lipsă de organizare internă;
• Membrii echipei par a fi disfuncționali și lipsiți de comunicare profesională.
• Echipa pare pierdută și nesigură de modul în care rezultatele lor afectează obiectivele generale ale companiei.

Desigur, pot exista și alte moduri prin care echipele arată performanțe mai slabe. Important este să le recunoaștem și impactul lor în marea schemă a lucrurilor. Și cu un sistem adecvat de management al forței de muncă pus în aplicare, puteți ajunge la problema sursă mult mai repede.

Pasul 2: Utilizați trei factori cheie pentru a construi un plan de succes

Factorul #1: Stabilirea condițiilor potrivite

Înainte de a începe, este important să verificați condițiile în care lucrează angajații. Acest lucru este pentru a evita presupunerile că o echipă arată performanțe mai slabe din cauza greșelilor sale, atunci când de fapt factori externi îi afectează. Așa că, în primul rând, asigură-te că totul este în regulă.

De exemplu:

• Echipa ta are probleme în a îndeplini termenele limită de mai multe ori? Încercați să aflați dacă poate ați făcut eforturi pentru a satisface cerințele nerealiste ale clienților. Și, ca urmare, angajaților pur și simplu le este greu să țină pasul. Nu este o problemă în cadrul echipei, ci un factor extern la care trebuie să se adapteze.
• Echipa pare slabă sau nemotivată? Asigurați-vă că obiectivele companiei sunt stabilite în mod clar și că sunt conștienți de ceea ce se așteaptă de la ei înainte de a vă gândi să le evaluați performanța.

După cum se spune: începe cu propria ta curte. Asigurați-vă că ați făcut tot ce ați putut pentru a oferi echipei toate resursele și condițiile de care au nevoie, înainte de a trece mai departe. Iată câteva dintre modalitățile prin care poți ajuta echipa din partea ta:

• 8 moduri de a crește productivitatea angajaților
• Cum să urmăriți productivitatea echipei
• Cum să fii și să rămâi motivat

Factorul #2: Elementele care compun un plan de performanță

Pe măsură ce faceți un plan de performanță, trebuie să vă asigurați că acesta acoperă mai multe aspecte. Fără ele, nu numai că va fi mai dificil să o scrieți, dar nici nu veți obține date exacte când vor veni rezultatele.

Planurile de performanță ale echipei pot include (dar nu se limitează la) unele dintre următoarele aspecte:

Viziunea echipei

Aceasta este secțiunea în care schițați viziunea, obiectivele și misiunea echipei, pe baza celor ale companiei. Definiți ce trebuie să se îmbunătățească echipa și cum se va reflecta asupra companiei în ansamblu.

Scopuri si obiective definite

Odată ce viziunea este clarificată, doriți să treceți la scopuri și obiective.

Obiectivele sunt rezultatul spre care lucrați.

Obiectivele sunt acțiuni specifice pe care intenționați să le întreprindeți pentru a atinge acele obiective.

Gândiți-vă la asta ca la o piramidă: viziunea este în vârf, în timp ce obiectivele sunt situate dedesubt, reprezentate în declarații mai mici, dar totuși generalizate. În timp ce obiectivele sunt în partea de jos, ca pași minusculi specifici care sunt tangibile și măsurabili.

De exemplu: scopul tău este să îmbunătățești transparența în cadrul echipei.

• Scopul ar fi să trimitem rapoarte la sfârșitul fiecărei zile.
• Obiectivele ar fi:
  • Urmăriți timpul pentru fiecare sarcină;
  • Formulați un raport până la ora 16:00;
  • Trimiteți raportul până la ora 17:00.

Când lucrați la stabilirea scopurilor și obiectivelor, lucrați îndeaproape cu întreaga echipă. Ei cunosc dezavantajele muncii lor și sunt cei care vă pot oferi cele mai bune estimări: cât timp trebuie finalizată o sarcină, ce fel de formulare a sarcinii li se potrivește cel mai bine, cum comunică în fiecare zi etc. .

Cu ajutorul lor, puteți crea un plan de performanță detaliat și precis, care va produce cele mai bune rezultate.

Indicatori cheie de performanță (KPI) definiți

Cu obiectivele notate, puteți începe să definiți KPI-urile. Un KPI este o valoare măsurabilă care vă permite să știți cât de cu succes a fost atins obiectivul. Și datorită acesteia, puteți monitoriza și modifica obiectivele echipei după cum este necesar.

De exemplu:

Pentru a vedea dacă puteți îmbunătăți transparența echipei, decideți să le încredințați să trimită rapoarte de lucru până la ora 17:00. Cu toate acestea, începi să observi că rapoartele tuturor nu ajung la timp. Unii angajați stau ore suplimentare și nu își termină sarcinile pentru ziua până la ora 17:00, în timp ce alții uită să-și urmărească sarcinile pe parcursul zilei. În lumina acestei noi dezvoltări, ținta KPI se schimbă de la:

KPI 1: Trimiteți rapoarte de lucru până la ora 17:00.

La:

KPI 1: Trimiteți rapoarte de lucru privind sarcinile finalizate până la ora 17:00 și adăugați o notă despre sarcinile în desfășurare.

Pentru a urmări toate KPI-urile și obiectivele dvs., cel mai bine este să le prezentați pe un fel de tablou de bord. Există diferite instrumente pentru a le crea, dar dacă nu este o cheltuială pe care ți-o poți permite în acest moment, poți opta pentru un grafic sau o diagramă. Rețineți doar că tabloul de bord ar trebui să arate datele în mod clar și cu grafică minimă pentru a fi perfect lizibilă.

Perioada de timp pentru atingerea obiectivelor

Fiecare plan de performanță are nevoie de un interval de timp stabilit. Poate fi o lună, trei până la șase luni sau chiar un an.

Chiar și în această etapă, puteți cere echipei dvs. să vă ajute să vă formați un interval de timp pentru anumite aspecte ale planului. La urma urmei, ei știu cel mai bine cât durează anumite sarcini și procese. De exemplu, câte bilete poate face AQ într-o oră sau cât de multă cercetare și informare face echipa de marketing pentru a găsi site-uri web de încredere.

Odată cu contribuția lor, devine mai ușor să se formeze cronologii mai precise și fiabile până la obiectivele zilnice.

Așteptările și observațiile managerului

Un alt aspect important care ar trebui să fie în planul de performanță – propriile așteptări. Puteți nota previziunile pe baza informațiilor pe care le aveți până acum. Astfel, puteți compara așteptările și rezultatele finale după un timp, pentru a vedea dacă echipa progresează sau dacă mai este loc de îmbunătățire.

În plus, este întotdeauna o idee bună să completați planul de performanță cu observații pe măsură ce mergeți. Identificarea oricăror detalii care stimulează sau împiedică performanța echipei va fi o resursă neprețuită pentru analiza finală. Poate că au decis să lucreze ore suplimentare pentru a respecta un termen limită sau au avut o întâlnire improvizată în care au făcut brainstorming o soluție care să îi accelereze, de exemplu.

Și nu se poate sublinia suficient cât de motivant este pentru întreaga echipă să le anunțe că le-ai urmărit îndeaproape progresul. Vom discuta mai multe despre asta în secțiunea de management al planului de performanță.

Factorul #3: Consultarea resurselor umane

Merită menționat că departamentul de resurse umane ar trebui să știe că lucrezi la planul de performanță încă de la început. Ei pot oferi mai multe informații dacă este cel mai bun curs de acțiune sau dacă o metodă diferită s-ar potrivi mai bine echipei.

Și după ce creezi o schiță a planului de performanță al echipei și ești mulțumit de el, nu uita să consulți din nou resursele umane. Ei ar trebui să dea documentului o scurtă descriere pentru a se asigura că totul este în ordine – că nu există obiective nerealiste sau o supraabundență de obiective etc.

La urma urmei, îmbunătățirea performanței nu ar trebui să vină în detrimentul bunăstării angajatului.

Pasul 3: Scrieți planul de performanță în 6 puncte simple

Acum că am analizat toate aspectele pe care le puteți include în planul dvs. de performanță, produsul final ar trebui să arate cam așa:

1. Informați HR și conducerea superioară că doriți să faceți un plan de performanță al echipei și să discutați necesitatea acestuia și motivele acestuia
2. Discutați cu echipa despre problemele cu care se confruntă și despre viziunea de îmbunătățire
3. Stabiliți scopuri și obiective pe baza viziunii de îmbunătățire
4. Definiți și conveniți asupra KPI-urilor
5. Acordați asupra modalităților de a monitoriza, revizui și oferi feedback
6. Rugați HR să evalueze planul de performanță înainte de a-l finaliza

Ca document, planul de performanță poate fi scris în multe moduri diferite. Nu există o singură cale care să fie „corectă”, iar o simplă căutare pe Google o va verifica. Acestea fiind spuse, formularul de mai jos este un exemplu de plan de performanță.

Descărcați șablonul planului de performanță în .PDF

Descărcați șablonul de plan de performanță în .DOCX

Pasul 4: Gestionați și monitorizați performanța echipei

În timpul implementării unui plan de performanță, monitorizarea echipei se reduce la urmărirea progresului planului, efectuarea de schimbări în timp util și menținerea contactului cu aceștia. Cu toate acestea, pentru a le gestiona corect, va trebui să acoperiți mai mult teren.

1. Fii transparent

Planurile de îmbunătățire a performanței sunt oarecum notorii, deoarece oficializează lipsa performanței unui individ (sau, în cazul nostru, a unei echipe). Mulți angajați o vor vedea ca pe o „ultimă șansă” înainte de a fi concediați și le provoacă mult stres. Drept urmare, ei nu pot vedea planul de performanță pentru ceea ce este el cu adevărat: o modalitate de a crește performanța și de a menține angajații buni în companie.

Rămâne la latitudinea managerilor să clarifice acest mesaj: capul nimănui nu este pe blocul de tăiere, iar planul de performanță este acolo pentru a vă ajuta să lucrați împreună la atingerea unor obiective specifice.

2. Fii oportun cu feedback-ul și recenziile

Stabiliți clar ore și metode când veți oferi feedback și actualizări echipei. Asigurați-vă că respectați programul definit în planul de performanță. În timp ce înregistrările săptămânale și lunare par să fie regulate, nu este nimic greșit să le faci bi-săptămânal sau chiar zilnic în unele cazuri.

Veți avea o senzație pentru fluxul de lucru și tempo-ul echipei pe măsură ce trece timpul. Acest lucru vă va ajuta să evaluați cât de des au nevoie să le verificați. Ca bonus, atunci când echipa vă vede că luați în serios planul de performanță, va susține ideea că ambele părți lucrează împreună pentru un obiectiv comun.

3. Oferiți resurse

După cum sa menționat deja în șablonul planului de performanță, puteți ajuta la progresul echipei oferindu-le o mulțime de resurse. Mai ales dacă unii angajați au nevoie de coaching suplimentar pentru a-i ajunge din urmă pe ceilalți.

Există mai multe modalități de a oferi resurse și oportunități de învățare:

• Cursuri online
• Seminarii în cadrul companiei (de la colegii lor)
• Arhivă de literatură adecvată (puteți folosi instrumente precum G-Drive sau Dropbox) care este online și poate fi partajată tuturor
• Colaborare cu alți membri ai echipei, cu experiență

4. Comunicați clar

Înainte de a începe cu implementarea planului de performanță

Asigurați-vă că echipa știe că planul de îmbunătățire a performanței este acolo pentru a oferi îndrumări. Cea mai mare teamă pe care o au angajații este că locurile lor de muncă sunt în pericol, dacă nu se depășesc unul pe celălalt.

Acest lucru poate pune în pericol munca în echipă în general sau poate crește tensiunile.

În timpul implementării planului de performanță

Pe măsură ce urmăriți progresul planului de performanță, cea mai importantă comunicare va fi feedback-ul pe care îl oferiți. Pentru a vă asigura că comentariile dvs. referitoare la munca echipei sunt bine înțelese, țineți cont de următoarele lucruri:

1. Oferiți feedback la timp

Echipa are nevoie de acest tip de stabilitate pe măsură ce parcurge planul de performanță. Întâlnirile în timp util, fie prin chat video, un apel sau în persoană, contribuie foarte mult pentru încrederea echipei. Încercați să nu faceți comentarii care sunt în afara timpului dvs. obișnuit de feedback - așteptați până la următoarea întâlnire. În astfel de cazuri, predictibilitatea este bună.

2. Faceți feedback-ul regulat

S-a dovedit în repetate rânduri că feedback-ul regulat crește productivitatea angajaților. Programarea lor prea puține și la distanță între ele oferă oamenilor mai puține șanse de a remedia anumite greșeli la timp.

Scrieți în programul dvs. anumite momente când veți raporta echipei și încercați să vă respectați cât mai bine posibil. În plus, nu trebuie să fie întotdeauna o întâlnire. Puteți trimite rapoarte scrise, puteți avea conversații pe chat sau scurte apeluri video. Discutați cu echipa și aflați ce tip de format li se potrivește cel mai bine. Unii se descurcă mai bine atunci când feedbackul nu este în persoană, în timp ce alții probabil vor prospera în urma unei discuții.

3. Fii dur, dar corect

Când aveți vești proaste de oferit sau ați observat că echipa a făcut o greșeală mai mare, abțineți-vă să deschideți cu judecată sau să discutați imediat despre greșeală. Întrebați echipa despre perspectiva lor asupra situației, deoarece vă poate ajuta să obțineți informații noi.

Și după ce discutați problema în cauză, oferiți pași clari și acționați cu privire la cum să o rezolvați. Sau, mai bine, discutați cu angajații și găsiți împreună o soluție. Pe scurt, echipa trebuie să cunoască gravitatea greșelilor și eșecurilor lor, dar trebuie să fie și conștienți că nu ești acolo pentru a le îngropa mai adânc. Ești acolo pentru a-i ajuta să învețe din greșelile lor.

4. Fii specific

Încercați să nu mergeți pe tangente. Întâlnirile lungi sau paginile de rapoarte sunt o problemă de parcurs. Exersați să fiți concis și să abordați lucruri foarte specifice. Într-unul dintre articolele lor despre feedback, Harvard Business Review a citat cercetări care au demonstrat că un raport de 5 la 1 este cheia pentru feedback-ul de succes și productiv.

Asta înseamnă că pentru fiecare comentariu negativ există cinci comentarii pozitive.

Această metodă îi menține pe angajați mai puțin concentrați pe a se mustra pe ei înșiși și pe alții pentru greșeli și mai mult pe rezolvarea problemei în cauză.

5. Fii disponibil pentru asistență

Nu în ultimul rând, pe lista de verificare a planului de îmbunătățire a performanței – disponibilitatea managerului. Munca ta nu se termină atunci când planul de îmbunătățire a performanței este scris, aprobat și semnat de toată lumea.

Postul se extinde la monitorizarea continuă a progresului echipei, urmărirea rezultatelor acestora și oferirea regulată de comentarii și feedback. Dar chiar și cu toate acestea, nu ar trebui să fii îngrijorat de planul de performanță 24/7. Setați anumite ore în care membrii echipei vă pot contacta pentru o discuție. În acest fel, vă pot anunța la timp dacă apar probleme și nu veți primi e-mailuri și apeluri în afara orelor de lucru.

Fiți pregătit pentru mediere, intervenind cu HR dacă este necesar și oferind toate datele necesare atunci când vi se solicită acest lucru.

In concluzie

Planurile de îmbunătățire a performanței echipei vin cu un set complet nou de reguli și considerații de la cele individuale. Ele pot varia ca formă, deoarece trebuie să evidențieze problemele specifice ale echipei și domeniile de îmbunătățire, în funcție de industrie și de viziunea și misiunea proprie a companiei. Aceste planuri sunt făcute pentru a aborda rezultatul echipei în ansamblu, fără a ignora niciodată fiecare membru în parte. Cu acest articol, am evidențiat cele mai importante aspecte pe care trebuie să le urmăriți și am oferit un exemplu de plan de performanță pentru o idee generală. În discuțiile cu CEO-ul și departamentul de HR și urmărirea noastră, crearea unuia pentru tine ar trebui să fie o briză.