Șase sfaturi practice pentru îmbunătățirea comunicării în echipă

În studiile care explorează echipele de înaltă performanță, există o măsurătoare care apare din nou și din nou ca un predictor al succesului: comunicarea.

Acest lucru sugerează că echipele care interacționează eficient între ele au mai multe șanse să funcționeze bine. În cele din urmă, cât de bine performează echipa ta va afecta succesul afacerii tale.

În acest articol, vom analiza sfaturi practice pe care le puteți folosi pentru a îmbunătăți comunicarea în echipă.

Strategii de comunicare în echipă

Încurajează interacțiunea față în față

Într-un studiu care a explorat ceea ce face o echipă de înaltă performanță, cercetătorii MIT au descoperit că cea mai valoroasă formă de comunicare era cea față în față. Au urmat apeluri video, apoi mesaje.

Pe baza acestui fapt, managerii ar trebui să caute să crească numărul de oportunități pe care le au echipele de a comunica în persoană. Articolul a indicat câteva strategii pe care companiile le pot folosi pentru a face acest lucru. Acestea sunt:

• Mesele alungite, astfel încât străinii să aibă mai multe șanse să mănânce împreună.
• Programarea pauzelor unei echipe, astfel încât toată lumea să fie liberă în același timp.
• Încurajarea managerilor să dea un exemplu căutând timp pentru comunicarea față în față.

Desigur, acestea sunt doar câteva dintre multele modalități prin care puteți încuraja interacțiunea personală. Gândiți-vă la ceea ce va funcționa bine în cadrul organizației dvs.

Încurajează comunicarea eficientă în echipă

Același studiu MIT a sugerat, de asemenea, că modul în care echipele interacționează este important. Acesta a identificat două aspecte ale comunicării care pot afecta performanța unei echipe.

• Energia este numărul și tipul de schimburi între membrii echipei. Un schimb este definit ca un comentariu și o recunoaștere.
• Implicarea este distribuirea acestor schimburi între membrii echipei. Studiul a constatat că echipele au rezultate mai bune atunci când schimburile de comunicare sunt distribuite uniform între toți membrii.

Proprietarii de afaceri și managerii ar trebui să ia măsuri pentru a se asigura că oamenii comunică în cel mai eficient mod. Studiul MIT a indicat două moduri în care managerii pot face acest lucru.

Primul este de a educa membrii echipei despre tehnici eficiente de comunicare. De exemplu, ar trebui să încurajeze membrii să asculte mai mult și să reducă întreruperile. O altă metodă a fost mutarea membrilor între echipe.

Utilizați tehnologia atunci când interacțiunea față în față nu este posibilă

Comunicarea față în față nu este întotdeauna posibilă. Un raport recent a sugerat că 70% dintre profesioniști la nivel global lucrează de la distanță cel puțin o dată pe săptămână, 53% fac acest lucru cel puțin jumătate din săptămână. Acest raport este semnificativ, deoarece a chestionat 18.000 de angajați din 96 de companii globale.

Din fericire, există o mulțime de instrumente pe care proprietarii de afaceri le pot folosi pentru a încuraja comunicarea. Software-ul de mesagerie, cum ar fi Slack, facilitează comunicarea echipelor oriunde s-ar afla, în timp ce instrumentele de productivitate precum Asana și Trello pot ajuta pe toți să-i mențină pe toți la sarcină.

Există multe lucruri pe care le puteți face pentru a încuraja comunicarea între lucrătorii de la distanță. Configurarea apelurilor video săptămânale cu toți membrii echipei poate fi o modalitate productivă pentru manageri de a ajunge din urmă cu angajații. Acest lucru poate ajuta, de asemenea, la construirea unui raport.

Între timp, stabilirea de întâlniri săptămânale pe platforma de comunicare pe care o utilizați va asigura că există momente în care întreaga echipă este disponibilă pentru a discuta probleme împreună.

Înainte de a avea o întâlnire online, de a crea un itinerar și de a crea fire separate, membrii echipei le pot folosi pentru a vorbi despre fiecare subiect. Acest lucru va reduce șansele de a avea mai multe conversații fără legătură într-un singur fir.

Asigurați-vă că toată lumea din echipa dvs. este confortabil să comunice

Oamenii comunică în moduri diferite. Asigurarea că toată lumea din echipa ta se simte confortabil în interacțiunea cu alți membri – indiferent de nivelul lor de experiență, tipul de personalitate sau cultură – poate sta la baza unei echipe de succes.

Pentru a vă asigura că toată lumea din echipa dvs. se simte confortabil să comunice, mai întâi trebuie să descoperiți problemele pe care le pot avea.

Încurajarea unui introvertit să vorbească mai mult într-o cameră plină de extrovertiți va necesita probabil un set diferit de tactici pentru a ajuta angajații mai noi care sunt intimidați de angajați mai experimentați.

Creați o atmosferă de încredere

Într-un studiu asupra echipelor de înaltă performanță, Google a descoperit că echipele eficiente au mai multe șanse să aibă membri care se simt în siguranță din punct de vedere psihologic. Google a definit siguranța psihologică ca indivizi care se simt capabili să pună întrebări, să facă sugestii și să admită greșeli cu încredere.

Există multe moduri în care managerii pot încuraja acest lucru. În primul rând, ar trebui să explice clar că nu se așteaptă întotdeauna ca toată lumea să fie perfectă. Recunoașterea propriei lor greșeli poate fi o modalitate de a face acest lucru.

Crearea unei culturi în care toți membrii știu că contribuția lor este apreciată este esențială. La fel și crearea de reguli pentru modul în care echipele ar trebui să reacționeze la sugestii. De exemplu, echipele ar trebui să ia în considerare toate ideile și că toți membrii echipei trebuie să își facă partea echitabilă atât în ​​ceea ce privește vorbirea, cât și ascultarea.

Configurați norme de comunicare

Normele de comunicare sunt linii directoare care dictează modul în care o echipă comunică, ia decizii și rezolvă conflictele.

Derek Newberry de la Universitatea din Pennsylvania recomandă mai multe norme pe care echipele ar trebui să le stabilească.

În primul rând, echipele ar trebui să stabilească linii directoare cu privire la instrumentele pe care le folosesc pentru a comunica și modul în care folosesc aceste instrumente.

Newberry recomandă să faceți o listă cu toate tipurile de comunicare pe care echipa dvs. trebuie să le efectueze, de exemplu, actualizări ale proiectelor sau revizuiri ale bugetului. Apoi ar trebui să setați forme de comunicare adecvate pentru fiecare.

Deși s-ar putea să găsești în regulă să efectuezi actualizări de proiect printr-o aplicație de mesagerie, revizuirile bugetare pot fi mai potrivite pentru întâlnirile în persoană.

De asemenea, ar trebui să țineți cont de frecvența cu care comunicați. Stabilirea unei întâlniri pentru fiecare tip de comunicare, de exemplu, ar putea ajunge să copleșească echipele.

Comunicarea eficientă îmbunătățește performanța echipei

Comunicarea eficientă ajută echipele să lucreze împreună pentru a-și atinge obiectivele. Reduce neînțelegerile și asigură că toți membrii echipei se simt apreciați și confortabili să-și împărtășească opiniile.

Modul exact în care încurajați echipele să comunice vor depinde de componența grupului.

Echipele cu mulți lucrători la distanță vă vor cere să puneți în aplicare strategii care să permită oamenilor să comunice eficient, în ciuda lipsei de oportunități pentru întâlniri față în față. Echipele apropiate din birouri, pe de altă parte, vor avea un set complet diferit de provocări.

Pentru a afla mai multe despre cum să îmbunătățiți performanța la locul de muncă, consultați articolele noastre despre menținerea productivității și caracteristicile echipelor de înaltă performanță.