5 sarcini pentru a maximiza utilizarea stagiarilor dvs. de planificare a evenimentelor

Majoritatea stagiarilor se tem de o experiență stereotipă de a lua cafea și de a face copii.

Nu numai că aceste sarcini nu sunt utile în ceea ce privește dezvoltarea profesională, dar, de asemenea, îi vor lăsa pe stagiarii tăi dezangajați și nemotivați.

Programul tău de stagiu de planificare a evenimentelor ar trebui să lase o impresie de durată asupra participanților tăi, să folosească punctele forte ale celor implicați și să maximizeze productivitatea la locul de muncă.

Această piesă vă va ajuta compania de planificare a evenimentelor sau echipa de evenimente să identifice și să utilizeze punctele forte ale stagiarilor dvs. Odată ce faci asta, vei putea să atribui sarcinile necesare stagiarului potrivit pentru a asigura eficacitatea maximă și a aduce beneficii afacerii tale.

Găsiți punctele forte ale stagiarilor dvs

Stagiarii tăi au sosit, dar sunt gata să înceapă să lucreze? De prea multe ori, multe companii oferă stagiarilor lor sarcini generale fără prea multă considerație pentru interesele și punctele lor forte. Această abordare poate duce la o productivitate mai scăzută pentru afacerea dvs. și la scăderea moralului pentru clasa de stagiar.

În schimb, aflați care sunt punctele forte și punctele slabe ale stagiarilor dvs. și atribuiți sarcini în consecință. Unii stagiari au o putere pentru introducerea datelor/foile de calcul, unii sunt înclinați social, iar alții sunt înclinați spre creativ.

La sosire, utilizați un test Strengthsfinder pentru a identifica interesele, punctele forte și punctele slabe ale stagiarilor. De ce sunt acolo? De ce au făcut acest stagiu special cu echipa sau afacerea dvs. de planificare a evenimentelor?

Odată ce ați înțeles toate acestea, puteți trece direct la atribuirea fiecărei sarcini care le va maximiza eficiența.

Maximizați utilizarea stagiarilor dvs. cu aceste cinci sarcini

Următoarele sarcini le vor oferi stagiarilor dvs. abilități utile de purtat cu ei după terminarea stagiului lor, maximizând în același timp productivitatea clasei de stagiar pentru afacerea sau echipa de planificare a evenimentelor.

1. Postare pe rețelele sociale

Diseminarea pe rețelele sociale în timp ce planificarea evenimentelor este neprețuită.

O strategie și o execuție consecventă de postare sunt necesare pentru a menține și/sau a crește numărul de participanți. În timp ce majoritatea tinerilor adulți aduc o experiență vastă în rețelele sociale, adesea nu sunt pregătiți să gestioneze o întreagă strategie socială.

Acest lucru nu înseamnă însă că nu vă pot ajuta să vă executați strategia existentă. Stagiarii pot posta link-uri și alte materiale despre evenimentele dvs. în conturile dvs. (linkuri de înregistrare, reclame video, postări pe blog etc.), pot tweet live în timpul evenimentelor și pot programa postări viitoare.

Asigurați-vă că aveți linii directoare clare ale mărcii pe care să le urmeze stagiarii dvs. Consultați liniile directoare ale politicii de rețele sociale ale Shift Communications în timp ce vă redactați propria.

2. Gestionarea evenimentului

Ce modalitate mai bună ca stagiarii tăi să învețe ce este nevoie pentru a desfășura un eveniment decât să lucreze la evenimentul în sine? Rugați-i pe stagiarii dvs. să asiste la diverse mese de evenimente (înregistrare, zone VIP etc.), să meargă pe scena evenimentului pentru a oferi indicații și a distribui informații despre eveniment și pentru a ajuta la configurarea evenimentului.

Diferitele sarcini de eveniment necesită seturi diferite de abilități, iar aceasta este o oportunitate perfectă de a juca cu punctele forte identificate de stagiarii tăi. Iată câteva idei pentru plasarea unui stagiar dacă echipa ta de afaceri/eveniment are mai mulți stagiari:

• Stagiari orientați către detalii/date: potriviti pentru mesele de înregistrare.
• Stagiari cu tendințe sociale: potriviți pentru a merge pe podea evenimentului și pentru a oferi direcție.
• Stagiari cu înclinație artistică: potriviti pentru organizarea și decorarea evenimentelor.

Este important să vă instruiți stagiarii cu privire la detaliile evenimentului dvs., orice software pe care îl vor folosi (inclusiv software-ul de înregistrare, instrumentele de check-in și aplicațiile pentru evenimente) și să le analizați cele mai probabile întrebări pe care le vor primi de la participanți. . Și nu uitați să subliniați pentru stagiarii dvs. importanța de a cere ajutor angajaților experimentați.

În timpul evenimentului, personalul obișnuit al evenimentului ar trebui să efectueze controale de rutină pe stagiari pentru a se asigura că lucrurile merg bine. Indiferent de cât de calificați sunt, majoritatea stagiarilor nu au experiența angajaților experimentați și trebuie să fie ghidați prin proces.

3. Scrierea postărilor pe blogul evenimentelor și a altor conținuturi de bază

Nu toți tinerii sunt potriviți pentru această sarcină. Scrierea este cea mai potrivită pentru stagiarii creativi care pot oferi o mulțime de conținut ușor de digerat, care vă va ajuta blogul să atragă adepți și evenimentul dvs. să atragă mai mulți participanți.

Iată câteva exemple de subiecte de blog pentru stagiarii tăi:

• Top XX motive pentru a participa la XX eveniment
• XX Lecții pe care le puteți învăța din evenimentul nostru
• Cei XX vorbitori de top la evenimentele XX anterioare

Oferă-le stagiarilor tăi puțină libertate de creație în a scrie postări pe blog, dar nu-i lăsa să se dezlănțuie. Precizați clar concentrarea blogului și precizați obiectivele dvs. pentru conținutul lor. Cel mai bun mod de a face acest lucru este să oferiți un ghid de stil care vă enumeră așteptările pentru fiecare postare de blog.

4. Compilarea datelor din sondajele post-eveniment

Această sarcină este potrivită pentru stagiarii cunoscători de date, care iubesc foile de calcul și au șanse mai mari să gândească cu partea stângă a creierului. Compilarea datelor nu necesită multă îndrumare în afară de explicarea sistemului și de a lăsa stagiarul să lucreze cu el.

Rugați-vă stagiarul să introducă date și să le convertească în diagrame în Excel sau să scrie rapoarte pe baza datelor dvs. Ca și în cazul oricărei sarcini de stagiar, unul dintre membrii echipei dvs. ar trebui să verifice în mod regulat munca stagiarului. Amintiți-vă că un stagiu este o experiență de învățare și că nu fiecare moment va fi un stimulent de productivitate.

Dacă stagiarul dvs. de date are interesul, dar nu și know-how-ul atunci când vine vorba de a lucra cu cantități mari de date în foi de calcul, programați o sesiune inițială de instruire și oferiți-le câteva ghiduri la care să se refere.

5. Alcătuirea de truse „swag” pentru participanții la eveniment

Asamblarea truselor de swag este o sarcină perfectă pentru stagiari. Ei pot aduna tricourile, carnetele de notițe și încărcătoarele de telefon de marcă în timp ce vă asigurați că toate piesele în mișcare ale evenimentului se adună împreună.

Înainte de a renunța la această sarcină, faceți o listă de verificare a tuturor articolelor care merg în fiecare geantă pentru stagiarul dvs. Aceasta este o sarcină destul de simplă pe care o puteți atribui aproape oricărui stagiar și veți fi bucuroși că ați trecut-o pe măsură ce evenimentul se apropie!

Alte resurse pentru managementul evenimentelor

Nu numai că Capterra vă poate ajuta cu stagiarii dvs. de planificare a evenimentelor, dar suntem și specializați în tehnologia evenimentelor, software și cele mai bune practici pe blogul de management de evenimente Capterra.

Dacă ți-a plăcut această piesă și vrei să afli despre tot ce este nou în managementul evenimentelor și alte piese de pe blogul nostru:

• 3 strategii de marketing pentru evenimente pentru a ajunge la milenii
• 5 valori care vor determina rentabilitatea investiției dvs. pentru eveniment
• 3 sfaturi de productivitate pentru planificatorii ocupați de evenimente