Ghidul de management al proiectelor de la Target Internet pentru marketeri

Managementul proiectelor este un instrument extrem de eficient pentru realizarea activității de marketing, de la campanii de publicitate și SEO până la conținut și promoții din rețelele sociale.

Acest ghid vă va ghida prin modul de gestionare a proiectelor într-un context de marketing, fie ca modalitate de a finaliza proiecte mari, fie ca instrument de planificare a activităților de rutină, cum ar fi postările pe rețelele sociale și articolele de blog.

Scopul nostru este ca tu să pleci cu o mai bună înțelegere a ceea ce este managementul de proiect și cum îl pot folosi agenții de marketing ca noi.

Ce este managementul de proiect?

La cel mai elementar nivel, managementul de proiect este o abordare gestionată a muncii. Nu doar îndepliniți sarcini; lucrați la ele în cadrul unui proces care este planificat și poate fi monitorizat.

Deși există o mulțime de moduri diferite de a aborda managementul de proiect, majoritatea cazurilor implică câteva componente comune:

• Livrabile: Acestea sunt rezultatele tangibile pe care proiectul le va oferi. Într-un proiect de dezvoltare a site-ului web, un nou design web ar putea fi livrabilul principal. Într-un proiect de marketing pe rețelele sociale, rezultatele ar putea fi postări pe Instagram. Unele proiecte au și rezultate secundare, cum ar fi datele campaniei.
• Sarcini: Fiecare proiect este alcătuit din mai multe sarcini, fiecare fiind atribuită unui membru responsabil al echipei sau unei sub-echipe.
• Părți interesate: Toți cei implicați în proiect sunt părți interesate. Aceasta include toți oamenii din echipa de proiect, precum și alții, cum ar fi clienții, inițiați de nivel C și clienții care vor fi în cele din urmă vizați cu activele de marketing livrate prin proiect.
• Metodologie: Un set de reguli despre modul în care este gestionat proiectul.

Pe scurt, proiectul trebuie să ofere anumite rezultate, care pot fi împărțite în sarcini. Sarcinile sunt atribuite persoanelor din echipa de proiect, care trebuie să finalizeze munca în cadrul unui proces gestionat.

Managementul proiectelor de marketing în practică

Managementul de proiect este folosit pentru a livra tot felul de proiecte de marketing, inclusiv:

• Dezvoltare site
• Marketing de conținut
• Marketing pe rețelele sociale
• SEO
• PPC
• Publicitate video
• Dezvoltarea aplicației
• Marketing prin e-mail
• Campanii de PR

Indiferent de munca specifică livrată, managementul de proiect este de obicei centrat pe un software de management de proiect. Aceasta este platforma digitală în care părțile interesate își pot gestiona sarcinile până la finalizare și unde părțile interesate senior pot monitoriza progresul general al proiectului.

Fiecare membru al echipei ar trebui să poată accesa software-ul folosind propriile acreditări de conectare. Când sunt conectați, ei pot vedea sarcinile care le-au fost atribuite. Ei ar putea fi capabili să încarce fișiere și comentarii la sarcini și să modifice starea sarcinilor pentru a reflecta dacă acestea au fost inițiate, finalizate sau reținute de un fel de „blocator”.

Părțile interesate senior pot, de asemenea, să atribuie sarcini membrilor echipei și să stabilească termene limită pentru finalizarea acestora. (În unele echipe, tuturor părților interesate li se acordă permisiunea de a face acest lucru.)

În orice proiect, ajută un membru al echipei care acționează ca manager de proiect. Această persoană este responsabilă pentru a ajuta întreaga echipă să utilizeze cu succes procesul de management al proiectului și software-ul. Unele metodologii de management de proiect necesită, de asemenea, ca managerul de proiect să îndeplinească sarcini suplimentare, cum ar fi conducerea întâlnirilor regulate ale echipei (uneori numite „scrums”) și ajutarea altor părți interesate să găsească soluții pentru blocatorii.

Fazele proiectului

Un proiect de marketing va decurge de obicei printr-o serie intuitivă de faze:

1. Începe
2. Planificare
3. Livrare
4. Ieșire
5. Analiză

Începe

Faza pe care o numim startul este începutul proiectului. În acest moment, echipa de marketing se reunește cu partea interesată care comandă lucrarea pentru a discuta detaliile proiectului. Părțile vor ajunge la un acord asupra unor detalii fundamentale ale proiectului, inclusiv:

• Care sunt livrabilele proiectului?
• Care sunt timpul de referință și bugetele de cost pentru proiect?
• Care este suma maximă cu care proiectul ar putea depăși timpul de referință și bugetele de cost?

Când toți părțile interesate cheie ale proiectului sunt mulțumiți de termeni, se poate încheia un contract sau un acord informal pentru a începe proiectul.

Planificare

În timpul planificării proiectului, toți membrii echipei cu rol strategic se reunesc pentru a decide cum vor fi realizate rezultatele proiectului. În timp ce procesul de planificare variază de la un proiect la altul, de obicei sunt implicate următoarele elemente:

• Stabilirea reperelor. Etapele sunt punctele-cheie pe drumul către finalizarea proiectului. De exemplu, într-un proiect de campanie de anunțuri video, „storyboarding completed” și „filming finaled” ar putea fi repere. Fiecare etapă are un termen limită, pentru a ajuta la menținerea proiectului pe drumul cel bun.
• Identificarea riscurilor proiectului. În managementul de proiect, un „risc” este un posibil eveniment extern care ar putea afecta rezultatele proiectului, fie pozitiv, fie negativ. Identificarea riscurilor majore ale proiectului în timpul planificării proiectului asigură că echipa este pregătită să valorifice oportunitățile sau să răspundă amenințărilor în timpul proiectului.
• Împărțirea proiectului în sarcini. Acestea sunt lucrările individuale necesare pentru a realiza livrabilele proiectului. În această etapă, este, de asemenea, important să identificăm dependențele, în care finalizarea unei sarcini depinde de finalizarea unei alte sarcini în prealabil.
• Atribuirea sarcinilor și proprietatea. Fiecare sarcină trebuie să fie atribuită unui membru al echipei (sau sub-echipei) care va fi responsabil pentru finalizarea acesteia. În unele cazuri, părțile interesate de rang înalt pot primi, de asemenea, dreptul de proprietate asupra rezultatelor proiectului.

Livrare

Odată ce proiectul este planificat, echipa poate continua cu munca de livrare a proiectului. Fiecare membru al echipei ar trebui să folosească platforma de management de proiect pentru a-și gestiona sarcinile pe parcursul acestei faze.

Managementul de proiect sprijină echipa în mai multe moduri în timpul fazei de livrare, inclusiv:

• Managementul sarcinilor. Pe parcursul proiectului, fiecare membru al echipei este responsabil pentru actualizarea propriilor sarcini în cadrul platformei de management de proiect. Aceasta include de obicei încărcarea fișierelor, modificarea stărilor sarcinilor și informarea managerului de proiect despre orice blocanți care împiedică îndeplinirea sarcinilor. Dacă sunt identificate noi cerințe în timpul fazei de livrare, noi sarcini sunt create și atribuite unui membru al echipei.
• Urmărirea progresului. Majoritatea platformelor de management de proiect includ instrumente vizuale pentru urmărirea progresului proiectului, cum ar fi diagramele Gantt și diagramele de ardere. Aceste resurse ajută părțile interesate să evalueze cât de bine progresează echipa în sarcinile sale, în raport cu bugetul de timp al proiectului. Părțile interesate de rang înalt, în special, vor monitoriza cu atenție progresul proiectului pe parcursul fazei de livrare pentru a determina dacă bugetele de timp și costuri planificate pentru proiect rămân realizabile.
• Stocarea fișierelor. În funcție de natura muncii echipei, platforma de management de proiect poate fi utilizată pentru a stoca lucrările de proiect, de exemplu documente care conțin copii pentru utilizare în marketingul de conținut. Accesibilitatea ușoară a platformei de management de proiect pentru întreaga echipă de proiect poate ajuta la prevenirea pierderii lucrărilor importante.

Managementul proiectului în timpul fazei de livrare va reuși numai dacă fiecare membru al echipei acceptă procesul și își îndeplinește sarcini precum actualizarea stării sarcinilor sale. Este important să clarificați acest lucru membrilor echipei. Echipa ar trebui să aibă, de asemenea, o persoană cu cunoștințe la îndemână pentru a ajuta pe oricine se luptă cu procesul de management al proiectului sau cu software-ul.

Ieșire

Când toate lucrările proiectului sunt finalizate, părțile interesate seniori – inclusiv clientul sau clientul intern – se pot întâlni pentru a analiza rezultatele proiectului. Dacă toate părțile sunt mulțumite că rezultatele proiectului au fost îndeplinite conform planificării, proiectul poate fi considerat ca finalizat, iar părțile interesate își pot oferi aprobarea .

Înainte de această fază, unele echipe de proiect vor folosi instrumente integrate în software-ul lor de management de proiect pentru a produce rapoarte și documentație. Aceasta poate fi o modalitate eficientă de a explica clientului munca care a fost efectuată.

Analiză

Unele proiecte de marketing se încheie cu semnarea.

Alții se încheie cu o fază de analiză . Aceasta ar putea fi orice, de la analiza datelor site-ului în urma unui proiect de reproiectare a site-ului, până la analiza sentimentului clienților în urma unei campanii de publicitate TV.

Analiza poate fi înțeleasă ca o punte între proiectul actual și proiectele viitoare. Constatările din această fază pot fi introduse în planificarea proiectelor compatibile în viitor, ajutând echipa să planifice mai eficient și să își optimizeze procesele.

Unele echipe de proiect își vor analiza și experiența în procesul de management al proiectului, în timpul unui proiect. Acest lucru ajută la identificarea problemelor pe care oamenii le-au întâmpinat cu abordarea managementului de proiect, care pot fi modificate înainte de următorul proiect.

Cum să utilizați managementul de proiect pentru a furniza activități de marketing de rutină

Abordarea etapizată a managementului de proiect pe care tocmai am discutat este cea mai potrivită pentru a livra proiecte de marketing limitate în timp, cu un nivel de complexitate moderat până la ridicat.

Dacă munca dumneavoastră este de natură mai rutină – de exemplu, dacă trebuie să livrați un anumit număr de postări pe rețelele sociale în fiecare săptămână – acest lucru poate fi realizat și prin managementul de proiect. Trebuie doar să utilizați o abordare puțin diferită.

Pentru munca de rutină de marketing, vă recomandăm să utilizați o soluție de management de proiect cu un sistem în stil kanban pentru a vă gestiona conținutul, de exemplu Trello. Într-un sistem kanban, fiecare sarcină este reprezentată de un card, care poate fi mutat dintr-o coloană în alta pentru a-și reprezenta starea. Într-un flux de lucru cu conținut social, este posibil să aveți coloane intitulate „Idei”, „Text”, „Text și fotografie”, „Text și fotografie dezactivate” și „Programat/Publicat”. Pe măsură ce noi componente sunt adăugate la schița pentru o postare, cardul acestuia poate fi mutat, până când postarea a fost publicată. Această abordare permite simultan unei echipe să planifice conținut social, să lucreze la conținut și să gestioneze progresul fiecărei postări ca un mini-proiect.

Iată un tutorial video care arată cum instrumentele de management de proiect pot fi utilizate pentru activități de marketing de rutină:

Ce instrument de management de proiect ar trebui să folosesc?

Aproape tot managementul de proiect se face digital, folosind software de management de proiect. Aceste software oferă infrastructura pentru abordarea aleasă de echipă.

Vă sfătuim să explorați câteva platforme populare de management de proiect înainte de a vă angaja la una. Echipa Target Internet a avut experiențe bune cu următoarele opțiuni:

Asana

Asana este un instrument fantastic pentru gestionarea sarcinilor și proiectelor, cu o interfață de utilizator frumos accesibilă, care simplifică lucrul la sarcini și atribuirea acestora colegilor de echipă. De asemenea, se întâmplă să fie instrumentul de management de proiect pe care îl folosim pentru a ne gestiona marketingul de conținut – inclusiv munca noastră la acest articol!

Asana este o soluție de management de proiect deosebit de accesibilă, oferind atât un pachet premium la preț mic, cât și o versiune gratuită destul de cuprinzătoare.

Trello

Acest instrument ingenios vă permite să vă gestionați munca folosind un sistem de cărți, panouri și liste.

Trello este deosebit de potrivit pentru gestionarea elementelor de conținut, cum ar fi articole de blog sau postări sociale printr-un flux de lucru.

lucru in echipa

Lucrul în echipă este o soluție fantastică de gestionare a proiectelor, bogată în funcții, cu o suită de suplimente opționale, inclusiv chat, CRM și funcționalități de birou. Interfața muncii în echipă este, fără îndoială, mai puțin accesibilă decât cea a lui Asana sau a lui Trello, dar compensează mai mult acest lucru cu capabilitățile sale formidabile.

JIRA

Îndrăgit de dezvoltatorii de pretutindeni, JIRA este instrumentul ideal de management de proiect pentru echipe care utilizează metodologia de lucru agilă.

Alte software-uri populare de management de proiect includ Basecamp, Nifty și Monday.com.

Care sunt beneficiile utilizării managementului de proiect pentru a face activități de marketing?

Utilizarea managementului de proiect poate aduce o mulțime de avantaje pentru echipele de marketing și pentru profesioniști. Beneficiile cheie includ:

• Colaborare. Majoritatea proiectelor de marketing necesită contribuția mai multor părți interesate, fie că este vorba de specialiști, cum ar fi SEO, ofertanți PPC și directori de rețele sociale, sau clienți care trebuie să monitorizeze progresul proiectului și să ofere aprobare. Software-ul de management de proiect poate deveni spațiul de lucru comun în care are loc și este înregistrată colaborarea.
• Urmărirea proiectelor complexe. Când lucrați la un proiect de marketing cu o mulțime de componente diferite, poate fi dificil să urmăriți fiecare detaliu important. Managementul de proiect poate oferi o imagine de ansamblu cuprinzătoare a sarcinilor proiectului, inclusiv dacă acestea au fost sau nu finalizate la timp.
• Productivitate. Unii membri ai echipei performează mai fiabil și mai productiv atunci când lucrează într-un proces gestionat de proiect. Există mai multe motive potențiale pentru care managementul de proiect poate îmbunătăți productivitatea, inclusiv accesul eficient la informațiile despre sarcini și termenele limită și efectul de a avea sarcinile deschise și finalizate ale tuturor vizibile în vizualizarea echipei.
• Replicabilitate. Începerea cu managementul de proiect durează puțin timp, dar odată ce sunteți configurat, veți descoperi că multe proiecte implică un proces similar de management de proiect. Pe termen lung, majoritatea proiectelor vor putea folosi aceleași setări software și proces ca un proiect anterior, economisind timp și efort.

Există, fără îndoială, unele dezavantaje ale managementului de proiect. Adoptarea procesului poate fi frustrantă, sau chiar alienantă, pentru unii membri ai echipei. Există, de asemenea, riscul ca o concentrare prea mare pe detaliile fine ale managementului de proiect să poată diminua concentrarea de la munca productivă la proiect.

Cheia este să găsești echilibrul potrivit, între a profita la maximum de avantajele incontestabile ale managementului de proiect și a-ți lăsa echipa cu suficient spațiu pentru a lucra. Dacă reușiți să obțineți acest echilibru, proiectele dvs. vor culege beneficiile.