Cum să comutați între proiecte și sarcini fără a pierde productivitatea
Publicat: 2022-05-07De multe ori trebuie să lucrăm la mai multe sarcini, sau chiar proiecte, în fiecare zi. Din acest motiv, avem tendința de a comuta frecvent între proiecte și sarcini, totul într-un efort de a fi mai productiv. Dar, în majoritatea cazurilor, această schimbare de context este mai probabil să ne afecteze productivitatea decât să o ajute. Având în vedere că nevoia de a „multitask” într-un fel sau altul este încă o necesitate, în acest articol vom vorbi despre:
- Ce este multitasking-ul și de ce profesioniștii îl urmăresc?
- Ce este schimbarea contextului și care este costul acesteia pentru capacitatea noastră cognitivă, utilizarea timpului și profitabilitatea?
- Ce sunt flexibilitatea cognitivă, supertaskerii și Penalizarea Cognitive Switching, adică conceptele asociate de obicei cu saltul între sarcini și proiecte?
- Cum putem comuta cel mai bine între sarcini și proiecte, fără a pierde productivitatea?
Ce este multitasking? De ce o urmăresc oamenii?
În cultura populară, multitasking-ul implică adesea lucrul la cel puțin două sarcini în același timp. Și, s-ar părea că profesioniștii trebuie adesea să apeleze la o astfel de practică.
Să luăm inginerii software, de exemplu. Potrivit unui sondaj realizat de Electric Cloud, aceștia petrec doar 19,1 ore din cele 41,5 pe care le lucrează de obicei pe săptămână, pentru construirea de software. Cele 22,4 ore rămase sunt cheltuite pe brainstorming, e-mailuri, întâlniri, precum și așteptând finalizarea versiunilor și a testelor. Este o mulțime de muncă diversă chiar acolo.
În plus, dacă luăm în considerare că inginerii de software lucrează adesea activ la un singur proiect, dar asigură și întreținere pentru unul până la trei proiecte pe care le-au finalizat deja, asta lasă puțin timp pentru a se concentra pe un singur proiect sau sarcină la un moment dat. Chiar și atunci când proiectele sau sarcinile menționate sunt etichetate ca fiind prioritare.
Așadar, pare logic că ați încerca să răspundeți la e-mailurile clienților în timp ce participați la o întâlnire despre problemele recurente din cea mai nouă funcție a aplicației, pentru a economisi timp.
La urma urmei, dacă de obicei durează 10 minute pentru a efectua Sarcina 1 și 10 minute pentru a realiza Sarcina 2, lucrul la ambele sarcini în același timp ar trebui să dureze 10 minute în total, nu?
Dar, în realitate, acest tip de muncă simultană este aproape imposibilă - pentru că majoritatea creierelor sunt pur și simplu incapabile să proceseze seturi separate de informații cu același devotament.
Cu alte cuvinte, în timp ce credem că lucrăm la două sarcini în același timp, de fapt ne concentrăm mai mult pe Sarcina 1 și lăsăm Sarcina 2 să servească ca o distragere a atenției către Sarcina 1. Prin urmare, niciuna dintre sarcini nu este îndeplinită cu calitatea așteptată. , și putem experimenta o scădere cu 40% a productivității.
Poate cineva să facă mai multe sarcini?
Deși majoritatea oamenilor trebuie să investească un efort suplimentar pentru a-și împărți atenția în mai multe sarcini (și totuși eșuează), ~2,5% din populație nu are această problemă.
Se numesc supertaskers.
Supertaskerii au pur și simplu capacitatea cognitivă de a lucra la mai multe sarcini simultan, fără să facă greșeli sau să se întrerupă. De fapt, au performanțe mai bune atunci când fac mai multe sarcini decât atunci când fac o singură activitate. Potrivit lui David Strayer, co-autorul experimentului care a evidențiat aceste genii multitasking, acest lucru se datorează faptului că supertaskerii au creier diferit față de restul populației.
S-ar putea să fii un supertasker dacă:
- au un nivel ridicat de control al atenției
- au capacitatea de a lua decizii instantaneu
- prospera sub stres
- au un mai bun control de sine atunci când lucrezi sub un volum mare de muncă
De asemenea, puteți face teste oficiale pentru a vă ajuta să vă definiți capacitatea de multitasking, cum ar fi cel pe care îl puteți găsi la supertasker.org.
Ce este schimbarea de context?
De cele mai multe ori, schimbarea contextului este adevăratul multitasking.
Și anume, ceea ce ~ 97,5% din populație ar numi multitasking, este de fapt săritul între sarcini - adică comutarea între contexte - într-o succesiune atât de rapidă, încât se pare că lucrăm la două sarcini deodată.
Este o practică populară la locul de muncă, având în vedere volumul de muncă cu care ne confruntăm în fiecare zi, dar are un cost.
Care este costul schimbării contextului?
Deci, oamenii își propun să lucreze la mai multe sarcini într-o perioadă scurtă de timp, deoarece cred că această practică îi va ajuta să economisească timp.
Dar, în loc să grăbiți munca, atunci când vă schimbați concentrarea atenției de la o sarcină la alta, aveți tendința de a experimenta Penalizarea de Comutare Cognitivă. Creierul tău cheltuie timp suplimentar și energie încărcând și reîncărcând contexte în memoria ta de lucru - și acest lucru încetinește semnificativ progresul în sarcinile pe care încerci să le faci multitasking. Te simți ocupat pe tot parcursul zilei, dar faci mai puțin lucru și te simți mai obosit.
Diverse cercetări arată că multitasking, sau schimbarea contextului, are alte efecte negative asupra abilităților noastre cognitive, asupra utilizării timpului și chiar asupra profitabilității noastre:
Costul comutării contextului asupra abilităților noastre cognitive
- Un studiu de la Universitatea din Londra a constatat că participanții la studiu care au lucrat simultan la sarcini cognitive ar experimenta o scădere a IQ-ului cu 15 puncte în timp ce făceau acest lucru.
- Cercetătorii de la Universitatea Sussex au descoperit că operarea pe mai multe dispozitive digitale simultan (de exemplu, trimiterea de mesaje text și vizionarea la televizor în același timp) duce la o scădere a densității creierului .
- Cercetatorii de la Universitatea din Oregon au descoperit ca multitaskingi cronici au probleme de concentrare si memorie , precum si probleme de schimbare rapid a contextului .
Costul comutării contextului în utilizarea timpului
- Un studiu de caz din 2001 a arătat că angajații de birou reacționează la noile e-mailuri în 6 secunde. Ulterior, le ia ~64 de secunde pentru a relua munca la sarcinile lor anterioare. Aceste noi e-mailuri provoacă 96 de întreruperi , care se acumulează până la ~1,5 ore pe zi .
- O lucrare de cercetare din 2005 a arătat că a fi distras de aproximativ 2,3 sarcini la un moment dat duce la o pierdere de timp de 25 de minute înainte ca munca să fie reluată la sarcina potrivită.
- O lucrare de cercetare din 2007 a arătat că oamenii pierd 10 minute fiind distrași de noile e-mailuri și notificări ale aplicațiilor , precum și 10-15 minute fiind distrași de alte tipuri de sarcini .
- O lucrare de cercetare din 2013 a arătat că 60% dintre respondenți nu au putut rezista impulsului de a lucra la mai multe sarcini simultan, chiar și atunci când li sa spus în mod specific să evite acest lucru. Drept urmare, au pierdut 3 minute pentru fiecare 32 de minute petrecute lucrând.
Costul monetar al schimbării contextului
- Potrivit unui articol Forbes, dacă timpul total pierdut la întreruperi este de 2,1 ore pe angajat, pe zi (546 ore pe an), costurile bănești ale acestui timp pierdut sunt de 8.190 USD pentru un angajat plătit cu 15 USD pe oră. Pentru o companie cu 1.000 de angajați, aceasta generează pierderi de până la 31.500 USD pe zi și aproape 8,2 milioane USD pe an .
- Un raport despre „Efectele multitasking-ului asupra organizațiilor”, care acoperă 45 de organizații dintr-o serie de industrii, a arătat că costul estimat al productivității pe care economia globală îl pierde prin multitasking ajunge la 450 de miliarde de dolari pe an .
Schimbarea de context are vreun beneficiu?
Un studiu din 2008 a indicat că săritul între sarcini poate accelera munca la sarcina principală , în loc să o încetinească, dar numai dacă suntem Participanții la acest studiu au avut 23 de minute pentru a termina sarcina care i-a întrerupt și pentru a-și reorienta atenția asupra sarcinii anterioare. Dar, ei și-ar termina sarcinile principale mai repede decât oamenii care nu au fost întrerupți - și, cu aceeași calitate.
Acest lucru s-ar întâmpla deoarece persoanele care au fost întrerupte știau că pierd timp, așa că vor grăbi munca.
Din păcate, dezavantajul unei astfel de schimbări de context a fost o creștere a nivelului de stres - ceea ce nu a fost neașteptat, având în vedere ritmul mai rapid de lucru.
Ce fel de oameni sunt mai buni la schimbarea contextului?
Pe scurt, cei care au o flexibilitate cognitivă ridicată.
A fi flexibil din punct de vedere cognitiv înseamnă că ești capabil
- deplasați atenția între sarcini și adaptați-vă la diferitele reguli asociate sarcinilor menționate
- analizați situațiile și găsiți soluții alternative care să vă ajute să treceți de la o sarcină la alta
Flexibilitatea cognitivă se poate manifesta și prin schimbarea sarcinilor (schimbarea seturilor) - abilitatea de a schimba în mod inconștient atenția între o sarcină și alta.
Pentru a vă testa flexibilitatea cognitivă, încercați testul Stroop Color and Word Test (SCWT) sau testul Wisconsin Card Sorting Test (WCST) - un scor mare la acestea indică faptul că aveți capacitatea mentală de a comuta între gândirea la mai multe concepte sau chiar gândirea la mai multe concepte în același timp.
Testul Stroop Culoare și Word (SCWT) este unul simplu - obțineți o listă scrisă de culori, dar acestea sunt scrise în culoarea greșită a cernelii (de exemplu, culoarea albastră este scrisă cu cerneală roșie ). Trebuie să identificați fiecare culoare și să o spuneți cu voce tare, și nu să citiți cuvântul (de exemplu, spuneți roșu , pentru cuvântul „albastru” scris cu roșu ).
Testul de sortare a cardurilor Wisconsin (WCST) se bazează pe sortarea cardurilor pe baza diferitelor criterii, cum ar fi culoarea, numărul sau forma.
Criteriile se vor schimba pe parcursul testului, dar nu veți putea spune când - va trebui să acordați atenție mesajelor de eroare care indică că ar trebui să vă schimbați strategia de potrivire.
Puteți găsi un exemplu de test online, la PsyToolkit (foto de mai jos).
Cum să comutați cel mai bine între proiecte și sarcini?
Da, majoritatea cercetătorilor arată că schimbarea contextului prin sarcini și proiecte are mai multe daune decât beneficii - dar, având în vedere volumul de muncă pe care îl avem pe mâini, lucrul la mai multe sarcini și proiecte în timpul zilei este rareori doar o opțiune și, mai des, o opțiune. necesitate.
Cu toate acestea, puteți lucra la atenuarea efectelor negative ale comutării de context - iată 11 sfaturi despre cum să gestionați cel mai bine comutarea între proiecte și sarcini, fără a pierde productivitatea :
- Multitasking pentru sarcini care necesită diferite părți ale creierului
- Grupați toate sarcinile de același tip
- Limitați timpul pe care îl veți petrece anumitor sarcini
- Folosiți mementouri vizuale/audio pentru a vă ghida munca
- Programați toate sarcinile de același tip în aceleași zile
- Implementați Programele A/B
- Faceți sarcinile solicitante din punct de vedere cognitiv mai puțin solicitante
- Întrerupeți munca la sarcini/proiecte în locurile potrivite
- Documentează întotdeauna totul
- Îmbunătățiți-vă flexibilitatea cognitivă
- Emulați supertaskeri
Sfat #1: Multitasking pentru sarcini care necesită diferite părți ale creierului
Una dintre cele mai bune modalități de a sări între sarcini și proiecte în succesiune rapidă este să vă asigurați că sarcinile în cauză nu necesită:
- Același tip de prelucrare
- Același tip de atenție
Exemplu:
Combinați o sarcină motorie, cum ar fi înlocuirea bateriei laptopului sau configurarea unui nou computer desktop, cu o sarcină cognitivă, cum ar fi discutarea ideilor de funcții pentru noua aplicație cu colegii cu care împărțiți biroul.
Având în vedere că aceste două sarcini necesită zone îndepărtate ale creierului, vei crea iluzia că nici măcar nu îndeplinești două tipuri de sarcini în același timp, minimizând astfel efectele negative ale săriturii între sarcini.
Sfat #2: Grupați toate sarcinile de același tip
Dacă aveți sarcini recurente pe care trebuie să le rezolvați în fiecare zi, chiar dacă sarcinile menționate aparțin unor proiecte diferite, cel mai bine este să le grupați în blocuri de timp . Blocurile de timp reprezintă anumite perioade de timp din timpul zilei care sunt rezervate numai pentru sarcini specifice.
Această tehnică este o soluție excelentă atunci când doriți să vă organizați munca la sarcinile prioritare de-a lungul zilei - asigurați-vă că vă acordați suficient timp pentru a finaliza totul într-un ritm rezonabil.
Pentru a vă asigura că înțelegeți când este timpul să treceți la următorul bloc de timp, cel mai bine este să utilizați o aplicație precum Clockify time tracker - un tip de software care vă va permite să urmăriți blocurile de timp până la o secundă.
Exemplu:
- [9:00 am – 9:30 am]: Citiți și răspundeți la e-mailuri
- [9:30 am – 12:30 pm] : Timp rezervat pentru sarcinile tale cele mai importante și urgente
- [12:30 pm – 1:00 pm] : Pauza de masa
- [1:00 pm – 2:30 pm] : Timp rezervat pentru sarcinile tale cele mai importante și urgente
- [2:30 pm – 3:30 pm] : Timp rezervat pentru sarcinile tale cele mai importante, dar mai puțin urgente
- [15:30 – 16:30]: Timp rezervat pentru sarcini neașteptate
- [16:30 – 17:00]: Citiți și răspundeți la e-mailuri
Nu trebuie să petreceți toate aceste blocuri de timp lucrând - luați pauze de-a lungul blocurilor, dar asigurați-vă că treceți întotdeauna la următorul bloc odată ce timpul pentru cel anterior a expirat. Dacă estimările de timp pe care le-ați dat pentru finalizarea acestor sarcini au fost corecte, nu veți avea nicio problemă să finalizați tot ce aveți nevoie în timpul unui bloc de timp.
Pentru a afla mai multe despre cum să vă blocați ziua, precum și să descărcați șabloane gata făcute de blocare a timpului, care vă vor ajuta să ușurați procesul, consultați postarea Planificatorului de timp și șabloane de pe blogul nostru.
Sfatul #3: Limitați timpul pe care îl veți petrece anumitor sarcini
Uneori, sarcinile tale vor varia ca relevanță și importanță. Unele sarcini vor fi prioritare, în timp ce altele vor fi mai puțin relevante, până la punctul de a arăta ca niște distrageri în comparație cu sarcinile prioritare (e-mailurile și întâlnirile sunt primele care vin în minte).
Dar, va trebui totuși să le executați.
În acest scop, puteți încerca o tehnică de gestionare a timpului numită Timeboxing.
La suprafață, această tehnică este aceeași cu Time Blocking - vă atribuiți sarcinile unor perioade de timp specifice și lucrați la ele în aceste perioade.
Dar, în timp ce blocarea timpului este menită să vă ajute să găsiți timp pentru sarcinile dvs. prioritare, timeboxing-ul este menit să vă ajute să limitați timpul pe care îl veți petrece sarcinilor secundare. Ar trebui să lucrați la sarcini în intervalele de timp alocate și, de îndată ce timpul expiră, ar trebui să vă mutați imediat.
Am menționat deja că trebuie să fii atent când definiți blocuri de timp, deoarece va trebui să terminați ceea ce doriți în acest timp - dar, cu timebox-uri, doriți doar să finalizați aceste sarcini cât mai curând posibil. Așadar, odată ce o casetă de timp este gata, treceți la următoarea casetă de timp sau sarcină prioritară fără regret - puteți oricând să reveniți la ele mai târziu, când aveți mai mult timp.
Exemplu:
Luați primul bloc de timp pe care vi l-ați alocat pentru ziua respectivă (cel legat de citirea și răspunsul la e-mailuri, de la 9:00 la 9:30) și împărțiți-l în casete de timp scurte pe care le veți folosi pentru a limita timpul petrecut cu e-mailurile individuale până la 5 minute.
Sfat #4: Folosiți mementouri vizuale/audio pentru a vă ghida munca
Aceasta este o tactică excelentă pentru a vă aminti că este timpul să vă reorientați atenția către o altă sarcină sau proiect.
Configurați o alarmă vizuală și/sau sonoră și lucrați la o sarcină/proiect până când se stinge un sunet și/sau apare un semnal vizual, după care treceți la o altă sarcină/proiect.
În acest scop, cel mai bine este să utilizați o aplicație potrivită, cum ar fi o aplicație Pomodoro. Ele se bazează pe o tehnică populară de gestionare a timpului numită Pomodoro, care este similară cu blocarea timpului, dar mai structurată. Alternează între blocuri de lucru de 25 de minute și blocuri de pauză de 5 minute, în 4 cicluri care sunt urmate de o pauză de 20 de minute.
Cu o aplicație Pomodoro, sfârșitul fiecărui bloc de lucru sau pauză este marcat cu o alarmă sonoră și/sau o notificare vizuală.
Exemplu:
Rutina sugerată de 25/5/4/20 este tehnica oficială Pomodoro. Dar, puteți, de asemenea, să modificați aceste timpuri după bunul plac. Cercetările arată că lucrăm cel mai bine în segmente de 90 de minute - este momentul perfect pentru a vă ajuta să vă concentrați, dar să nu vă epuizați.
Asa ca poti:
- Lucrați la Sarcina 1 timp de 90 de minute
- Luați o pauză de 5 minute
- Comutați focalizarea pe Sarcina 2 timp de 90 de minute.
Pe măsură ce lucrați în blocuri mai lungi, cel mai bine este să lucrați 2 cicluri o dată și apoi să faceți o pauză mai lungă, de 30 de minute.
Pentru a implementa această rutină modificată, puteți utiliza funcția Pomodore din aplicația Clockify pentru macOS sau extensiile Clockify pentru Chrome sau Firefox, care au și cronometrul Pomodoro încorporat.
Pur și simplu, accesați setările extensiei și setați cronometrele pentru muncă, pauze, numărul de cicluri și activați notificarea sonoră.
Apoi, porniți primul cronometru și începeți să lucrați. De fiecare dată când se încheie un bloc de lucru sau pauză, veți auzi o alarmă sonoră și veți primi o notificare vizuală în colțul ecranului.
Sfat #5: Programați toate sarcinile de același tip în aceleași zile
Care este o altă modalitate excelentă de a minimiza schimbarea contextului, dar totuși de a-ți îndeplini toate sarcinile? Gruparea sarcinilor după tip și abordarea unui tip pe zi.
Desigur, există încă unele tipuri de sarcini pe care va trebui să le rezolvați zilnic - de exemplu, dacă ar fi săriți peste e-mailuri luni, probabil că ați fi plin de ele marți. Deci, evită să faci asta.
Dar, puteți folosi acest sfat pentru întâlniri, creștere, planificare strategică și sarcini similare, la scară mai mare.
Exemplu:
Jack Dorsey, CEO-ul Twitter și Square, este un exemplu celebru ale cărui obiceiuri zilnice poți încerca să le emulezi pentru acest sfat. El își analizează întreaga săptămână după tipul de sarcină și apoi se concentrează pe un singur tip de sarcină în fiecare zi:
- Luni — rezervat sarcinilor de management, inclusiv întâlnirilor
- Marți — rezervat activităților legate de produse
- Miercurea - rezervată pentru marketing, creștere și comunicare
- Joi – timp cu dezvoltatorii și partenerii
- Vineri — rezervate culturii companiei, recrutând oameni noi
- Sâmbăta — concediu de la serviciu
- Duminicile — rezervate sarcinilor de strategie
Mai mult, în zilele care încep cu „T”, își începe munca la Twitter și trece la Square după-amiaza.
Sfat #6: Implementați Programele A/B
Una dintre cele mai mari probleme cu care te vei confrunta atunci când ai mai multe sarcini de lucrat în timpul zilei este — vinovăția .
În timp ce lucrați la Sarcina 1, vă veți simți vinovat pentru că nu lucrați la Sarcina 2.
În timp ce lucrați la Sarcina 2, vă veți simți vinovat pentru că veți crede că ar fi trebuit să mai lucrați la Sarcina 1.
Potrivit antrenorului de afaceri Andee Love în articolul pe care l-a scris pentru Fast Company, soluția pentru a minimiza această vinovăție constă în crearea a două programe care să împartă sarcinile în două grupuri, pe baza conexiunii lor.
Tipul de conexiune pe care îl veți baza diviziunea se poate învârti:
- Locațiile în care trebuie să abordați sarcinile
- Tipul de sarcină, indiferent de proiect căruia îi aparțin
- Sarcinile care aparțin unui singur proiect, indiferent de tipul lor
- Clientul căruia îi aparțin sarcinile legate de proiect
Clockify vă permite să urmăriți timpul pentru proiectele grupate după clienți, sarcinile grupate după proiect, precum și să adăugați locații la timpul lucrat prin câmpuri personalizate. Înscrieți-vă pentru un cont gratuit aici.
Dacă ați selectat tipul de sarcină, atunci ar trebui să vă împărțiți sarcinile în două grupuri în funcție de tipul lor - Tipul 1 este programul dvs. A și Tipul 2 este programul dvs. B și veți lucra la fiecare odată.
Puteți alterna între aceste programe zilnic (la fel ca Jack Dorsey, CEO-ul Twitter și Square). Sau, puteți alterna între aceste programe săptămânal sau bisăptămânal.
Exemplu:
În timp ce Andee Love lucra ca coordonator și supraveghea programele de autism la două școli diferite, ea și-a împărțit munca în funcție de locație și a grupat-o în următoarele programe:
- Programul A : luni, miercuri și vineri au fost rezervate pentru o școală
- Orarul B : Marți și joi au fost rezervate celeilalte școli
Ea știa din timp unde va fi în fiecare zi, ceea ce i-a oferit suficient timp să se pregătească în mod corespunzător, să se concentreze pe deplin pe munca ei într-o singură școală la un moment dat și să termine totul cu mai puțin stres.
Sfatul #7: Faceți sarcinile solicitante din punct de vedere cognitiv mai puțin solicitante
Dacă reușiți să simplificați o sarcină sau să o faceți mai automată în vreun fel, atunci faceți-o. Veți reduce solicitarea sarcinii asupra atenției dvs., lăsând „mai multă” atenție pe care o puteți utiliza apoi pentru a doua sau a treia sarcină.
Rețineți că aici nu vorbim în mod special despre utilizarea instrumentelor de automatizare - deși, automatizarea unor sarcini cu instrumente este întotdeauna recomandată dacă tipul de sarcină o permite și dacă există o aplicație pentru aceasta.
Alternativ, puteți crea o listă de verificare care detaliază pașii pe care trebuie să-i faceți pentru a aborda o sarcină și apoi lucrați la urmați acești pași de fiecare dată când trebuie să abordați sarcina menționată - pentru a emula automatizarea reală.
Exemplu:
Împărțiți procesul de răspuns la e-mailuri în mai mulți pași, apoi creați o listă de verificare care detaliază acești pași. Fiecare pas pe care îl terminați, puneți o bifă lângă el.
- Citiți mesajul
- Identificați intenția expeditorului (de exemplu, întrebare rapidă, cerere aleatorie, răspuns la e-mailul anterior etc.)
- Decideți dacă să răspundeți la e-mail
- Identificați nivelul de prioritate al e-mailului (normal, ridicat, urgent) și programați-l în consecință
- Decideți dacă puteți răspunde singur la e-mail sau dacă aveți nevoie de ajutor din partea echipei dvs
- Solicitați echipei dumneavoastră informații suplimentare, dacă este necesar
- Începeți cu salutări adecvate
- Scrieți corpul e-mailului în conformitate cu intenția expeditorului
- Închideți e-mailurile cu un outro adecvat
- Asigurați-vă că lungimea e-mailului dvs. este de 50-125 de cuvinte
După un timp, veți memora pașii procesului de răspuns la e-mailuri și veți începe să le faceți automat, făcând astfel această sarcină solicitantă din punct de vedere cognitiv mai puțin solicitantă.
Sfat #8: Întrerupeți munca la sarcini sau proiecte în locurile potrivite
Când opriți munca la Sarcina 1/Proiectul 1 și treceți atenția către Sarcina 2/Proiectul 2, asigurați-vă că întrerupeți lucrul la Sarcina 1/Proiectul 1 numai după ce ați finalizat un „întreg semnificativ” asupra acestuia.
Acest „întreg semnificativ” este un loc în care puteți întrerupe cu ușurință munca și o puteți relua mai târziu cu ușurință.
Exemple:
- Întreruperea lucrului pentru un grup de sarcini — Împărțiți Proiectul 1 în sarcini (de exemplu, fazele sale, categoriile sale sau pur și simplu părți ale unui proiect). Abordați mai multe sarcini din Proiectul 1 deodată, înainte de a trece la Proiectul 2.
- Întreruperea muncii pentru o sarcină — După ce ați terminat de abordat Sarcina 1 a Proiectului 1, întrerupeți lucrul și treceți la Sarcina 1 a Proiectului 2. După ce ați terminat lucrul la Sarcina 1 a Proiectului 2, treceți la Sarcina 2 a Proiectului 1.
- Întreruperea lucrului pentru o subsarcină — Împărțiți Sarcina 1 în mai multe subsarcini și întrerupeți munca după finalizarea mai multor sarcini secundare.
Indiferent dacă comutați după o sarcină, o subsarcină, mai multe sarcini sau mai multe subsarcini, veți relua lucrul la ele mult mai ușor mai târziu, deoarece veți începe lucrul la un nou „întreg semnificativ”.
Sfat #9: documentați întotdeauna totul
Când lucrați la mai multe sarcini, sunt șanse ca aceste sarcini să aibă un fel de relație de dependență - adică începutul sau finalizarea unei sarcini poate depinde de începutul sau finalizarea unei alte sarcini.
Uneori, tu vei fi cel care se ocupă de toate aceste sarcini dependente.
Alteori, colegii tăi vor fi responsabili pentru unele dintre sarcinile dependente.
În orice caz, veți dori să explicați sarcinile/proiectele menționate cât de mult puteți, pentru a vă ajuta pe dvs. și pe alții să treceți la aceste noi sarcini/proiecte cu mai multă ușurință.
Gândiți-vă doar la întrebările și problemele pe care le aveți de obicei atunci când începeți o nouă sarcină sau proiect și încercați să le răspundeți, pentru a facilita munca viitoare pentru toată lumea.
Exemplu:
Pentru a documenta tot ceea ce este important atunci când configurați sarcinile și proiectele între care veți sări, răspundeți la următorul set de întrebări:
- Care sunt obiectivele sarcinii/proiectului?
- De ce este important această sarcină/proiect?
- Care sunt cele mai importante domenii ale sarcinii/proiectului?
- Ce determină succesul sarcinii/proiectului?
- Care sunt cele mai mari obstacole în realizarea acestei sarcini/proiect?
- Ce ar trebui făcut dacă sarcina/proiectul eșuează?
Sfat #10: Îmbunătățiți-vă flexibilitatea cognitivă
Dacă doriți să vă îmbunătățiți abilitățile de schimbare a contextului în viitor, cel mai bine este să lucrați la îmbunătățirea flexibilității cognitive:
- Citiți — Citirea activează mai multe regiuni ale creierului în același timp și le face să lucreze împreună. Cititul este ca un exercițiu pentru minte — îți stimulează creierul și își îmbunătățește funcția în timp, crescând flexibilitatea cognitivă în acest proces.
- Meditați – Meditația atentă crește atenția și flexibilitatea cognitivă.
- Încercați ceva diferit — A învăța ceva nou, a căuta experiențe noi și a vă schimba obiceiurile este o tactică excelentă pentru a vă extinde căile neuronale.
- Dormiți mai mult — Somnul este întotdeauna bun pentru creier, iar visele REM vă pot crește, de asemenea, abilitățile de raționament și creativitatea.
- Permite perioade de plictiseală — Lăsându-ți mintea să rătăcească din când în când, vei avea șansa de a analiza problemele din diferite unghiuri și de a găsi soluții la care nu te-ai putea gândi în timp ce te concentrezi constant pe muncă.
- Exerciții fizice — Exercițiile fizice regulate ajută la îmbunătățirea cognitivă, iar exercițiile aerobice regulate (cum ar fi mersul cu putere și înotul) ajută la creșterea de noi celule cerebrale.
- Mănâncă bine — Alimentele cu grăsimi sănătoase ajută la reducerea inflamației creierului și îmbunătățesc funcția cognitivă și neurotransmisia.
- Joacă jocuri — Orice joc care îți ține creierul provocat este o alegere bună, așa că alege un joc video potrivit, un joc de societate sau chiar puzzle-uri pentru a ajuta la construirea de noi căi neuronale.
Sfat #11: Emulați supertaskeri
Chiar dacă nu ești un supertasker, există mai multe strategii pe care le poți încerca să emulezi punctele forte ale supertaskerului în orice moment, pentru a fi mai bun la sărituri între proiecte și sarcini:
Eliminați distragerile din jurul vostru .
Potrivit dr. Adam Gazzalay de la Universitatea din California, aceasta este o strategie cheie. Închideți ușa, opriți telefonul, blocați site-urile web care vă distrag atenția, închideți căsuța de e-mail, porniți o aplicație de anulare a zgomotului și purtați căști ca semn că nimeni nu ar trebui să vă întrerupă. În acest fel, veți face mai ușor să vă concentrați asupra sarcinii pe care vă concentrați în prezent.
Concentrează-te doar pe ceea ce poți controla
Keith Alvey, un director al Diviziei de Dezastre pentru Crucea Roșie Americană, sfătuiește să nu regretați deciziile pe care le-ați luat deja sau să vă faceți griji pentru ceea ce nu puteți schimba. Dacă vă abțineți de la a vă gândi la sarcinile trecute și viitoare, veți fi mai productiv cu sarcinile la care lucrați în prezent.
Îmbunătățiți-vă rezultatele jucând jocuri video
Daphne Bavelier, profesor de științe cerebrale și cognitive, a indicat că jocul de jocuri video timp de 30-60 de minute pe zi, timp de cel puțin 10-12 săptămâni, vă poate ajuta să învățați cum să gestionați mai bine fluxurile de date multiple. Jocurile recomandate (de exemplu, jocurile de acțiune, cum ar fi Call of Duty ) sunt cele care necesită citirea instrucțiunilor, luarea de decizii strategice și concentrarea asupra sarcinilor în ciuda distragerilor vizuale și auditive din joc.
Încheierea
Comutarea între proiecte și sarcini fără a pierde productivitatea este posibilă, dar numai dacă ești atent la modul în care o abordezi. S-ar putea să nu fim cu toții genii multitasking, adică supertasker, sau să avem o flexibilitate cognitivă ridicată, dar acestea sunt modalități prin care putem emula supertaskeri și să ne îmbunătățim flexibilitatea cognitivă în viitor. De asemenea, ar trebui să încercați:
- Alternați mai bine sarcinile — organizându-vă volumul de lucru în blocuri de timp, casete de timp și/sau blocuri Pomodoro.
- Mențineți concentrarea pe un set de sarcini la un moment dat - făcând sarcinile solicitante din punct de vedere cognitiv Ușurați trecerea la sarcini noi și reluarea activităților anterioare — întrerupând munca la sarcini/proiecte în locurile potrivite, răspunzând la întrebările despre proiecte/sarcini în avans și folosind mementouri vizuale/audio pentru a vă ghida munca.
Ca rezultat, îți vei scădea nivelul de stres, vei crește calitatea muncii tale și vei îmbunătăți productivitatea în general.