Cum să vă configurați statul de plată pentru întreprinderile mici

Există foarte puțin (dacă există) spațiu pentru eroare umană în statul de plată. Angajații neplătiți sunt angajați nemulțumiți, iar un Internal Revenue Service (IRS) neplătit poate fi de-a dreptul înfricoșător.

În timp ce întreprinderile mai mari pot avea un întreg departament dedicat serviciilor de salarizare sau externalizează responsabilitățile de salarizare către o terță parte, proprietarii de întreprinderi mici au de obicei mai puține resurse.

Dacă dețineți o afacere mică și nu aveți bugetul pentru a externaliza către un furnizor de servicii de salarizare, nu sunteți singurul. Conform sondajului fiscal 2021 al Federației Naționale a Afacerilor Independente ^[1] , 54% dintre întreprinderile mici nu folosesc un furnizor terț de servicii de salarizare.

Deși gestionarea procesului de salarizare la nivel intern este posibilă, aceasta vine cu o parte echitabilă de provocări. În acest articol, vom aborda pașii pe care ar trebui să îi luați atunci când configurați statul de plată pentru afacerea dvs. mică, cum să atenuați provocările comune și cum software-ul de salarizare pentru afaceri mici poate ajuta la reducerea celor mai împovărătoare aspecte ale procesării salariilor.

3 pași pentru ca statul de plată să funcționeze fără probleme la afacerea dvs. mică

Configurarea salariilor este, în cele din urmă, o combinație de gestionare a personalului și navigare în formularele fiscale. Unele părți ale configurației de salarizare ^[2] ar putea părea evidente, în timp ce altele ar putea să nu fie la fel de intuitive. Iată trei pași de bază care trebuie urmați pentru a pune bazele gestionării salariilor.

1. Obțineți documentele potrivite de la angajații dvs

Un sistem eficient de salarizare depinde de obținerea documentelor potrivite de la angajații dvs. pentru pregătirea impozitelor: hârtiile și statul de plată merg mână în mână. Pentru a obține documentele potrivite de la angajații tăi, mai întâi trebuie să știi ce fel de angajat sunt aceștia.

Aici lucrurile pot deveni complicate.

↛ Provocare : Identificarea corectă a angajaților pentru a evita clasificarea greșită.

La îmbarcarea angajaților, este important să știți ce fel de angajat vor fi aceștia. Vor fi considerați angajați cu normă întreagă sau angajați cu contract? Acest lucru contează deoarece va determina modul în care le plătiți și cum vă veți face impozitele pe salarii.

Uneori, clasificarea greșită a angajaților se face intenționat, astfel încât compania să poată evita plata orelor suplimentare sau compensații pentru lucrători. Acest lucru poate duce la amenzi pentru afacerea dvs.

Cel mai adesea, însă, clasificarea greșită a angajaților este un accident.

Cum să o eviți:

IRS sugerează să vă întrebați „cât de mult control am ca afacere asupra lucrătorului?” Ca regulă generală, un control mai mare asupra unui lucrător înseamnă că acesta este mai mult un angajat cu drepturi depline decât un antreprenor.

Dacă îi spuneți persoanei unde și cum să-și facă munca, dacă continuați să o păstrați după ce o anumită lucrare este terminată și dacă îi oferiți beneficii, probabil că aveți de-a face cu un angajat și nu cu un antreprenor.

Dacă persoana vine și pleacă în funcție de locul de muncă, poate face munca în orice mod consideră potrivit și este responsabilă pentru propriile beneficii, atunci probabil că este un antreprenor. Dacă încă nu sunteți sigur, consultați-vă consilierul juridic sau trimiteți formularul SS-8 la IRS pentru a obține determinarea acestora.

2. Documentați-vă politicile de plată

Luați în considerare să discutați cu un avocat sau să solicitați ajutorul unui site web legal pentru a documenta contractele și politicile de plată.

În calitate de proprietar de afaceri mici, toți cei pe care îi angajați ar trebui să înțeleagă cât de mult sunt plătiți, când sunt plătiți, cum sunt plătiți (de exemplu, depunere directă, numerar sau cec) și beneficiile angajatului care vin cu locul de muncă. La fel ca majoritatea documentelor legale, este mai bine să aveți politici de plată documentate și să nu aveți nevoie de ele decât să aveți nevoie de ele și să nu le aveți.

Ar trebui să aveți o copie a acestuia, împreună cu detalii despre condițiile de angajare, politici și alte probleme legate de resursele umane, semnate și stocate undeva în siguranță.

↛ Provocare: Păstrarea documentelor protejate și în conformitate cu legile privind confidențialitatea datelor

Dacă aveți un amestec de angajați, antreprenori și angajați din mai multe state, veți avea o mulțime de documente și formulare pe care să le urmăriți și să le stocați.

Deoarece aceste documente conțin date sensibile și personale (cum ar fi numerele de securitate socială), trebuie să vă asigurați că sunt stocate în siguranță - documente fizice într-un dulap încuiat și documente digitale într-un sistem software securizat.

Acest lucru este important pentru că doriți ca angajații să aibă încredere în dvs. cu informațiile lor și, de asemenea, este legea. Nerespectarea legii Fair and Accurate Credit Transactions Act (FACT Act) ^[3] și Fair Credit Reporting Act (FCRA) ^[4] sau a GDPR al Uniunii Europene poate duce la sancțiuni majore.

Cum să o eviți:

Pentru a păstra în siguranță fișierele digitale, politicile și datele personale ale angajaților dvs., luați în considerare investiția în software de gestionare a documentelor cu funcții care sunt concepute pentru a păstra documentele în siguranță și pentru a vă ajuta să asigurați conformitatea cu legile privind confidențialitatea datelor relevante pentru angajații dvs.

Aceste caracteristici includ locația centralizată pentru toate departamentele pentru stocarea datelor, reducerea silozurilor interdepartamentale, automatizarea sarcinilor repetitive și simplificarea proceselor de scanare, stocare, recuperare și arhivare a documentelor.

3. Investiți în software pentru a vă ajuta să gestionați procesul de salarizare

Nimic nu va reduce moralul angajaților mai repede decât un salariu întârziat sau două. Software-ul de salarizare poate ajuta la eficientizarea procesului de salarizare, la minimizarea posibilității de eroare, la stocarea în siguranță a înregistrărilor de salarizare și la facilitarea plății taxelor de salarii.

Dacă aveți o combinație de angajați cu normă întreagă, antreprenori și angajați în mai multe state, software-ul de salarizare vă poate ajuta să eliberați o parte din stres prin păstrarea înregistrărilor organizate și în siguranță și automatizarea calculelor și a depozitelor. Desigur, asta depinde de alegerea celui mai bun software de salarizare pentru nevoile afacerii tale.

↛ Provocare: Alegerea software-ului de salarizare

Având un proces de salarizare simplificat, vă poate oferi, de asemenea, spațiu de dezvoltare pentru afaceri. Într-un studiu de caz de salarizare, VYRL, un startup, a raportat că investiția într-un sistem de salarizare le-a permis să-și plătească angajații și contractorii mai rapid, să-și organizeze documentele și le-a oferit posibilitatea de a oferi pachete de beneficii mai competitive pentru angajați. Acest lucru i-a ajutat în cele din urmă să înceapă să-și dezvolte afacerea.

Dar cumpărăturile pentru un sistem de salarizare pot fi o provocare cu atât de multe opțiuni disponibile. Poate deveni cu ușurință copleșitor comparând diferite sisteme și caracteristici. S-ar putea să vă gândiți: „Iau decizia corectă?” și vă faceți griji că ați ales greșit.

Cum să o eviți:

Când cumpărați software pentru salarizare (sau, într-adevăr, orice tip de software), asigurați-vă că aveți întotdeauna în minte problema inițială pentru a vă ajuta să prioritizați ce caracteristici sunt importante pentru dvs.

Câteva caracteristici importante ale software-ului de salarizare de reținut includ:

• Depunere directă
• Depunerea impozitelor (taxă pe salarii, taxă Medicare etc.)
• Managementul de conformitate
• Self-service pentru angajați (ESS)
• Integrari de contabilitate si de urmarire a timpului

Rețineți că software-ul de salarizare oferă o gamă largă de funcții, de la funcții de bază de salarizare la cele mai complexe. Nu strică niciodată să „încerci” software-ul profitând de ofertele de probă pentru a te asigura că se potrivește bine companiei tale și să faci rulări uscate ale sistemului înainte de lansarea oficială.

Descărcați stresul salarizării

Salariile pot deveni cu ușurință copleșitoare cu toate părțile sale mobile și mizele mari. Dar având documentația potrivită de la început, un sistem de stocare a documentelor securizat și organizat pentru evidențele de salarizare și software-ul potrivit pentru afacerea dvs. pot face procesul mult mai ușor.

Dacă nu sunteți sigur de unde să începeți, luați în considerare participarea la testul Capterra pe lista scurtă pentru a vă ajuta să restrângeți unele dintre opțiuni.

Surse

1. Sondajul fiscal 2021 al Federației Naționale a Afacerilor Independente, Centrul de Cercetare NFIB
2. Angajați și gestionați angajați, US Small Business Administration
3. Legea privind tranzacțiile de credit corecte și corecte, Comisia Federală pentru Comerț
4. Rezumate ale drepturilor conform Legii de raportare echitabilă a creditelor, Registrul federal