Cum să cumpărați software de afaceri în 6 pași

Navigarea prin procesul de cumpărare a software-ului este dificilă, dar suntem aici pentru a vă ajuta.

Alegerea unui software poate fi copleșitoare, dar nu vă temeți. În acest articol, vom detalia șase pași pe care ar trebui să-i urmați pentru a găsi software-ul potrivit și pentru a vă simți încrezători în decizia dvs.

6 pași cheie pentru a găsi software-ul potrivit

Pasul 1: Identificați problema dvs

Primul pas al procesului de cumpărare a software-ului implică identificarea nevoilor dvs. și asigurarea faptului că acestea sunt aliniate cu obiectivele dvs. de afaceri.

Întrebați-vă: ce problemă trebuie să rezolv?

Identificarea problemei vă ajută să restrângeți tipul de software de care aveți nevoie. Începeți cu o problemă specifică, bazată pe obiective de afaceri, cum ar fi:

• Avem nevoie de angajații noștri să colaboreze mai rapid la proiecte.
• Trebuie să ne urmărim inventarul în mai multe locații de magazine mai precis.
• Trebuie să ne îmbunătățim comunicarea cu clienții.

Dacă nu sunteți sigur de unde să începeți, iată câteva modalități de a vă identifica problemele și modul în care acestea sunt legate de obiectivele dvs. de afaceri:

• Discutați cu echipa dvs. pentru a identifica problemele actuale. Sapă adânc în conversație pentru a găsi problema de bază, nu doar simptomele.
• Evaluează-ți software-ul actual și discută cu echipa ta problemele legate de utilizarea acestuia.
• Întrebați-i pe alții din rețeaua și/sau din industrie dacă se confruntă cu probleme similare.

Pasul 2: Definiți cerințele software

Există probabil zeci, dacă nu sute, de produse software concepute pentru a rezolva problema pe care o întâmpinați. Dar asta nu este suficient. Aveți nevoie de software care să se potrivească nevoilor specifice ale afacerii dvs.

Întrebați-vă: Cum vrem să folosim acest software?

A ști ce vrei să obții din software-ul pe care îl folosești te va ajuta să te apropii de alegerea potrivită pentru afacerea ta. Iată câteva cerințe de luat în considerare:

• Caracteristici (toate lucrurile pe care trebuie să le faci)
• Numărul de utilizatori (dacă aveți nevoie de conturi separate pentru fiecare utilizator)
• Ușurință în utilizare (cât de ușor va fi de utilizat pentru echipa dvs.)
• Integrari (cum interacționează cu alt software pe care îl utilizați)
• Potențial de creștere (cât de bine va răspunde software-ul nevoilor viitoare)
• Preț (cât sunteți dispus să cheltuiți pentru software)

Nu te opri însă la a răspunde la această întrebare. Introduceți informații suplimentare pentru a vă rafina cerințele, vizitând directoarele software Capterra pentru a căuta recenzii aprofundate ale utilizatorilor de la alte persoane ca dvs. Veți vedea ce caracteristici pe care companiile similare le consideră obligatorii.

Pentru a crea încredere în cerințele dvs., discutați cu echipa dvs. pentru a vedea de ce vor avea nevoie de fapt utilizatorii. Puteți, de asemenea, să vă uitați la una sau două companii de software de top și să vedeți ce caracteristici suplimentare oferă. Comparați-le cu alte software-uri de care aveți în vedere pentru a vedea de ce caracteristici nu vă puteți lipsi și care sunt bonusuri frumoase.

Pasul 3: Identificați opțiunile și creați-vă lista scurtă

Următorul pas în căutarea dvs. de software implică crearea unei liste exhaustive cu toate soluțiile care corespund nevoilor dumneavoastră. Căutarea în Capterra pentru categoria dvs. de software este un loc minunat de început.

După crearea unei liste cuprinzătoare de software, este timpul să o restrângem la o listă scurtă gestionabilă de opțiuni realiste. În mod ideal, acea listă ar trebui să conțină trei până la șapte produse – mai mult decât atât, iar procesul de selecție riscă să devină prea lung și complicat.

Întrebați-vă: trebuie să fie această soluție software pe lista mea scurtă?

Pentru a răspunde la această întrebare, începeți să comparați software-ul de pe lista dvs. cu cerințele pe care le-ați stabilit la pasul doi, având grijă să evaluați următoarele:

• Produsul vă rezolvă problema cheie și vă sprijină obiectivele de afaceri?
• Produsul îndeplinește cerințele dvs. de caracteristică?
• Cât de ușor de utilizat este soluția?
• Produsul funcționează (se integrează) cu software-ul pe care îl utilizați acum?
• Produsul are recenzii bune de la utilizatori?
• Produsul este în bugetul dumneavoastră?

Odată ce ați răspuns la aceste întrebări, ar trebui să descoperiți că majoritatea soluțiilor din lista lungă inițială pot fi eliminate. Pentru a vă reduce și mai mult lista, utilizați instrumentul de filtrare Capterra și recenziile utilizatorilor.

Instrumentul de filtrare (găsit pe anumite pagini de categorii de software) vă permite să reduceți rezultatele prin funcții populare, opțiuni de preț și multe altele. Recenziile utilizatorilor (găseate pe anumite pagini de produse software) vă vor oferi evaluări generale, precum și evaluări pentru ușurința în utilizare, serviciul pentru clienți, valoarea generală și caracteristici.

De asemenea, puteți vedea dimensiunea industriei și a afacerii recenzenților. Un produs poate fi bun pe hârtie, dar doriți să vă asigurați că oamenilor ca dvs. le place să îl folosească.

/ Obțineți sugestii

Faceți testul nostru și obțineți propria dvs. listă scurtă de software

FACEȚI QUIZUL

Pasul 4: Selectați cea mai bună alegere

Ați făcut o mulțime de cercetări până în acest moment și sunteți gata să faceți o selecție finală din lista dvs. scurtă. Pentru a vă simți pe deplin încrezător în decizia dvs., iată câteva ultime verificări pentru a vă asigura că alegeți software-ul potrivit pentru afacerea dvs.

Întrebați-vă: am încredere în această companie cu afacerea mea?

Relația dvs. cu furnizorul de software va fi un parteneriat. Iată câteva modalități de a construi această încredere:

• Citiți recenziile utilizatorilor pe Capterra de la clienții actuali care au nevoi similare cu ale dvs. Creați o listă de întrebări pentru furnizori pe baza oricăror preocupări pe care le aveți după ce ați citit recenziile.
• Luați legătura cu furnizorii, programați demonstrații și puneți întrebări. Vederea capabilităților software de aproape vă permite să faceți comparații mai semnificative.
• Contactați furnizorii de pe lista dvs. pentru a determina prețul final și nivelurile de servicii, precum și orice materiale de instruire și de pregătire. Diferite companii de software oferă diferite niveluri de servicii după achiziție, așa că, dacă doriți ceva practic, discutați cu furnizorul din timp.

După finalizarea acestor verificări, ar trebui să vă simțiți și mai încrezători în selecția dvs. Următorul pas este să vă asigurați că echipa dvs. împărtășește această încredere.

Pasul 5: Obțineți acceptarea echipei

Înainte de a cumpăra un software nou, aveți nevoie de acceptarea altora din echipa dvs. Nu toată lumea va fi petrecut la fel de mult timp cercetării software ca tine, așa că împărtășește-ți constatările și spune-le cum ai ajuns la alegerea finală.

Întrebați-vă: pe cine va afecta această decizie?

Includeți pe oricine care va fi afectat de modificarea software-ului în prezentări și discuții. Aceasta ar putea include:

• Membrii echipei care vor folosi noul software
• Cei care se ocupă de bugetul software
• Directori care vor semna achiziția de software
• Personal IT care va implementa noul software
• Conducerea care va fi responsabilă pentru conducerea schimbării

Împărtășește-ți motivele de cercetare și selecție și lasă mult timp pentru feedback. Odată ce cei afectați de schimbare (și cei care se ocupă de bugetul software) sunt la bord, veți fi gata să cumpărați.

Pasul 6: Achiziționați noul software

Acest pas final este cel mai simplu, dar există câteva lucruri de care trebuie să fii conștient înainte de a semna pe linia punctată și de a trimite prima plată oficială:

• Asigurați-vă că ați comunicat din timp cu vânzătorul cu privire la termenii contractului dvs.
• Întrebați despre orice reduceri pentru care s-ar putea califica afacerea dvs. (de exemplu, dacă lucrați pentru o organizație nonprofit).
• Discutați planurile de plată și întrebați despre reduceri pentru plata anuală în loc de lunară.
• Discutați despre ce va fi responsabil furnizorul de software ulterioară achiziției (aceasta ar putea include integrarea și formarea personalului, disponibilitatea serviciului pentru clienți și accesul la actualizările viitoare de software).
• Dacă plătiți conform unui program lunar sau al unui alt program recurent, lucrați cu finanțele la nivel intern pentru a vă asigura că bugetul va fi disponibil atunci când este necesar.

Odată ce ați cumpărat oficial un pachet de software, băgați-vă pe spate pentru munca depusă și simțiți-vă încrezător că ați făcut alegerea software potrivită pentru afacerea dvs., deoarece v-ați făcut timp pentru a finaliza procesul de cumpărare corect. Este timpul să sărbătoriți eficiența mai mare și alte beneficii care vin de la noul dumneavoastră software.

Informații despre sondajul Capterra „Tendințe de cumpărare de software pentru întreprinderi mici”.

Capterra a efectuat acest sondaj în iulie și august 2018 în rândul a 420 de întreprinderi mici și mijlocii (IMM-uri) cu sediul în SUA, Germania și Franța. Respondenții au fost verificați pentru dimensiunea companiei și veniturile pentru a se califica ca IMM-uri. Respondenții calificați au fost factori de decizie sau au avut o influență semnificativă asupra deciziilor legate de achiziționarea de tehnologii pentru organizația lor.

Li s-a cerut să fi achiziționat cel puțin o bucată de software în valoare de 5.000 USD sau mai mult în ultimele 12 luni. Respondenților li se cerea să fie cel puțin manageri de birou, influențând deciziile de achiziție de software în organizațiile lor.