Îmbunătățiți-vă analiza deficitului de aptitudini în mod corect

Există o dezbatere aprinsă la nivel macro asupra faptului dacă există într-adevăr un decalaj de competențe – diferența dintre competențele de care au nevoie angajatorii și cele pe care angajații actuali au de oferit – sau nu. Unii susțin că nu a existat niciodată unul ^[1] , iar problema provine din oportunitățile educaționale slabe pentru tinerii Americii. Alții susțin că nu numai că există, dar se înrăutățește ^[2] .

Cu toate acestea, ca manager de resurse umane sau trainer corporativ, nu vă pasă de nivelul macro. Îți pasă de propria ta companie. Poate că trebuie să remediați imediat un decalaj major de competențe pentru a concura sau poate doriți doar să învățați cum să prioritizați bugetele de formare și angajare. În orice caz, merită să faceți o analiză a deficitului de competențe.

Vă vom explica ce este o analiză a deficitului de competențe, apoi vă vom arăta cum să faceți una singur. (Nu ca să ne lăudăm, dar am dezvoltat un șablon Excel care poate fi descărcat gratuit, care adaugă un pas crucial legat de importanța competențelor, care vă va aduce rezultate mai utile decât alte metode.)

Să ajungem la asta!

Ce este o analiză a deficitului de competențe?

O analiză a deficitului de competențe este un instrument pentru a determina decalajele dintre abilitățile pe care le au angajații dvs. în prezent și abilitățile de care au nevoie pentru ca organizația dvs. să își atingă obiectivele în viitor.

Efectuarea unei analize regulate a deficitului de competențe vă poate ajuta organizația în mai multe moduri:

• O analiză a deficitului de competențe vă ajută să utilizați cât mai bine bugetul de formare. Companiile au cheltuit în medie 1.071 USD per angajat pe formare în 2021 ^[3] . Companiile au cheltuit până la 11% din bugetul lor de formare pe instrumente și tehnologii de învățare. Efectuarea unei analize a deficitului de competențe vă poate spune cum să acordați prioritate cheltuielilor de formare pentru a obține cele mai bune rezultate.
• Îmbunătățește reținerea lucrătorilor și eforturile de productivitate. Potrivit unui studiu LinkedIn din 2022 ^[4] , instruirea în conducere și management, precum și perfecţionarea și recalificarea angajaților, sunt primele două domenii de preocupare pentru experții în învățare și dezvoltare. O analiză a deficitului de competențe poate marca începutul investițiilor în aceste tipuri de programe, oferind în același timp angajaților abilitățile de care au nevoie pentru a performa mai bine în rolurile lor sau pentru a căuta promovări din cadrul organizației dumneavoastră.
• Vă pregătește compania pentru perturbări majore. A fi în fața abilităților majore de care trebuie să le aibă organizația ta pentru a supraviețui, fie că se dezvoltă AI sau analizează date, te va asigura că nu te încurci când este prea târziu și concurenții tăi s-au adaptat deja.
• Acesta vă informează strategia de recrutare pe termen lung. Indiferent de abilitățile pe care nu le poți dezvolta intern, va trebui să angajezi extern. O analiză a deficitului de competențe vă poate ajuta să actualizați acele fișe de post și cerințele de competențe, astfel încât să aduceți oamenii potriviți ^[5] în organizație.

O analiză a deficitului de competențe poate fi mărită sau redusă, după cum este necesar, în funcție de resursele și nevoile disponibile. Puteți efectua una pentru întreaga organizație, un singur departament sau un lucrător individual.

Cum să faci o analiză a deficitului de competențe în 5 pași

Metoda noastră de analiză a deficitului de competențe este similară cu multe alte metode existente, dar cu o diferență critică care credem că oferă rezultate mai acționabile. Vom explica care este această diferență critică atunci când apare în procesul de evaluare. Dar, deocamdată, urmărește-te.

Facem acest lucru în Microsoft Excel pentru a automatiza o parte din matematică. De dragul simplității, ne acționăm și ca și cum ați efectua această analiză pe o întreagă echipă sau departament, mai degrabă decât pe un individ.

Pasul 1: Identificați abilitățile de care echipa dvs. are nevoie pentru a reuși

Primul pas cu orice analiză a deficitului de competențe este să vă întâlniți cu părțile interesate din grupul pe care îl analizați, probabil un șef de departament sau un lider de echipă, pentru a afla abilitățile de care grupul are nevoie pentru a reuși.

Abilitățile pe care le decideți pot proveni din mai multe surse. Puteți evalua fișele postului sau declarația de misiune a organizației. Puteți analiza tendințele din industrie sau satisfacția clienților. Nu contează dacă sunt abilități soft (de exemplu, inteligență emoțională) sau abilități dure (de exemplu, programare AI).

Important de reținut este că acum nu este momentul să evaluăm ce abilități are sau nu acest grup. Este doar ceea ce este necesar pentru a prospera pe termen lung. După ce ați obținut 5 până la 10 abilități pe care doriți să le acordați prioritate, puteți trece la pasul următor.

Pasul 2: Descărcați șablonul gratuit de analiză a deficitului de competențe

Restul pașilor care urmează vor folosi acest șablon Excel.

Pasul 3: Prioritizează și evaluează importanța fiecărei aptitudini

Aceasta este diferența critică cu metoda noastră pe care am menționat-o mai devreme.

În timp ce fiecare metodă de analiză a decalajelor de competențe de acolo are în vedere competența angajaților cu privire la diferite abilități, niciuna dintre ele nu ia în considerare și prioritatea fiecărei abilități.

Când deschideți fișierul Excel, veți vedea acest lucru în prima filă:

Luați abilitățile pe care le-ați identificat la pasul unu și adăugați-le sub „Numele competenței”. Apoi, sub „Importanța competențelor”, evaluați fiecare abilitate pe o scară de la 1 la 5, 5 fiind cea mai importantă abilitate pentru echipă sau departament și 1 fiind cea mai puțin importantă.

Gândește-te bine. Dacă ajungi cu o grămadă de 4 și 5, nu ai făcut acest pas corect. În mod ideal, ar trebui să ajungeți cu evaluări de importanță pe întreaga scară.

Rezultatul final ar trebui să arate cam așa:

După ce ați terminat, treceți la a doua filă din foaia de calcul: „Evaluări aptitudini”.

Pasul 4: Evaluați competența fiecărui angajat pentru fiecare abilitate

Acest pas este punctul central al analizei dvs., în care veți evalua competența fiecărui angajat actual pentru abilitățile pe care le-ați identificat.

Unde scrie „[Numele echipei/departamentului]”, adăugați echipa sau departamentul pe care îl analizați, apoi adăugați angajații din echipa sau departamentul respectiv mai jos - câte unul pentru fiecare rând. Veți observa că abilitățile pe care le-ați introdus la ultimul pas au fost deja populate în coloane separate din această filă.

Pentru fiecare abilitate, evaluați fiecare muncitor pe o scară de la 1 la 5: 1, ceea ce înseamnă că a stăpânit deja acea abilitate și 5, ceea ce înseamnă că nu are deloc această abilitate. Poate sună înapoi, dar din nou, încercăm să măsurăm un decalaj. Cu cât numărul este mai mare, cu atât decalajul este mai grav.

Puteți găsi evaluări ale competențelor folosind o serie de surse diferite:

• Rapoarte de performanta
• Evaluări și teste de competențe
• Sondaje și interviuri

Indiferent de metodele pe care le folosiți, rezultatul final ar trebui să arate cam așa:

Acum este timpul să vezi unde sunt lacunele tale. Mergeți la ultima filă din foaia de calcul: „Rezultate”.

Pasul 5: Analizați rezultatele pentru a identifica oportunitățile de perfecționare

Fila dvs. „Rezultate” va arăta cam așa:

Numerele din fiecare celulă în care un angajat și o calificare se intersectează sunt generate prin înmulțirea importanței competențelor din prima filă cu evaluarea competenței de calificare din a doua filă. Cu cât numărul este mai mare, cu atât decalajul de aptitudini este mai mare. Sau, pentru cei vizuali: roșul este rău, verdele este bun.

Rândul „Gap Total” din partea de jos însumează decalajul de competențe pentru întreaga ta echipă. În exemplul de mai sus, puteți vedea că leadershipul (315) și alfabetizarea digitală (300) reprezintă cele mai mari lacune de competențe. Rețineți că inteligența emoțională a fost evaluată mai devreme ca fiind mai importantă decât alfabetizarea digitală (5 vs. 4), dar evaluarea medie a competențelor pentru alfabetizarea digitală a acestei echipe este mult mai mică decât cea pentru inteligența emoțională, motiv pentru care alfabetizarea digitală reprezintă un decalaj mai mare.

Coloana „Gap Total”, pe de altă parte, însumează decalajele pentru fiecare angajat. În exemplul de mai sus, puteți vedea că Vision (117), War Machine (114) și Loki (113) au nevoie de cel mai mult lucru.

Asta e! Ați făcut o analiză a deficitului de competențe.

Utilizați lista noastră de verificare pentru a vă ajuta cu analiza deficitului de competențe

Dacă aveți nevoie de o versiune mai scurtă a ceea ce tocmai am subliniat, aruncați o privire la lista noastră de verificare.

Următorii pași se bazează pe rezultatele analizei deficitului de competențe

Desigur, găsirea unui deficit de competențe nu este același lucru cu completarea unui deficit de competențe. Odată ce ați terminat analiza, este timpul să utilizați acele rezultate pentru a vă informa strategiile de învățare și angajare pe măsură ce avansați. Iată doar câteva moduri prin care poți proceda în acest sens:

• Creați sau cumpărați conținut nou de instruire . Dacă aveți un sistem de management al învățării (LMS), puteți crea sau cumpăra cursuri dedicate îmbunătățirii decalajelor specifice de competențe. Mulți furnizori de LMS oferă clienților o bibliotecă de cursuri cu conținut prefabricat pentru o mare varietate de abilități.
• Începeți un program de mentorat . Un alt lucru grozav despre o analiză a deficitului de competențe este că vă spune cine este deja expert în anumite abilități. Puteți folosi aceste informații pentru a asocia lucrătorii într-un program de mentorat și pentru a-i ajuta să-și învețe reciproc abilități importante.
• Luați în considerare forța de muncă contingentă. Dacă anumite abilități dure sunt imposibil de dezvoltat intern, luați în considerare angajarea de lucrători temporari sau cu normă parțială cu acele abilități pentru a susține rapid procesele și a finaliza proiectele care necesită atenție imediată.
• Rafinați-vă strategia de recrutare. Examinați totul - sursele de talent, fișele postului, practicile de interviu, șabloanele de evaluare a candidaților - pentru a vă asigura că acordați prioritate abilităților potrivite în cazul candidaților dvs. de locuri de muncă și că vă pregătiți afacerea pentru succes pe termen lung.

Când vine vorba de managementul resurselor umane și al talentelor, lucrurile se schimbă acum mai repede decât putem înțelege.

Potrivit Forumului Economic Mondial ^[6] , o mare parte din primele 10 locuri de muncă din 2030 nici măcar nu există încă. Efectuând o analiză regulată a deficitului de competențe și ajustându-vă strategiile de învățare și angajare în consecință, vă puteți configura organizația pentru a trece cu pumnul de întrerupere.

Surse

1. Piața muncii nu are un „decalaj de competențe” – are un decalaj de oportunități, Brookings.edu
2. Lipsa de competențe digitale din SUA este mai gravă decât am crezut cu toții, IndustryWeek
3. Raport 2021 privind industria de instruire , revista de formare
4. Transformarea L&D, LinkedIn
5. Modalități eficiente de a efectua o analiză a deficitului de competențe, recrutarea zilnică
6. Top 10 locuri de muncă ale viitorului — Pentru 2030 și mai departe, Forumul Economic Mondial