5 semne că afacerea dvs. este gata să își actualizeze soluția de contabilitate

Vă costă timp și bani software-ul de contabilitate învechit? Ai grijă la aceste cinci steaguri roșii.

Până când citești asta, ai trecut de coșmarul anual al sezonului fiscal (sper). Felicitări! Acum te poți răsfăța cu o limonadă drăguță pentru o treabă bine făcută și poți începe să dormi liber de teroarea că IRS te urmărește prin visele tale.

Indiferent dacă acesta a fost primul tău coșmar fiscal sau criza ta anuală de anxietate legată de sezonul fiscal, sunt dispus să pariez că software-ul de contabilitate insuficient sau învechit a fost o mare parte din necazurile tale.

Irene Wachsler, CPA și consilier de afaceri din Massachusetts, spune că una dintre cele mai mari greșeli pe care le vede pe care le face proprietarii de întreprinderi mici este „a nu lua toate deducerile eligibile pentru că nu investesc într-un sistem de contabilitate adecvat”.

Deducerile ratate sunt doar unul dintre semnele că sistemul dvs. de contabilitate insuficient vă costă timp și bani.

Wachsler a adăugat că multe probleme ale afacerilor mici „pot fi rezolvate cu ușurință prin utilizarea unui sistem de contabilitate în cloud care are fluxuri bancare automatizate și reguli bancare”.

Nu sună mult mai frumos decât să-ți smulgi părul?

5 semnale roșii că software-ul dvs. de contabilitate are nevoie de un upgrade

În acest articol, vom analiza cinci semne de avertizare că afacerea dvs. are nevoie pentru a vă actualiza sistemul de contabilitate, împreună cu sfaturi utile despre cum vă poate ajuta tehnologia contabilă actualizată.

1. Petreceți mai mult timp cu software-ul dvs. de contabilitate decât vă conduceți afacerea

Semne de avertizare la care trebuie să fiți atenți:

• Lucrezi noaptea și weekend-urile pentru a ajunge din urmă cu sarcinile contabile de bază.
• Cea mai mare parte a timpului petrecut cu sarcini de contabilitate este grea pentru introducerea datelor.
• Sarcinile contabile de bază, cum ar fi salarizarea și facturarea, vă îndepărtează de a vă dezvolta afacerea.

De ce aceasta este o problemă: software-ul de contabilitate (și într-adevăr, aproape toate programele de afaceri) ar trebui să fie concepute pentru a vă Deci, dacă instrumentul dvs. de contabilitate nu vă oferă timp înapoi pe care îl puteți folosi pentru a vă dezvolta afacerea, nu își face treaba.

Pentru a fi corect, dacă contabilitatea dvs. este chiar puțin complexă, cu o mulțime de tranzacții și clienți, problemele dvs. ar putea fi atât legate de personal, cât și de software insuficient. În acest caz, trebuie să vă întrebați dacă preferați să petreceți zece ore pe săptămână gestionându-vă propria contabilitate sau să plătiți unui profesionist câteva sute de dolari pe lună pentru a se ocupa de asta, astfel încât să aveți timpul înapoi.

Cum poate ajuta noul software de contabilitate: Software-ul de contabilitate din generația actuală vă poate economisi timp într-o multitudine de moduri, de la scanarea chitanțelor pentru gestionarea cheltuielilor până la automatizarea proceselor de rutină, cum ar fi facturarea și evidența contabilă. Dacă ați rulat manual statul de plată, probabil că veți petrece ore în fiecare săptămână pentru a le face. Utilizarea unui software de contabilitate cu salarizare integrată ar putea schimba viața.

Vorbind despre integrări, acestea sunt cheia dvs. pentru economisirea de timp personalizată. Produsele de contabilitate consacrate au construit relații cu sute de dezvoltatori de aplicații, permițându-vă să conectați totul, de la CRM la un sistem de punct de vânzare la sistemul dvs. de contabilitate. Acest lucru economisește timp prin reducerea numărului de clicuri între aplicații și prin extragerea datelor pentru dvs.

De exemplu, cercetarea Intuit (așa cum a fost distribuită la QuickBooks Connect în noiembrie 2018) arată că fiecare utilizator QuickBooks Online economisește aproximativ Este natura umană să stabilim o rutină și apoi să rămânem la ceea ce știm, așa că cea mai bună modalitate de a afla ce ați ratat este să faceți o demonstrație a unui instrument de contabilitate popular și să întrebați un reprezentant al furnizorului cum vă poate economisi timp.

2. Instrumentul dvs. de contabilitate nu mai este actualizat

Semne de avertizare la care trebuie să fiți atenți:

• Software-ul dvs. de contabilitate se prăbușește în mod regulat.
• Software-ul dvs. de contabilitate a fost încălcat de hackeri.
• Software-ul dvs. de contabilitate și-a pierdut funcționalitatea când sistemul dvs. de operare a fost actualizat.

De ce aceasta este o problemă: Fie că este pentru că software-ul dvs. de contabilitate este open source și nu mai este acceptat sau pentru că a fost distribuit de o companie care nu mai este în activitate, utilizarea software-ului care nu este actualizat nu înseamnă doar să pierdeți cele mai recente funcții, este vorba despre protejarea datelor dvs. și a datelor clienților dvs.

Ai putea spune: „Nu am nevoie de cel mai recent software de contabilitate pentru că nu am nevoie de inteligență artificială, CPA virtuale și drone autonome care să-mi livreze documentele fiscale către IRS.”

În primul rând: nu ar trebui să încercați niciodată să livrați nimic unei clădiri federale prin dronă. În al doilea rând: cel mai mare risc al software-ului neacceptat este vulnerabilitatea acestuia la hacking, ca o ușă din spate larg deschisă care se balansează în vânt. Doriți să explicați clienților dvs. că informațiile lor bancare au fost scurse pentru că nu ați vrut să faceți loc în cheltuielile de operare pentru software-ul de contabilitate actualizat?

Cum te poate ajuta noul software de contabilitate: atunci când ai un sistem de contabilitate modern și actualizat în spatele afacerii tale, poți dormi liniștit noaptea știind că datele tale și ale clienților tăi sunt pe mâini bune. Pe lângă securitatea datelor, este, de asemenea, imperativ ca instrumentul dvs. de contabilitate să fie actualizat anual (cel puțin ) pentru a reflecta schimbarea legilor fiscale.

Dacă sistemul dvs. nu a fost actualizat de la, de exemplu, adoptarea Tax Cuts and Jobs Act la sfârșitul anului 2017, este posibil să pierdeți numeroase deduceri și credite fiscale, deoarece software-ul dvs. nu știe să le caute. Sau, poate și mai rău, ați putea să luați deduceri pe care software-ul dvs. învechit le consideră încă active (cum ar fi cheltuielile de divertisment) și să vă semnalați pentru un audit IRS.

3. Software-ul dvs. de contabilitate nu funcționează pe dispozitivele mobile

Semne de avertizare la care trebuie să fiți atenți:

• Software-ul dvs. de contabilitate nu are aplicații native pentru iOS sau Android.
• Software-ul dvs. de contabilitate are o funcționalitate limitată pe dispozitivele mobile.
• Software-ul dvs. de contabilitate funcționează pe dispozitivul dvs. mobil, dar nu are caracteristici vitale.

De ce aceasta este o problemă: în urmă cu aproximativ un deceniu, posibilitatea de a accesa software-ul de contabilitate de pe tabletă și smartphone era un lux rar și extravagant, cum ar fi posibilitatea de a juca jocuri arcade într-un pub sportiv într-un zbor cross-country. Multe s-au schimbat de atunci.

În anul 2019, odată cu proliferarea dispozitivelor mobile și a echipelor distribuite, accesul mobil este un must-have pentru liderii de afaceri.

Dacă trebuie să ajungeți la birou la miezul nopții într-o zi de vineri pentru a rezolva o problemă cu factura unui client, vă servește cu adevărat software-ul dvs. de contabilitate sau lucrați pentru el? De asemenea, doriți să vă asigurați că instrumentul dvs. de contabilitate funcționează la fel de bine pe dispozitivele iOS ca și pe Android, astfel încât toți cei care au nevoie să îl poată utiliza și că este pregătit pentru viitor.

Cum poate ajuta noul software de contabilitate: funcționalitatea Android și iOS este acum standard pentru instrumentele de contabilitate populare, cum ar fi QuickBooks și Wave Accounting (primile două din lista noastră cea mai populară la momentul scrierii), permițându-vă să vă îndepliniți sarcinile de contabilitate la fel de ușor din trenul sau autobuzul ca de pe computerul tău de la serviciu.

În calitate de lider de afaceri, știi cât de rar este să ai cinci ore la rând când poți să stai la birou și să te uiți la rapoartele financiare sau să echilibrezi registrele. Dar dacă poți face acest lucru din mers într-un aeroport sau de pe canapea într-o sâmbătă după-amiază, vei fi mai în ton cu sănătatea financiară a afacerii tale.

4. Software-ul dvs. de contabilitate nu se integrează cu nicio aplicație nouă

Semne de avertizare la care trebuie să fiți atenți:

• Aveți aplicații separate pentru sarcini precum facturarea sau gestionarea cheltuielilor, dar ele nu se integrează cu instrumentul dvs. de contabilitate de bază, așa că sunteți blocat cu ore de introducere plictisitoare a datelor.
• Software-ul dvs. de contabilitate obișnuia să se integreze cu unele dintre aplicațiile dvs., dar nu s-a actualizat de când aplicațiile au fost actualizate, așa că nu mai funcționează bine împreună.
• Software-ul dvs. de contabilitate se integrează cu o listă foarte mică de aplicații, forțându-vă să utilizați aplicații cu care nu vă simțiți confortabil.

De ce aceasta este o problemă: tuturor le place să lucreze diferit și fiecare are instrumentele lor preferate pentru a gestiona diferite sarcini. Ar trebui să decideți ce instrumente și aplicații de contabilitate utilizați și să nu lăsați această decizie la latitudinea software-ului dvs. de contabilitate.

Dacă software-ul dvs. nu se integrează cu aplicații noi, înseamnă fie că dezvoltatorii săi neglijează să actualizeze sistemul, fie că nu cooperează cu alți dezvoltatori. Niciunul dintre aceste motive nu este de bun augur pentru utilitatea sistemului.

Cum poate ajuta noul software de contabilitate: QuickBooks și Xero (doi dintre primii cinci furnizori de pe lista noastră „Top 20 Cele mai populare software de contabilitate”) se integrează fiecare cu peste 500 de aplicații. Asta înseamnă că oricum îți place să urmărești cheltuielile, să trimiți facturi, să accepți plăți sau să faci aproape orice are legătură cu contabilitatea și finanțele afacerii tale, acele sisteme sunt pregătite să lucreze cu tine, nu te obligă să faci lucrurile în felul lor.

Să presupunem că ai moștenit un instrument de facturare de la partenerul tău de afaceri anterior, dar nu ți-a plăcut niciodată? Cu noul tău software de contabilitate personalizabil, poți să mergi pe piața de aplicații și să răsfoiești o selecție largă de aplicații de facturare, să citești recenzii, să le încerci și să găsești una care să funcționeze cu sistemul tău și să-ți faci viața mai ușoară.

5. Software-ul dvs. de contabilitate are puține caracteristici de automatizare sau deloc

Semne de avertizare la care trebuie să fiți atenți:

• Trimiteți manual facturile lunare către aceiași clienți, chiar dacă există puține modificări.
• Gestionați cheltuielile numărând chitanțe decolorate, pe hârtie.
• Petreceți câteva ore la sfârșitul fiecărei luni reconciliând extrasul dvs. bancar cu software-ul de contabilitate.

De ce aceasta este o problemă: automatizarea, cândva chestii de science fiction și fantezie, este acum doar o parte normală a afacerilor în lumea modernă. Și dacă nu utilizați software de contabilitate cu funcții de automatizare, pierdeți o mulțime de timp care ar putea fi petrecut mai bine pentru a vă dezvolta afacerea.

O altă problemă cu sarcinile manuale de contabilitate este că sunteți mai predispus la greșeli decât software-ul. Automatizarea vă asigură că atâta timp cât aveți date curate, sistemul nu va face niciodată o greșeală. Pe de altă parte, când introduceți cea de-a 50-a factură la ora 2 dimineața, este foarte probabil să faceți o greșeală.

Cum poate ajuta noul software de contabilitate: Software -ul de contabilitate actualizat poate elimina introducerea datelor din sarcini precum facturarea, statul de plată, gestionarea cheltuielilor și reconcilierea bancară.

Consultați această prezentare video a funcțiilor de automatizare QuickBooks Online:

„Cele mai bune practici contabile și automatizare în QuickBooks online” (Sursă)

În loc să vânezi și să te ciugulești printre grămezi de facturi și chitanțe, configurați procese automate și verificați de două ori numerele la sfârșitul fiecărei luni pentru a vă asigura că totul se verifică. În acest fel, vă puteți petrece timpul administrând afacerea în loc să deveniți un specialist în introducerea datelor.

Ce vă împiedică să vă actualizați soluția de contabilitate? Există vreo problemă care vă împiedică să vă actualizați sistemul de contabilitate despre care nu am vorbit în acest articol? Cost? Paralizie prin analiză? Contabil strâns care refuză să lucreze cu altceva decât sistemul open source pe care cumnatul lor l-a programat la începutul anilor '90 ca proiect de colegiu comunitar? Indiferent de ceea ce vă împiedică să treceți la ceva care v-ar face viața mai ușoară pentru dvs. și pentru echipa dvs., vreau să aud despre asta; Contactați-mă pe Twitter @AndrewJosConrad. Între timp, asigurați-vă că urmăriți blogul nostru de contabilitate și finanțe pentru sfaturi despre orice, de la viitorul tehnologiei contabile la cele mai bune podcasturi fintech din care puteți învăța.