3 moduri în care agențiile pot evita scăderea domeniului de aplicare și cum să o gestioneze dacă se instalează

Crezi că îți gestionezi proiectele în mod eficient, dar sfera de aplicare încă se instalează. Ce faci dacă nu câștigi atât de mult profit pe cât ar trebui sau ai de-a face cu clienți nemulțumiți?

Dacă proiectele tale devin scăpate de sub control din cauza clienților care solicită muncă suplimentară sau poate că proiectele necesită mai multă muncă decât ai crezut inițial, reputația agenției tale ar putea fi în pericol, mai ales dacă te străduiești să respecti termenele limită.

Așadar, ce este sfere de aplicare și cum poate fi gestionată cu succes?

În articolul de astăzi, veți afla ce este scăderea sferei de aplicare, cum să o preveniți și să o gestionați și veți găsi exemple specifice agenției de scăpare a sferei de aplicare.

Ce este scope creep?

Scope creep, alias sindromul chiuvetei de bucătărie sau creep-ul cerințelor, se referă la managementul proiectului și la schimbările dintr-un proiect, determinând o extindere a obiectivelor inițiale.

Pentru a subestima sfera de aplicare, este esențial să luați în considerare ceea ce este implicat în domeniul de aplicare al proiectului. Sfera proiectului include procesul de planificare, inclusiv:

• Obiective specifice
• Livrabile de finalizat
• Etape și termene limită pentru fiecare livrabil
• Costurile proiectului
• Membrii echipei care îndeplinesc fiecare sarcină
• Sunt necesare resurse externe

Orice lucru care se întâmplă în afara domeniului de aplicare al proiectului poate duce la o modificare a domeniului de aplicare.

Potrivit PMI, aproape 50% dintre proiecte se confruntă cu o scădere a domeniului de aplicare, în timp ce aproape 40% dintre agenții își depășesc bugetul proiectului din cauza asta.

Fluxul de aplicare poate include modificări subtile, cum ar fi mici modificări și ajustări ale clientului, ceea ce duce la muncă suplimentară, termene limită ratate și proiecte care durează mai mult decât este necesar. Dacă modificările nu duc la ore de lucru sau cheltuieli suplimentare, atunci nu este o scădere a domeniului de aplicare.

Principalele cauze ale scăderii domeniului de aplicare în agenții includ:

• Clienții nu înțeleg importanța rolului lor atunci când creează un brief
• Clienții nu reușesc să înțeleagă complexitatea domeniului de aplicare al proiectului
• Agenția subestimează complexitatea proiectului
• Lipsa acordului clientului
• Probleme neașteptate apar din partea clientului, determinând modificări în proiect
• Sfera de aplicare a proiectului nu este definită cu precizie
• Comunicarea greșită între membrii echipei și client
• Lipsa de implicare cu clientul
• Feedback-ul cu privire la etapele de referință/livrabile este întârziat
• Timpul administrat greșit din partea agenției
• Lipsa de prioritizare
• Agenția nu înțelege de ce se fac noi cereri/modificări

Cum vă afectează agenția scăderea domeniului de aplicare

Când apare o scădere a domeniului de aplicare, estimările generale ale costurilor proiectului trebuie reelaborate, iar profiturile dvs. vor fi probabil afectate. Munca, orele și resursele suplimentare necesită finanțare suplimentară din bugetul dvs., deoarece costul proiectului începe să se extindă.

Dacă ați estimat un anumit număr de ore pentru un proiect, atunci ore suplimentare vor consuma timpul pe care l-ați aranjat pentru alte proiecte ale clienților.

Orele suplimentare ale proiectului pot însemna, de asemenea, că adăugați mai multe ore facturabile pe factură - ceva de care clientul dumneavoastră probabil nu va fi mulțumit.

Lipsa termenelor limită din cauza variației de aplicare poate duce la clienți nemulțumiți și poate afecta reputația agenției dvs.

Exemple de sfere de aplicare a agenției

Scenariul 1

O agenție digitală preia un proiect pentru a crea un pliant și livrează la timp prima etapă.

Clientul solicită modificări ale fluturașului. Modificările sunt făcute și clientul solicită modificări ulterioare în afara mandatului de proiect. Aceste modificări necesită timp suplimentar și resurse de personal în afara contractului convenit.

Scenariul 2

O agenție de web design care lucrează la un nou site web pentru un client, trece pentru a implementa noul design, dar realizează că platforma pe care o folosește clientul trebuie să fie remediată înainte ca designul să poată fi pus în funcțiune (de exemplu, CMS-ul este învechit sau nu funcționează corect din cauza conflictelor de teme sau plugin). Acest lucru are ca rezultat timpul suplimentar și resursele necesare.

Fluxarea domeniului de aplicare este frustrantă, dar este și o întâmplare naturală, mai ales atunci când schimbările au loc din cauza unor circumstanțe în afara controlului clientului. Dar, dacă scăderea domeniului de aplicare apare frecvent și provoacă perturbări agenției dvs., trebuie să determinați cum să o evitați și să o gestionați odată ce se instalează.

Cum pot agențiile să evite/preveni scăderea domeniului de aplicare?

Știind cum să preveniți scăderea domeniului de aplicare, vă va permite să evitați întârzierile în activitatea de proiect, asigurându-vă că agenția dvs. realizează profit, livrează munca la timp și vă menține clienții fericiți.

Iată câteva modalități prin care puteți evita deformarea domeniului de aplicare:

1. Furnizați un document privind domeniul de aplicare al proiectului

Un document clar definit de sfera de aplicare a proiectului ar trebui să enumere tot ce este detaliat în etapa de planificare, inclusiv un rezumat clar, livrabile, repere, costuri, termene limită, resurse și sarcini:

Acest document ar trebui să precizeze, de asemenea, scenarii care sunt considerate a fi în afara proiectului inițial și modul în care aceste noi cereri vor fi gestionate de agenție.

De asemenea, este o idee bună ca clienții să semneze un contract de agenție, să documenteze că ambele părți sunt de acord cu scopul proiectului.

Dacă cerințele suplimentare sunt făcute în afara documentului privind domeniul de aplicare al proiectului, agenția dvs. poate reaminti clientului că orele suplimentare sunt facturabile și vor necesita mai mult timp.

2. Gestionați așteptările

Fii transparent cu clienții tăi înainte de a începe un proiect. Puneți cât mai multe întrebări posibil pentru a înțelege proiectul în întregime. Dacă simțiți că un proiect va dura mai mult decât cere clientul, atunci este important să-i anunțați înainte de a începe.

Exemplu
Managerul de proiect digital freelance, Suzanna Haworth, a suferit de o scădere a domeniului de aplicare atunci când lucra la un proiect de web design gestionat de două agenții.

Proiectul inițial părea simplu. Suzanna va proiecta front-end-ul site-ului, în timp ce cealaltă agenție s-ar ocupa de back-end. Cu toate acestea, cealaltă agenție nu a luat în considerare construirea unui nou front-end pe lângă codul învechit, ceea ce a adăugat timp și efort pentru a face noi modificări.

Rezultatul a fost un termen de întârziere de două luni, un client nemulțumit și o echipă demotivată, niciunul dintre acestea nu a fost vina agenției sau a clientului.

Haworth a recunoscut că, în acest caz, agenția ar fi trebuit să identifice inițial dependențele proiectului de terți și modul în care acestea ar putea afecta domeniul de aplicare al proiectului. Această planificare a riscurilor poate fi discutată cu clientul, astfel încât să înțeleagă impactul pe care îl poate avea implicarea terților asupra unui proiect.

3. Gestionați eficient termenele limită

Prioritizează volumul de lucru al echipei pentru a te asigura că sunt respectate reperele și termenele limită. Vor fi întotdeauna aspecte pe care doriți să le adăugați, dar rămâneți la scopul proiectului atunci când finalizați sarcinile.

O bună gestionare a echipei este esențială atunci când respectați termenele limită, așa că urmăriți progresul sarcinii și creați etape pentru îndeplinirea sarcinilor mai mici, pentru a vă asigura că toată lumea respectă programul. Utilizarea software-ului de management de proiect vă va ajuta să urmăriți membrii echipei și progresul fiecărui proiect, cum ar fi oferta Trello sau Wrike:

Exemplu
Jawfish Digital urmărește totul intern pentru un anumit proiect, chiar dacă nu este un proiect orar:

De asemenea, agenția își cunoaște costurile pentru resurse externe, cum ar fi plătirea scriitorilor de contracte sau a designerilor grafici. Înțelegând cât durează proiecte similare din trecut, Jawfish Digital poate oferi o cotație precisă și poate obține un profit, evitând scăderea domeniului de aplicare.

Cum pot agențiile să gestioneze scăderea domeniului de aplicare dacă și când se instalează?

Gestionarea variației în domeniul de aplicare este vitală pentru a vă asigura că finalizați un proiect la timp și obțineți profit. Există mai multe moduri de a gestiona scăderea domeniului de aplicare:

Întrebați clienții dacă doresc o estimare pentru modificări

Este important să luați în considerare tipul de proiect și să alegeți o metodă de calcul care să ia în considerare amploarea proiectului. Dacă ați calculat previziunile cu acuratețe (și ați completat un document privind domeniul de aplicare al proiectului), veți putea efectua lucrări/ore suplimentare în limita bugetului proiectului.

De exemplu, dacă operați conform unei metode de facturare abordate prin resurse și timp, este important să discutați despre modificări cu clientul dvs., dacă vi se solicită. În acest fel, ei știu că modificările suplimentare necesită timp și muncă suplimentară și sunt facturate separat.

Vorbește cu echipa ta

Un proiect care se confruntă cu o scădere a domeniului de aplicare este probabil să provoace multe bătăi de cap echipei dumneavoastră. Informați-vă echipa, astfel încât să fie conștienți de exact ceea ce se întâmplă și ajutați-i să scape de stres va îmbunătăți motivația. Evitați să dați vina pe alții sau pe client. Toate situațiile de avarie sunt oportunități de învățare, ajutându-vă să evitați scenarii similare în viitor.

Vorbește cu clientul tău

Comunicați cu clientul dumneavoastră la fiecare pas al călătoriei proiectului. Arată-le progresele pe care le-ai făcut și fă-i conștienți de orice probleme care apar. Succesul agenției depinde de transparența față de clienți pentru a spori încrederea și pentru a se asigura că sunt mulțumiți de proiectul finalizat.

Prevenirea și gestionarea scăderii domeniului de aplicare

Evitarea scăderii luptei va fi întotdeauna o provocare. Proiectele se schimbă în mod natural pe parcursul cursului lor și apar probleme neașteptate.

Cu toate acestea, utilizarea strategiilor pentru a preveni acest lucru, cum ar fi contabilizarea problemelor legate de costul proiectului sau furnizarea unui document privind domeniul de aplicare al proiectului vă va permite să gestionați eficient scăderea domeniului de aplicare dacă apare.

A învăța cum să preveniți și să gestionați decalajul este doar un aspect al construirii unei agenții de succes. Pentru a descoperi mai multe modalități de a vă dezvolta agenția, înscrieți-vă pentru o demonstrație Instapage Enterprise aici.