Ce este o comandă de vânzare? Și de ce ar trebui să-ți pese?

În afaceri, în special în B2B (business-to-business), poate că ați auzit cu toții vreodată despre Comandă de vânzare . Totuși, chiar înțelegeți despre asta? Ei bine, nu mulți oameni pot spune cu siguranță „ DA ”.

Mulți oameni pot înțelege comanda de vânzare în anumite aspecte, dar uneori le confundă cu alte documente similare, cum ar fi Comanda de achiziție (PO) și Factura. Rădăcina este că ei nu au o înțelegere profundă a Comenzii de vânzare.

Deci, ce este mai exact o comandă de vânzare? Cum să-l deosebești de alte documente? Și este necesar în procesul de afaceri? Toate vor fi explicate clar în acest articol!

Ce este o comandă de vânzare?

O comandă de vânzare sau un SO este un termen popular în lumea afacerilor. Este utilizat pe scară largă de o mulțime de părți, cum ar fi angrosisti, comercianți cu amănuntul, producători și furnizori.

O comandă de vânzare este un document creat de vânzători pentru a reconfirma tranzacția care a fost comandată de cumpărători. Această comandă de vânzare, care va fi trimisă ulterior cumpărătorilor, include de obicei informații despre numărul de bunuri sau servicii, calitatea acestora și prețuri.

Pe de altă parte, o comandă de vânzare poate fi înțeleasă și ca un document intern realizat de către vânzători (uneori denumit vânzător) înșiși și salvat ca înregistrare în companie. În comenzile de vânzare, vi se vor furniza informații despre data și locul livrării produselor, modalitatea de plată a facturii și multe alte informații legate de reglementarea și logistica fiecărei tranzacții. Prin urmare, este un instrument eficient pentru magazin pentru a ține pasul cu cea mai recentă cifră a comenzii pe care o îndeplinește.

Comandă de vânzare, comandă de cumpărare și factură: care sunt diferențele?

În afaceri, există nu numai comenzi de vânzare, ci și comenzi de cumpărare și facturi. Trei dintre ele sunt destul de asemănătoare în unele aspecte, ceea ce îi face pe mai multe persoane, în special pe cei proaspăți, să le confunde unul cu altul.

Acum, să ne uităm la această secțiune pentru a afla diferențele dintre ele și pentru a le recunoaște cu ușurință.

Comandă de vânzări

După cum s-a menționat mai sus, o comandă de vânzare este documentul creat pentru a ajuta atât vânzătorii, cât și cumpărătorii să confirme totul în tranzacție, de la calitatea produsului până la metodele de livrare, și pentru a permite vânzătorilor să țină evidența comenzilor lor.

Când achiziționați un produs sau serviciu, vi se va livra o comandă de vânzare pentru a confirma că ambele părți care vând vă înțeleg corect dorința. În consecință, totul se întâmplă într-o direcție exactă.

Comandă de achiziție

O comandă de achiziție, sau PO, este o listă de bunuri sau servicii ale cumpărătorilor și apoi trimisă vânzătorilor. Constă în detalii despre articolele sau serviciile pe care doresc să le cumpere de la vânzători.

Acest tip de comandă este utilizat la începutul procesului de cumpărare atunci când cumpărătorii doresc să înceapă o conversație cu vânzătorii despre ceea ce doresc să obțină.

Factura fiscala

Factura este un document care este generat de vânzători. Acesta este trimis cumpărătorilor care și-au achiziționat deja produsele sau serviciile și au primit plin cu ele. În factură, cumpărătorilor li se va furniza suma de bani pe care trebuie să o plătească pentru ceea ce au primit și le va solicita să plătească factura.

Datorită scopului său, vânzătorii trimit factură doar atunci când toate produsele sau serviciile au ajuns deja la clienți.

Comandă de vânzare vs Comandă de cumpărare

Asemănări

• Includeți o listă de produse sau servicii pentru tranzacție
• Forțați vânzătorul și cumpărătorul să se supună informațiilor de acolo atunci când acestea sunt acceptate de către destinatar.
• Folosit în mod obișnuit în tranzacțiile B2B (business-to-business).

Diferențele

Comandă de vânzare vs Factură

Asemănări

• Trimis de vânzători
• Conține informații detaliate despre comandă
• Livrat atunci când cumpărătorii primesc produsele

Diferențele

Comandă de cumpărare vs Factură

Asemănări

• Includeți informații detaliate despre tranzacție, cum ar fi numele articolelor sau serviciilor, cantitatea și prețul
• Folosit de contabili sau departamentul de contabilitate pentru a calcula cumpărăturile și vânzările exact pentru ținerea în evidență
• Conține adresa vânzătorilor și cumpărătorilor

Diferențele

Importanța comenzii de vânzare

Urmăriți inventarul

Pentru partea vânzătoare, cum ar fi vânzătorii, vânzătorii sau furnizorii, comanda de vânzare joacă un rol important în sprijinirea acestora să urmărească cu ușurință inventarul. Deoarece în fiecare comandă de vânzare, numărul, tipul, denumirea și calitatea produselor sunt afișate în mod transparent, partea vânzătoare va fi la curent cu detaliile produselor din stoc, produselor din tranzacția anterioară precum și produsele care trebuie cumpărate. mai mult în câteva minute.

Asigurați-vă că fiecare parte respectă acordul

Dacă vânzătorii acceptă o comandă de cumpărare, înseamnă că afacerea dintre ei și cumpărători devine obligatorie din punct de vedere juridic. Ca urmare, atunci când vă simțiți confuz sau vag în legătură cu anumiți termeni din comenzile de achiziție, este timpul să solicitați consultanță de la consilierul dumneavoastră juridic. Ele vă vor ajuta să faceți lumină înainte de a decide să semnați sau nu. Când semnați, ar trebui să vă păstrați comanda de vânzare, deoarece va fi un instrument eficient pentru a vă asigura că puteți finaliza tranzacția ca în acord.

Reduceți riscul de denaturare semnificativă

O denaturare semnificativă este o greșeală cauzată de inexactitatea în realizarea unei situații financiare care are un efect mai mare asupra deciziilor financiare, deoarece este adesea considerată o sursă primară. Astfel, orice denaturare semnificativă din rapoartele financiare poate duce la o consecință negativă pentru companie.

De exemplu, atunci când se comite o greșeală în declarația inventarului final, profiturile vor fi calculate incorect din cauza acestei greșeli. Acest caz devine chiar mai grav atunci când afacerea dvs. este auditată. Poți fi acuzat de fraudă.

Din acest motiv, o comandă de vânzare este o parte indispensabilă a oricărei tranzacții. Acesta va înregistra toate informațiile necesare în timpul fiecărei vânzări, astfel încât să puteți fi sigur că probabilitatea unei denaturări semnificative se va reduce considerabil.

Cum arată un proces de comandă de vânzare

De fapt, procesul de afaceri începe adesea cu partea cumpărătoare, clienții, atunci când creează o cerere de ofertă (RFQ) și o trimit celui vânzător sau vânzătorului. Vânzătorul, după ce a primit cererea de cerere de la client, le va trimite oferta.

Prin intermediul ofertei, cumpărătorii vor lua în considerare prețul produselor sau serviciilor, iar dacă acesta este accesibil, o comandă de cumpărare va fi trimisă înapoi vânzătorului. Vânzătorul, ulterior, va citi cu atenție comanda de cumpărare. În cazul în care acceptă comanda de cumpărare, o comandă de vânzare va fi creată pe baza informațiilor din comanda de cumpărare. Această comandă de vânzare ajută atât partea care cumpără, cât și cea care vinde să confirme ceea ce va fi implicat în tranzacția lor.

În continuare, vânzătorii vor fabrica sau aduna toate produsele și serviciile necesare ca în comenzile de vânzare, ambalarea comenzii și trimiterea acesteia la adresa clientului. Când clientul primește produsele, de multe ori când sunt pline de produse sunt expediate, o factură va fi trimisă cumpărătorilor pentru a cere plata.

Dacă nu există nicio problemă, clienții vor plăti apoi factura conform celor menționate în factură, iar tranzacția se încheie cu succes.

După cum se poate observa din procesul de afaceri de mai sus, comanda de vânzare este componenta centrală care este responsabilă pentru a se asigura că toate părțile interesate implicate în tranzacție vor înțelege clar. Acest lucru, în consecință, reduce rata posibilelor greșeli în vânzare din cauza lipsei de informații detaliate.

Un exemplu de comandă de vânzare

James este managerul unei mari companii. El este responsabil pentru distribuirea produselor, care este o misiune crucială, deoarece se asigură că produsul livrat clienților va fi la fel de perfect ca ceea ce au fost în depozit. Acest lucru îl ajută, de asemenea, să-și ascuți avantajul: punctuația și concentrarea, care sunt folosite zilnic.

În munca sa, el trebuie adesea să se ocupe de numeroase comenzi mari pentru a avea întotdeauna în vedere că trebuie să completeze totul cu atenție, deoarece greșeala sa mică poate duce la mari probleme companiei.

Recent, compania lui tocmai a realizat o comandă mare cu un preț mare, așa că trebuie să fie mai atent ca niciodată. Când primește comanda de vânzări de la echipele de vânzări, inclusiv plină de cerințele clienților, James o va împărtăși cu partenerii săi de echipă.

După aceea, Comanda de vânzare va fi livrată echipei de depozit. Acolo, oamenii vor asambla produsele conform documentului pe care James le-a trimis. Atunci când colectează suficient articolele, oamenii vor pune aceste produse toate în paleți și le vor muta la echipa de ambalare.

Sarcina principală și unică a departamentului de ambalare este să garanteze că produsul va fi protejat cu atenție în procesul de expediere. Pentru a face acest lucru, produsele sunt de obicei plasate în cutii sigilate pentru a rezista șocului. În plus, este folosit ca mijloc de expediere a articolelor. Poate fi, de asemenea, exploatat în scopuri de marketing, deoarece este în totalitate posibilă adăugarea unor materiale de marketing la pachete.

Desigur, când toți acești pași sunt finalizați, aceste produse vor fi trimise înapoi la paleții din apropierea docului de încărcare. Și vor fi livrate la adresa clientului a doua zi.

Totuși, lucrurile nu se desfășoară conform planului: cumpărătorii vor să schimbe ceva și să trimită amendamentul la achiziție. Din fericire, firma lui folosește documente electronice, așa că trimite imediat acest amendament colegilor săi. De asemenea, aceștia reacționează la caz imediat după primirea documentului, iar comanda poate fi expediată la timp.

Concluzie

Pe scurt, se poate nega faptul că comanda de vânzare este un element crucial în procesul de afaceri. Înțelegând simplu, este un document cu misiunea de a confirma informațiile pe care le-au convenit deja între ei.

Cu ajutorul comenzilor de vânzări, vă puteți gestiona stocul în mod eficient, vă puteți asigura că ceilalți nu pot încălca contractul și puteți preveni cazul de denaturare semnificativă.