Ghidul complet pentru construirea procesului de operațiuni de vânzări

Faceți mai mult cu mai puțin – noua mantră într-o economie de dinainte de recesiune.

Companiile cu resurse limitate nu pot continua să extindă acoperirea contului, să angajeze reprezentanți de vânzări de primă linie sau să suprapună capacitatea de vânzări.

În lumea modernă, liderii de vânzări sunt nevoiți să regândească modul în care vând.

Acolo intră în joc operațiunile de vânzare.

Operațiunile de vânzări au crescut cu 38% din 2018 până în 2020, o creștere de aproape 5 ori mai rapidă decât funcția generală de vânzări.

Având un proces eficient de operare de vânzări, poate debloca o creștere durabilă prin îmbunătățirea vânzărilor.

Acest ghid acoperă procesul de operare a vânzărilor și cei patru pași critici pentru dezvoltarea unuia.

Ce este un proces operațional de vânzare?

Singurul scop al echipei de operațiuni de vânzări este să construiască sisteme și să implementeze tehnologii pentru a se asigura că echipele dvs. de vânzări își ating obiectivele. Pe scurt, Sales Operations creează, implementează și optimizează procesele, datele și aplicațiile care sprijină echipa de vânzări.

Echipa operațiunilor de vânzări își întemeiază munca în date prin determinarea unor factori precum:

• Ce tehnologie se adună de implementat care se potrivește cel mai bine obiectivelor echipei
• Câți reprezentanți să angajezi
• Cum să stimulezi repetății

Fiecare operațiune de vânzări are nevoie de un proces privind modul în care intenționează să îmbunătățească productivitatea și eficiența.

Deși fiecare companie este unică, iată o prezentare generală de bază a modului în care poate arăta procesul dvs. de operațiuni de vânzări:

1. Echipa dvs. adună date pentru a analiza modul în care funcționează procesul curent de vânzări.
2. Apoi, vor crea și implementa o strategie de operare de vânzări pentru a optimiza eficiența.
3. În cele din urmă, măsoară rezultatele și reia procesul.

Acest proces de bază poate fi aplicat diverselor funcții ale echipei de vânzări.

În ceea ce privește tehnologia, operațiunile de vânzări pot automatiza sarcini, îmbunătăți fluxul de lucru și chiar implementează instrumente de activare a vânzărilor.

Un alt exemplu este comunicarea.

Echipa de vânzări va facilita o mai bună comunicare, asigurându-se că datele sunt partajate între echipe.

Conectarea instrumentului dvs. de automatizare a marketingului precum Encharge la sistemul dvs. CRM vă oferă acces la o mulțime de informații, astfel încât reprezentanții de vânzări să aibă un plan de atac mai bun pentru a încheia mai multe oferte.

Desigur, aceasta include și alte funcții, cum ar fi integrarea, formarea și gestionarea reprezentanților de vânzări. Aceasta înseamnă proiectarea unor planuri de compensare pentru a reține și a atrage cei mai buni talente posibil.

Și implică raportarea vânzărilor, prognoza și alocarea corectă a clienților potențiali.

Pe scurt, procesul operațiunilor de vânzări implică preluarea datelor prezentate, elaborarea unui plan și implementarea strategiei în toate funcțiile de vânzări, cum ar fi angajarea, comunicarea, execuția vânzărilor etc.

Există o mulțime de cele mai bune practici pentru a îmbunătăți eficiența și a vă accelera conducta.

Funcții cheie ale procesului operațional de vânzări

Operațiunile de vânzări servesc pentru a netezi fisurile din procesul de vânzare, astfel încât agenții de vânzări să își poată îndeplini rolul fără a-și face griji cu privire la sarcinile din culise. Există mai multe domenii în care operațiunile de vânzări trebuie să parcurgă, inclusiv strategia, tehnologia, operațiunile și performanța.

76% dintre profesioniștii operațiunilor de vânzări consideră că gestionarea tehnologiei de vânzări este sarcina lor cea mai valoroasă. Alte sarcini esențiale includ sugerarea strategiilor de creștere și prognozarea performanței.

Strategie

Operațiunile de vânzări trebuie să stabilească strategii cum pot face procesul de vânzări mai eficient. Ei folosesc analize pentru a determina mișcări tactice specifice care pot îmbunătăți productivitatea vânzărilor.

Iată metodele strategice pe care operațiunile dvs. de vânzări le-ar putea implementa:

• Atribuirea teritoriului de vânzare și metode mai bune de distribuție a clienților potențiali
• Software și material de activare a vânzărilor
• Adoptarea unor metodologii specifice de vânzare

Tehnologie

Operațiunile de vânzări urmăresc să gestioneze și să implementeze software-ul folosit de vânzări. De asemenea, trebuie să acceseze și să interpreteze datele pentru a face îmbunătățiri.

Unul dintre primele obiective ar putea fi implementarea unui instrument de automatizare a vânzărilor. 61% dintre organizațiile care folosesc automatizarea vânzărilor și-au depășit obiectivele de venituri.

Echipa dvs. de operațiuni de vânzări poate gestiona platforme, inclusiv CRM, analiza datelor, îmbogățirea clienților potențiali, comunicarea, managementul performanței și software-ul de generare de clienți potențiali.

Când construiți pachetul de tehnologie de vânzări, puneți-vă următoarele întrebări:

• Ce instrumente vă vor ajuta să rezolvați obstacolele actuale ale echipei dvs. de vânzări?
• Instrumentele tale actuale funcționează bine pentru tine?
• Instrumentele dvs. se integrează?
• Software-ul oferă instruire?
• Ce instrumente vă pot ajuta afacerea să treacă la următorul nivel?

Citiți mai multe: 10 moduri de a vă automatiza procesele de vânzări

Operațiuni

Operațiunile de vânzări ajută la asigurarea că noii angajați sunt bine versați în metodologia de vânzări, cunoașterea produsului și procesul de vânzare.

Este vital să oferim cursuri de formare inter-departamentale pentru a oferi noilor vânzători o imagine completă a modului în care funcționează întregul drum al clientului.

În componentele de operațiuni, operațiunile de vânzări se ocupă de toate componentele administrative pentru a le pregăti mai bine pentru a fi la nivelul vânzărilor.

Exemple de responsabilități ale operațiunilor de vânzări includ:

• Implementarea programului de compensare și stimulente
• Reprezentanți de integrare și formare
• Mentinerea canalelor de comunicare cu diferite departamente

Performanţă

Operațiunile de vânzări analizează și raportează continuu valorile de performanță întregului departament de vânzări. În timp ce valorile sunt disponibile cu ușurință prin CRM, depinde de membrii operațiunilor de vânzări să ofere informații și pași de acțiune pe baza datelor.

Există o discrepanță considerabilă între prognoza vânzărilor și veniturile totale.

Poate fi din cauza intrărilor inexacte de date de la repetari. În acest caz, operațiunile pot sugera cum să raporteze datele cu acuratețe.

Membrii operațiunilor de vânzări pot vedea, de asemenea, întregul lor măsurători și tactici ale departamentului de vânzări pentru a descifra strategiile care sunt eficiente și ineficiente.

De exemplu, ei pot analiza cei mai performanti și modul în care își petrec timpul în comparație cu nivelul inferior. Apoi, ei pot crea antrenament pentru a îmbunătăți performanța tuturor.

Scopul este de a prelua date, de a raporta informațiile și apoi de a lua măsuri acționabile pentru a îmbunătăți performanța vânzărilor.

4 pași pentru construirea procesului de operațiuni de vânzări

În timp ce operațiunile de vânzări sunt un concept larg, puteți împărți procesul în patru segmente distincte. Iată patru pași pentru a avea o bază solidă pentru strategia de operațiuni de vânzări.

1. Colectarea datelor

Pe măsură ce vânzările au evoluat, la fel a evoluat și călătoria clienților. Există mai multe date ca niciodată.

Echipele de vânzări nu au lățimea de bandă pentru a colecta și analiza date pentru informații.

Operațiunile de vânzări trebuie să facă datele acționabile pentru a permite vânzărilor să ia decizii cheie mai rapid.

În etapa de culegere a datelor, echipa de vânzări va colecta date despre performanța echipei de vânzări. Ei vor analiza tendințele și vor raporta prognozele pentru trimestrul sau anul următor. Această etapă pune bazele pentru planificarea și elaborarea de strategii viitoare.

În primul rând, este important să definiți KPI-urile și valorile care contează. Priviți procesul de vânzări și luați în considerare ce măsurători mută prospectul în continuare.

Operațiunile de vânzări trebuie să evalueze datele existente. Iată ce ar trebui să evaluați în platforma dvs. de vânzări:

Pentru a calcula cererea, doriți să vă uitați la următoarele:

• Datele contului de clienți potențiali: evaluați datele despre clienți potențiali și despre contul companiei dvs. Asigurați-vă că toate datele sunt corecte.
• Profilul ideal de client: segmentați-vă clienții potențiali în funcție de categorii similare pentru a vă adapta mesajele la preocupările lor. Reprezentanții ar trebui să fie alocați unei singure categorii de potențiali pentru a vinde eficient unui singur tip de client.
• Scorarea clienților potențiali: Folosind scorul clienților potențiali cu Encharge sau un alt instrument de automatizare a marketingului, puteți viza potențialii potriviți care se potrivesc profilului dvs. ideal de client și care sunt potențial interesați de ceea ce aveți de oferit.

Pentru a urmări performanța echipei de vânzări, va trebui să urmăriți obiectivele și intrările.

Intrările includ valori precum e-mailurile trimise, demonstrațiile finalizate, timpul petrecut cu activitățile de vânzare, apelurile efectuate, propunerile trimise, oportunitățile create etc.

Obiectivele vor consta în totalul zilnic al vânzărilor, veniturile totale, creșterea vânzărilor, rata de câștig etc.

Folosind CRM-ul dvs., puteți vedea majoritatea acestor valori.

2. Planificarea cererii

În esență, planificarea cererii implică depășirea volumului anticipat prin pregătirea pentru vânzări viitoare. Prognoza vânzărilor prezice veniturile, în timp ce planificarea cererii vă asigură că aveți resursele adecvate pentru a îndeplini acele noi vânzări.

Planificarea cererii necesită analiza tendințelor consumatorilor, a datelor sezoniere și a tendințelor istorice pentru a optimiza capacitatea organizației dvs. de a satisface eficient cererea clienților.

Este nevoie de o echipă de operațiuni între organizații care să lucreze împreună pentru a determina cât de multă cerere de produse va fi și când și unde va avea loc.

Cererea poate sprijini vânzările de servicii, cum ar fi forța de muncă, în cazul în care aveți nevoie de personal adecvat pentru echipa dvs. sau produse fizice, cum ar fi completarea comenzilor de achiziție.

Iată cazuri de utilizare pentru planificarea cererii:

Agenții sau afaceri bazate pe servicii

Puteți rezerva cât mai multe apeluri de vânzări și clienți, dar echipa dvs. trebuie să fie capabilă să îndeplinească acele obligații contractuale.

Operațiunile de vânzări vor colabora cu echipa de marketing pentru a determina numărul așteptat de clienți potențiali calificați pentru vânzări obținute într-o perioadă stabilită.

Operațiunile dvs. de vânzări se vor asigura că sunt angajați suficienti contractori de îndeplinire, asistență sau terți pentru a satisface clienții.

Companii de software:

Planificarea cererii poate să nu fie la fel de importantă pentru abonamentele de nivel de intrare. Cu toate acestea, clienții întreprinderilor vor avea nevoie de sprijin și consultanță mai mare. Prin urmare, este nevoie de numărul potrivit de personal de asistență pentru a ajuta clienții de vârf.

Encharge poate ajuta la planificarea cererii utilizând funcția de punctare a clienților potențiali.

Pe măsură ce vă hrăniți clienții potențiali, vor exista indicatori cheie care semnalează cererea.

Veți avea o idee bună despre cererea pe termen scurt pentru produsul dvs., punctând clienții potențiali.

Toți clienții potențiali cu „scoruri mari de clienți potențiali” vă pot ajuta să estimați vânzările viitoare, permițându-vă să creați sisteme care vă sprijină echipa de vânzări.

Conectarea Encharge la instrumente precum Slack și CRM vă permite să conectați potențialii cu scoruri mari de clienți potențiali la reprezentanții dvs.

3. Planificarea aprovizionării

Planificarea aprovizionării implică potrivirea cererii clienților cu aprovizionarea cu produse utilizând strategia de prețuri, prognoza și tehnicile de gestionare a stocurilor.

Echipa de vânzări și departamentul financiar vor evalua capacitatea. Ei vor determina dacă există constrângeri furnizori, oameni sau utilaje.

Planificarea cererii se concentrează pe cererea clienților, în timp ce planificarea aprovizionării analizează controlul stocurilor și procesele interne.

Planificarea aprovizionării se bazează pe o planificare precisă a cererii.

Puteți concepe o strategie de preț mai bună, o nouă lansare sau oportunități promoționale cu planificarea aprovizionării.

Odată ce cunoașteți cererea, va trebui să planificați cât de multă producție, materiale, tehnologie sau alte consumabile sunt necesare pentru a satisface cererea.

În timp ce planificarea lanțului de aprovizionare poate părea irelevantă pentru afacerile digitale, există multe fațete ale lanțului de aprovizionare, altele decât bunurile fizice.

De exemplu, o companie mică cu doar câțiva reprezentanți de vânzări poate decide să renunțe la foile de calcul pentru un sistem mai unificat și bazat pe cloud.

O organizație de dimensiuni medii sau de întreprindere poate decide că eficiența vânzărilor poate fi îmbunătățită printr-o echipă sau software dezvoltat de activare a vânzărilor.

Dezvoltarea unei echipe separate de activare a vânzărilor permite echipei de vânzări să-și atingă obiectivele și să satisfacă cererea pentru produsul sau serviciul lor.

4. Planificați reconcilierea și implementarea

Odată ce cererea și oferta au fost accesate, echipa de operațiuni de vânzări poate reuni planul pentru ajustări.

Fiecare organizație va avea o strategie unică, în funcție de planificarea cererii și a ofertei.

Cu toate acestea, iată câteva implementări generale pe care echipa de operațiuni de vânzări le poate executa. Organizațiile mai mari vor dedica personal pentru fiecare dintre aceste execuții.

De asemenea, companiile ar putea avea nevoie de directori de nivel C pentru a semna aceste ajustări înainte de a putea fi implementate.

De obicei, va necesita ajustări ale acestor diferite componente:

• Tehnologie: În funcție de locul în care se află organizația dvs. în prezent și de obiectivele dvs., ce stivă tehnologică se aliniază cu echipa dvs. de vânzări? Operațiunile de vânzări vor adăuga sau elimina tehnologia pentru a facilita mai bine automatizarea sau o perspectivă mai bună asupra performanței vânzărilor.
• Procesul de vânzări: operațiunile de vânzări vor avea ca scop eficientizarea procesului de vânzare. Poate că atribuirea unei distribuții adecvate de clienți potențiali anumitor reprezentanți va permite o rată de conversie mai mare. Sau încorporarea mai multor întâlniri de vânzări și marketing permite echipei să se concentreze pe o mai bună închidere a anumitor conturi.
• Angajarea, integrarea și formarea: operațiunile de vânzări vor dezvolta protocoale de angajare, integrare și formare pentru a se asigura că reprezentanții lor sunt bine pregătiți pentru a-și atinge obiectivele. Ei ar putea implementa un nou plan de compensare care stimulează mai bine reprezentanții de vânzări.
• Comunicare: Echipa de vânzări ar trebui să se simtă confortabil colaborând cu alte departamente pentru a le ajuta să-și atingă obiectivele. Lucrul cu echipele de marketing pentru garanții de vânzări sau formarea produselor îi pregătește mai bine pe vânzători.

Putem rezuma procesul în patru pași:

1. Adunați date.
2. Cererea de prognoză.
3. Prognozați oferta necesară pentru a satisface cererea.
4. Strategieți și implementați pe baza constatărilor dvs.

Cartea „Sales & Operations Planning” de Thomas F. Wallace și Robert A. Stahl evidențiază un proces similar de operațiuni de vânzări.

Structura ideală a echipei de operațiuni de vânzări

Construirea echipei de operațiuni de vânzări depinde de stadiul afacerii tale.

O organizație cu venituri anuale recurente (ARR) de mai puțin de 1 milion USD ar trebui să angajeze un reprezentant de operațiuni tehnice. Acest profesionist este responsabil cu gestionarea CRM pentru raportare și analiză, calcularea comisioanelor și încercarea de a implementa o strategie de creștere.

Odată ce o companie ajunge la 1 milion USD până la 10 milioane USD ARR, poate angaja un manager de eficiență a vânzărilor responsabil cu integrarea și formarea echipei de vânzări.

Companiile care ajung la 10 milioane USD ar trebui să angajeze un director de operațiuni de vânzări pentru a modela deciziile strategice. Ei vor ajuta cu planul de creștere, designul teritoriului, forța de vânzări, locul de compensare etc.

Fiecare organizație este unică în nevoile sale. Cu toate acestea, această matrice vă oferă o idee despre cum doriți echipa dvs. de operațiuni de vânzări.

Utilizați Encharge pentru a vă îmbunătăți echipa de vânzări.

Datele sunt fundamentul fundamental pentru o echipă eficientă de operațiuni de vânzări. Fără date, vânzările tale nu vor avea informații concrete care să conducă deciziile de creștere.

Departamentul dvs. de vânzări este în prima linie, vorbind cu clienții și concentrându-se pe responsabilitățile acestora.

O echipă de operațiuni este creierul operațiunii.

Odată cu proliferarea datelor, aveți nevoie de o echipă de vânzări care să sintetizeze aceste informații pentru a permite echipelor de vânzări.

Instrumente precum Encharge fac acest lucru posibil.

Ne integrăm cu toate platformele software, de la instrumente CRM până la analize de marketing.

Datele colectate oferă echipei dvs. de vânzări mai multe informații, astfel încât să se poată concentra asupra activităților care produc rezultate mai bune. Încărcați-vă echipa de vânzări cu Encharge. Înscrieți-vă pentru o încercare gratuită de 14 zile astăzi!