4 Strategii de management al riscului pentru o execuție de succes a proiectelor

Imaginează-ți o nouă oportunitate de proiect. Vă adunați echipa și pregătiți un plan bine gândit pentru a finaliza proiectul în termenul stabilit. Faceți totul pentru a îndeplini viziunea de proiect a clientului dvs. - de la alocarea de resurse până la atribuirea de obiective specifice membrilor echipei de proiect.

Dar, după câteva săptămâni, una dintre cele mai de încredere resurse ale tale intră în concediu prelungit din cauza unor circumstanțe inevitabile, ceea ce face ca proiectul tău să se oprească pentru o perioadă. Acesta este ceva ce nimeni nu ar fi putut anticipa. Acest risc vi se pare descurajant? Ei bine, nu ești singur!

Mulți manageri de proiect ca tine încearcă să evite riscurile neașteptate, dar totuși se confruntă cu ele. Faptul este că fiecare proiect are un anumit risc de eșec – indiferent cât de mult ai încerca să-l eviți. Riscurile neprevăzute pot apărea în orice moment, așa că nu vă învinovățiți. În schimb, planificați-le în prealabil, astfel încât planurile dvs. de proiect să nu eșueze.

În acest articol, explorăm patru strategii de management al riscului pentru a ajuta la creșterea șanselor de succes ale proiectului dumneavoastră. Dar mai întâi, să înțelegem elementele de bază ale strategiilor de gestionare a riscurilor și de ce este important să le avem în vigoare.

Ce este o strategie de management al riscului?

O strategie de management al riscurilor este procesul de identificare, evaluare și răspuns proactiv la riscurile proiectului înainte ca acestea să provoace probleme serioase sau să afecteze calendarul de finalizare a proiectului. Acest proces presupune, de asemenea, actualizarea și revizuirea periodică a evaluării riscurilor pe baza unor noi informații sau acțiuni întreprinse.

Ca manager de proiect, aveți nevoie de un plan de management al riscurilor pentru a identifica, evalua și controla riscurile. Prin monitorizarea atentă a riscurilor, puteți dezvolta planuri de atenuare pentru a reduce impactul potențial al riscurilor.

Când ar trebui să includeți strategii de management al riscului?

Procesul de management al proiectului implică planificarea, execuția, monitorizarea și controlul proiectului și închiderea. Când vine vorba de metodele de management al riscului, experții recomandă includerea acestora în fazele inițiale (adică, planificarea), deoarece mai este timp pentru a face ajustări și a ajusta lucrurile. Acest lucru permite un răspuns mai proactiv și mai eficient la orice riscuri care pot apărea.

Cu toate acestea, trebuie să înțelegeți, de asemenea, că s-ar putea să nu fie întotdeauna posibilă încorporarea tuturor strategiilor de management al riscului în primele etape, deoarece sunt implicate multe componente în mișcare.

Pentru fiecare strategie de management al riscului discutată mai jos, am inclus câțiva factori care să vă ajute să decideți momentul potrivit pentru a utiliza strategia.

Este un plan folosit pentru a preveni în primul rând orice riscuri posibile. Un plan de evitare a riscurilor include de obicei modificarea calendarului sau domeniului de aplicare al proiectului sau angajarea mai multor personal pentru a gestiona problemele. Această strategie reduce probabilitatea oricăror riscuri semnificative care apar în timpul mandatului proiectului.

De ce să includă evitarea riscurilor?

Prevenirea este întotdeauna mai bună decât vindecarea. Prin evitarea riscurilor, puteți reduce posibilitatea apariției riscurilor potențiale ale proiectului, planificându-le în avans și dezvoltând planuri de urgență pentru a le atenua.

Este mai puțin costisitor și necesită mai puțin timp să abordați riscurile înainte ca acestea să devină probleme în general care au cauzat deja daune. Anticipând riscurile și elaborând planuri pentru a le face față, minimizați șansele ca aceste riscuri să perturbe programul proiectului.

Când să includeți evitarea riscurilor?

Depinde de proiectul dumneavoastră specific și de riscurile sale unice. Cu toate acestea, în general, încercați să includeți o strategie de evitare a riscurilor cât mai curând posibil. Acest lucru va ajuta la minimizarea riscurilor chiar de la începutul proiectului.

Factori de luat în considerare atunci când decideți dacă includeți sau nu o strategie de evitare a riscurilor în proiectul dvs.:

• Probabilitatea apariției riscului.
• Severitatea potențială a consecințelor dacă apare riscul.
• Costul și fezabilitatea implementării unei strategii de evitare a riscurilor.
• Impactul strategiei de evitare a riscurilor asupra programului și bugetului proiectului.

Este o strategie folosită pentru a minimiza efectele negative ale riscului asupra unui proiect. Un plan de reducere a riscurilor include stabilirea de proceduri și protocoale clare, dezvoltarea unui plan de rezervă pentru riscurile neprevăzute și identificarea și atenuarea riscurilor potențiale la începutul etapei de planificare a proiectului.

De ce să includă reducerea riscului?

O strategie de reducere a riscurilor asigură identificarea și abordarea riscurilor potențiale înainte ca acestea să provoace probleme grave. Încorporarea acestei strategii în planul dvs. de proiect înseamnă a minimiza șansele ca ceva să meargă prost și să dăuneze succesului proiectului.

Prin reducerea severității riscurilor, minimizați impactul negativ, menținându-vă proiectul la termen. Rămâneți înaintea problemelor și mențineți proiectul sub control prin planificarea diferitelor riscuri și a răspunsurilor adecvate ale acestora.

Când să includeți reducerea riscului?

Nu există un răspuns universal la această întrebare; depinde de proiectul specific și de riscurile asociate acestuia. Cu toate acestea, experții sugerează că managerii de proiect ar trebui să includă această strategie în mod specific în timpul procesului de analiză a riscurilor pentru rezultate optime.

Întrebări de adresat atunci când decideți dacă includeți sau nu o strategie de reducere a riscurilor în proiectul dvs.:

• Care sunt riscurile potențiale și cât de probabil sunt acestea să apară?
• Care sunt consecințele producerii unui eveniment de risc?
• Câți bani și timp pot fi investiți în reducerea riscului?
• Există strategii existente de reducere a riscurilor care pot fi utilizate?

După cum sugerează și numele, este procesul de transfer al riscului de la o entitate la alta. Acest lucru se realizează de obicei prin negocieri contractuale, polițe de asigurare sau alte mijloace. Prin transferul riscului, organizațiile speră să se protejeze de potențialele pierderi asociate.

De ce să includă transferul de risc?

Gestionarea bine a riscului este unul dintre cele mai importante aspecte ale unui proiect de succes. Transferând riscul unei alte părți, puteți atenua impactul asupra proiectului dacă ceva nu merge bine, protejând proiectul de potențiale pierderi sau eșecuri.

Transferul riscului ajută, de asemenea, la reducerea expunerii la risc și a răspunderii financiare pentru afacerea dvs. Accelerează proiectul general eliminând incertitudinea sau ambiguitatea.

Când să includeți transferul de risc?

Din nou, nu există un răspuns cert la această întrebare; variază în funcție de proiect și de riscurile implicate. Cu toate acestea, se recomandă să includeți o strategie de transfer al riscului cât mai devreme posibil, de preferință în timpul etapei de planificare. Acest lucru vă va ajuta să luați toate măsurile necesare pentru a reduce sau elimina orice risc potențial.

Factori de luat în considerare atunci când decideți dacă să includeți sau nu o strategie de transfer al riscului în proiectul dvs.:

• Probabilitatea apariției riscului.
• Orice cerințe legale sau restricții aplicabile.
• Opțiunile disponibile pentru transferul riscului.
• Riscurile și beneficiile netransferării riscului.

Această strategie se referă la decizia luată de managerul de proiect de a accepta sau de a respinge riscul. Alegerea este făcută din diverse motive, inclusiv (dar fără a se limita la) riscul asupra căruia nu merită să luați măsuri, este probabilitatea scăzută și impactul mare și nu există nicio modalitate cunoscută de a-l reduce.

De ce să includă acceptarea riscului?

Acceptând riscuri, recunoașteți că acestea există și pot avea un impact potențial asupra proiectului. Acest lucru vă permite să puneți în aplicare măsuri de atenuare și planuri de urgență pentru a le face față, dacă apar. Acceptarea riscului vă permite, de asemenea, să vă concentrați mai mult pe aspectele pozitive ale proiectului dumneavoastră, în timp ce sunteți pregătit pentru potențiale probleme.

Când să includeți acceptarea riscului?

Un moment obișnuit pentru a utiliza acceptarea riscului în managementul proiectelor este în timpul fazei de planificare. Acesta este momentul în care decideți ce riscuri să vă asumați și cum să le abordați în continuare. Un alt moment este în faza de monitorizare și control. Acesta este momentul în care vă asigurați că toate riscurile acceptate sunt gestionate corespunzător.

Factori de luat în considerare atunci când decideți dacă includeți sau nu o strategie de acceptare a riscurilor în proiectul dvs.:

• Impactul potențial al riscului dacă acesta apare.
• Disponibilitatea oricărei alte strategii de diminuare a riscurilor.
• Banii și timpul bugetați pentru gestionarea riscurilor din proiect.

Acest videoclip explorează avantajele și dezavantajele utilizării software-ului de gestionare a riscurilor pentru a vă ajuta să decideți dacă instrumentul este potrivit pentru nevoile proiectului dumneavoastră.

Metodologia sondajului

Sondajul Capterra asupra utilizatorilor de management de proiect a fost realizat în martie 2021 în rândul a 422 de manageri de proiect din SUA, dintre care 367 sunt utilizatori de software de management de proiect, pentru a afla cine utilizează software-ul de management de proiect, funcțiile pe care le folosesc sau nu, pe care le doresc. au folosit și ce rezultate au văzut din investiția lor. Respondenții calificați sunt factori de decizie sau au o implicare semnificativă în managementul zilnic al proiectelor din cadrul organizației lor. Am formulat întrebările pentru a ne asigura că fiecare respondent a înțeles pe deplin sensul și subiectul la îndemână.