4 pași pentru a construi un proces eficient de management al riscului de proiect

Indiferent cât de experimentat ai fi ca manager de proiect sau cât de bine ai planificat sarcinile proiectului, lucrurile pot merge prost. Există anumite riscuri pe care nu le poți evita sau gestiona în totalitate. Și aceasta este în plus față de munca ta de bază de a menține proiectele pe drumul cel bun pentru atingerea obiectivelor.

Deci, cum te descurci cu riscurile neașteptate ale proiectului? Planificarea riscului este soluția.

Planificarea riscurilor este cheia succesului proiectului. Nu puteți opri orice problemă, dar vă puteți pregăti pentru ele în avans, astfel încât programul dvs. de proiect să nu fie perturbat.

Dacă nu știi de unde să începi cu managementul riscului de proiect, ești la locul potrivit. În acest blog, enumerăm patru pași pentru a configura un proces eficient de gestionare a riscurilor, care vă va ajuta să vă asigurați că proiectele dumneavoastră sunt finalizate la timp și cu cea mai mare eficiență. Dar mai întâi, să învățăm elementele de bază!

Ce este procesul de management al riscului și de ce este necesar?

Procesul de management al riscului este un pas critic în managementul proiectelor. Ajută la identificarea riscurilor potențiale și la elaborarea unui plan pentru a le aborda înainte ca acestea să provoace probleme serioase și eventual eșec al proiectului.

Acest proces implică de obicei identificarea riscurilor, evaluarea, răspunsul, monitorizarea și raportarea. Pentru majoritatea proiectelor, procesul de management al riscului ajută la abordarea a trei tipuri de riscuri: tehnice, organizaționale și externe.

• Riscuri tehnice: acestea sunt riscuri asociate cu tehnologia implicată în proiectul dumneavoastră. Acestea pot include eșecuri în proiectare sau construcție, probleme cu software sau hardware sau probleme cu securitatea datelor.
• Riscuri organizaționale : Aceste riscuri provin din interiorul companiei dumneavoastră; de exemplu, atunci când un membru al echipei de proiect renunță sau când afacerea dvs. nu are fonduri adecvate.
• Riscuri externe: Aceste riscuri provin din afara organizației dumneavoastră. Câteva exemple sunt dezastrele naturale, fluctuațiile pieței, instabilitatea economică și pandemiile.

Pentru a vă asigura că proiectele dumneavoastră funcționează bine și își ating obiectivele, este important să aveți o strategie de gestionare a riscurilor. Vă va ajuta să evitați sau să reduceți orice impact negativ pe care îl pot avea riscurile.

Fiecare proiect presupune anumite riscuri. Este important să înțelegeți și să identificați riscurile care ar putea afecta proiectul dvs. și să luați măsuri pentru a le gestiona și reduce înainte ca acestea să devină prea mari pentru a fi gestionate. Există multe moduri diferite de a identifica riscurile, dar cel mai bine este să utilizați o tehnică care se potrivește proiectului dvs.

Iată câteva tehnici de identificare a riscurilor pentru a determina și a evalua riscurile potențiale ale proiectului:

• Faceți sesiuni de brainstorming. Reuniți-vă cu echipa de proiect și cu părțile interesate înrudite pentru a analiza scenarii de risc. În acest fel, toată lumea este pe aceeași pagină și înțelege ce ar putea merge prost cu proiectul. Dacă un risc potențial se materializează, te-ai gândit deja la un plan pentru a-l remedia, în majoritatea cazurilor.
• Utilizați o matrice de risc. Este un instrument care evaluează probabilitatea (scăzută, medie, mare) și impactul (scăzut, mediu, mare) fiecărui risc pentru a vă ajuta să vă concentrați asupra problemelor cele mai probabile și să planificați pașii pentru atenuarea riscului.
• Țineți un registru de riscuri. Prin înregistrarea informațiilor despre fiecare risc (cum ar fi descrierea, impactul potențial și probabilitatea acestuia), un registru de risc ajută la urmărirea amenințărilor identificate și a acțiunilor întreprinse pentru a le atenua.
• Efectuați analiza SWOT . Evaluând punctele forte, punctele slabe, oportunitățile și amenințările proiectului dvs., puteți lua în considerare toate riscurile posibile care pot apărea și puteți planifica pași pentru a le preveni sau reduce.
• Folosiți o diagramă cauză-efect. Evaluând cauzele și efectele fiecărui risc probabil, puteți identifica potențialele probleme ale proiectului pe care nu le-ați fi luat în considerare altfel.

Odată ce ați identificat toate riscurile posibile, este timpul să evaluați modul în care acestea ar putea afecta proiectul dvs. Acest pas se numește analiză de risc și ajută la stabilirea amenințărilor de proiect care ar trebui să fie prioritizate și ce acțiuni ar trebui luate. Aceasta implică înțelegerea consecințelor fiecărui eveniment potențial de risc.

Analiza calitativă a riscului vs. analiza cantitativă a riscului

---

Analiza calitativă a riscurilor este un proces subiectiv care ajută la evaluarea crizelor de proiect la o scară de probabilitate și impact. Este folosit pentru a prioritiza riscurile proiectului și este adesea folosit atunci când sunt disponibile puține date despre risc sau când amenințările sunt dificil de cuantificat.

Analiza cantitativă a riscurilor se bazează în mare măsură pe date și este adesea folosită atunci când este ușor de cuantificat. Este de obicei condus de experți pentru a lua decizii cu privire la răspunsul la riscurile proiectului. Această abordare de analiză a riscului atribuie valori numerice probabilității și impactului și apoi utilizează modele matematice pentru a calcula riscul total al proiectului.

Iată patru moduri de a evalua riscurile cu acuratețe:

1. Probabilitatea riscurilor și matricea impactului: această matrice ajută la prioritizarea riscurilor evaluând cât de probabil sunt acestea să se întâmple și cât de multe daune ar putea cauza proiectului dumneavoastră.
2. Clasificarea riscurilor: această metodă clasifică riscurile în funcție de gravitatea acestora, astfel încât să vă puteți concentra mai întâi pe problemele cele mai critice ale proiectului.
3. Harta termică a riscurilor: această hartă vizualizează riscurile care sunt cel mai probabil să influențeze negativ proiectul dvs.
4. Structura de defalcare a riscurilor: aceasta vă ajută să împărțiți riscurile în categorii și subcategorii, astfel încât să le puteți înțelege și evalua mai bine.

După identificarea și evaluarea riscurilor, următorul pas este crearea unui plan de răspuns pentru a le atenua. Un plan de răspuns clar și detaliat va identifica riscurile potențiale și va defini modul în care fiecare va fi gestionat. De asemenea, va identifica cine este responsabil pentru fiecare pas din procesul de răspuns. Astfel, toți cei implicați își cunosc rolul și pot lua măsuri rapid.

Imaginea de mai jos evidențiază sfaturi pentru a utiliza un plan de răspuns pentru a gestiona eficient evenimentele cu risc:

Procesul de gestionare a riscurilor nu este o sarcină „setare și uitare”, așa că trebuie să o urmăriți în mod regulat. Pasul final al acestui proces este să vă asigurați că sunteți conștient și că aveți control asupra tuturor vulnerabilităților identificate ale proiectului. Aceasta include implementarea măsurilor de atenuare a riscurilor, urmărirea și raportarea stării riscului și prevenirea amenințărilor ulterioare.

Monitorizarea și controlul regulat al riscurilor ajută la executarea planului de răspuns așa cum a fost planificat. De asemenea, asigură că orice riscuri noi sunt contabilizate și cele existente sunt ținute sub control.

Să discutăm câteva măsuri de monitorizare și control al riscurilor:

• Efectuați analiza tendințelor. Identificați modelele sau tendințele în datele despre risc și identificați orice pericole potențiale care ar fi putut fi ratate.
• Efectuați audituri de risc. Evaluați eficacitatea generală a procesului dumneavoastră de gestionare a riscurilor și identificați zonele de îmbunătățire.
• Utilizați simularea riscului. Testați diferite scenarii de risc ale proiectului (de exemplu, ce s-ar întâmpla dacă un furnizor nu ar livra o componentă critică) și verificați modul în care acestea influențează rezultatul proiectului dumneavoastră.
• Implementează un plan de management al riscului. Reduceți orice incertitudine de proiect care ar putea apărea.
• Ajustați controlul riscului. Pe măsură ce proiectul progresează, ajustați măsurile de control al riscului, cum ar fi creșterea sau scăderea frecvenței de monitorizare, pe baza schimbărilor din peisajul riscului proiectului.

Reunește totul pentru a-ți face proiectele fără riscuri

Cea mai bună modalitate de a preveni transformarea riscurilor de proiect în probleme reale este de a avea un proces de management al riscului bine condus. Pașii pe care i-am discutat pot ajuta la reducerea șanselor de surprize urâte în foaia de parcurs al proiectului. De asemenea, se pot asigura că proiectul dumneavoastră rămâne pe drumul cel bun și oferă rezultatele dorite. Deci, dă-i drumul, pune-ți procesul de management al riscului în acțiune și sărbătorește succesul proiectului!