15 cele mai bune instrumente de gestionare a resurselor pentru organizația dvs

Pentru a gestiona o afacere sau un proiect, nu trebuie doar să gestionați calitatea lucrării atunci când aceasta este finalizată; trebuie să acoperiți și alți factori care îl afectează, cum ar fi resursele financiare, inventarul, abilitățile umane, producția, resursele sau tehnologia informației (IT) și resursele naturale. Modul în care planificați, organizați și gestionați resursele din echipa sau organizația dvs. are un impact semnificativ asupra succesului proiectului. Deci , gestionarea resurselor este mai importantă ca niciodată pentru a face o diferență reală la locul de muncă.

Dacă sunteți nou în conceptul de management al resurselor , s-ar putea să vă confundați cu ușurință și să vă înșelați de mulți termeni, cum ar fi planificarea, alocarea, programarea resurselor și tehnicile și metodele implicate. În plus, întrebarea ce instrument să folosești pentru a gestiona resursele este, de asemenea, o bătaie de cap pentru afaceri.

Prin urmare, în acest articol, voi discuta pe scurt conceptul de management tehnic și voi prezenta cele mai bune 15 instrumente de management al resurselor pentru a vă gestiona echipa .

Ce este mai exact managementul resurselor?

Managementul resurselor este o activitate în care întreprinderile gestionează eficient diverse resurse din cadrul companiei. Aceste resurse pot fi intangibile, cum ar fi productivitatea muncii, timpul și tangibile, cum ar fi echipamente, mașini, consumabile și finanțare.

Managementul resurselor este strâns legat de planificare, astfel încât resursele adecvate să fie alocate sarcinilor respective. De asemenea, managementul resurselor implică programarea și bugetul pentru oameni, proiecte, echipamente și rechizite.

Deși managementul resurselor este adesea aplicat managementului de proiect, acesta poate fi aplicat și în multe alte domenii de management al afacerii. În general, întreprinderile mici vor trebui să acorde atenție gestionării resurselor în mai multe domenii, inclusiv:

• Finanțe: Mai poate compania să facă față cheltuielilor curente sau să își permită să investească în echipamente noi sau să formeze angajații?

• Personal: Compania a recrutat oamenii potriviți? Compania trebuie să angajeze mai mulți oameni dacă există clienți noi și de ce abilități vor avea nevoie acești oameni?

• Locurile de muncă și producția: Sunt locurile de muncă și unitățile de producție echipate adecvat? Poate fi ușor gestionat spațiul de lucru?

• Echipament: Există un set de instrumente necesare pentru a lucra? Costurile de întreținere și reparații ale mașinii sunt scumpe?

• Tehnologie: De ce tehnologie are nevoie afacerea pentru a-și maximiza potențialul și a economisi resurse financiare pentru a le realoca pentru a finanța ceea ce lipsește?

Când este utilizat în scopuri de management de proiect, managementul resurselor este adesea aplicat pentru nivelare și netezire.

Nivelarea resurselor este o modalitate de a evita supraoferta sau inventarul excesiv prin menținerea stocului de resurse la un nivel mediu. Există acum un software specializat care poate ajuta la determinarea mediei la care se pot referi companiile. Nivelarea resurselor este, de asemenea, utilizată în referințele privind momentul în care este necesar pentru finalizarea unui proiect. Cu un echilibru de timp, data de începere și data de încheiere vor fi ajustate pentru a se potrivi cu resursele disponibile. Cu toate acestea, resursele de nivelare pot prelungi durata proiectului.

Netezirea resurselor este o tehnică de programare care urmărește să respecte termenele limită. Scopul netezirii resurselor este de a utiliza resursele continuu în timp.

Pe scurt, managementul resurselor este pedagogia care se asigură că o companie își folosește resursele și materialele în mod înțelept și eficient.

Articole similare

• 12+ cele mai bune instrumente gratuite de cercetare a pieței
• Peste 10 instrumente de spionaj Shopify
• Cele mai bune 13 site-uri web gratuite cu videoclipuri stoc
• 15+ Cele mai bune instrumente de sondaj online pentru afacerea dvs

De ce este important managementul resurselor?

Managementul resurselor este considerat o parte a managementului de proiect, ajutându-l pe liderul de proiect să înțeleagă totul despre progres, echipament, costuri etc. Tabu în afaceri este risipa. Prin urmare, managementul resurselor se concentrează mai ales pe eficiență. Odată ce știi ce trebuie să faci pentru ca proiectul să aibă succes, poți aranja să le folosești eficient.

Pentru unele companii, eficiența optimă este atât de vitală încât companiile au o singură persoană specializată în managementul resurselor, cunoscută doar ca manager de resurse. În timp ce managerii de proiect sunt responsabili pentru crearea și atribuirea sarcinilor pentru finalizarea proiectelor, managerii de resurse sunt responsabili pentru alocarea resurselor necesare pentru ca proiectul să aibă succes și pentru a obține cel mai optim efect.

Există câteva beneficii ale managementului resurselor:

• Evitați problemele neprevăzute: cunoscându-vă resursele și plănuind să le utilizați, puteți remedia găurile sau problemele înainte ca acestea să apară.
• Prevenirea epuizării: gestionarea eficientă a resurselor vă permite să evitați să fiți singur sau să dependeți excesiv de resurse, prin înțelegerea mai bună a volumului de muncă al echipei.
• Oferiți o plasă de siguranță: Majoritatea proiectelor nereușite de astăzi au un motiv este lipsa resurselor. Gestionarea și planificarea resurselor arată că ați făcut totul cel mai bine cu ceea ce aveți la îndemână.
• Crearea transparenței: Alte grupuri pot obține vizibilitate în echipa dvs. și pot aranja în mod corespunzător, în cazul în care grupul dvs. are o capacitate maximă enormă sau accesibilă pentru a avea nevoie pentru întreprinderi neutilizate.
• Măsurare eficientă: Cu o înțelegere la nivel înalt a ceea ce este necesar pentru a supraveghea și a executa o afacere viitoare, veți aranja și veți grada rentabilitatea investiției în mod viabil.

15 cel mai bun management al resurselor pentru organizația dvs

1. Toggl Plan

Toggl Plan este un instrument de planificare și gestionare a resurselor cu o interfață frumoasă și ușor de utilizat. Deși poate părea simplu, are caracteristici puternice care permit oricărui manager de proiect să planifice și să gestioneze corect resursele. Unele caracteristici speciale ale Toggl Plan includ alocarea de resurse, glisarea și plasarea intuitivă, alocarea de timp pentru rezervări inteligente și rapoarte.

În plus, Toggl Plan le permite utilizatorilor să importe sarcini din multe aplicații terțe, cum ar fi Trello sau Github. În comparație cu alte instrumente, Toggl Plan vine cu multe integrări care permit echipelor să comunice și să colaboreze. Este potrivit atât pentru companiile mici, cât și pentru cele mari. Toggl Plan este oferit cu un plan gratuit care va permite utilizatorilor să adauge cinci membri la grup. Pentru echipele care au nevoie de mai mulți membri, planul premium începe de la 8 USD/lună/utilizator.

2. Mavenlink

Mavenlink este un instrument de management de proiect care permite utilizatorilor să gestioneze resurse. Include toate caracteristicile standard de planificare a resurselor, cum ar fi alocarea resurselor, editarea rapidă etc. În plus, oferă și funcții de predicție în timp real. Cel mai special lucru când vine vorba de Mavenlink este instrumentul său de modelare a resurselor. Această caracteristică specială permite utilizatorilor să identifice resursele necesare într-o săptămână de lucru și să aloce automat sarcini pentru pozițiile disponibile.

Mavenlink este, de asemenea, integrat cu partajarea fișierelor, controlul sarcinilor, foile de pontaj și rapoartele. De asemenea, Mavenlink are funcții API pentru a fi integrate cu alte servicii sau cu soluții personalizate. Prețurile pentru începerea utilizării Mavenlink sunt de 19 USD/lună pentru o echipă de până la 5 membri.

3. 10.000 de picioare

10.000ft este un instrument care ajută companiile să gestioneze resursele și să urmărească timpul pentru a reduce probabilitatea incidentelor neașteptate la locul de muncă. Îl puteți folosi pentru a prelua controlul deplin asupra resurselor dvs., pentru a reduce timpul necesar pentru a găsi resursele disponibile și pentru a estima sarcinile de lucru viitoare.

Pe lângă planificarea proiectelor, proiectele în stil Gantt, 10.000 ft sunt, de asemenea, integrate cu foile de pontaj, echilibrarea bugetului pentru proiecte și gestionarea mai ușoară a timpului. 10.000ft oferă o politică de încercare gratuită de 30 de zile. După aceea, prețul începe de la 150 USD/lună pentru Pachetul de bază.

4. Recolta

Harvest este un instrument de urmărire a timpului proiectului care permite echipelor să transforme foile de pontaj în rapoarte detaliate. Harvest este folosit în mod obișnuit în aplicațiile iOS și Android. Este, de asemenea, utilizat în instrumentele de urmărire a timpului de pe desktop și în extensiile Chrome și Safari.

Folosind Harvest, vă puteți programa echipa și puteți urmări volumul de lucru. Datele colectate vă vor ajuta să îmbunătățiți formulele de estimare și programele de lucru. Foile de pontaj pot fi apoi transformate în rapoarte detaliate care permit managerilor să urmărească performanța angajaților, orele suplimentare și să urmărească progresul proiectelor. Cu Harvest, experții pot crea facturi bazate pe timp și le pot trimite clienților direct din aplicație. Harvest vine cu mai multe integrări, cum ar fi managementul proiectelor, contabilitate, oferte de urmărire a interogărilor, CRM și calcule de productivitate.

Harvest are, de asemenea, o politică de încercare gratuită de 30 de zile; luna viitoare, utilizatorii vor începe să utilizeze de la 12 USD/utilizator/lună.

5. Gantic

Ganttic este un software de planificare a resurselor care ajută utilizatorii să țină evidența sarcinilor, proiectelor și resurselor. Vă puteți gestiona angajații în vizualizarea calendar pentru a controla volumul de lucru, foile de pontaj și programele. De asemenea, puteți urmări proiectele vizualizând diagrame Gantt, plasând sarcini, adăugând legături între ele și plasând proiecte periodic.

În plus, crearea de rapoarte și exportul lor în format CSV sau PDF este, de asemenea, o caracteristică interesantă a acestui instrument. De asemenea, puteți configura rapoarte automate pentru a primi actualizări zilnice, săptămânale sau lunare.

Ganttic vă oferă o probă gratuită de 14 zile pentru zece resurse. Taxele sunt apoi calculate, începând de la 25 USD/lună pentru până la 20 de resurse.

6. Elapseit

Elapseit este un instrument creat pentru a oferi utilizatorului o experiență sigură și completă în timp ce alocă și gestionează resursele corporative. Elapseit este simplu, intuitiv și aduce funcționalitate creativă. Câteva caracteristici importante utilizate sunt: ​​Programarea resurselor, Urmărirea timpului, Gestionarea concediilor, Facturarea, Documentele legale etc.

Elapseit este cea mai bună alegere pentru toate companiile de la dimensiuni mici până la medii până la afaceri mari și se potrivește perfect cu toate tipurile de proiecte. În prezent, Elapseit are o versiune de probă gratuită care include toate funcțiile. Când utilizatorii încep să folosească, prețul va fi de aproximativ 5 USD/utilizator/lună.

7. Guru al resurselor

Resource Guru este unul dintre cele mai vechi software de gestionare a resurselor de pe piață. Cu toate acestea, este încă foarte popular în rândul agențiilor și companiilor care lucrează cu mulți clienți. Resource Guru oferă funcții precum filtrarea, verificarea disponibilității grupului, alocarea resurselor, raportare, suport pentru fusul orar etc.

Resource Guru le permite utilizatorilor să gestioneze concediile plătite și zilele medicale, astfel încât managerii de proiect să poată obține o imagine de ansamblu mai bună asupra resurselor disponibile. Fiecare utilizator Resource Guru va avea tabloul său de bord. Resource Guru previne, de asemenea, alocarea neuniformă a resurselor prin stabilirea disponibilității fiecărei resurse și prin liste de așteptare. De asemenea, susține atât de mulți manageri de proiect care îl pot folosi în același timp fără a fi nevoie să aștepte sau să concureze cui este rândul. Resource Guru oferă, de asemenea, o probă gratuită de 30 de zile. Când perioada de încercare se termină, prețul său este de 2,50 USD/utilizator/lună.

8. Aleargă

Runn este un instrument modern de planificare, gestionare a capacității și nevoilor. De asemenea, are încorporate capacități de gestionare a timpului și de predicție care îi ajută pe manageri să gestioneze grupurile de la distanță. Runn folosește o interfață Planner care oferă utilizatorilor posibilitatea de a vizualiza toate proiectele și resursele umane din organizația dvs., permițându-vă să identificați și să anticipați riscurile de supraîncărcare și să evitați rapid conflictele legate de resurse, forță de muncă și timp.

În comparație cu alte instrumente de gestionare a resurselor, Runn poate face, de asemenea, previziuni financiare ușor de înțeles și KPI-uri aferente pentru a urmări profiturile companiei dvs., performanța proiectului, depășirile de costuri și variația reală în comparație cu planul. Această aplicație are încorporată urmărirea timpului, astfel încât să puteți înțelege mai bine timpul petrecut decât v-ați propus.

În prezent, Runn permite utilizatorilor să-l folosească gratuit până la 1 iulie 2021. După timpul liber, Runn va percepe 10 USD/persoană sau 30 USD/persoană pentru fiecare pachet ales de clienți.

9. Monday.com

Dacă aveți nevoie de un instrument de gestionare a sarcinilor care funcționează fără probleme cu echipele dvs. de afaceri, Monday.com va fi o alegere remarcabilă. Acest software de gestionare a locurilor de muncă are un software de productivitate mai orientat vizual, care permite managerilor de proiect să delege sarcini și să urmărească fiecare pas în detaliu pe care îl fac membrii echipei.

De asemenea, puteți crea liste de activități, puteți partaja fișiere și puteți comunica cu colegii. Acest software de gestionare a locurilor de muncă oferă vederi destul de perspicace asupra proiectelor, permițându-vă să editați detalii importante, cum ar fi statutul proprietarului, prioritatea și durata proiectului. În plus, există o funcție de chat integrată care vă va permite să discutați despre sarcini și să actualizați sarcinile zilnice cu fiecare membru al echipei.

10. Plutitor

Float este un software de gestionare a resurselor pentru agenții, studiouri și companii. De obicei, oferă funcții simple de gestionare a personalului. Funcția sa de programare a personalului permite utilizatorilor să gestioneze rezervările, să vizualizeze sarcinile de lucru ale echipei și să atribuie sarcini.

Cu funcțiile excelente de management al echipei Float, managerii de proiect pot descoperi rapid resursele umane disponibile, pot gestiona contractori și pot găsi angajați cu cardurile lor. Un alt lucru interesant este că poți accesa Float printr-o aplicație pentru iPhone. Float vă permite să îl încercați gratuit timp de 30 de zile. Pachetul plătit începe de la 5 USD/persoană/lună.

11. Saviom

Saviom este un expert de top în software care ajută la creșterea eficienței proiectelor. Unele dintre resursele din modulele de gestionare a resurselor de la Saviom ajută multe companii în gestionarea resurselor, cum ar fi modulul de planificare inteligentă a resurselor, care vă ajută să depășiți dezechilibrele de lucru, modulul de planificare a resurselor pentru a monitoriza și programa resursele în timp ce le mențineți etc. De asemenea, puteți sincroniza resursele și planificarea proiectelor în întreaga afacere cu sistemul de management al resurselor Saviom. Saviom integrează, de asemenea, un magazin de abilități care facilitează profilarea resurselor, găsirea și combinarea viitoarelor abilități de muncă.

Saviom va stabili un preț personalizat pe niveluri, cum ar fi instrumente, licențe și lite Saviom. Funcționează prin acces bazat pe roluri și asigură controlul deplin asupra datelor care vă vor aparține.

12. eResource Scheduler

eResource Scheduler este un instrument de planificare a resurselor care oferă atât versiuni Cloud, cât și versiuni On-Premise cu o configurație ușor de utilizat. Are funcții, inclusiv un tablou de bord care evidențiază informații importante pe un singur ecran și o varietate de câmpuri definite de utilizator care vă permit să capturați informații complete despre proiectele dvs.

eResource Scheduler oferă, de asemenea, funcții precum diagrame, programare, vizualizări de resurse, proiecte și roluri și utilizatori. eResource Scheduler oferă, de asemenea, opțiunea de planificare atât la nivel de proiect, cât și la nivel de activitate. O altă caracteristică importantă a eResource Scheduler este orarul și modulul financiar. Această caracteristică ajută utilizatorii să finalizeze proiecte în funcție de cost și raport de plată și rapoarte de prognoză. eResource Scheduler oferă utilizatorilor o probă gratuită de 14 zile a virusului. Când timpul liber expiră, prețul va fi de 5 USD/resursă/lună.

13. Paymo

Practic, Paymo este un software de gestionare a resurselor care vă poate ajuta să reduceți semnificativ timpul de rezervare. Puteți urmări sarcinile de lucru curente și rămase ale echipei dvs., numărul de sărbători și bugetele proiectelor pe o singură cronologie. Paymo este configurat automat pe baza detaliilor sarcinii pe care le-ați introdus mai devreme. Cu Paymo, toți membrii echipei au acces la programele lor pentru a vedea ce trebuie să facă.

În plus, Paymo a fost integrat cu aplicații de productivitate și factură precum Slack, Google Calendar și Adobe CC pentru a sprijini managementul întregii echipe. După proba gratuită, utilizatorii vor alege două pachete plătite de Paymo, începând de la 11,95 USD/utilizator/lună pentru utilizare.

14. Clarizen

Clarizen este un instrument care combină managementul de înaltă calitate a proiectelor și munca în echipă. Aceasta este singura soluție care oferă o structură de lucru clar definită și ușor de distins. Clarizen oferă centralizarea și partajarea resurselor, dezvoltarea de strategii și conectarea oamenilor pentru un scop comun. De asemenea, Clarizen permite utilizatorilor să lucreze cu o interfață flexibilă, intuitivă, potrivită pentru stilul lor de lucru. De asemenea, utilizatorii pot crea procese automate și repetitive cu fluxul de lucru Clarizen și funcția de alerte rapide.

15. Hub Planner

Hub Planner este un sistem puternic de management al personalului, cu multe funcții utile de gestionare a resurselor. Hub Planner deține multe vederi diferite în funcție de resursă, echipă sau proiect. Pe lângă gestionarea resurselor, Hub Planner are și alte funcții, cum ar fi foile de pontaj integrate cu procese puternice de aprobare, tablouri de bord și instrumente de raportare dinamică. Puteți seta complet programul, solvabilitatea și profitul dintr-o privire.

Lucrul minunat despre Hub Planner este că vei modela foaia de parcurs al produsului și chiar vei finanța noi funcții. Puteți personaliza sau elimina în continuare extensiile de produse pentru a crește funcționalitatea sau pentru a dezactiva funcțiile de care nu aveți nevoie. Hub Planner începe de la 7 USD/utilizator/lună după 60 de zile de încercare gratuită.

Cele mai bune practici și tehnici de gestionare a resurselor

Iată câteva tehnici și practici utile pe care ar trebui să le aplicați pentru a vă gestiona bine resursele:

1. Înțelegeți ce resurse lipsesc și concentrați-vă asupra lor

Lipsa resurselor vă va face imposibil să planificați în detaliu și să perturbați implementarea proiectului. Acest caz, de obicei, îl puteți angaja conform regulii 80/20. Regula 80/20 este interpretată ca 80% din efect (sau constrângere de resurse) provenind de la 20% din resursă. Trebuie să vă concentrați pe resursele limitate și să planificați disponibilitatea acestora.

2. Acordați o abordare comună pentru prioritizarea activității privind resursele partajate

Ar trebui să creați un proces standard de notare/evaluare care să stea la baza luării deciziilor obiective. Supravegherea neintenționată a muncii vă poate face să vă subestimați capacitatea și să vă întârzieți în desfășurare. Amintiți-vă că oamenii care sunt prea atașați pot duce cu ușurință la probleme de calitate.

3. Înțelegeți diferitele moduri de a lucra între organizații și resurse

Puteți beneficia de diferite tipuri de muncă și chiar de grupuri diferite în cadrul unei organizații dacă aveți o metodă specifică de a le reconcilia. Asigurați-vă că instrumentele și metodele sunt selectate corespunzător și sunt eficiente. O listă mai standardizată poate oferi valorile necesare pentru o viziune holistică a organizației dvs. Acest lucru va permite organizației dumneavoastră să planifice, să gestioneze și să distribuie munca în mod corespunzător

4. Managementul resurselor este un proces continuu

Ar trebui să înțelegeți că conflictele care apar din cauza evenimentelor și schimbărilor neașteptate au loc frecvent și inevitabil. Să lucrăm împreună pentru a rezolva conflictele de resurse pe baza priorităților imediate și a priorităților inferioare care nu sunt cu adevărat necesare.

5. Gestionați sarcinile și resursele folosind un amestec de detalii

Ar trebui să planificați munca, să gestionați sarcinile și să raportați timpul în detaliu pentru a fi gestionat cu ușurință. Cu toate acestea, nu toate locurile de muncă trebuie să folosească același nivel de detaliu. Aflați standardele specifice pentru fiecare situație. Munca de planificare este de obicei cea mai detaliată, în timp ce raportarea timpului poate simplifica procesul la un grad mai mare de acuratețe. Atunci când se atribuie resurse pentru muncă, sarcinile pe termen lung ar trebui făcute la un nivel înalt, iar sarcinile pe termen scurt trebuie înțelese astfel încât să poată fi planificate în detaliu.

Lecturi suplimentare

• Peste 33 de site-uri web și aplicații cu cele mai bune comparații de preț
• 19+ cei mai buni constructori de pagini de destinație
• Top 20+ cele mai bune aplicații de editare foto
• Peste 10 generatoare de termeni și condiții

Cuvinte finale

Managementul resurselor poate suna complicat, dar nu este cu adevărat dificil să-i înțelegi miezul și instrumentele pentru a o opera fără probleme. Managementul resurselor ar trebui să fie o parte esențială a unui proces de management de proiect de grup, astfel încât să puteți utiliza resursele potrivite la momentul potrivit și să anticipați potențialele probleme în viitor. Operând cu un instrument de gestionare a resurselor, puteți economisi mult timp și efort. Sperăm că, cu cele 15 instrumente de gestionare a resurselor pe care le-am prezentat mai sus, companiile dvs. vor găsi o tehnologie de asistență puternică care să vă ajute să finalizați proiectele cel mai convenabil și corect.