Cum să (re) prioritizați sarcinile dvs

Este ușor să fii stresat într-o lume aglomerată în care listele de lucruri de făcut par să devină mai lungi și jonglarea cu toate sarcinile se simte ca un sport extrem.

Lucrul bun este că nu toate sarcinile sunt egale – unele sarcini sunt mai egale decât altele. Te-ai gândit care sunt prioritățile tale? Ce sarcini ale tale sunt mai egale decât altele? O modalitate bună de a deveni mai puțin copleșiți este pur și simplu acordarea de priorități. De asemenea, este o idee bună să vă clasificați prioritățile – muncă, sănătate, viață personală etc.

În acest articol, ne vom concentra asupra priorităților de lucru și a modului de prioritizare a sarcinilor; vom analiza, de asemenea, semnele pe care este posibil să fie necesar să restabiliți prioritățile și cum să faceți asta.

Diferența dintre priorități și obiective

Înainte de a intra în fragmente de (re)prioritizare, trebuie să clarificăm o distincție între un scop și o prioritate, deoarece acestea sunt adesea folosite în mod interschimbabil. Ele merg mână în mână, dar sunt două lucruri diferite.

Obiectivele sunt lucrurile concrete pe care doriți să le realizați, în timp ce prioritățile sunt ceea ce este important pentru dvs. și pentru care vă dedicați cea mai mare parte a timpului.

De exemplu, dacă scopul tău este să promovezi un examen greu, probabil că prioritatea ta este studiul. Dacă scopul tău este să obții o promovare la locul de muncă, prioritatea ta va fi să lucrezi din greu pentru a îndeplini toate cerințele. Dacă scopul este creșterea vânzărilor, prioritatea ar putea fi lansarea unui nou produs sau elaborarea unei noi strategii cu echipa de vânzări.

Cum să acordați prioritate 101

Nu este întotdeauna ușor să acordați prioritate unei sarcini față de alta, mai ales dacă ambele sarcini sunt importante. Și atunci când sunt implicate mai multe sarcini, poate deveni destul de copleșitor.
Iată câteva dintre sfaturile care vă pot ajuta să vă stabiliți prioritățile corecte cu mai puțin stres.

Faceți o listă principală de lucruri de făcut

Luați o bucată de hârtie / deschideți un document gol și faceți o listă cu toate sarcinile dvs., mari și mici. Adunați toate sarcinile dvs. mici mâzgălite pe bucăți aleatorii de hârtie, scrise în aplicația Note de pe telefon, capturi de ecran sau notate în planificatorul dvs. Este mai ușor atunci când ai toate sarcinile în fața ta, pe o listă principală de lucruri de făcut.

După ce ai scris totul, uită-te la marea ta listă de lucruri de făcut și, încet și gânditor, începe să lucrezi la ea. Împărțiți-l în obiective lunare, săptămânale și zilnice. Alegeți câteva dintre cele mai importante sarcini pentru lună și împărțiți-le în bucăți mai mici pentru sarcinile dvs. săptămânale și zilnice. De asemenea, există multe tipuri de șabloane de liste de activități dacă doriți să faceți procesul mai rapid și mai ușor.

Păstrați lista undeva vizibilă

După ce ți-ai făcut listele, plasează-le undeva vizibil – de preferință undeva în fața ta, astfel încât să le vezi des. Le poți lipi de laptop sau de un perete în fața biroului tău, ca verișoara mai plictisitoare a unei panouri de vedere.

Dacă aveți lista de lucruri de făcut în câmpul dvs. de vedere, vă va menține concentrat și motivat să închideți lucrurile cât mai curând posibil.

Faceți un singur lucru la un moment dat

Știu că poate fi tentant, dar nu face mai multe sarcini. Nu veți face mai multe în mai puțin timp - veți ajunge doar cu câteva sarcini pe jumătate finalizate. Este mult mai eficient să lucrezi la o sarcină odată, să o termini complet și apoi să treci la următoarea.

Gândește-te la ceea ce este cu adevărat important pentru tine

Nu este întotdeauna evident ce sarcini ar trebui să prioritizați. Pentru a stăpâni arta prioritizării, trebuie să faci ceva auto-reflecție. Pentru a pune lucrurile în perspectivă, adesea ajută să te întrebi: Care este cel mai important lucru pe care îl pot face astăzi și care va face ziua de mâine mai bună?

Ce mă va duce cel mai repede la obiectivele mele?

Care este rezultatul probabil ca (nu) să facem din aceasta o prioritate?

Ce sarcini sunt sensibile la timp?

Ce pot face bine, și numai eu, care să facă diferența?

Care sunt activitățile mele de cea mai mare valoare?

Cunoaște-ți ritmul natural

Fii conștient de ritmul tău natural și când concentrarea este la apogeu. Când te simți cel mai bine? Ai observat că ești deosebit de productiv la un anumit moment al zilei? Lucrezi cel mai eficient dimineața, după-amiaza sau noaptea?

Oricare ar fi răspunsul tău, atunci ar trebui să faci cea mai importantă(e) sarcină(e) a zilei.

Încrucișați sarcinile strategic

Știi acele zile în care, în ciuda muncii tale grele, se pare că nu faci nimic? Dacă lista dvs. devine prea mare, finalizați câteva sarcini rapide și ușoare pentru a vă oferi un sentiment de realizare și un pic de vânt în spate pentru a continua.

Fii deschis la schimbare

Fii flexibil și deschis pentru a re-prioritiza dacă apar informații noi. De asemenea, este în regulă ca prioritățile tale să se schimbe în timp. Există anumite semne care vă fac să știți că ar putea fi necesar să vă opriți și să vă regândiți planul – continuați să citiți pentru a afla care sunt acestea.

Semne pe care trebuie să le re-prioritizați

„Când lucrurile merg prost, nu merge cu ele.” - Elvis Presley

Uneori, înțelepciunea înseamnă să știi când să renunți și să pivotezi. Nu este ușor să renunți la ceva pentru care ai cheltuit timp, efort și bani; cu toate acestea, a cheltui și mai mult timp, efort și bani pentru lucrul greșit este mai rău. Acestea sunt câteva dintre semnele pe care trebuie să le restabiliți prioritățile:

• Muncești mult, dar simți că nu faci nimic;
• Te simți dezorganizat și neconcentrat;
• Sarcinile tale zilnice te stresează și/sau provoacă doar emoții negative;
• Ai lucrat mult timp la ceva dar nu sunt semne de rezultate;
• Îți este greu să nu mai lucrezi și lucrurile distractive par o corvoadă.

Tehnici de (re)prioritizare

Indiferent dacă abordați prioritizarea pentru prima dată sau dacă ați decis să vă re-prioritizați sarcinile, există anumite tehnici care vă pot ajuta. Iată câteva dintre cele mai simple și populare.

Metoda ABCDE

Luați lista principală de activități de la începutul acestei postări pe blog. Lângă fiecare sarcină scrieți una dintre următoarele litere:

A – sarcini cu cea mai mare prioritate. Ele sunt cele mai importante și vor avea fie cele mai mari consecințe dacă nu le îndepliniți, fie cel mai mare premiu dacă le îndepliniți.
Puteți avea până la trei sarcini A și trebuie să le acordați prioritate - marcați-le ca A1, A2 și A3.

B – sarcini care sunt importante, dar nu la fel de mult ca cele A; recompensele și consecințele negative sunt mai mici. Sarcinile B ar trebui efectuate când toate sarcinile A sunt finalizate.

C – sarcini plăcute de făcut. Dacă nu le duci la bun sfârșit, nu ar exista consecințe. Nu vei schimba lumea completând sarcinile C, dar le poți face dacă mai ai timp și energie rămase după sarcinile A și B.

D – D înseamnă delegat. Acestea sunt sarcinile care pot fi efectuate de altcineva, astfel încât să vă puteți concentra pe sarcinile A.

E – E ca Elimina. Sarcinile E sunt cele care nu sunt importante și nu ar trebui să ocupe spațiu pe lista de sarcini.

Metoda Ivy Lee

În 1918, Charles M. Schwab, președintele Bethlehem Steel Corporation, a fost un om de afaceri de succes incredibil – a fost unul dintre cei mai bogați oameni din lume.

Pe măsură ce a decis să mărească eficiența echipei sale și să facă lucrurile mai bine și mai rapid, l-a angajat pe Ivy Lee, un cunoscut consultant de productivitate. Lee a cerut câte 15 minute cu fiecare dintre directorii companiei, când le-a explicat următoarea metodă.

1. La sfârșitul fiecărei zile de lucru, notează 6 sarcini pe care trebuie să le îndeplinești mâine. Pot exista mai puțin de 6 sarcini, dar nu mai multe.
2. Organizați-le în ordinea adevăratei lor importanțe. Puteți utiliza valori suplimentare, cum ar fi valoarea financiară, pentru a determina ordinea acestora.
3. Când ajungeți la serviciu, concentrați-vă pe prima sarcină. Lucrați până când sarcina este terminată, apoi treceți la a doua.
4. Lucrați cu restul listei dvs. în același mod. Dacă nu reușiți să le finalizați pe toate, mutați sarcinile neterminate pe lista de mâine.
5. Repeta.

Rezultatele au fost atât de satisfăcătoare încât Lee a fost plătit cu șase cifre (în banii de astăzi).

Principalul avantaj al acestei metode este că facilitează pornirea (care este adesea partea cea mai grea). Reduce oboseala decizională – vă împiedică să aveți prea multe lucruri în farfurie și să vă suprasolicitați. De asemenea, te obligă să fii intenționat cu timpul și energia ta, care este probabil motivul pentru care este atât de simplu, dar eficient.

MIT (Cele mai importante sarcini)

Nu toată lumea este de acord cu Ivy Lee – unii oameni cred că 6 sarcini în fiecare zi sunt prea multe și că nu ar trebui să alegi mai mult de 3 priorități zilnice.

Strategia MIT se bazează pe premisa că toți avem timp și energie limitate pentru fiecare zi, așa că trebuie să alegem până la trei MIT-uri (cele mai importante sarcini) cărora le vom dedica ziua. MIT-urile sunt sarcini critice care vor face cea mai mare diferență și vă vor duce cel mai departe în urmărirea atingerii obiectivelor. Dacă aveți îndoieli, gândiți-vă ce sarcină vă face cel mai inconfortabil și anxios – cea de care vă temeți cel mai mult este probabil cea pe care ar trebui să o faceți mai întâi.

Ar trebui să-ți faci 2-3 MIT-uri la începutul zilei de lucru, când mintea ta este încă proaspătă și concentrată. Dacă bănuiți că le veți termina mai devreme, puteți adăuga câteva lucruri bune de făcut – ceva ce ar fi plăcut de terminat, dar nu este la fel de important.

Prioritizarea unei singure sarcini

Dacă lucrurile devin grele, poate fi necesar să vă scurtați lista de sarcini și mai nemiloasă. Aceasta poate fi o soluție pe termen scurt pentru unii și o opțiune bună de zi cu zi pentru alții, în funcție de tipul de muncă pe care o desfășurați.

În esență, alegeți o sarcină mai mare sau o temă care se referă la mai multe sarcini și vă concentrați asupra ei pentru întreaga zi. De exemplu, prioritatea mea în timpul zilei de lucru este să scriu o postare pe blog. Acesta este singurul lucru pe care mă concentrez, dar conține câteva sarcini conexe, cum ar fi cercetarea, de fapt scrierea (ceea ce în mod ironic durează cel mai puțin) și editarea.

matricea Eisenhower

Matricea Eisenhower este numită după Dwight D. Eisenhower. A fost un general de cinci stele în al Doilea Război Mondial, al 34-lea președinte al SUA și fondatorul DARPA și NASA (printre multe alte lucruri), așa că cred că este sigur să spun că a fost un tip destul de productiv.

Matricea Eisenhower vă face să vă împărțiți sarcinile în funcție de importanța și urgența acestora.

• Importante și urgente – sarcini care ar trebui făcute mai întâi.
• Importante, dar nu urgente – sarcini care ar trebui programate pentru a fi făcute mai târziu. Lucruri precum exercitarea sau crearea unei strategii de afaceri pe termen lung pot intra în această categorie.
• Urgente, dar nu importante – sarcini pe care ar trebui să le delegeți, astfel încât să vă puteți concentra asupra sarcinilor dvs. cele mai importante. În acest context, „nu este important” înseamnă că nu trebuie neapărat să fie făcut de tine, ci poate fi făcut și de altcineva. Exemple de aceste sarcini ar putea fi răspunsul la anumite e-mailuri, încărcarea postărilor pe blog sau programarea întâlnirilor.
• Nu este important și nu este urgent – ​​sarcini pe care ar trebui să le ștergeți din lista de sarcini.

Uneori poate fi greu de determinat între urgență și importanță. Sarcinile urgente sunt sensibile la timp, în timp ce cele importante contribuie la obiectivele și misiunea noastră pe termen lung.

Principiul Pareto

Într-o zi, în timp ce se plimba prin grădina lui, economistul italian Vilfredo Pareto a observat că 20% din plantele sale de mazăre produc 80% din mazăre. Acest lucru a condus la mai multe concluzii – în multe industrii și companii, 20% cea mai productivă parte este responsabilă pentru 80% din producție. 20% din populație deține 80% din avere. 20% dintre clienți realizează 80% din venituri.

Acesta a devenit ulterior cunoscut sub numele de principiul Pareto. După cum se spune, 20% din acțiunile noastre aduc 80% din rezultatele noastre. Asta înseamnă că a afla ce 20% dintre sarcinile tale aduc 80% din rezultate și a te concentra asupra lor este o tehnică excelentă de prioritizare. Dacă nu ești sigur care sunt cele 20% ale tale, încearcă să-ți dai seama ce sarcini ale tale fac cea mai mare diferență și facilitează cel mai mult atingerea obiectivelor tale.

metoda MoscoW

Înainte să întrebi – nu, nu are legătură cu capitala Rusiei. Este acronimul MSCW (trebuie, ar trebui, ar putea, ar) cu două „o” adăugate pentru o pronunție mai ușoară.

Este o tehnică populară pentru gestionarea cerințelor. Le împarte în 4 categorii:

• M (trebuie să aibă) – cerințe nenegociabile fără care un proiect va eșua.
• S (ar trebui să aibă) – lucruri importante care nu sunt obligatorii, dar adaugă multă valoare.
• C (ar putea avea) – cerințe care sunt dezirabile, dar nu necesare; dacă sunt lăsate deoparte, ar avea un impact mic sau deloc.
• W (nu va avea) – nu este o prioritate; ar putea fi bine să le includă în viitor.

Concluzie

Stăpânirea artei (re)prioritizării este importantă în lumea de astăzi, unde liniile dintre afaceri și viața personală sunt adesea estompate, iar bolile cauzate de stres se agravează în fiecare zi. Dacă trebuie neapărat să te stresezi, este important să fii conștient de faptul că nu toate sarcinile merită să te stresezi – și pentru asta este prioritizarea. Ia-ți lista principală de lucruri de făcut și începe să te gândești la ceea ce este cu adevărat important pentru tine.