Economisiți bani renegociind contractele software ale companiei dvs

Întreprinderile mici își pot revizui contractele actuale Software-as-a-Service (SaaS) și pot renegocia termenii pentru a economisi bani în lumina crizei COVID-19.

NOTĂ: Acest articol are scopul de a informa cititorii noștri despre preocupările legate de afaceri din Statele Unite. Nu este în niciun caz destinat să ofere consiliere juridică sau să aprobe un anumit curs de acțiune. Pentru sfaturi cu privire la situația dvs. specifică, consultați consilierul dvs. juridic.

Pentru fotografa de nunți și portrete Alana Lindenfeld, decizia de a-și renegocia contractele SaaS a fost una ușoară. Focarul de COVID-19 a oprit procesele normale de afaceri, iar Lindenfeld a trebuit să reducă costurile pentru a rămâne pe linia de plutire.

„A trebuit să trec la o versiune superioară a unui software pentru a ajuta la reducerea costurilor într-o perioadă în care legal nu am voie să filmez nicio sesiune sau nuntă”, a spus Lindenfeld.

A reușit să economisească bani pentru abonamentele Adobe și Pixieset contactând ambii furnizori și încurajând alte întreprinderi mici să facă același lucru:

Întreprinderile mici pot renegocia contracte SaaS pentru a economisi bani în această criză economică. Potrivit Gartner, 36% dintre companii au negociat sau plănuiesc să negocieze noi termeni cu furnizorii și vânzătorii (cercetare completă disponibilă clienților).

Iată o detaliere a modului în care puteți face același lucru și a modului în care funcționează procesul de renegociere.

5 pași pentru a renegocia contractele software.

1. Reevaluați nevoile dvs. de software

COVID-19 a schimbat modul în care operează întreprinderile, forțând pe mulți să treacă rapid de la o cultură de lucru în birou la una la distanță. Nevoile de software ale acestor companii s-au schimbat, de asemenea.

Girdharee Saran, șeful de marketing pentru SurveySensum, a realizat că este timpul să reevalueze contractele de software ale companiei după calcularea pierderilor induse de COVID-19:

Pentru a începe acest proces, Saran și echipa sa au făcut o listă cu toate abonamentele de software active și le-au împărțit în trei categorii:

1. Trebuie să continue : software-ul care este esențial pentru procesul lor de afaceri, chiar dacă furnizorul nu va oferi o reducere.
2. Poate supraviețui fără : Aceste abonamente lunare sunt plăcute, dar nu sunt complet necesare.
3. Noi nevoi : Această categorie a apărut din tranziția companiei la lucru la distanță și are nevoie de software pentru a facilita colaborarea și comunicarea la distanță cu alți membri ai echipei și clienți.

2. Citiți-vă contractul, inclusiv literele mici

Odată ce identificați contractele pe care doriți să le renegociați, este important să citiți contractul și să înțelegeți termenii acestuia înainte de a contacta furnizorul dvs. de software.

Maria Veronica Saladino, un avocat corporativ care ajută în prezent companiile cu renegocierea contractului de software, sugerează companiilor să răspundă la următoarele întrebări pentru software-ul pe care l-au desemnat pentru renegociere la pasul unu:

• Ce prevede contractul existent în prezent?
• În ce condiții contractul urmează să înceteze?
• Contractul are o clauză de renegociere în caz de criză sau recesiune economică?
• Ce ar considera contractul existent o încălcare?
• Ce măsuri ar întreprinde furnizorul dacă nu ați putea efectua plăți?
• Există o clauză de forță majoră care v-ar elibera de contract în fața unor circumstanțe independente de voința dumneavoastră (cum ar fi o pandemie)?

Ce este forța majoră?

O clauză de forță majoră scutește părțile de contract în cazul în care există circumstanțe independente de voința părților care pot face nerezonabilă sau imposibilă așteptarea părții la îndeplinirea obligațiilor contractuale.

Aceste circumstanțe pot include război, dezastre naturale, greve sau legislație neașteptată și, de obicei, pandemii.

Potrivit Gartner, 18% dintre organizații au invocat deja clauze contractuale de forță majoră din cauza COVID-19, iar 37% iau în considerare acest lucru (cercetare completă disponibilă clienților).

Decizia de a invoca o clauză de forță majoră nu trebuie luată cu ușurință și ar trebui să luați în considerare modul în care aceasta vă va afecta relația pe termen lung cu vânzătorul.

„Un dezavantaj al încercării de a declanșa o forță majoră este că s-ar putea să otrăviți apa într-o relație pe care doriți să o aveți cu acest furnizor în anii următori”, a spus Eric Talley de la Columbia Law într-un interviu cu Gartner (cercetare completă disponibilă pentru clienti).

Clauzele de forță majoră sunt concepute pentru a proteja afacerile, dar pot afecta și relațiile cu vânzătorii. Înainte de a invoca această clauză, ar trebui să solicitați un consiliu extern.

3. Aflați ce face deja furnizorul dvs. SaaS pentru a satisface clienții

Înainte ca Lindenfeld să contacteze furnizorii de software, ea a cercetat ce făceau deja acești furnizori pentru clienți:

Mulți furnizori SaaS oferă deja acces gratuit sau cu reduceri la instrumente pentru a ajuta companiile să rămână pe linia de plutire.

De exemplu, HubSpot oferă suita sa pentru întreprinderile mici la un preț redus și limite crescânde pentru clienții existenți, iar Adzooma oferă întreaga sa platformă gratuit până la 1 iunie 2020.

Acești furnizori SaaS și mulți alții oferă deja acces gratuit sau cu reduceri la platformele lor pentru a relua sentimentul „suntem în asta împreună” și pentru a-și arăta sprijinul pentru comunitatea de afaceri.

4. Decide ce vrei sa scoti din renegociere

Aflați ce doriți să obțineți din negocieri înainte de a contacta furnizorul dvs. de software. Neil Andrew, fondatorul PPC Protect, a spus:

Unele companii pot avea nevoie sau doresc să-și anuleze contractul, în timp ce altele caută să întrerupă sau să întârzie plățile, să aplice reduceri, să reducă funcționalitatea pentru a economisi bani sau să mărească temporar funcționalitatea pentru a satisface noile nevoi ale afacerii lor.

Gândește-te la ce vrei să obții din renegociere și la ce ești dispus să faci compromisuri. Este posibil ca unii furnizori SaaS să nu fie dispuși să anuleze complet contractul, dar pot reduce costul abonamentului prin reducerea funcționalității sau a numărului de licențe.

„Vânzătorii de SaaS ar prefera să se asigure că primesc cel puțin un anumit flux de numerar decât nici un flux de numerar”, a spus Andrew. „Vânzătorii de SaaS buni vor căuta să ofere o relație valoroasă pe termen lung, oferind cât mai multă asistență.”

5. Fii transparent și empatic și ai un plan de rezervă

Afacerile ar trebui să fie transparente cu privire la situația lor financiară și empatice față de furnizorii de software.

„Compatizăm cu clienții noștri și nu vrem ca ei să se simtă ca și cum ar fi peste cap”, a spus Josh Sanders, manager de proiect la Alpha Bravo Development. „Dacă o afacere descrie cum îi doare afacerea, se poate rezolva ceva.”

Girdharee Saran a contactat furnizorul CRM al companiei sale și a explicat clar situația lor financiară: Plata lor pentru a utiliza platforma a fost acum o presiune financiară în lumina pierderilor de venituri din cauza COVID-19. Drept urmare, au reușit să încheie o înțelegere.

Fii transparent în conversația cu furnizorul de software, dar nu uita să fii și empatic. Acesta este un moment stresant pentru toată lumea.

Sean McDermott, fondatorul RedMonocle și Windward Consulting Group, a vrut să reamintească companiilor că și furnizorii de software se luptă în acest moment:

Furnizorii de SaaS depind foarte mult de veniturile din abonament și, deși este posibil să nu renunțe în totalitate la un contract, ar putea fi dispuși să ajute clienții să găsească o soluție rezonabilă. Dacă nu, luați în considerare soluții software alternative.

Saran a avut o experiență pozitivă de a ajunge la o soluție reciproc avantajoasă cu platforma sa CRM, dar nu a reușit să ajungă la o soluție similară cu furnizorii săi de software pentru conferințe video și webinar.

Înainte de COVID-19, compania lui plătea pentru un plan de 100 de participanți. Pe măsură ce echipele deveneau de la distanță, cererea de comunicare la distanță a crescut. Saran a vrut să-și actualizeze temporar planul pentru a găzdui până la 500 de participanți, dar nu și-a putut permite creșterea costurilor. A încercat fără succes să negocieze cu vânzătorul, dar în cele din urmă a trecut la o soluție alternativă, comparabilă, cu un cost mai mic și funcționalitate sporită.

„Caracteristicile pot fi înlocuite, un serviciu bun pentru clienți nu poate fi”, a spus Ethan Taub, fondatorul Goalry, care a optat și pentru soluții alternative după ce o companie a refuzat să facă compromisuri în ceea ce privește condițiile contractuale.

Renegocierea contractelor de software în timpul crizei poate ajuta întreprinderile mici să economisească bani

Reducerea costurilor în timpul unei crize poate ajuta întreprinderile mici să rămână pe linia de plutire și să evite disponibilizările, iar un loc în care companiile pot căuta sunt contractele lor SaaS.

COVID-19 a pus presiuni unice asupra fiecărei industrii, făcând flexibilitatea între întreprinderi o necesitate pentru a rezista acestei furtuni economice. Lucrați împreună pentru a găsi soluții reciproc avantajoase și fiți atenți la provocările altor companii.

NOTĂ: Aplicațiile selectate în acest articol sunt exemple și nu sunt concepute ca aprobări sau recomandări.