Cum să creați un program de lucru la distanță (cu șabloane)

În momentul în care scriu această propoziție, în jurul prânzului, sunt deja în mijlocul zilei de muncă. Lucrez de acasă și tind să urmez aproape aceeași rutină de lucru în fiecare zi. Deci, ziua mea de lucru începe în jurul orei 8 sau 9, prin urmare termin în jurul orei 16 sau 17. Și când vine vorba de aceste sarcini de lucru profunde, cum ar fi scrierea acestei postări pe blog, prefer să mă ocup de aceste sarcini în timpul orelor de dimineață și înainte de pauza de masă.

Acum, dacă sunteți și lucrător la distanță, asigurați-vă că adăugarea unei structuri zilelor dvs. de lucru vă ajută foarte mult. Cu un program adecvat de lucru de la distanță, care se potrivește nevoilor dvs., veți avea mai multe șanse să vă finalizați toate sarcinile la timp. În acest articol, vom acoperi:

• factorii pe care ar trebui să-i aveți în vedere atunci când faceți un program,
• sfaturi prețioase despre cum să creați un program eficient de la distanță și
• șabloane pentru angajații cu program flexibil și cei cu program fix.

Ce trebuie să luați în considerare înainte de a face un program

Odată ce creați un plan pentru munca dvs. de telecommuting, veți avea o idee mai clară despre cât timp aveți nevoie pentru sarcinile zilnice și despre cum să le acordați prioritate celor mai importante. Astfel, vei fi mai realist cu privire la ceea ce ești capabil să completezi pe parcursul zilei. În plus, vei putea să-ți aloci timp familiei și prietenilor, ceea ce îți va îmbunătăți echilibrul dintre viața profesională și cea privată.

Iată ce ar trebui să vă întrebați înainte de a începe să faceți un program de lucru la distanță:

La ce oră lucrezi cel mai bine?

Unii oameni prosperă în timpul orelor de dimineață, în timp ce alții înfloresc seara. E perfect pentru că nu suntem toți la fel. Ceasurile noastre corporale funcționează diferit, de aceea unii dintre noi se confruntă cu scăderi de productivitate după prânz, iar unii dintre noi dimineața.

Dacă reușiți să vă rearanjați sarcinile după cum doriți, luați întotdeauna în considerare acest factor. De exemplu, dacă te trezești cu ușurință dimineața și te simți împrospătat și gata de muncă, folosește acest timp pentru a-ți îndeplini cele mai importante sarcini. Odată ce nivelul de energie începe să scadă în jurul orei 14 sau 15, faceți față sarcinilor mai puțin vitale. Aceeași regulă se aplică celor cărora le place să doarmă și să-și înceapă ziua de lucru puțin mai târziu. Dacă nu ești o ciocârlă de dimineață, nu te simți obligat să te trezești extrem de devreme doar pentru că unii oameni de afaceri de succes sugerează să faci asta. Urmează-ți propriile ritmuri și vei avea rezultate mai bune.

Unde lucrezi cel mai bine?

Dacă vă este mai ușor să vă concentrați asupra sarcinilor dvs. atunci când lucrați de acasă, atunci veți fi mai productiv și acolo. În acest caz, decideți unde va avea loc biroul dvs. de acasă. A avea o cameră întreagă în acest scop ar fi ideal. Dar, dacă acest lucru nu este posibil, atunci optează pentru un colț liniștit al unei camere. Dacă aveți nevoie de mai multe detalii despre echipamentul pentru biroul dvs. de acasă, avem un blog despre lucrurile de care veți avea nevoie atunci când lucrați de acasă.

Pe de altă parte, dacă ești un fluture social și nu-ți place să lucrezi singur, poți oricând să mergi într-un spațiu de coworking. Acesta este un loc perfect pentru a întâlni alți angajați la distanță în timp ce desfășurați munca. Sau, puteți comuta între biroul dvs. de acasă și o cafenea din apropiere. Rețineți că un astfel de mediu zgomotos s-ar putea să nu fie potrivit pentru momentele în care aveți apeluri sau când trebuie să vă respectați termenul limită.

Aveți membri ai familiei sau animale de companie de care trebuie să aveți grijă?

Un alt punct de luat în considerare este dacă trebuie să aveți grijă de copiii dvs., de membrii în vârstă ai familiei sau de animalele dvs. de companie. De exemplu, dacă trebuie să vă conduceți copiii la școală la ora 8 dimineața, atunci programați-vă programul de lucru de la ora 9 dimineața. Sau, dacă ai un program strict de lucru, trezește-te puțin mai devreme și fă asta înainte de muncă.

Odată ce aveți toate aceste răspunsuri, elaborarea unui program de lucru la distanță va fi mult mai ușoară. Deci, dacă alegeți să vă faceți treaba într-un spațiu de coworking, rețineți că veți avea nevoie de ceva timp și pentru navetă. Sau, dacă decideți să lucrați de acasă, nu uitați să vă informați familia sau partenerul despre programul de lucru. În plus, sarcini precum plimbarea câinelui sau conducerea copiilor la școală vor avea loc înainte sau după muncă.

Să aruncăm o privire la câteva sfaturi utile despre cum să faceți acest program mai convenabil pentru dvs.

Cum să creați un program eficient de lucru de la distanță

Unii lucrători la distanță au un program de lucru flexibil, în timp ce alții trebuie să respecte un program strict. Prin urmare, modul în care vă structurați ziua de lucru va depinde dacă programul dvs. de lucru este fix.

În orice caz, avem sfaturi neprețuite pentru a crea o rutină de lucru la distanță, indiferent de orele de lucru.

Setați blocuri de timp pentru activitățile dvs. personale și în afara orelor de lucru

Dacă aveți flexibilitatea de a vă alege orele de lucru, puteți analiza sarcinile de lucru în mai multe perioade de lucru, cu câteva ore de pauză între ele. Acum, în timpul acestor pauze, poți avea grijă de activitățile tale personale, cum ar fi plimbarea câinelui, lăsarea copiilor la școală sau exercițiile. Dacă aveți un program fix, veți putea face aceste comisioane înainte sau după muncă.

Pentru a vă asigura că colegii și clienții dvs. nu vă deranjează atunci când sunteți departe de un computer, adăugați aceste ore la programul dvs. și notați-le ca Activități personale/ore non-muncă. Astfel, vă puteți bucura de timpul liber și vă puteți ocupa de comisioane. În plus, îi vei anunța colegilor și clienților atunci când nu ești disponibil pentru apeluri și întâlniri. În plus, aceste activități vă vor ajuta să vă relaxați și să fiți mai productiv la locul de muncă.

În plus, acest truc la îndemână vă va asigura că mențineți un echilibru adecvat între viața profesională și viața privată. Apropo de asta, iată cum Matthew Paxton, lucrătorul de la distanță și fondatorul Hypernia, a descris importanța echilibrului dintre muncă și viață:

fitting work in our lives, not fitting our lives with work „ Mi-am dat seama că ar trebui să ne potrivim munca în viețile noastre, nu să ne potrivim viețile cu munca De aceea, mi-am făcut un obicei din a limita tot ceea ce este legat de muncă în biroul meu de acasă. Nu mai verific e-mailurile dimineața la prima oră sau să-mi iau laptopul cu mine la masa. Hobby-urile, pasiunile, relațiile și timpul pe care îl petrecem având grijă de noi înșine sunt toate esențiale pentru a ne asigura că suntem cele mai productive versiuni ale noastre. ”

Lucrați mai întâi la sarcinile prioritare

Când începeți ziua de lucru la distanță, este logic să vă rezervați primele ore de muncă pentru sarcini prioritare. Deci, după ce ați terminat cu activitățile personale și ați verificat un e-mail pentru orice urgență, asigurați-vă că vă ocupați de toate sarcinile cruciale timp de cel puțin două ore.

Și mai bine, la sfârșitul fiecărei zile, notează-ți sarcinile prioritare pentru mâine. Iată cum Reuben Yonatan, fondatorul GetVoIP, decide ce este important:

„ Prioritizează prioritățile listei A, B și C. Sarcinile din lista A sunt „trebuie făcute” și voi stabili un termen limită pentru acestea, precum și timpul pentru a le îndeplini. Lista B sunt elemente care sunt importante, dar pot fi împinse dacă este necesar, așa că am puțin mai multă flexibilitate. Elementele C trebuie să fie finalizate la un moment dat, dar vor fi introduse atunci când pot fi. Îmi construiesc calendarul astfel și văd ce se potrivește. Uneori trebuie să faci tăieturi, dar prioritizarea este adevărata cheie. ”

Prin urmare, dimineața, va trebui să vă abordați mai întâi sarcinile A, apoi sarcinile B.

Dacă se întâmplă să aveți o întâlnire zilnică standup în timpul dimineții, puteți începe cu sarcinile prioritare de îndată ce întâlnirea este terminată.

Un alt mod practic de a învăța cum să prioritizezi mai bine este matricea Eisenhower. Această metodă vă va învăța cum să recunoașteți ceea ce este important și vă va îmbunătăți gestionarea timpului.

Lucrați la sarcini mai puțin importante mai târziu

Ți-ai îndeplinit sarcinile prioritare și acum este momentul să începi să lucrezi la alte sarcini pe care le ai în mod regulat în farfurie. În funcție de ceea ce faci, acestea pot fi sarcini recurente pe care le faci zilnic sau o dată pe săptămână.

Lăsați ceva timp pentru o muncă profundă

Cal Newport, autor al multor cărți despre tehnologie și cultură, spune că există două tipuri de sarcini atunci când vine vorba de lucrul cu cunoaștere. Deci avem:

1. Sarcini de bază : datorită acestor sarcini, vei demonstra cât de bun ești în ceea ce faci. Exemplu: orice sarcină pentru care te plătește clientul tău.
2. Sarcini periferice : acele sarcini pe care trebuie să le faci, dar care nu oferă niciun sentiment al succesului tău la locul de muncă. Exemplu: răspuns la e-mailuri.

Deși sarcinile periferice sunt importante, sarcinile de bază sunt inima și sufletul muncii tale. Și care este cel mai bun mod de a finaliza aceste sarcini de bază? Ei bine, trebuie să efectuați o muncă profundă, adică activități care implică utilizarea abilităților cognitive. Este esențial să nu fii distras în timp ce îmbrățișezi munca profundă. Astfel, căștile cu anulare a zgomotului sunt cel mai bun prieten al tău în acest interval de timp.

Ar trebui să programați câteva ore pe parcursul zilei pentru sarcini de lucru profunde. În mod ideal, ați dori să vă faceți munca profundă în timpul cel mai productiv al zilei. Dacă vi se pare mai ușor să vă concentrați pe muncă după-amiaza, atunci rezervați timp pentru o muncă profundă, de la, să spunem, între 16:00 și 18:00.

Rezervă-ți întâlnirile în termen de una sau două zile

Potrivit Flexjobs, programarea tuturor întâlnirilor și convorbirilor împreună, într-una sau două zile din săptămână, favorizează timpul neîntrerupt pentru muncă și îmbunătățește productivitatea angajaților. Dacă vă rezervați întâlnirile în acest fel, veți avea la dispoziție restul săptămânii pentru alte sarcini. În plus, deoarece veți avea zile fără întâlniri, veți putea lucra fără distrageri și vă veți putea concentra și pe munca profundă.

Lăsați lacune în program pentru activități neplanificate

Nu poți planifica în avans fiecare secundă a săptămânii. Uneori, vei avea o sarcină neașteptată sau ceva urgent de care să te ocupi. Sau, poate va trebui să mergeți la dentist sau să vă duceți câinele la veterinar.

Pentru a vă pregăti pentru aceste situații, blocați cel puțin o oră deschisă pe zi. Desigur, dacă ziua ta decurge conform planului și nu există nicio urgență, poți folosi această perioadă pentru a lucra profund sau pentru a face planuri pentru săptămâna următoare.

Luați în considerare un ritual de sfârșit de zi de lucru

Angajaților de la distanță le este uneori dificil să se deconecteze după muncă. Deoarece nu își desfășoară munca la birou, granițele dintre muncă și viața personală pot fi neclare. Acest lucru este valabil mai ales pentru cei care lucrează de acasă.

Ar trebui să fiți conștienți de faptul că desfășurarea și nu vă gândiți la un loc de muncă în afara serviciului sunt pași cruciali în prevenirea epuizării. Deci, cum îți faci mintea să oprească modul de lucru și să începi să te relaxezi? O modalitate de a face acest lucru este să încorporați un ritual de sfârșit de zi de lucru.

Ce activități include acest ritual? Ei bine, puteți folosi ultima oră de lucru pentru a vă verifica e-mailul și a răspunde la orice întrebări. În plus, poți să anunți colegii tăi de la distanță că vei termina în curând, în cazul în care au nevoie de altceva de la tine. În plus, scrieți o listă de lucruri de făcut pentru mâine.

Un șablon de program de lucru la distanță pentru program flexibil de lucru

Acum că ați văzut ce să includeți în programul dvs. de lucru la distanță, vă vom arăta cum poate arăta planul dvs. de lucru atunci când aveți un program de lucru flexibil.

Descărcați program flexibil de lucru la distanță

În captura de ecran de mai sus, veți observa că sarcinile zilnice sunt analizate în mai multe secțiuni. Înainte și după aceste sesiuni de lucru, există perioade de timp numite Activități personale/ore non-muncă. Așadar, dacă aveți opțiunea de a vă aranja orele de lucru după cum doriți, puteți folosi aceste intervale de timp liber pentru sarcinile dvs. private, cum ar fi plimbarea câinelui, cumpărăturile, exercițiile fizice, pregătirea cinei și altele. Adăugarea acestor câmpuri la planul dvs. de la distanță este vitală în cazul în care doriți să vă împărtășiți programul cu alți colegi sau clienți. Prin urmare, vor ști să nu rezerve nicio întâlnire cu tine în aceste ore.

Apropo de întâlniri, veți observa că în acest plan, întâlnirile și apelurile sunt programate doar luni și marți. Deoarece nu au loc întâlniri în celelalte trei zile ale săptămânii, există mai mult loc pentru lucrul profund. În plus, fiecare zi include sesiuni precum sarcini prioritare și e-mailuri și sarcini obișnuite.

După cum am menționat mai devreme, ar trebui să lăsați întotdeauna ceva timp liber pentru sarcini neașteptate sau urgențe personale. Deci, acest lucru este acoperit și în șablon, ca câmpul Open time.

În cele din urmă, am încorporat și aici un bloc Având un ritual de închidere. În acest fel, vi se va reaminti când este timpul să terminați.

Amintiți-vă că puteți utiliza acest șablon așa cum doriți. De exemplu, în loc de numele Sarcini prioritare, puteți introduce numele celor mai importante sarcini pentru fiecare zi. Mai bine, creează-ți planul săptămânal personalizând acest șablon.

Un șablon de program de lucru la distanță pentru orele fixe de lucru

Dacă munca de la distanță constă în ore fixe, veți avea un program destul de divers. În loc să vă ocupați de activitățile personale pe parcursul zilei, le veți face fie înainte, fie după muncă. Dar, odată ce ai terminat ziua de muncă, te vei putea relaxa și vei avea o după-amiază întreagă pentru timpul tău liber.

Descărcați Program fix de lucru de la distanță

În acest caz, am realizat un șablon pentru un angajat care lucrează de la 9:00 la 17:00. După cum puteți vedea, orele de lucru sunt grupate aici, în timp ce activitățile personale au loc dimineața, după-amiaza și seara.

Diferența dintre primul și acest șablon este că programul fix de lucru la distanță conține un câmp numit Ora deschisă plus o pauză de masă. Acesta este un memento pentru a face o pauză și a lua prânzul într-o oră neprogramată.

Alte blocuri de timp sunt aceleași, așa că aveți sarcini prioritare, care se ocupă de e-mailuri și sarcini obișnuite, apoi de întâlniri și apeluri luni și marți. De miercuri până vineri, ar trebui să evitați întâlnirile și să vă concentrați pe munca profundă. Deoarece orele sunt fixe, un ritual de închidere are loc la aceeași oră în fiecare zi. Acest lucru vă asigură că vă veți termina ziua de lucru corect, la timp, apoi veți intra în modul oprit.

La fel ca în cazul programului flexibil de lucru la distanță, nu ezitați să personalizați acest șablon după cum doriți.

Concluzie

Telecommuting vă oferă multă flexibilitate. Puteți efectua sarcini de la biroul dvs. de acasă, dintr-un parc sau dintr-un spațiu de coworking. Pentru unii angajați, lucrul de la distanță înseamnă și posibilitatea de a alege orele de lucru, în timp ce pentru alții, orele sunt fixe. În ambele cazuri, a avea un fel de structură săptămânală va face minuni pentru productivitatea ta. Urmând un program de lucru de la distanță, vă veți termina sarcinile la timp și vă veți ocupa de sarcinile personale zilnice. În plus, veți putea petrece ceva timp cu familia și prietenii, ceea ce joacă un rol important în menținerea echilibrului dintre viața profesională și cea privată.