Rezolvarea provocărilor de lucru de la distanță: 10 metode bazate pe date

Popularitatea muncii la distanță a crescut în ultimul deceniu, iar mulți angajați – în special cei mai tineri – caută acum posturi care să ofere cel puțin programe hibride.

În 2023, 68% dintre americani ar prefera să lucreze de la distanță, iar 23% ar beneficia de o reducere de salariu pentru a face acest lucru. Studiile arată că cel puțin jumătate din toți angajații din SUA lucrează de la distanță, cel puțin cu jumătate de normă.

Companiile care oferă opțiuni de lucru la distanță se confruntă, de asemenea, cu un set diferit de provocări. Din fericire, instrumentele și strategiile pregătite de la distanță pot ajuta la atenuarea acestor obstacole, așa că această postare va discuta despre principalele provocări ale lucrului de la distanță și despre modul în care companiile le pot depăși.

Care sunt primele 10 provocări de lucru la distanță?

Lucrătorii de la distanță experimentează zilnic o mulțime de beneficii incontestabile. Își pot îmbunătăți echilibrul dintre viața profesională și viața privată, pot reduce costurile și timpul de navetă și chiar pot preveni epuizarea.

La sfârșitul zilei, totuși, există provocări semnificative de luat în considerare.

Acestea sunt cele mai mari 10 provocări pe care trebuie să le facă față întreprinderile și angajații atunci când munca de la distanță este pe masă.

1. Te simți izolat de echipa ta

Lucrarea de la distanță elimină interacțiunile ocazionale, spontane, care altfel apar zilnic într-un cadru tradițional de birou. Nu vorbiți puțin înainte de întâlniri, nu ajungeți din urmă la răcitorul de apă sau chiar să treceți la birourile celorlalți pentru a rezolva o problemă.

Fără contact față în față, multor echipe de la distanță le este mai greu să construiască conexiuni personale puternice și camaraderie de echipă. Acest lucru poate, la rândul său, să facă mai dificil pentru angajații tăi să lucreze împreună ca o echipă.

Pentru mulți adulți, munca este o activitate centrală de socializare. Munca de acasă poate duce la izolare prelungită, ducând la singurătate.

De-a lungul timpului, acest lucru poate avea un impact direct asupra sănătății lor mintale, deoarece lucrătorii care sunt complet la distanță sunt statistic mai predispuși să experimenteze anxietate sau depresie decât cei care lucrează hibrid sau în birou.

Solutiile

În timp ce munca de la distanță elimină interacțiunile față în față de la birou, puteți totuși să depuneți eforturi pentru a promova relațiile dintre colegii de muncă între membrii echipei. Utilizați aceste strategii:

• Găzduiește activități online de teambuilding, pauze virtuale de cafea sau happy hours: aceste evenimente ar trebui să fie opționale, dar încurajate. Ele pot ajuta membrii echipei dvs. să construiască relații mai puternice, care pot facilita lucrul în echipă îmbunătățit, dar oferă și o ieșire socială pentru cei care au nevoie.
• Încurajează utilizarea platformelor precum Slack sau Teams pentru chat-uri ocazionale: multe companii vor avea chat-uri dedicate unor subiecte specifice, cu etichete precum #smalltalk, #gamingfans și #sportschat.
• Recunoașteți contribuțiile la lucru de la distanță pe canalele de comunicații la nivel de companie: ar trebui să recunoașteți munca grea a membrilor echipei dvs., chiar dacă este făcută de la distanță. Dați strigări atunci când sunt câștigate prin e-mail sau platforme de comunicare precum Slack.
• Găzduiește evenimente în persoană când este necesar și invită-ți echipele de la distanță: evenimentele în persoană pot fi dificile, mai ales dacă te-ai angajat fără a ține cont de locația geografică. Acestea fiind spuse, evenimentele ocazionale în persoană (chiar și doar o dată pe an) pot avea un impact masiv asupra cât de izolată se simte echipa ta.

2. Menținerea echilibrului dintre viața profesională și viața privată

În teorie, munca la distanță poate contribui la promovarea unui echilibru sănătos între muncă și viață privată. Lucrătorii pot petrece mai puțin timp navetă și pot avea mai mult timp acasă.

Unii lucrători de la distanță, totuși, se luptă să mențină echilibrul dintre viața profesională și viața personală atunci când lucrează de acasă, deoarece nu există un „plecare pentru ziua” clar ca într-un birou. Și odată ce începi să lucrezi acasă, separarea muncii de viața personală poate fi dificilă.

În multe cazuri, munca la distanță poate duce la ore mai lungi. De asemenea, poate duce la așteptarea ca lucrătorii să fie întotdeauna disponibili, chiar și în timpul orelor neconvenționale sau (în unele cazuri) atunci când un angajat este bolnav sau este în vacanță.

Fără limite clare, angajații se pot trezi cu ușurință epuizați de surmenaj și stres.

Solutiile

Aceste soluții pot ajuta la îmbunătățirea echilibrului dintre viața profesională și cea privată a angajaților dvs.:

• Educați angajații cu privire la stabilirea orelor de lucru specifice și la existența unui spațiu de lucru fizic: stabilirea orelor de lucru poate ajuta la prevenirea epuizării și a suprasolicitarii. Încurajarea echipei să lucreze într-un spațiu de lucru fizic separat de partea principală a casei (chiar dacă este la un birou din colț și nu pe canapea) poate ajuta.
• Implementați politici care descurajează comunicarea în afara orelor de program: subliniați că nimeni nu este de așteptat să returneze mesaje sau să răspundă la apeluri după orele de lucru stabilite. Amintiți-vă echipei să nu inițieze conversații în timpul orelor de lucru în afara situațiilor de urgență.
• Promovați luarea regulată de pauze scurte pentru a evita epuizarea: pauzele pot ajuta la prevenirea epuizării și sunt, de asemenea, excelente pentru productivitate. Încurajați-vă membrii echipei să ia pauze de 10-15 minute pe parcursul zilei de lucru.
• Permiteți angajaților să lucreze în timpul orelor lor cele mai productive: în timp ce orele stabilite sunt grozave, orele stabilite flexibile sunt și mai bune. Lăsați-vă echipa să lucreze în orele care sunt cele mai bune pentru ei, atunci când este posibil. Vor face mai multe și vor trebui să petreacă mai puțin timp în tabără în fața unui computer.

3. Depășirea distragerilor acasă

Când lucrați de acasă , distragerile sunt o problemă reală și mereu prezentă.

Părinții pot avea copii mici acasă, iar proprietarii de animale de companie pot avea câini sau pisici care solicită atenție în momente nepotrivite. Chiar și tentația de a face o încărcătură rapidă de rufe sau de a face un pui de somn rapid poate deraia rapid o după-amiază altfel productivă.

Nu toată lumea are o configurație ideală pentru munca concentrată acasă, iar atunci când echilibrați familia sau alte responsabilități personale, distragerile pot fi provocatoare .

Din acest motiv, este necesară autodisciplina, deși configurația potrivită poate ajuta și el.

Solutiile

Doriți să vă ajutați angajații să minimizeze distracția în timpul orelor de lucru? Aceste sfaturi pot ajuta:

• Oferiți sfaturi pentru crearea unui mediu eficient de birou la domiciliu: oferiți sugestii despre cum sperați să arate mediile de lucru de acasă ale angajaților dvs. Puteți cere să lucreze în spatele ușilor închise și să-i încurajați să lucreze într-o zonă liniștită, fără distragere.
• Adaptați programul de lucru pentru a se adapta responsabilităților personale: angajații dvs. vor lucra cel mai bine atunci când nu încearcă să-și hrănească animalele de companie cu micul dejun sau să-și ducă copiii la școală. Dacă îi puteți lăsa pe membrii echipei să aleagă ore liniștite și productive pentru a lucra, cu atât mai bine.
• Oferiți ateliere despre gestionarea eficientă a timpului: organizați cursuri interne despre gestionarea timpului și sfaturi despre lucrul de acasă, inclusiv sugestii pentru a lua pauze și cum să-și organizeze zilele pentru a echilibra responsabilitățile personale și profesionale.
• Oferiți resurse sau asistență pentru îngrijirea copiilor, dacă este necesar: Îngrijirea copiilor este adesea una dintre cele mai importante distragere a atenției pentru membrii echipei. Oferirea de resurse sau asistență financiară pentru îngrijirea copiilor poate reduce aceste distrageri.

4. Depășirea barierelor de comunicare

Când lucrezi față în față, este ușor să înțelegi nuanțele, să pui întrebări clarificatoare și să citești indicii nonverbale atunci când ai discuții cu colegii tăi.

Comunicarea la distanță nu are adesea aceste indicii nonverbale. Angajații pot primi un mesaj scurt, tastat în grabă și pot simți că expeditorul a fost dur; cu toate acestea, este posibil ca expeditorul să fi tastat textul rapid în timp ce a fost distras de o sonerie care sună în fundal.

Fără o comunicare regulată și clară, neînțelegerile sunt mai probabile și pot duce la tensiune la locul de muncă. De asemenea, poate provoca greșeli în proiecte sau fluxuri de lucru.

Promptitudinea este o altă barieră de comunicare de luat în considerare.

Munca de la distanță poate duce la răspunsuri întârziate, ceea ce poate afecta procesul de luare a deciziilor și progresul. Acest lucru este valabil mai ales atunci când aveți angajați care lucrează în ture eșalonate sau lucrează în fusuri orare diferite.

Solutiile

Depășiți barierele de comunicare cu aceste strategii:

• Utilizați platforme precum Nextiva, Slack sau Teams pentru comunicare: Nextiva este o platformă de comunicații all-in-one care include conferințe video, mesagerie SMS și linii telefonice VoIP . Profită de aceste funcții pentru a alege cea mai bună metodă de comunicare pentru fiecare conversație.
• Stabiliți orientări de comunicare în echipă cu privire la momentul în care să utilizați e-mailul, mesageria instantanee sau apelurile: aveți procese documentate care explică când este necesar un apel video sau când va fi suficient doar un text. Acest lucru îi ține pe toți pe aceeași pagină. Nu vă bazați prea mult pe comunicarea asincronă .
• Programați întâlniri zilnice sau săptămânale ale echipei pentru actualizări: aceste întâlniri ar trebui să fie pe Zoom sau prin audioconferință , oricare dintre ele funcționează cel mai bine pentru echipa dvs. Check-in-urile regulate pot surprinde neînțelegerile devreme și pot promova team building.
• Asigurați-vă că există modalități de a oferi și de a primi feedback: spuneți echipei dvs. că sunteți deschis la feedback în orice moment. De asemenea, ar trebui să configurați opțiuni anonime de feedback.

5. Menținerea unui mediu de colaborare

Colaborarea la proiecte de la distanță necesită mai mult efort și coordonare. Nu sunteți pur și simplu la câțiva metri distanță unul de celălalt, așa că echipele de la distanță depind în mare măsură de tehnologie, ceea ce nu este infailibil.

Brainstormingul spontan și rezolvarea problemelor care apar în mod natural în persoană sunt mai greu de reprodus de la distanță, așa că echipele trebuie să găsească noi modalități de adaptare pentru a menține productivitatea și colaborarea ridicate.

Solutiile

Pentru a promova colaborarea în echipă, utilizați aceste strategii:

• Utilizați platforme precum Nextiva, Asana, Trello sau alte instrumente de management de proiect: utilizați toate aplicațiile de gestionare a proiectelor și comunicare care vă pot ajuta să vă mențineți echipa pe drumul cel bun. Căutați platforme prietenoase pentru colaborare care să permită conversații de grup și urmărirea proiectelor.
• Organizați întâlniri consecvente pentru a discuta proiecte și progrese: găzduirea de întâlniri consecvente – fie că este vorba despre săptămânal la birou sau regulat prin videoconferință – oferă membrilor echipei un spațiu de colaborare.
• Stabiliți obiective clare, la nivelul întregii echipe, pentru a stimula un sentiment de unitate: atunci când întreaga echipă este pe aceeași pagină, le va fi mai ușor să lucreze spre acel obiectiv final singular. Explicați-vă obiectivele de afaceri și ceea ce sperați să realizați cu fiecare proiect la care lucrează echipa.
• Încurajează interacțiunea între departamente: promovarea conversațiilor și a colaborării între departamente este esențială, deoarece acestea scad adesea atunci când companiile trec la lucrul la distanță. Rugați managerii fiecărei echipe să faciliteze acest lucru, inclusiv întâlniri semi-regulate pentru a discuta obiectivele comune.

6. Gestionarea unei forțe de muncă distribuite

Coordonarea întâlnirilor și colaborarea pe mai multe fusuri orare poate fi dificilă. Totuși, devine din ce în ce mai mult o realitate, deoarece multe mărci angajează pentru a se potrivi cultura companiei, mai degrabă decât pentru locația geografică.

Încercarea de a facilita interacțiunea socială la un apel live cu cineva din New York și cineva din Australia poate fi aproape imposibil; un membru al echipei își încheie ziua așa cum o începe celălalt.

Diferențele de fus orar pot duce la întârzieri în comunicare și progresia proiectului, chiar și în afara dificultăților de programare a apelurilor. În unele cazuri, angajații din zonele orare de absență neobișnuită pot fi nevoiți să lucreze ore neobișnuite sau nedorite, ceea ce le poate afecta echilibrul dintre muncă și viața personală sau satisfacția lor generală la locul de muncă.

Solutiile

• Utilizați instrumente de colaborare, cum ar fi e-mailul sau software-ul de gestionare a proiectelor pentru comunicarea asincronă: software-ul care poate facilita conversațiile pe bază de proiect – indiferent când membrii echipei văd mesajele – este de neprețuit.
• Faceți înregistrările întâlnirilor disponibile pentru cei care nu pot participa: în loc să solicitați cuiva să participe la o întâlnire în afara orelor de program, furnizați înregistrări ale întâlnirilor. În mod ideal, cereți pe cineva să ia notițe în cazul în care compania nu reușește să înregistreze întâlnirile importante.
• Evitați să programați întâlniri în afara orelor normale de lucru în fiecare fus orar: aveți o listă cu fusurile orare în care lucrează membrii echipei și orele lor standard de lucru. Asigurați-vă că întâlnirile programate au loc numai în intervale de timp când toată lumea este disponibilă, cel puțin cât mai des posibil.

7. Monitorizarea productivității și performanței

Trezirea și eliminarea unei liste de lucruri de făcut la prima oră dimineața este un mare avantaj al lucrului de la distanță, dar nu este întotdeauna realitatea. Unii angajați se luptă cu productivitatea în timp ce lucrează de la distanță.

Atunci când echipele lucrează de la distanță, managerilor le este mai greu să observe și să evalueze obiceiurile de lucru și să vadă cum au impact asupra productivității. Acest lucru poate duce la probleme de încredere dacă managerii sunt obișnuiți să supravegheze munca în mod direct, în special atunci când sunt mai puțin încântați de schimbare.

Adaptarea valorilor de performanță pentru a se potrivi cu munca de la distanță poate fi, de asemenea, o provocare.

Acestea fiind spuse, mai multe studii au arătat că, în general, productivitatea crește semnificativ atunci când angajații sunt capabili să lucreze de la distanță și pe un program flexibil. Extinderea încrederii este adesea o alegere bună și puteți găsi o rezoluție dacă performanța scade.

Solutiile

Aceste strategii pot ajuta la prioritizarea productivității și ajută managerii să evalueze rezultatele:

• Subliniați rezultatele în raport cu orele lucrate: concentrarea asupra etapelor de referință ale proiectului și a sarcinilor finalizate în loc de numărul mare de ore lucrate poate schimba productivitatea angajaților.
• Utilizați software-ul pentru a urmări progresul și a gestiona sarcinile: software-ul pentru lista de sarcini poate fi un salvator aici, ajutând membrii echipei și managerii acestora să vadă ce se face și cât de repede.
• Efectuați evaluări și feedback coerente: comunicarea deschisă între manageri și angajați este vitală. Oferiți feedback continuu despre performanță, evaluați productivitatea și oferiți asistență și formare atunci când este necesar.
• Definiți în mod clar rolurile, responsabilitățile și obiectivele postului: este vital ca angajații să-și înțeleagă responsabilitățile și prioritățile postului.

8. Asigurarea securității și confidențialității datelor

Una dintre cele mai frecvente provocări ale lucrului de la distanță se rezumă la securitatea datelor.

Când angajații lucrează de la distanță (și potențial pe Wi-Fi de acasă și computere personale), securitatea poate deveni o problemă.

Mediile de lucru la distanță sunt mai puțin sigure decât un birou controlat. Riscul crește atunci când membrii echipei lucrează din cafenele, aeroporturi și chiar din spații de coworking cu conexiuni la internet partajate sau nesigure.

Trebuie să vă asigurați respectarea reglementărilor privind protecția datelor, care pot fi complexe și (în unele cazuri) greu de supravegheat.

Solutiile

• Implementați criptare puternică, VPN-uri și firewall-uri: utilizați software de securitate cibernetică și cele mai bune practici pentru a vă proteja informațiile companiei.
• Desfășurați instruire privind conștientizarea securității cibernetice și cele mai bune practici: educați-vă echipa despre cele mai bune practici de securitate pe care se așteaptă să le respecte, inclusiv utilizarea parolelor complexe și a autentificării în doi factori.
• Aplicați politici pentru parole puternice și actualizate în mod regulat: creați cerințe specifice, documentate pentru parole, inclusiv cât de des trebuie să-și actualizeze angajații parolele. Trimite notificări și mementouri pe tot parcursul anului când este timpul să schimbi parolele.
• Limitați accesul la informațiile sensibile în funcție de necesitatea de a cunoaște: nu fiecare membru al echipei trebuie să cunoască fiecare secret al companiei. Accesul la informațiile de care trebuie să cunoașteți ar trebui redus la minimum.
• Utilizați o platformă cu cele mai bune funcții de securitate a comunicațiilor : Nextiva oferă criptare end-to-end, conectare unică și instrumente pentru a respecta standardele și reglementările din industrie.

9. Oferirea de oportunități de dezvoltare profesională și de creștere a carierei

Din păcate, lucrătorii la distanță simt adesea că realizările lor sunt mai puțin vizibile pentru management. Și, în unele cazuri, ar putea avea dreptate; dacă managementul nu vede munca grea în persoană, ar putea trece cu vederea angajații cu trăsături promițătoare.

Există, de asemenea, mai puține oportunități de creare de rețele informale și de mentorat.

Toate aceste obstacole pot face mai dificilă luarea în considerare a lucrătorilor la distanță pentru promovări și alte oportunități de avansare în carieră .

Solutiile

Pentru a facilita dezvoltarea carierei și dezvoltarea profesională a lucrătorilor la distanță, încercați aceste soluții:

• Oferiți cursuri și ateliere online pentru perfecționare: resursele ușor accesibile și gratuite care oferă dezvoltare a competențelor vă pot ajuta să urmăriți ce angajați doresc să crească în cariera lor și să le ofere oportunitatea de a face acest lucru.
• Asociați angajații de la distanță cu mentori pentru îndrumare: programele de mentor sunt adesea populare în rândul angajaților care doresc să se dezvolte în companie, iar îndrumarea unui mentor le poate îmbunătăți calitatea muncii.
• Oferiți feedback constructiv și sfaturi pentru dezvoltarea carierei: Managerii ar trebui să joace un rol activ în dezvoltarea carierei fiecărui angajat. Oferirea de încurajare și feedback nu numai despre rolul lor actual, ci și despre poziția lor generală în companie poate fi de neprețuit.
• Asigurați-vă că lucrătorii de la distanță sunt luați în considerare pentru promovări: chiar dacă un post ar necesita ca un lucrător de la distanță să fie mai des la birou, asigurați-vă că au șansa de a intervieva dacă sunt interesați.

10. Învățarea de noi tehnologii

Lucrul de la distanță înseamnă adesea să te bazezi în mare măsură pe noile tehnologii pentru a facilita colaborarea și managementul proiectelor, iar asta înseamnă să înveți cum să folosești tehnologia.

Membrii echipei au niveluri diferite de confort și abilități atunci când vine vorba de adoptarea de noi tehnologii. De asemenea, merită luat în considerare faptul că nu toți angajații au acces la internet stabil de mare viteză.

Deși implementarea noii tehnologii este o parte inevitabilă a lucrului de la distanță, este important să alegeți o tehnologie care să corespundă nevoilor dvs. și să fie suficient de intuitivă pentru ca toată lumea să învețe cum să o navigheze.

Solutiile

Pentru a facilita adoptarea de noi tehnologii, utilizați aceste soluții:

• Oferiți asistență financiară pentru echipamentul necesar: acoperirea costului internetului de mare viteză al unui angajat sau a unui computer actualizat poate afecta dacă cineva poate lucra de la distanță.
• Aveți un birou de asistență IT accesibil și receptiv: membrii echipei dedicate să vă ajute personalul atunci când apar probleme IT vă poate menține echipa productivă. Membrii echipei de asistență IT ar trebui să poată depana probleme precum hardware-ul computerului și tehnologia pe care o folosește echipa ta.
• Asigurați-vă că setările tehnologice ale angajaților (atât hardware, cât și software) sunt actualizate și funcționale: puteți fie să distribuiți hardware și software, dacă este necesar, fie să oferiți burse sau rambursări dacă angajații trebuie să își modernizeze echipamentul.
• Oferiți instruire și integrare cuprinzătoare pentru toate instrumentele: de fiecare dată când este adoptat un instrument nou, asigurați-vă că întreaga echipă înțelege cum să navigheze și să utilizeze software-ul. În mod ideal, furnizați videoclipuri de antrenament care pot fi accesate în orice moment.

Abordați-vă provocările cu Nextiva

Platforma all-in-one Nextiva este perfect potrivită pentru lucrul la distanță , oferind funcții de comunicații unificate, inclusiv videoconferințe, conferințe telefonice, mesaje SMS și multe altele.

Diversitatea platformelor de comunicare vă poate ajuta echipa să comunice eficient și să folosească mediul potrivit la momentul potrivit. Apelurile video, de exemplu, pot ajuta la clarificarea concepțiilor greșite și sunt o soluție excelentă pentru happy hour sau sesiuni de team-building concepute pentru a menține conexiunile în echipă și pentru a reduce izolarea.

Funcțiile de mesagerie instantanee, chat și partajare de fișiere pot face colaborarea fără efort și pot reduce neînțelegerile sau întârzierile în comunicarea în echipă.

Stările personalizabile și funcțiile de mesagerie vocală la e-mail respectă timpul personal, reduc nevoia de a fi în mod constant online și permit echipei tale să rămână la curent ori de câte ori aleg să lucreze.

Toate caracteristicile de comunicare ale Nextiva îndeplinesc și depășesc standardele din industrie pentru a asigura gestionarea sigură și privată a datelor. Poți avea încredere că echipa ta poate comunica atât în ​​siguranță, cât și eficient.

Ești gata să depășești provocările tale de lucru la distanță? Vedeți cum Nextiva simplifică munca de la distanță pentru companiile în creștere.