Sisteme telefonice de birou la distanță: caracteristici, costuri și beneficii

Pandemia de COVID-19 a forțat multe companii să lucreze de la distanță. Și, după cum am aflat, mulți angajați pur și simplu nu au nevoie să lucreze într-o clădire de birouri pentru a fi productivi, dar au nevoie de echipamentul potrivit pentru a-și face treaba eficient.

Acum, într-un mediu în căutarea unui loc de muncă, mulți potențiali angajați doresc să știe dacă aveți beneficii pentru munca de la domiciliu. Companiile care se adaptează rapid la schimbările de pe piață tind să depășească performanțe față de cele care nu o fac. Deci, ce poți face pentru a-ți pregăti echipa să lucreze de acasă? O soluție este adoptarea unui sistem telefonic de birou la distanță, astfel încât echipa dvs. să poată comunica de oriunde.

Sondajul nostru recent de comunicare în afaceri arată că peste 38% dintre companii au membri ai echipei care lucrează de la distanță, iar pentru cei care nu vin fizic într-un birou , sunt mai înclinați să comunice cu șefii lor prin e-mail sau telefon.

Așadar, este timpul să le oferiți ceea ce își doresc - un telefon de afaceri care poate fi accesat de oriunde. Este timpul să obțineți un sistem telefonic de birou la distanță pentru echipa dvs.

Să cercetăm caracteristicile notabile, costurile și beneficiile convingătoare pe care le puteți aștepta de la un sistem telefonic de birou la distanță:

• Caracteristicile obligatorii ale unui sistem telefonic la distanță
• Costurile sistemelor telefonice de la distanță
• Beneficiile unui sistem telefonic la distanță
  • Utilizați numărul de telefon de la birou pentru a lucra de acasă
  • Rămâneți conectat cu clienții și colegii de muncă
  • Toată lumea împarte un sistem telefonic de birou
  • Disponibilitate din mers
  • Conferinta vocala si video
  • Rămâneți organizat și concentrat
  • Creați permisiuni de utilizator personalizate, detaliate
  • Abordare fără întreținere a securității sistemului telefonic
  • Protejați intimitatea personală
• Viitorul sistemului de telefonie de la distanță de birou

Ce ar trebui să caut într-un sistem telefonic de birou la distanță? 12 caracteristici obligatorii

Instrumentele și strategiile de lucru la distanță joacă un rol semnificativ în obținerea unei mai mari flexibilități la locul de muncă. Cel mai bun mod de a crea un sistem telefonic de birou la distanță este să începeți cu un sistem telefonic VoIP de calitate.

Sistemele de telefonie VoIP oferă utilizatorilor o funcționalitate care era odată rezervată centrelor de apel avansate. Aceste caracteristici sunt acum standard pentru majoritatea sistemelor moderne de telefonie de birou.

Iată primele 12 funcții VoIP obligatorii pe care ar trebui să le căutați atunci când alegeți un sistem telefonic de birou la distanță:

1. Distribuție automată a apelurilor - Dacă conduceți orice tip de centru de apeluri, cum ar fi un centru de asistență pentru clienți sau un centru de asistență pentru clienți, distribuția automată a apelurilor (ACD) este cel mai bun prieten al tău. Cu ACD, puteți seta reguli și criterii, astfel încât apelurile primite să fie distribuite și direcționate automat către extensii sau grupuri disponibile.
2. Însoțitor automat - Sistemele telefonice VoIP terțe fac apelurile mai eficiente și mai profesionale cu un însoțitor automat. Un asistent virtual întâmpină apelanții cu un meniu și îi direcționează către o extensie sau un număr local.
3. Identificarea apelantului - Nimic despre lucrul în afara locației nu ar trebui să implice un joc de ghicituri. ID-ul apelantului permite agenților de la distanță să vadă cine sună chiar și atunci când sunt departe de telefonul lor de afaceri.
4. Redirecționare apel - Dacă un agent primește un apel și este departe de telefonul de afaceri, poate primi apeluri pe telefonul mobil. Această caracteristică și transferul de apel fac tranziția rapidă și fără întreruperi.
5. Coada de apeluri - Coada automată a apelurilor pune apelanții în așteptare atunci când echipa ta este ocupată. În cazul unui volum mare de apeluri, această caracteristică scade șansele ca apelanții să închidă. Este o necesitate dacă sistemul dvs. de telefonie primește un vârf de apeluri.
6. Mesagerie vocală vizuală - Sistemele standard de mesagerie vocală sunt utile și directe. Cu toate acestea, gestionarea mesajelor vocale este ineficientă. Un sistem de telefonie de la distanță de birou permite echipei dvs. să asculte mesajele de mesagerie vocală pe computerele lor, să le reda folosind o aplicație mobilă și să se ocupe rapid de ele.
7. Mesagerie vocală către e-mail - Ce este mai eficient decât mesageria vocală? Un sistem care vă transcrie automat mesageria vocală și o trimite în căsuța dvs. de e-mail. Această capacitate economisește timpul echipei în ascultarea mesajelor vocale și îmbunătățește timpul de răspuns. La fel ca un e-mail, și ele pot fi redirecționate.
8. Redirecționarea mesageriei vocale - Uneori lucrurile mărunte sunt cele care stimulează concentrarea într-un mod mare. Luați în considerare un scenariu tipic: un membru al echipei primește un apel, dar nu poate răspunde imediat. Utilizați această funcție pentru a redirecționa un mesaj către un coechipier, astfel încât să vă puteți concentra pe proiectul dvs.
9. Gestionare avansată a apelurilor - S-ar putea ca angajații tăi să nu fie toți sub același acoperiș, dar te poți descurca și mai eficient. Cu VoIP, obțineți acces la funcții de apelare mai puternice, cum ar fi apeluri N-Way, poduri de conferințe și apel simultan. Toate pot fi personalizate pentru a se potrivi nevoilor biroului dumneavoastră.
10. Analiza apelurilor - Sistemele de birou bazate pe cloud sunt ideale pentru agregarea unor cantități incredibile de date. Când sunt orele tale de vârf? De unde provin apelurile? Urmărirea performanței individuale și a echipei vă ajută să vă serviți mai bine clienții. Analiza apelurilor oferă rapoarte obiective într-un tablou de bord ușor de citit. Puteți chiar să afișați valori și KPI -uri împreună cu echipa dvs.
11. Înregistrarea apelurilor - Implementați înregistrarea apelurilor automate și la cerere pentru a vă instrui echipele de vânzări și asistență. Liderii de afaceri apreciază responsabilitatea sporită. Deoarece apelurile telefonice sunt înregistrate în cloud, nu aveți nevoie niciodată de echipamente sau fire suplimentare.
12. Aplicație mobilă - Treceți dincolo de mediul tipic de birou, oferind personalului dumneavoastră o aplicație mobilă cu funcții complete. Pentru o echipă de la distanță, nu pierde nicio clipă cu o aplicație pentru iPhone sau Android conectată la același sistem telefonic de afaceri.

Cât costă un sistem telefonic la distanță?

Este o întrebare corectă: ce veți cheltui pe un sistem telefonic de birou la distanță ?

Prețul variază (în funcție de caracteristicile de care aveți nevoie, ar putea costa mai puțin de 20 USD pe linie), dar este aproape întotdeauna mai puțin costisitor decât o configurație de telefon fix. Există câteva motive pentru care.

În primul rând, nu ești legat de hardware scump. Aplicațiile de computer fără hardware, numite softphones, sunt cea mai bună opțiune pentru telefoanele de la distanță. Înlocuirea telefoanelor de birou ajută companiile să realizeze economii semnificative. Angajații dvs. de la distanță pot descărca o aplicație softphone pe telefoanele Android și Apple, precum și un program desktop pentru computerele Mac și Windows.

În al doilea rând, este plin de caracteristici. Un sistem telefonic de la distanță oferă mult mai multe funcții de telefon decât o linie telefonică tradițională. Deoarece majoritatea acestor funcții sunt de obicei incluse pentru o singură rată forfetară, nu veți fi lovit cu taxe surpriză.

În al treilea rând, este mai rapid și mai rentabil să adăugați noi linii telefonice la sistemul dvs. telefonic de la distanță. Nu va trebui să instalați linii telefonice și cabluri suplimentare la sistemele PBX tradiționale. Adăugarea mai multor linii VoIP este la câteva clicuri distanță.

În cele din urmă, puteți economisi și mai mult cu un acord anual, spre deosebire de plăți lunare.

Când vine vorba de cost, un sistem telefonic de birou la distanță alimentat cu VoIP este cea mai bună investiție. Dar ce zici de beneficii? Cum se compară cu un sistem telefonic tradițional?

Care sunt beneficiile unui sistem telefonic la distanță?

Accesul de la distanță înseamnă flexibilitate, iar flexibilitatea este cheia pentru un serviciu clienți de top. Până la urmă, există tot atâtea nevoi ale clienților câte clienți sunt. Și cu cât aveți mai multe resurse, cu atât personalul dumneavoastră va fi mai bine echipat pentru a răspunde acestor nevoi.

Iată cele mai importante beneficii pe care le poate vedea afacerea dvs. în urma obținerii unui sistem telefonic de birou la distanță:

1. Folosiți numărul de telefon de la birou pentru a lucra de acasă.

Vă întrebați cum puteți folosi telefonul de la birou de acasă? VoIP și un sistem telefonic la distanță de birou este soluția de care aveți nevoie. Acum nu mai sunteți obligat la birou pentru a prelua un apel, o linie telefonică VoIP poate accepta și primi apeluri de oriunde aveți internet. Nu este nevoie să redirecționați un apel de pe telefonul de birou, puteți prelua un apel dintr-o aplicație și puteți lucra de oriunde, de oriunde aveți internet, adică.

2. Rămâneți conectat cu clienții și colegii de muncă

Când ești departe de la birou, parcă ai luat o zi de boală. Când nu ești văzut, este dificil pentru echipa și clienții să te contacteze. Un sistem de telefonie la distanță permite echipei dvs. să rămână online și accesibilă oriunde lucrează.

Pentru o conectivitate și mai mare, un sistem de telefonie în cloud conține un director administrat și o agendă de adrese, astfel încât să păstrați legătura nu a fost mai ușor.

3. Toată lumea partajează un sistem telefonic de birou

Când lucrezi de acasă , poate fi dificil să comunici cu restul echipei. Cu un sistem telefonic de birou la distanță conceput pentru a sprijini angajații de la distanță, nu veți avea această problemă.

Când timpul și banii sunt pe linie, nu doriți să urmăriți telefoanele mobile personale. Cu un singur sistem telefonic VoIP, redirecționarea apelurilor vă menține echipa conectată în și în afara biroului.

Sistemele PBX virtuale oferă, de asemenea, numere locale și gratuite. Sistemele PBX permit angajaților să rămână accesibili folosind extensiile lor de birou.

4. Disponibilitate On-The-Go

Lucrul de acasă este foarte diferit de lucrul într-un cadru de birou. Lucrătorii de la distanță au adesea mai mult control asupra programelor lor, mai ales dacă călătoresc.

Beneficiul predominant aici este că un sistem telefonic de birou nu sacrifică niciodată funcțiile dacă angajații sunt departe de birou. Cu o aplicație de încredere pentru telefon pentru afaceri , angajații își pot accesa linia telefonică de pe orice computer sau smartphone. Tot ce este nevoie este o conexiune la internet - poate funcționa adecvat chiar și prin Wi-Fi.

Angajații de la distanță nu ar trebui să riște să piardă apeluri telefonice importante în timp ce sunt în mișcare. Mobilitatea vă întărește afacerea, asigurându-vă că agenții sunt de încredere pe fiecare dispozitiv.

5. Conferințe vocale și video

Comunicarea este nucleul fiecărei echipe de succes. De la Fortune 500 la Navy SEALS. Stabilirea unei cadențe regulate și a încrederii în comunicarea în echipă este ceea ce îi face să aibă succes.

Nu poți lăsa conversațiile pe seama interpretării. Este de neprețuit să vorbești cu echipa ta în direct prin puterea videoclipurilor și să faci o prezentare în direct. Permite clarificări rapide și exprimarea tonului și a nuanțelor. Îți întărește chiar și echipa de la distanță în general.

Dacă descoperiți că membrii biroului dvs. sar între diferite aplicații pentru a vorbi, este pregătit pentru o criză de comunicații . Pentru a rămâne concentrat, limitați numărul de mișcări necesare pentru a finaliza sarcini simple, cum ar fi atunci când discutați cu echipa dvs.

Un sistem telefonic de birou la distanță oferă comunicații unificate care facilitează comutarea între voce, video, chat și e-mail. Indiferent de situație, echipa ta este acoperită.

Căutați capabilități video care oferă chat-uri video unu-la-unu, precum și partajarea ecranului. Aceste funcții completează rutinele de zi cu zi partajate de manageri și rapoartele acestora. Aplicațiile personale, cum ar fi Skype sau Google Hangouts, nu sunt potrivite pentru afaceri.

La sfârșitul zilei, nu vrei incertitudine. Conferințele video sunt ideale pentru prezentări, prezentari de vânzare sau demonstrații de produse.

6. Rămâi organizat și concentrat

Știați că un sistem de telefonie în cloud ajută la menținerea unui mediu de lucru productiv? Este eroul necunoscut al biroului. Cu o echipă de la distanță , sistemul dvs. telefonic trebuie să fie acolo pentru a-i ajuta să rămână organizați și productivi.

Cu un director de companie mereu actualizat, angajații se pot găsi între ei și pot iniția o conversație. Acest lucru economisește timp în rezolvarea întrebărilor clienților și invită o comunicare mai directă.

De asemenea, atunci când este timpul pentru o concentrare profundă, sistemul dvs. de telefon vă gestionează prezența online pentru a le spune celorlalți că sunteți într-o întâlnire, plecat sau pur și simplu offline.

În orice caz, doriți un sistem telefonic ușor de utilizat și care este adoptat pe scară largă încă din prima zi.

7. Creați permisiuni de utilizator personalizate, detaliate

Cum protejați sistemul telefonic al companiei dvs. de erori interne sau abuzuri? Cu un model de încredere zero, puteți atribui permisiuni pentru a selecta funcții VoIP în funcție de necesități.

Permisiunile specifice utilizatorului și locației oferă organizațiilor controlul asupra cine gestionează setările sistemului. Aceste setări de securitate vă permit să mențineți accesul la caracteristicile de comunicare fără a vă pune în pericol continuitatea afacerii .

Liderii IT pot respira puțin mai ușor știind că sistemul lor telefonic este găzduit în cloud, făcându-l rezistent la dezastre naturale și chiar la sabotaj.

8. Abordare fără întreținere a securității sistemului telefonic

Este esențial să înțelegeți modul în care furnizorii VoIP controlează și mențin toate protocoalele de securitate ale sistemului dvs. de telefonie. Acest concept înseamnă că compania dumneavoastră nu trebuie să mențină infrastructura de securitate.

Deoarece sistemul dvs. de telefonie utilizează VoIP, aceasta înseamnă că folosește și SIP pentru a stabili fiecare apel telefonic și mesaj. La fel ca site-urile web securizează tot traficul dintre utilizator și server, sistemul dvs. de telefonie poate oferi aceeași funcționalitate.

Un sistem puternic de telefonie la distanță de birou vă permite să activați securitatea îmbunătățită a apelurilor între utilizatori. Rezultă nicio latență suplimentară și poți fi sigur că alții nu pot asculta conversația. Criptarea apelurilor este posibilă datorită Transport Layer Security ( TLS ) și Secure Real-Time Transport Protocol (SRTP).

Luați legătura cu furnizorul dvs. VoIP pentru a confirma setările de securitate ale companiei dvs.

9. Protejați confidențialitatea personală

Chiar și personalul de la fața locului comunică cu clienții și colegii din afara biroului. Când se întâmplă acest lucru, ei folosesc adesea informații personale de contact pentru un apel de afaceri.

Din păcate, acest lucru invită și contacte nedorite printr-un canal de comunicare pe care compania ta nu îl gestionează. Oamenii sunt destul de protectori când vine vorba de numărul lor personal de telefon mobil.

Din punct de vedere al afacerilor, aceste situații pot afecta semnificativ credibilitatea. Atingerea unui client prin intermediul unui telefon mobil personal sau a unui număr de telefon de acasă nu este profesională.

Un sistem VoIP bazat pe cloud separă numerele de telefon de afaceri și numerele personale.

Accesarea e-mailului dvs. de pe un computer de acasă sau personal este destul de simplă. De ce nu ar trebui sistemul dvs. telefonic de afaceri să fie la fel de flexibil? Cel mai bine este dacă toate comunicările dvs. de afaceri sunt înregistrate și documentate pentru referință ulterioară.

Înrudit: Avantaje și dezavantaje ale lucrului de acasă versus lucrul într-un birou

Cum să configurați un sistem telefonic de birou la distanță

1. Testați-vă conexiunea la internet pentru a vă asigura că poate accepta toate funcțiile VoIP.

În primul rând, ar trebui să aveți o conexiune la internet care poate suporta toate caracteristicile VoIP care vă interesează. O regulă generală este că aveți nevoie de aproximativ 100 kbps de încărcare și descărcare pe linie.

Faceți acest test de viteză VoIP pentru a vedea dacă conexiunea dvs. la internet este pregătită să gestioneze VoIP.

2. Alegeți un furnizor VoIP și planificați.

Desigur, dorim să ne alegeți pe noi – Nextiva – sunteți furnizorul dvs. de servicii VoIP, dar ar trebui să alegeți un furnizor care are caracteristicile de care afacerea dvs. are nevoie.

În primul rând, luați în considerare cele mai importante caracteristici VoIP pentru afacerea dvs. Cunoașterea listei dvs. de funcții preferate vă va ajuta să restrângeți cel mai bun furnizor pentru afacerea dvs.

3. Obțineți un număr de telefon de afaceri.

Dacă aveți deja un număr de telefon de afaceri, mulți furnizori VoIP vă pot folosi numărul de telefon existent atunci când vă configurează sistemul telefonic de la distanță.

Dacă nu aveți deja un număr de telefon de afaceri, mulți furnizori VoIP vor include un număr de telefon în pachetul dvs. Tot ce trebuie să știți pentru a obține un număr de telefon de afaceri este ce tip de număr doriți - local, gratuit, vanity sau virtual.

4. Configurați telefonul de la birou la distanță.

Odată ce aveți un furnizor și hardware, este timpul să finalizați configurarea în biroul dvs. Pașii specifici depind de hardware și de numărul de angajați. Urmăriți acest videoclip de la Nextiva cu toate detaliile.

Viitorul sistemului de telefonie de la distanță de birou

Pe măsură ce angajații devin agnostici din punct de vedere al locației, la fel și sistemul telefonic al unei companii. Liderii de afaceri vor vedea beneficiile dovedite ale unui sistem de telefonie bazat pe cloud .

Companiile și-au dat deja seama de avantajele cloud-ului. Milioane de companii trimit și primesc e-mailuri folosind Google și Office 365, scutindu-le de la întreținerea de servere costisitoare.

Mutarea la un sistem telefonic de birou la distanță este următoarea mare mișcare.

Companiile vor continua să-și evolueze tehnologiile și platformele pentru a-și sprijini angajații. Proiecte upwork care până în 2028 aproape trei sferturi dintre angajatori vor avea o echipă de la distanță.

Un exemplu al acestei schimbări dramatice este aparatul de fax. Odinioară considerat un element de bază al biroului tipic este acum destul de rar. Astăzi, puteți trimite și primi faxuri folosind un serviciu de fax online, la fel ca e-mailul. Faxul online salvează companiile de hardware-ul voluminos, tonerul și îmbunătățește fluxul de lucru intern.

Menținerea versatilității în telecomunicații ajută companiile să se pregătească pentru circumstanțe neprevăzute. Mutarea sistemului dvs. telefonic în cloud va ajuta organizația dvs. să inoveze și să reziste oricăror schimbări de pe piață.